管理員可以控管 Google Chat 討論串聊天室的預設記錄設定。
選擇討論串聊天室的記錄設定
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在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
「應用程式」
「Google Workspace」
- 按一下「聊天室記錄」。
- 選擇以下任一聊天室記錄選項：
- 預設開啟記錄功能 (但使用者可以變更這項設定)
- 預設關閉記錄功能 (但使用者可以變更這項設定)
- 一律開啟記錄功能 (預設為「開啟」，且使用者無法變更這項設定)
- 一律關閉記錄功能 (預設為「關閉」，且使用者無法變更這項設定)
- 按一下「儲存」。
運用即時通訊記錄設定
即時通訊記錄與聊天室記錄功能是否會覆寫聊天室記錄設定，取決於頂層機構單位的 Chat 服務設定：
我的頂層即時通訊記錄設定不會覆寫聊天室記錄設定
注意：如果強制將即時通訊和聊天室採用相反的 Chat 記錄設定，在使用者將群組對話升級為聊天室時，記錄設定會發生變更。如要避免這種情況，請採用一致的強制記錄設定選項。
我的頂層即時通訊記錄設定會覆寫我的聊天室記錄設定
如有這種情況，請前往管理控制台的「Chat 服務」設定，勾選「允許 Chat 記錄設定覆寫聊天室記錄設定」設定。
Chat 記錄可能會覆寫聊天室記錄
管理控制台的即時通訊記錄設定中包含「允許使用者變更自己的記錄設定」選項，可用來強制開啟或關閉即時通訊記錄功能，因此可能會覆寫討論串聊天室的預設記錄設定：
- 如果「開啟」「允許使用者變更自己的記錄設定」選項，預設的聊天室記錄設定就會套用到日後新建立的討論串聊天室，而且使用者可以變更討論串聊天室的記錄設定。
- 如果「關閉」「允許使用者變更自己的記錄設定」選項，系統就會依您的設定強制開啟或關閉記錄功能。即時通訊記錄設定隨即會針對新建立的討論串聊天室，覆寫預設聊天室記錄設定，且使用者無法變更這一設定。
| 聊天室記錄 | Chat 記錄 | 允許使用者變更自己的記錄設定 | 結果 (針對討論串聊天室*) |
|---|---|---|---|
|
開啟 |
啟用 |
開啟 |
開啟新建立聊天室的記錄功能 |
|
開啟 |
開啟 |
關閉 |
開啟新建立聊天室的記錄功能 |
|
開啟 |
關閉 |
開啟 |
開啟新建立聊天室的記錄功能 |
|
開啟 |
關閉 |
關閉 |
關閉新建立的聊天室記錄功能 |
|
關閉 |
開啟 |
開啟 |
關閉新建立聊天室的記錄功能 |
|
關閉 |
開啟 |
關閉 |
開啟新建立聊天室的記錄功能 |
|
關閉 |
關閉 |
開啟 |
關閉新建立聊天室的記錄功能 |
|
關閉 |
關閉 |
關閉 |
關閉新建立聊天室的記錄功能 |
注意：如果聊天室使用者人數超過 8, 000 人，系統會預設開啟記錄功能，且這項功能無法關閉。
邀請對象加入或參與聊天室/群組即時訊息時，如果邀請對象的即時通訊記錄設定為強制開啟或關閉，聊天室或群組即時訊息的歷史記錄可能會沿用邀請對象的即時通訊記錄設定。在這種情況下，只要移除即時通訊記錄設定為強制開啟或關閉的邀請對象，聊天室或群組即時訊息即可還原為原本的狀態。
使用者可能無法加入聊天室或被移出聊天室
如果聊天室含有外部使用者，且對方的即時通訊記錄設定與網域的強制設定不符，就可能發生衝突。如果聊天室中有外部使用者，就很有可能發生設定衝突的情形；如果貴機構有多個子機構單位，且各自強制採用不同的即時通訊記錄設定，也可能發生這種情況。
如果您不勾選「允許使用者變更自己的記錄設定」選項，藉此強制開啟或關閉即時通訊記錄功能，有時可能會導致使用者無法加入聊天室或留在聊天室中。即時通訊記錄經過強制設定的使用者建立或加入聊天室後，該聊天室的記錄政策就會自動設為強制設定，且無法變更。也就是說：
- 如果使用者的強制即時通訊記錄設定與目標聊天室的設定不同，就無法加入該聊天室。
- 如果您變更強制即時通訊記錄政策，導致使用者的設定與所在聊天室的政策衝突，那麼對方下次嘗試張貼訊息時，系統可能會將其移出聊天室。
如果聊天室中有外部使用者，就很有可能發生設定衝突的情形；如果貴機構有多個子機構單位，且各自強制採用不同的即時通訊記錄設定，也可能發生這種情況。
聊天室記錄和討論串
討論串聊天室的回覆記錄設定取決於建立討論串時的記錄設定。
- 如果建立討論串時已關閉記錄功能，所有回覆的記錄功能也會一併關閉。
- 如果建立討論串時已開啟記錄功能，所有回覆都會沿用當下的記錄設定 (舉例來說，如果您之後關閉記錄功能，以後的回覆會在 24 小時後刪除)。
關於記錄詳細資料
- 如果關閉記錄設定，系統將在 24 小時後刪除訊息。
- 如果您將聊天室記錄設定變更為「一律開啟」或「一律關閉」，這項設定將套用至現有聊天室和新建立的聊天室。現有聊天室的記錄設定可能因此發生變動。
- 記錄設定變更會對新訊息生效。也就是說，使用者開啟聊天室記錄功能後，系統將只會儲存新訊息；使用者關閉聊天室記錄後，系統依然會保留先前儲存的舊訊息。
- 對於在記錄設定關閉期間傳送的訊息，保管箱無法執行訴訟保留、保留和搜尋作業。請與保管箱管理員聯絡，確認這些記錄設定符合貴機構的資料保留義務。進一步瞭解如何將討論串功能與保管箱搭配使用。
