Definir una opción de historial de espacios para los usuarios

Como administrador, controlas la configuración predeterminada del historial de los espacios de Google Chat organizados en conversaciones.

Elegir una configuración de historial para los espacios organizados en conversaciones

1. Inicia sesión con una cuenta de super administrador en consola de administración de Google.

   Si no usas una cuenta de superadministrador, no podrás completar estos pasos.

2. Ve a Menú  Aplicaciones > Google Workspace >  Google Chat.

   Se necesita el privilegio de administrador Configuración del servicio.

3. Haz clic en Historial de espacios.
4. Elige una opción de historial de espacios:
   • El historial está activado de forma predeterminada (pero los usuarios pueden desactivarlo)
   • El historial está desactivado de forma predeterminada (pero los usuarios pueden activarlo)
   • El historial está siempre activado (está activado de forma predeterminada y los usuarios no pueden desactivarlo)
   • El historial está siempre desactivado (está desactivado de forma predeterminada y los usuarios no pueden activarlo)
5. Haz clic en Guardar.

Interacción con el historial de chat

La interacción entre el historial de chat y de espacios depende de la opción de servicio de chat que hayas elegido en la unidad organizativa superior:

El ajuste Historial de chats de nivel superior no prevalece sobre el ajuste Historial de espacios

En este caso, el ajuste Permitir que el historial de chats prevalezca sobre el ajuste Historial de espacios está desmarcado en la sección Configuración del servicio de Chat de la consola de administración.

Puedes aplicar ajustes de historial forzados e independientes en mensajes directos y espacios. Por ejemplo, puedes desactivar el historial de chat obligatoriamente para los mensajes individuales y las conversaciones de grupo, y activarlo obligatoriamente para los espacios. Para permitirlo, asegúrate de que la opción Permitir que el ajuste Historial de Chat anule la configuración del historial de espacios esté desmarcada en el menú de configuración del servicio Historial de chat.

Nota: Si aplicas opciones de historial de chat opuestas a los chats y a los espacios, la configuración de historial cambiará si los usuarios convierten una conversación de grupo en un espacio. Para evitar que esto suceda, aplica la misma opción de historial a los espacios y a los chats. 

El ajuste Historial de chats de nivel superior prevalece sobre el ajuste Historial de espacios

En este caso, el ajuste Permitir que el historial de chats prevalezca sobre el ajuste Historial de espacios está marcado en la sección Configuración del servicio de Chat de la consola de administración.

El historial de chat puede prevalecer sobre el de espacios

La configuración del historial de chat de la consola de administración incluye la opción Permitir que los usuarios cambien la configuración de su historial. Esta opción activa o desactiva obligatoriamente el historial de chat, lo que puede prevalecer sobre la opción predeterminada del historial de espacios organizados en conversaciones:

• Si la opción Permitir que los usuarios cambien la configuración de su historial está activada, se aplica la configuración predeterminada del historial a los espacios organizados en conversaciones que se creen a partir de ese momento. Además, los usuarios pueden cambiar la configuración del historial en los espacios organizados en conversaciones.
• Si se desactiva la opción Permitir que los usuarios cambien la configuración de su historial, el historial permanece activado o desactivado obligatoriamente. Por tanto, la configuración del historial de chat prevalecerá sobre la configuración predeterminada del historial de espacios que se haya aplicado a los espacios organizados en conversaciones que se creen a partir de ese momento. Además, los usuarios no podrán cambiar la configuración del historial.

Historial de espacios	Historial de chat	Permitir que los usuarios cambien la configuración de su historial	Resultado (en espacios organizados en conversaciones*)
ACTIVADO	ACTIVADO	ACTIVADO	Los nuevos espacios tienen el historial ACTIVADO.
ACTIVADO	ACTIVADO	DESACTIVADO	Los nuevos espacios tienen el historial ACTIVADO.
ACTIVADO	DESACTIVADO	ACTIVADO	Los nuevos espacios tienen el historial ACTIVADO.
ACTIVADO	DESACTIVADO	DESACTIVADO	Los nuevos espacios tienen el historial DESACTIVADO El historial de chat está siempre DESACTIVADO, lo que prevalece sobre la configuración de activación predeterminada del historial de espacios
DESACTIVADO	ACTIVADO	ACTIVADO	Los nuevos espacios tienen el historial DESACTIVADO
DESACTIVADO	ACTIVADO	DESACTIVADO	Los nuevos espacios tienen el historial ACTIVADO. (El historial de chat siempre está ACTIVADO, lo que prevalece sobre la opción predeterminada: que el historial de espacios esté DESACTIVADO).
DESACTIVADO	DESACTIVADO	ACTIVADO	Los nuevos espacios tienen el historial DESACTIVADO
DESACTIVADO	DESACTIVADO	DESACTIVADO	Los nuevos espacios tienen el historial DESACTIVADO

Nota: En los espacios con más de 8000 usuarios, el historial está activado de forma predeterminada y no se puede desactivar.

Si un usuario invitado se une a un MD de grupo o espacio (o participa en ellos) y tiene activado o desactivado el historial de chat de forma forzada, es posible que su historial herede la configuración del historial de chat de ese MD de grupo o espacio.Si esto ocurre, el espacio o el MD de grupo pueden recuperar su estado original. Para ello, quita a los invitados que tengan activado o desactivado el historial de chat de forma forzada.

Los usuarios de los espacios pueden quedar excluidos

Pueden producirse conflictos si los espacios incluyen a usuarios externos y la configuración de su historial de chat no coincide con la configuración forzada del dominio. Es más probable que se produzcan conflictos en los espacios en los que haya personas externas. También pueden producirse si has aplicado opciones de historial de chat distintas a diferentes unidades organizativas secundarias.

Si no se marca la opción Permitir que los usuarios cambien la configuración de su historial de modo que el historial de chat esté siempre activado o desactivado obligatoriamente, es posible que, en algunas ocasiones, tus usuarios no puedan unirse a espacios ni permanecer en ellos. Si un usuario al que se le ha aplicado una opción de historial de chat obligatoria crea un espacio o se une a él, la política de historial de espacios se bloquea y se aplica esa opción de historial de chat obligatoria. Esto significa que:

• Los usuarios a los que se les hayan aplicado opciones forzadas de historial de chat que estén en conflicto no podrán unirse al espacio.
• Si cambias la política obligatoria del historial de chat, es posible que se expulse de los espacios a los usuarios que tengan una política distinta la próxima vez que intenten publicar un mensaje.

Es más probable que se produzcan conflictos en los espacios en los que haya personas externas. También pueden producirse si has aplicado opciones de historial de chat distintas a diferentes unidades organizativas secundarias.

Historial de espacios y organización en conversaciones

En los espacios organizados en conversaciones, el historial de respuestas depende de la configuración del historial que había establecida cuando se creó la conversación.

• Si la conversación se ha iniciado con el historial desactivado, todas las respuestas también tendrán el historial desactivado.
• Si la conversación se ha iniciado con el historial activado, todas las respuestas respetarán la configuración actual del historial. Por ejemplo, si desactivas el historial más adelante, las respuestas futuras se eliminarán al cabo de 24 horas.

Acerca de los detalles del historial

• Si el historial está desactivado, los mensajes se eliminan después de 24 horas.
• Si cambias la configuración del historial de espacios a "Siempre activado" o "Siempre desactivado", el cambio afectará tanto a los espacios ya creados como a los nuevos. Por tanto, puede que cambie la opción del historial de los espacios ya creados. 
• Los cambios que se hagan en el historial se aplicarán a los mensajes nuevos. Por ejemplo, si un usuario activa el historial de espacios, solo se guardarán los mensajes nuevos. Si lo desactiva, los mensajes antiguos que se hayan guardado con anterioridad seguirán guardados.
• Vault no puede retener, conservar ni hacer búsquedas en los mensajes enviados con el historial desactivado. Ponte en contacto con un administrador de Vault para confirmar que la configuración del historial cumple las obligaciones de conservación de datos de tu organización. Consulta más información sobre cómo funciona Vault con la organización en conversaciones.

Incluso si se desactiva el historial, se puede guardar una copia independiente de la conversación. Por ejemplo, pueden enviarse mensajes a Gmail o guardarse con un cliente externo.