จัดการการอนุมัติ

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus, Enterprise Standard และ Enterprise Plus, Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus, G Suite Business  เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

ผู้ใช้จะส่งเอกสารใน Google ไดรฟ์ผ่านกระบวนการอนุมัติอย่างเป็นทางการได้ ผู้ตรวจสอบจะอนุมัติ ปฏิเสธ หรือแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับเอกสารได้โดยตรงภายในไดรฟ์ เอกสาร และเครื่องมือแก้ไขอื่นๆ ของ Google Workspace คุณสามารถใช้กระบวนการนี้เพื่อขออนุมัติสัญญาหรือสัญญาจ้างใหม่ อนุมัติการเปลี่ยนแปลงเอกสารก่อนเผยแพร่ หรือกรณีการอนุมัติอื่นที่เป็นทางการได้

วิธีการทำงาน

เมื่อผู้ใช้ส่งเอกสารเพื่อขออนุมัติ ผู้อนุมัติจะได้รับอีเมลหรือการแจ้งเตือนเกี่ยวกับคำขอดังกล่าวในไดรฟ์ หากผู้ใช้ระบุวันที่ครบกําหนด ผู้ตรวจสอบจะได้รับอีเมลช่วยเตือนว่าจําเป็นต้องให้การอนุมัติหรือเลยวันที่ครบกำหนดแล้ว ผู้ใช้เลือกว่าจะให้สิทธิ์แก่เอดิเตอร์ในการแก้ไขเนื้อหา แสดงความคิดเห็น หรือให้คําแนะนําในเอกสารหรือไม่ก็ได้ โดยการเลือกล็อกหรือปลดล็อกเอกสาร ซึ่งโดยค่าเริ่มต้น ระบบจะปลดล็อกเอกสารไว้

ผู้อนุมัติจะกดลิงก์ไปยังเอกสารเพื่อทำการตรวจสอบ แสดงความคิดเห็น และปฏิเสธหรืออนุมัติเอกสารได้ หากผู้ใช้ขอการอนุมัติจากผู้ตรวจสอบหลายราย เอกสารจะได้รับอนุมัติเมื่อผู้ตรวจสอบทั้งหมดอนุมัติไฟล์ดังกล่าว หากมีการแก้ไข ผู้ตรวจสอบทุกคนจะต้องอนุมัติไฟล์เวอร์ชันล่าสุดอีกครั้ง และไฟล์จะถูกปฏิเสธหากมีผู้ตรวจสอบคนหนึ่งปฏิเสธไฟล์นั้น  

เมื่อผู้ตรวจสอบทั้งหมดอนุมัติเอกสารแล้ว ระบบจะล็อกไฟล์ ไฟล์ที่ถูกล็อกจะแก้ไขไม่ได้จนกว่าจะปลดล็อก ซึ่งการปลดล็อกไฟล์จะไม่ยกเลิกคําขออนุมัติปัจจุบัน

โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่หัวข้อรับการอนุมัติไฟล์ใน Google ไดรฟ์

ควบคุมการอนุมัติ

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณจะควบคุมวิธีที่ผู้ใช้และไฟล์มีส่วนร่วมในกระบวนการอนุมัติได้

1. ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google

   ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)

2. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู  แอปGoogle Workspaceไดรฟ์และเอกสาร
3. คลิกการอนุมัติ
4. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่าเฉพาะกับผู้ใช้บางราย ให้เลือกหน่วยขององค์กร (มักใช้กับแผนกต่างๆ) หรือกลุ่มการกำหนดค่า (ขั้นสูง) ที่ด้านข้าง แสดงวิธีการ

   การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติม

5. หากต้องการให้ผู้ใช้ภายนอกองค์กรอนุมัติเอกสารขององค์กร ให้คลิกเปิดในส่วนอนุญาตให้ส่งคำขออนุมัติสำหรับไฟล์ที่องค์กรเป็นเจ้าของ
6. หากต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้ส่งคําขออนุมัติไฟล์จากภายนอกองค์กร ให้คลิกเปิดในส่วนอนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรส่งคำขออนุมัติไฟล์
7. คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับ หน่วยขององค์กร

   หากต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมาในภายหลัง ให้คลิกรับค่า (หรือยกเลิกการตั้งค่าสำหรับกลุ่ม)