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Organizar reuniones de empresa con Google Meet

Consejos de productividad para Google Workspace
Para usar algunas de las funciones de Google Meet que se describen en este artículo, como añadir coanfitriones y emitir reuniones en directo, se necesitan determinadas ediciones de Google Workspace. Consulta más información sobre la ​​​​​disponibilidad de las funciones de Google Meet.

En esta guía encontrarás:

  • Información sobre los controles de seguridad de Google Meet (Acceso rápido y gestión de anfitriones)
  • Plantillas para crear reuniones con invitados internos y externos
  • Prácticas recomendadas para presentar contenidos y participar en reuniones 

 
Crear una reunión Controles de seguridad Plantillas de reuniones Colaborar en modo Complemento Opciones para móviles
 

Elegir cómo crear una videollamada

Puedes crear una reunión desde Google Calendar, la página principal de Meet (meet.google.com), las correspondientes aplicaciones móviles, una ventana de chat, los dispositivos de hardware de las salas de reuniones y otros puntos de entrada. Sigue estos consejos para elegir un método.

Prográmala en Calendar para…

  • Añadir el evento a los calendarios de tus invitados, desde donde pueden unirse fácilmente a la reunión
  • Tener privilegios de anfitrión
  • Configurar los controles de seguridad y añadir coanfitriones antes de la reunión (en la configuración de Calendar)  
  • Permitir que se unan usuarios externos sin tener que solicitar acceso (deben haber iniciado sesión en una cuenta de Google)

Inicia una reunión al instante para...

  • Entrar en la reunión rápidamente y obtener su URL y su número de acceso telefónico para enviárselos a otros usuarios
  • Tener privilegios de anfitrión

Puedes configurar controles de seguridad y añadir coanfitriones después de iniciar la reunión.

En meet.google.com, haz clic en Nueva reunión y luego Iniciar una reunión ahora.

Usar un alias

No se recomienda si es importante que el propietario o el anfitrión de la reunión sea una persona concreta.

Asigna un nombre a la reunión (por ejemplo, puesta al día rápida) y compártelo con los demás usuarios. Cualquier usuario de tu organización puede ir a un punto de entrada a la reunión, como meet.google.com, introducir ese nombre y unirse a ella.

Ten en cuenta que los invitados externos no pueden unirse a la reunión con el alias. En su lugar, el anfitrión debe enviarles un enlace con el código de la reunión, o un número de acceso y un PIN.

Advertencia: En las reuniones con alias, la primera persona que introduzca el alias y vaya a la página de entrada de la reunión (pantalla de espera) se convertirá en el anfitrión y podrá configurar los controles correspondientes. Además, el anfitrión será el propietario de los recursos de la reunión, como las grabaciones, las transcripciones y los informes de asistencia.

Encontrar los controles de seguridad

Como organizador o anfitrión de la reunión, puedes configurar los controles de Acceso rápido y de gestión de anfitriones de las siguientes maneras:

  • Crear o editar un evento de Calendar: haz clic en Opciones de videollamada Ajustes.
  • En una reunión: en la parte inferior derecha, haz clic en Controles del anfitrión .

Nota: La configuración de seguridad de las reuniones periódicas se mantiene igual en las reuniones posteriores. 

Ajustes de Acceso rápido

El administrador de Google establece el ajuste predeterminado de Acceso rápido para tu organización.

Cuando la función Acceso rápido está activada, cualquier miembro de tu organización puede unirse a la reunión automáticamente e iniciarla sin ti. Si desactivas esta función, los usuarios no invitados deberán solicitar unirse y nadie podrá entrar en la reunión antes de que os unáis tú u otro anfitrión. En ese caso, permanecerán en una "sala de espera" y accederán a la reunión cuando os unáis vosotros.

Unirse a una reunión

  • Automáticamente: el participante se une de forma automática a la reunión desde la página de entrada de esta.
  • Pidiendo acceso: el participante debe solicitar acceso para unirse y que alguien de la reunión lo acepte.
Participante Acceso rápido activado Acceso rápido desactivado
Usuario interno con invitación de Calendar Automáticamente Automáticamente
Usuario externo con invitación (ha iniciado sesión en una cuenta de Google) Automáticamente Automáticamente
Usuario invitado durante la reunión
(lo invita el anfitrión)
Automáticamente Automáticamente
Usuario invitado durante la reunión
(lo invita un participante que no es el anfitrión)
Automáticamente Pidiendo acceso
Usuario que accede mediante llamada telefónica Automáticamente Pidiendo acceso
Usuario interno sin invitación Automáticamente Pidiendo acceso
Usuario externo sin invitación Pidiendo acceso Pidiendo acceso
Usuario que no ha iniciado sesión en una cuenta de Google Pidiendo acceso Pidiendo acceso

Más privilegios de acceso

Privilegios Acceso rápido activado Acceso rápido desactivado
Iniciar la reunión (unirse primero) Cualquier participante Solo anfitriones o coanfitriones
Marcar un número externo para invitar a un usuario por teléfono Cualquier participante Solo anfitriones o coanfitriones


Consulta más información sobre Acceso rápido.

Ajustes de gestión de anfitriones

El administrador de Google establece el ajuste predeterminado de gestión de anfitriones para tu organización.

Como organizador o anfitrión de la reunión, puedes activar la gestión de anfitriones para moderar la reunión y controlar la participación. También puedes hacer que otros participantes sean coanfitriones para compartir los privilegios de moderación. Ten en cuenta que, al activar la gestión de anfitriones, se quitan determinados privilegios a los demás participantes. Para obtener más información, consulta esta tabla:

  Gestión de anfitriones activada Gestión de anfitriones desactivada
Quién puede… Solo anfitriones o coanfitriones Cualquier participante interno
Expulsar o silenciar a un participante
Aceptar solicitudes para unirse a la reunión
Marcar un número externo para invitar a un usuario a unirse por teléfono
Iniciar una grabación o una emisión en directo
Añadir o quitar a otros coanfitriones* N/A

Aplicar bloqueos para que solo los anfitriones puedan hacer lo siguiente:

  • Enviar mensajes de chat en la reunión
  • Compartir la pantalla 
  • Activar el micrófono
  • Activar el vídeo
N/A
Silenciar a todo el mundo con un clic N/A
Terminar la reunión para todos los participantes
(en lugar de abandonarla)
N/A


* Los coanfitriones no pueden quitar al anfitrión original. Más información sobre cómo añadir coanfitriones

Reuniones con usuarios internos

En esta sección se describen algunos casos habituales de reuniones con miembros de tu organización de Google Workspace.

Abrir la reunión para cualquier miembro de tu organización

Cómo crear la reunión:

  • Programar en Calendar o iniciar una reunión al instante.
  • Invitar a usuarios si se desea.

Ajustes:

  • Acceso rápido: activado
  • Gestión de anfitriones: activado

Resultado:

  • Cualquier usuario interno puede unirse automáticamente.
  • Los usuarios pueden unirse antes que tú.
  • Tienes controles de gestión de anfitriones.

Restringir la reunión a los invitados que invites o aceptes

Cómo crear la reunión:

  • Programar en Calendar.
  • Añadir invitados de confianza a la invitación de Calendar.

Ajustes:

  • Acceso rápido: desactivado
  • Gestión de anfitriones: activado
  • Coanfitriones: ninguno

Resultado:

  • Nadie puede unirse antes que tú.
  • Los usuarios incluidos en la invitación de Calendar se unen automáticamente.
  • Los usuarios no invitados deben solicitar acceso para que se les acepte.
  • Solo tú puedes aceptar la solicitud.

Organizar una reunión que modera otra persona (tú no participarás)

Cómo crear la reunión:

  • Programar en Calendar.
  • Añadir invitados de confianza a la invitación de Calendar.
Ajustes:
  • Acceso rápido: desactivado
  • Gestión de anfitriones: activado
  • Coanfitriones: añade al menos un coanfitrión cuando crees la reunión en Google Calendar
Resultado:
  • Nadie puede unirse antes que tu coanfitrión.
  • Los usuarios incluidos en la invitación se unen automáticamente.
  • Cualquier usuario no invitado debe solicitar que se le acepte.
  • Solo el coanfitrión puede aceptar la solicitud.

 
Usuarios delegados: si gestionas el calendario de otra persona como usuario delegado y programas una reunión en su calendario principal, esa persona se convierte en anfitriona de la reunión. En ese caso, no tienes que convertirla en coanfitriona.

Moderar una reunión con muchos participantes y un panel de presentadores

Durante la reunión, haz que solo los presentadores puedan compartir su pantalla. Evita molestos ruidos de fondo con la opción Silenciar a todos.

Cómo crear la reunión:

  • Programar en Calendar.
  • Añadir usuarios a la invitación, incluidos los presentadores.
Ajustes:
  • Acceso rápido: desactivado
  • Gestión de anfitriones: activado
  • Coanfitriones: añade a los presentadores como coanfitriones
  • Controles del anfitrión: desactiva la opción de que los participantes compartan su pantalla
Resultado:

Durante las presentaciones:

  • Los usuarios incluidos en la invitación se unen automáticamente.
  • Tú o cualquier coanfitrión podéis aceptar solicitudes de acceso de usuarios no invitados.
  • Solo tú y los coanfitriones podéis compartir la pantalla. 

Consejo: Con la opción Silenciar a todos, puedes silenciar rápidamente a todos los participantes de la reunión cuando se oigan ruidos de fondo que supongan una distracción. Los participantes que necesiten hablar pueden activar el sonido por su cuenta. En la parte inferior derecha, haz clic en Personas Contactos y luego Silenciar a todos "".

Emitir en directo un panel de debate

Para poder ver una emisión en directo, los espectadores deben pertenecer a tu organización o a un dominio de confianza que haya añadido tu administrador de Google.

Cómo crear la reunión:

  • Programar una reunión en Calendar y añadir la opción para emitir en directo. Añadir a los invitados que presentarán o participarán en la emisión en directo.
  • Elegir la opción para crear un evento duplicado de solo lectura e invitar a los grupos o a las personas que quieres que vean la emisión en directo.
  • Enviar el enlace de la emisión en directo a todos los invitados que vayan a asistir.

Puedes consultar los pasos específicos en el artículo sobre cómo configurar emisiones en directo.

Ajustes:

Para el evento con participantes:

  • Acceso rápido: desactivado
  • Gestión de anfitriones: activado
  • Coanfitriones: opcional
Resultado:
  • Solo se puede ver y escuchar a los usuarios que tienen invitación, y estos son los únicos que pueden presentar su pantalla.
  • Nadie podrá unirse a la reunión antes que tú o el primero de los coanfitriones añadidos que acceda a ella.
  • Solo los participantes con invitación pueden unirse automáticamente. 
  • Solo tú o un coanfitrión podéis iniciar la emisión en directo.
  • Los usuarios invitados verán el evento en su calendario y podrán unirse a través del enlace a la emisión en directo. Podrán ver la emisión, pero no podrán pasar al evento en directo ni participar en los debates posteriores.

Incluir usuarios externos en tu reunión

Puedes hacer que personas externas a tu organización de Google Workspace participen en reuniones, aunque no puedan iniciar sesión en una cuenta de Google. A continuación, te indicamos cómo hacerlo:

Permitir que usuarios externos se unan automáticamente

Deben iniciar sesión en una cuenta de Google.

Cómo crear la reunión:

  • Programar en Calendar o iniciar una reunión al instante.
  • Incluir en la invitación de Calendar a los invitados externos de confianza que tengan una cuenta de Google.
Ajustes:
  • Acceso rápido: activado
  • Gestión de anfitriones: desactivado
Resultado:
  • Los invitados externos que hayan iniciado sesión en su cuenta de Google pueden unirse a la reunión automáticamente.
  • Pueden unirse antes que tú.

Invitar a usuarios externos, pero solicitar que estos pidan unirse

Cómo crear la reunión:

  • Programar en Calendar.
  • Añadir invitados externos a la invitación de Calendar.
Ajustes:
  • Acceso rápido: desactivado
  • Gestión de anfitriones: desactivado
Resultado:
  • Los usuarios internos de la invitación pueden unirse automáticamente.
  • Los invitados externos deben solicitar acceso para unirse.
  • Cualquier participante interno puede aceptar la solicitud.

Permitir que se unan los usuarios que hayan cerrad sesión

Si tu invitado no puede iniciar sesión en una cuenta de Google en ese momento, puedes hacer una videollamada con él.

Cómo crear la reunión:

  • Programar en Calendar o iniciar una reunión al instante.
  • Enviar el enlace y el código de reunión a tus invitados (están disponibles en la invitación de Calendar o en la reunión instantánea).
Ajustes:
  • Acceso rápido: activado o desactivado
  • Gestión de anfitriones: activado o desactivado
Resultado:
  • Cualquier persona que no haya iniciado sesión en una cuenta de Google deberá pedir acceso para unirse a la reunión. Se une con el nombre que ha introducido al solicitar acceso.
  • Si la gestión de anfitriones está desactivada, cualquier participante interno puede aceptar la solicitud. De lo contrario, solo tú o un coanfitrión podéis aceptar la solicitud.

Añadir coanfitriones: puedes convertir en coanfitrión a un participante aunque este no haya iniciado sesión en una cuenta de Google. Cuando se una a la reunión, añádelo como coanfitrión en el panel Personas. Los coanfitriones que no hayan iniciado sesión tienen todos los privilegios de los demás coanfitriones, pero no pueden enviar invitaciones por correo electrónico a otros invitados.

Presentar y participar en el modo Complemento

No disponible en dispositivos móviles.

A veces, es posible que quieras unirte a una reunión desde una segunda pantalla.  La mejor forma de hacerlo es mediante el modo Complemento.

En el modo Complemento:

  • Tu micrófono siempre está desactivado para evitar que el sonido de la segunda pantalla se acople
  • No aparece la cuadrícula de participantes, por lo que es más fácil ver las presentaciones
  • Puedes hacer clic en Presentar ahora para compartir la pantalla
  • Tu mosaico personal no se muestra a los demás participantes si no activas la cámara o levantas la mano

Cuándo usar el modo Complemento

Si estás en una sala que tiene audio y vídeo de Meet, puedes unirte en el modo Complemento desde tu portátil. Esta función te permite hacer lo siguiente: 

  • Presentar la pantalla sin riesgo de que el sonido se acople
  • Levantar la mano: tu mosaico personal aparece en la cuadrícula de participantes para que los demás sepan que tienes algo que decir
  • Usar el chat de la reunión o participar en encuestas o actividades de preguntas 
  • Activar o desactivar los controles del anfitrión

Unirse a una reunión en el modo Complemento

Accede a la reunión desde un evento del calendario o a través del enlace correspondiente. En la página de entrada a la reunión (pantalla de espera), realiza una de las acciones siguientes:

  • Haz clic en Usar el modo Complemento
  • Haz clic en Presentar para unirte con el modo Complemento mientras compartes tu pantalla 

Más información sobre el modo Complemento

Unirse y participar desde un dispositivo móvil

Participar desde la aplicación móvil de tu teléfono 

El modo Complemento no está disponible para dispositivos móviles.

Puedes unirte a una videollamada y participar en ella desde las aplicaciones móviles Meet o Gmail de tu teléfono. Después, podrás usar el audio y el vídeo del teléfono, y tendrás los mismos derechos de acceso y participación que si te unieras desde el ordenador.

Usar un teléfono para el audio y un ordenador para el vídeo 

Si tienes una conexión de red inestable, intenta mejorar su rendimiento usando tu teléfono para el audio en lugar del ordenador. Para el vídeo, tienes que seguir usando el ordenador.

Si quieres usar tu teléfono, sigue uno de estos pasos desde el ordenador:

  • En la reunión: haz clic en Más "" y luego Usar un teléfono para hablar y escuchar el audio.
  • En la página de entrada de la reunión: haz clic en Unirse y usar un teléfono para el audio

Sigue las instrucciones para introducir tu número y que te llamen. Seguirás participando con el vídeo desde tu ordenador, pero hablarás y escucharás a través de tu teléfono.

Consulta más información en el siguiente artículo: Utilizar el teléfono para el audio de las videollamadas.

Acceder mediante llamada telefónica solo con audio

Si no puedes unirte a la reunión con vídeo (por ejemplo, mientras conduces), accede mediante llamada telefónica. 

  • Acceder mediante una llamada telefónica: utiliza el número de teléfono y el PIN de la reunión. Esta información se encuentra en la invitación de Calendar y también está disponible para los participantes de la reunión.
  • Pide a un participante de la reunión que te llame por teléfono: un participante que tenga la opción de marcar números externos puede llamarte desde la reunión. Para hacerlo, en el panel Personas, tiene que hacer clic en Añadir personas y luego Llamar.

Nota: Si Acceso rápido está desactivado, debes pedir acceso y que se te acepte, aunque tengas la invitación de Calendar.

Consulta más información en la sección Acceder mediante llamada a una reunión.

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