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Conseils pour organiser des réunions professionnelles

Guide Google Workspace de la productivité
Certaines fonctionnalités Google Meet mentionnées ici, telles que l'ajout de coorganisateurs et les diffusions en direct, nécessitent des éditions Google Workspace spécifiques. Pour en savoir plus sur la disponibilité des fonctionnalités Google Meet, cliquez ici.

Sur cette page


Choisir comment créer une visioconférence

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Vous pouvez créer une réunion depuis Google Agenda, la page de destination Meet (meet.google.com), des applications mobiles, une fenêtre de chat, des appareils de salle de réunion ainsi que d'autres points d'entrée de réunion. Voici des informations qui vous aideront à faire votre choix.

Programmer une réunion dans Agenda

  • Ajoutez l'événement à l'agenda de vos invités pour leur permettre de rejoindre facilement la réunion.
  • Bénéficiez des droits d'organisateur.
  • Configurez les commandes de sécurité et ajoutez des coorganisateurs avant la réunion (dans les paramètres d'Agenda).
  • Permettez aux invités externes de participer sans qu'ils aient besoin d'envoyer une demande (uniquement s'ils sont connectés à un compte Google).

Démarrer une réunion instantanée

  • Rejoignez la réunion immédiatement, et obtenez l'URL ainsi que le numéro de téléphone de celle-ci pour les envoyer à d'autres personnes.
  • Bénéficiez des droits d'organisateur.

Configurez les commandes de sécurité et ajoutez des coorganisateurs après que la réunion a commencé.

Sur la page meet.google.com, cliquez sur Nouvelle réunion puis Démarrer une réunion instantanée

Utiliser un alias

Déconseillé s'il est important de savoir qui est le propriétaire ou l'organisateur de la réunion

Attribuez un nom à votre réunion (par exemple, point rapide) et partagez-le avec d'autres personnes. Toutes les personnes de votre organisation peuvent accéder à un point d'entrée de réunion tel que meet.google.com, saisir ce nom et rejoindre la réunion associée.

Notez que les invités externes ne peuvent pas rejoindre une réunion en utilisant son alias. L'organisateur doit leur envoyer le code de la réunion ou un numéro à composer avec un code.

Avertissement : Dans le cadre d'une réunion avec un alias, le premier utilisateur qui saisit l'alias et accède à la page d'entrée de la réunion (l'espace d'accueil) devient l'organisateur. Il peut alors configurer les commandes de l'organisateur. De plus, les artefacts de la réunion (enregistrements, transcriptions, rapports de participation, etc.) lui appartiennent.

Rechercher les paramètres d'accès aux réunions

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En tant qu'organisateur d'une réunion, vous pouvez configurer les commandes d'accès et de gestion par l'organisateur comme suit :

  • Lors de la création ou de la modification d'un événement Agenda : cliquez sur Options d'appel vidéo Paramètres.
  • Lors d'une réunion : en bas à droite, cliquez sur Commandes de l'organisateur .

Paramètres d'accès aux réunions

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Dans les paramètres d'accès à la réunion, vous pouvez choisir quand les invités peuvent participer à la réunion et qui peut la rejoindre sans avoir à demander à y participer.

L'organisateur doit rejoindre la réunion avant tout le monde
Activé L'organisateur doit rejoindre la réunion en premier
Désactivé Les invités peuvent rejoindre la réunion avant tout organisateur

 

Type d'accès à la réunion Qui peut rejoindre la réunion sans demander à la rejoindre
Ouvrir
  • Tous les utilisateurs disposant du lien de la réunion
Ouvrir aux personnes de confiance
  • Tous les membres de l'organisation de l'organisateur disposant du lien de la réunion
  • Participants externes invités via un lien Agenda
Restreindre
  • Participants invités via un lien Agenda
  • Participants invités depuis la réunion par un organisateur

Remarque : Les paramètres d'accès à la réunion ne s'appliquent qu'à la réunion en cours. Les paramètres d'une réunion récurrente s'appliquent à toutes les futures occurrences de cette réunion, jusqu'à ce que vous les mettiez à jour.

Ces paramètres remplacent les paramètres d'accès rapide :

Les paramètres ci-dessus (Ouvrir, Ouvrir aux personnes de confiance, Restreindre) remplacent une ancienne version de Google Meet qui disposait des paramètres d'accès rapide. Les réunions planifiées avant ce changement sont configurées comme suit: 

  • Accès rapide activé : les réunions sont définies par défaut sur Ouvrir aux personnes de confiance, et vos invités peuvent les rejoindre avant vous.
  • Accès rapide désactivé : les réunions sont définies par défaut sur Restreindre et vos invités ne peuvent pas les rejoindre avant vous.

Paramètres de gestion par l'organisateur

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Votre administrateur Google définit le paramètre de gestion par l'organisateur par défaut pour votre organisation.

En tant qu'organisateur d'une réunion, vous pouvez activer la gestion par l'organisateur pour la modérer et contrôler la participation. Vous pouvez également désigner des coorganisateurs et partager avec eux vos droits de modération. Notez qu'en activant la gestion de l'organisateur, certains droits d'autres participants seront supprimés. Consultez le tableau pour en savoir plus.

  Gestion par l'organisateur activée Désactivé
Qui peut… Organisateurs et coorganisateurs uniquement Tous les participants internes
Exclure un participant ou couper son micro
Accepter les demandes de participation à la réunion
Appeler un utilisateur externe pour l'inviter à participer par téléphone
Démarrer un enregistrement ou une diffusion en direct
Ajouter/Supprimer d'autres coorganisateurs* N/A

Appliquer des verrouillages pour que seuls les organisateurs puissent effectuer les actions suivantes :

  • Envoyer des messages de chat pendant la réunion
  • Partager leur écran
  • Activer le micro
  • Activer la vidéo
N/A
Couper le micro de tous les participants en un clic N/A
Mettre fin à la réunion pour tous les participants
(au lieu de la quitter)
N/A


* Un coorganisateur ne peut pas exclure l'organisateur d'origine. En savoir plus sur l'ajout de coorganisateurs

Réunions avec des utilisateurs internes

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Voici quelques scénarios courants de réunions avec des personnes de votre organisation Google Workspace.

Organiser une réunion ouverte à toutes les personnes de votre organisation

Création

  • Planifier la réunion dans Agenda ou démarrer une réunion instantanée
  • Inviter des contacts si nécessaire

Paramètres

  • Type d'accès à la réunion: Ouvrir aux personnes de confiance
  • L'organisateur doit rejoindre la réunion avant tout le monde: Désactivé

Résultats :

  • Tout utilisateur interne peut rejoindre la réunion automatiquement.
  • Les invités peuvent rejoindre la réunion avant vous.
  • Vous bénéficiez des commandes de gestion par l'organisateur.

Organiser une réunion ouverte uniquement aux utilisateurs que vous invitez ou acceptez

Création

  • Planifier dans Agenda
  • Inclure des personnes de confiance dans l'invitation Agenda

Paramètres

  • Type d'accès à la réunion: Restreindre
  • L'organisateur doit rejoindre la réunion avant tout le monde: Activé
  • Coorganisateurs : Aucun

Résultats :

  • Personne ne peut rejoindre la réunion avant vous.
  • Les utilisateurs inclus dans l'invitation Agenda rejoignent la réunion automatiquement.
  • Les utilisateurs non invités doivent envoyer une demande de participation.
  • Vous seul pouvez accepter les demandes.

Organiser une réunion modérée par une autre personne (car vous serez absent)

Création

  • Planifier dans Agenda
  • Inclure des personnes de confiance dans l'invitation Agenda
  • Coorganisateurs : ajoutez au moins un invité en tant que coorganisateur lorsque vous configurez la réunion dans Agenda.
Paramètres
  • Type d'accès à la réunion: Restreindre
  • L'organisateur doit rejoindre la réunion avant tout le monde:: Activé
Résultats :
  • Personne ne peut rejoindre la réunion avant le coorganisateur.
  • Les utilisateurs invités rejoignent la réunion automatiquement.
  • Tout utilisateur non invité doit envoyer une demande de participation.
  • Seul le coorganisateur peut accepter les demandes.


Utilisateurs délégués : si vous gérez l'agenda d'un tiers en tant qu'utilisateur délégué et que vous planifiez une réunion dans son agenda principal, ce tiers devient l'organisateur de la réunion. Dans ce cas, vous n'avez pas à le désigner comme coorganisateur.

Modérer une grande réunion incluant un panel de présentateurs

Pendant la réunion, autorisez uniquement les présentateurs à partager leur écran. Gérez les bruits de fond parasites grâce à l'option "Couper le son de tous les participants".

Création

  • Planifier la réunion dans Agenda
  • Inclure des personnes de confiance dans l'invitation Agenda
  • Coorganisateurs : ajoutez les présentateurs en tant que coorganisateurs lors de la configuration de la réunion dans Google Agenda.
Paramètres
Résultats :

Pendant les présentations :

  • Les utilisateurs invités rejoignent la réunion automatiquement.
  • Vous ou l'un des coorganisateurs pouvez accepter les demandes de participation d'utilisateurs non invités.
  • Seuls vous et les coorganisateurs pouvez partager votre écran.

Conseil : Si le micro de l'un des invités capte un bruit de fond gênant, activez l'option Couper le son de tous les participants. Les participants qui doivent intervenir peuvent ensuite réactiver le son de leur micro. En bas à droite, cliquez sur Participants Personnes puis Couper le son de tous les participants .

Diffuser une discussion en direct

Pour pouvoir regarder vos diffusions en direct, les spectateurs doivent appartenir à votre organisation ou à un domaine de confiance ajouté par votre administrateur Google.

Création

  • Planifier une réunion dans Agenda et ajouter l'option de diffusion en direct Inclure dans l'invitation des personnes qui présenteront ou participeront à la diffusion en direct Les coorganisateurs sont facultatifs.
  • Sélectionner l'option permettant de créer un autre événement en lecture seule et inviter des groupes ou des personnes que vous souhaitez voir assister à la diffusion en direct
  • Partager le lien de la diffusion en direct avec tous les autres utilisateurs ciblés

Pour savoir comment configurer une diffusion en direct, cliquez ici.

Paramètres

Pour un événement avec des participants :

  • Type d'accès à la réunion: Ouvrir aux personnes de confiance
  • L'organisateur doit rejoindre la réunion avant tout le monde:: Activé
Résultats :
  • Seuls les utilisateurs invités peuvent être vus ou entendus, ou partager leur écran.
  • Personne ne peut rejoindre la réunion avant vous ou les coorganisateurs que vous ajoutez.
  • Seuls les utilisateurs invités peuvent rejoindre la réunion automatiquement.
  • Seuls vous et les coorganisateurs pouvez lancer la diffusion en direct.
  • Les invités voient l'événement s'afficher dans leur agenda et peuvent le rejoindre via le lien de la diffusion en direct. Ils bénéficient d'un accès en lecture seule. Ils ne peuvent pas passer à l'événement en direct ni participer aux discussions ultérieures.

Inclure des utilisateurs externes dans votre réunion

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Des personnes externes à votre organisation Google Workspace peuvent également participer à vos réunions, même si elles ne sont pas connectées à un compte Google. Vous avez le choix entre différentes options.

Permettre à des utilisateurs externes de rejoindre la réunion automatiquement

Pour cela, ils doivent être connectés à un compte Google.

Création

  • Planifier la réunion dans Agenda ou démarrer une réunion instantanée
  • Inclure dans l'invitation Agenda des personnes externes de confiance disposant d'un compte Google
Paramètres
  • Type d'accès à la réunion: Ouvrir
  • L'organisateur doit rejoindre la réunion avant tout le monde: Désactivé
Résultats :
  • Les invités externes qui sont connectés à leur compte Google peuvent rejoindre la réunion automatiquement.
  • Ils peuvent le faire avant vous.

Inviter des utilisateurs externes, mais exiger des utilisateurs non invités qu'ils demandent à participer

Création

  • Planifier la réunion dans Agenda
  • Inclure des utilisateurs externes dans l'invitation Agenda
Paramètres
  • Type d'accès à la réunion: Ouvrir aux personnes de confiance
Résultats :
  • Les invités internes ou externes peuvent rejoindre la réunion automatiquement.
  • Les personnes externes qui ne figurent pas sur l'invitation doivent envoyer une demande de participation.
  • Tous les participants internes peuvent accepter les demandes.

Autoriser des utilisateurs non connectés à rejoindre la réunion

Si votre invité ne peut pas se connecter à un compte Google pour le moment, vous pouvez tout de même échanger avec lui lors d'une visioconférence.

Création

  • Planifier la réunion dans Agenda ou démarrer une réunion instantanée
  • Envoyer le lien et le code de la réunion (figurant dans l'invitation Agenda ou la réunion instantanée) à votre invité
Paramètres
  • Accès à la réunion: Ouvrir
  • Gestion par l'organisateur : activé ou désactivé
Résultats :
  • Toute personne disposant du lien de la réunion peut la rejoindre. Personne n'a besoin de demander à y participer.

Ajouter un invité en tant que coorganisateur : même si un invité n'est pas connecté à un compte Google, vous pouvez le désigner comme coorganisateur. Pour cela, accédez au panneau "Participants" après qu'il a rejoint la réunion. Il disposera alors des mêmes droits que les autres coorganisateurs, mais ne pourra pas envoyer d'invitations par e-mail à d'autres personnes.

Présenter des contenus et participer en mode Compagnon

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Il est possible que vous souhaitiez participer à une réunion sur un second écran. Le meilleur moyen de le faire est d'utiliser le mode Compagnon.

Avec le mode Compagnon :

  • votre micro reste désactivé pour réduire les risques d'effet Larsen avec le second écran ;
  • la mosaïque des participants ne s'affiche pas, ce qui permet de mieux voir les contenus présentés ;
  • vous pouvez cliquer sur Présenter maintenant pour partager votre écran ;
  • votre vignette n'est pas visible par les autres participants, sauf si vous activez la caméra ou levez la main.

Quand utiliser le mode Compagnon

Si vous vous trouvez dans une salle équipée de Meet (audio et vidéo), vous pouvez participer à une réunion en mode Compagnon depuis votre ordinateur portable. Cela vous permet :

  • de partager votre écran sans risque d'effet Larsen ;
  • de lever la main (votre vignette s'affiche dans la mosaïque des participants, ce qui indique aux autres invités que vous avez quelque chose à dire) ;
  • d'utiliser le chat de la réunion, ou de participer à des sondages ou à des sessions de questions/réponses ;
  • d'activer ou de désactiver les commandes de l'organisateur.

Participer à une réunion en mode Compagnon

Accédez à une réunion via son lien ou à partir d'un événement Agenda. Sur la page d'entrée de la réunion (l'espace d'accueil), effectuez l'une des actions suivantes :

  • Cliquez sur Utiliser le mode Compagnon. Si vous vous trouvez dans une salle de conférence, signalez votre arrivée pour que votre nom et celui de la salle apparaissent sur votre vignette de participant.
  • Cliquez sur Présenter pour rejoindre la réunion en mode Compagnon tout en partageant votre écran.

En savoir plus sur le mode Compagnon

Participer à une réunion depuis votre appareil mobile

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Participer à une réunion depuis une application mobile sur votre téléphone

Vous pouvez participer à une visioconférence depuis l'application mobile Meet ou Gmail de votre téléphone. Vous utiliserez alors le son et la vidéo de votre téléphone. De plus, vous bénéficierez des mêmes droits d'accès et de participation que les utilisateurs qui rejoignent la réunion depuis un ordinateur.

Utiliser un téléphone pour le son et un ordinateur pour la vidéo

Si votre connexion réseau est de mauvaise qualité, essayez d'améliorer ses performances en utilisant votre téléphone pour le son et votre ordinateur pour la vidéo.

Sur votre ordinateur, effectuez l'une des actions suivantes :

  • Dans la réunion : cliquez sur Plus puis Utiliser un téléphone pour le son.
  • Sur la page d'entrée de la réunion : cliquez sur Participer par téléphone pour le son.

Saisissez votre numéro pour être appelé. Les participants vous verront grâce à la caméra de votre ordinateur, pendant que vous parlerez et écouterez avec votre téléphone.

En savoir plus sur l'utilisation d'un téléphone pour le son lors d'une réunion

Participer à une réunion par téléphone uniquement avec le son

Si vous ne pouvez pas activer la vidéo (par exemple, si vous conduisez), participez par téléphone en composant un numéro.

  • Participer à une réunion depuis votre téléphone : utilisez le numéro de téléphone et le code de la réunion. Ces informations figurent dans l'invitation Agenda et s'affichent également pour les personnes qui participent à la réunion.
  • Demander à un participant de vous appeler : un participant disposant de droits d'appel peut vous appeler lors de la réunion. Dans le panneau Participants, il doit cliquer sur Ajouter puis Appeler.

Pour savoir comment participer à une réunion par téléphone, cliquez ici.


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