Definir audiencias objetivo de servicios de Google

Asignar, quitar o reordenar audiencias objetivo

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Plus, Enterprise, Education Standard y Plus y G Suite Business.  Comparar ediciones

Como administrador, puedes hacer lo siguiente:

  • Asignar audiencias objetivo a un servicio de Google para que aparezcan como recomendaciones en las opciones para compartir de todos los usuarios o solo de algunos. 
  • Marcar una audiencia objetivo como predeterminada para los usuarios. 
  • Cambiar el orden en el que se muestran las audiencias objetivo a los usuarios.
  • Quitar audiencias objetivo para que ya no se recomienden a los usuarios.

Más información sobre las audiencias objetivo

Nota: Los servicios de Google deben tener asignada al menos una audiencia objetivo. De forma predeterminada, se aplica una audiencia predefinida que incluye a todos los usuarios de tu organización a cualquier servicio que tenga una configuración de audiencia objetivo. Puedes utilizar esa audiencia predefinida o cambiarla por una que hayas creado.

Antes de asignar una audiencia objetivo a un servicio de Google

  • Puedes asignar hasta 5 audiencias objetivo a un servicio de Google para que se muestren a todos los usuarios o solo a algunos.
  • Para asignar audiencias objetivo a un servicio, tienes que crear una política de unidad organizativa o de grupo de configuración. No puedes asignar audiencias objetivo directamente a cuentas de usuario.
  • Puedes añadir la audiencia objetivo predeterminada (o principal), que aparece primero en la lista de recomendaciones para compartir de los usuarios. También puedes definir el orden en que aparecen las audiencias en la lista.
  • Cuando asignas una audiencia objetivo a un servicio, esta aparece en las opciones para compartir de los usuarios de ese servicio.

Si todavía no has creado ninguna audiencia objetivo para asignarla a un servicio de Google, consulta el artículo Crear audiencias objetivo.

Antes de quitar una audiencia objetivo de un servicio de Google

Si quitas una audiencia objetivo de un servicio, ocurre lo siguiente:

  • Deja de mostrarse en las opciones para compartir de todos los elementos (como documentos), salvo de aquellos que ya estén compartidos con esa audiencia.
  • Los miembros de la audiencia pueden seguir accediendo a los elementos compartidos con esa audiencia. Para revocar este acceso, tienes que quitar miembros de la audiencia o eliminarla.

Una vez que hayas quitado una audiencia objetivo de un servicio, podrás eliminarla de forma permanente.

Definir audiencias objetivo en Drive y Documentos

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la parte izquierda de la consola de administración, ve a Directorio ""y luegoAudiencias objetivo.
  3. En la lista de audiencias objetivo, haz clic en el nombre de la audiencia que quieras asignar o quitar de Drive o Documentos.
  4. En la esquina superior derecha de la página, haz clic en Asignar a servicio de Google. Accederás a las opciones para compartir de Drive y Documentos.

    También puedes acceder directamente a las opciones para compartir de Drive: en la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentosy luegoOpciones para compartir.

    Se necesita el privilegio de administrador Configuración del servicio.

  5. Haz clic en Audiencias objetivo.
    La lista Audiencias muestra las audiencias objetivo que ya se han aplicado al servicio, en el orden en que aparecen en las opciones para compartir archivos de los usuarios.
  6. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade y Plus; G Suite Business; G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro; Essentials.  Comparar ediciones

  7. (Opcional) Para añadir una o varias audiencias, haz lo siguiente:

    1. Haz clic en Añadir audiencias objetivo.
    2. Elige una de estas opciones:
      • Marca las casillas de hasta 5 audiencias objetivo que quieras aplicar al servicio.
      • Busca una audiencia escribiendo las primeras letras de su nombre. 

  8. (Opcional) Para quitar una audiencia objetivo, al lado de la audiencia, haz clic en Quitar"".

    Hacer clic en la X para quitar una audiencia objetivo

  9. (Opcional) Para cambiar el orden en el que aparecen las audiencias objetivo en las opciones para compartir mediante enlace de los usuarios, elige una opción:
    • Arrastra la audiencia a otra posición.
      Arrastrar una audiencia objetivo a la posición Principal
    • Introduce el orden en el que quieres que aparezca en el cuadro situado a la izquierda del nombre de la audiencia.

      Nota: La primera posición en la lista de recomendaciones para compartir de los usuarios corresponde a la audiencia objetivo principal (que es la predeterminada).

  10. Haz clic en Guardar.

Importante: Para que la audiencia objetivo principal aparezca como opción predeterminada para compartir mediante enlace, comprueba que esté activada la opción Compartir mediante enlace.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se vayan aplicando ajustes antiguos y nuevos de manera intermitente.

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