以雲端硬碟標籤管理員身分開始使用

支援這項功能的版本：Frontline Starter 和 Frontline Standard；Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Standard 和 Education Plus；Essentials、Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus；G Suite Business。 版本比較

管理員可以建立標籤並套用至儲存在雲端硬碟中的檔案。雲端硬碟標籤是中繼資料，可協助貴機構整理及尋找雲端硬碟檔案，以及為檔案套用政策。貴機構的標籤可以套用至貴機構擁有的所有雲端硬碟檔案，但無法套用到其他機構擁有的資料夾、捷徑、共用雲端硬碟或檔案。簡易標籤的用法可以跟標記一樣簡單，也可以具有多個結構化中繼資料欄位，包含選取欄位、日期、數字或個人資料。

雲端硬碟標籤的應用實例

在很多常見的工作情境中，您都可以使用雲端硬碟標籤，比如管理記錄、分類、結構化搜尋、規劃工作流程、製作報表、稽核等等。

依資訊管理策略分類內容
使用標籤來識別敏感內容，或需經過特殊處理的內容。舉例來說，使用「機密程度」標籤，即可限制標示為「機密」或「高度機密」的檔案存取權。
將政策套用至項目
標籤可在資料遺失防護規則 (DLP) 或保管箱資料保留規則中當做條件或用於執行動作，以滿足法規遵循需求。舉例來說，如果檔案包含個人識別資訊，您可以透過資料遺失防護功能自動套用為檔案套用「機密」標籤，並禁止檔案對外共用。在規則中使用的標籤會遭到破壞性編輯鎖定，亦即無法停用或刪除標籤。
更快找到檔案
貴機構使用者可以根據標籤和欄位來尋找內容。舉例來說，您可以在「合約狀態」和「截止日」標籤欄位中，搜尋雲端硬碟中所有尚未簽署且需於星期五前簽署的合約。

雲端硬碟標籤類型及顯示位置

			標記標籤
			標準標籤

Google 雲端硬碟中的標籤有兩種，分別是標記標籤和標準標籤。

標記標籤適用於貴機構最重要的中繼資料，且會以視覺化方式強調標籤所套用的檔案。當使用者在網路上透過 Google 文件、試算表或簡報開啟檔案時，檔案名稱旁邊會顯示標記標籤。如果是其他檔案類型 (例如 PDF)，標記標籤會與其他標籤一同列在檔案的「標籤」窗格中。

您只能為貴機構建立一個標記標籤。標記標籤必須含有至少一個選項欄位。

標準標籤適用於其他中繼資料。您可以建立 150 個標準標籤 (如果您建立了標記標籤，則可建立 149 個標籤)。透過標準標籤，您可以將標籤設為標記 (無法輸入內容的簡易標籤)，或是新增結構化欄位，讓使用者提供更多資訊。

使用者可以前往「我的雲端硬碟」查看套用至未開啟檔案的所有標籤，這些標籤列於檔案的「詳細資料」窗格中。標籤活動會顯示在檔案的「活動」窗格中。如要開啟檔案，使用者可以依序按一下「檔案」「標籤」開啟標籤編輯窗格。進一步瞭解使用者要如何活用標籤。

哪些人可以查看標籤

建立標籤時，您可以設定要讓哪些使用者看見及使用標籤，例如整個機構 (預設)，或是僅允許特定使用者和群組。如果未允許使用者套用或看到標籤，他們就不會在雲端硬碟中看到標籤。

在下列情況中不會顯示標籤：

從雲端硬碟下載的檔案
在 Gmail、日曆、Chat 或 Meet 中預覽的檔案

具備「管理標籤」權限的超級管理員和管理員可以查看標籤管理工具中的所有標籤。如果是具備「報告」權限的管理員，可以查看套用至報告與稽核資料中所列檔案的標籤，即使沒有「管理標籤」權限亦然。

雲端硬碟標籤範例

標記標籤範例：

「檔案機密等級」標籤含有「最高機密」、「內部」、「公開」和「私人」選項，且每個顏色皆不同。當使用者套用標籤時，他們會選擇內容的敏感程度。如要讓使用者記錄為何要選擇該靈敏度等級，您可以新增「原因」文字欄位。

標準標籤範例：

「Alpha 專案」標籤：使用者可套用至任何與 Alpha 專案相關的專案，以便輕鬆找出所有相關檔案。
「合約」標籤具有以下欄位：類型、公司、狀態和截止日。建立標籤時，您可以為各個欄位指派一個資料類型 (數字、日期、人物、文字或選項)，然後定義選項欄位中可能的值。舉例來說，您可以讓「狀態」欄位包含「草稿」、「待簽署」、「已拒絕」、「已簽署」或「已截止」選項。然後，使用者即可在雲端硬碟中依欄位值搜尋資料，例如搜尋所有已過期的合約。

其他標籤分類：

出口管制：EAR、ITAR、OFAC
法規遵循：FINRA、HIPAA
隱私權：PII、SPII、無 PII
狀態：草稿、審查中、最終版
內容類型：合約、設計文件、模擬圖
藥物試驗：實驗 ID、病患 ID

雲端硬碟標籤限制

您最多可以為貴機構建立 150 個標籤，包括 1 個標記標籤。
檔案最多可以加入 5 個使用者套用的標籤。使用者套用標籤和規則套用標籤的總數最多可達 20 個標籤。
標籤可套用至雲端硬碟中的任何檔案，但無法套用至其他機構擁有的資料夾、捷徑、共用雲端硬碟或檔案。

將標籤套用至雲端硬碟項目的方法

您有幾種方法可選擇，可以搭配使用多個方法：

擁有檔案編輯權限的使用者可以將 Google 雲端硬碟檔案加上標籤。
您可以使用 Labels API，透過程式輔助方式建立、編輯、套用及移除標籤。詳情請參閱「Google Drive Labels API 說明文件」。
您可以在檔案建立或轉移給新擁有者時，自動為檔案套用預設分類標籤。
如果您的 Google Workspace 版本支援雲端硬碟資料遺失防護 (DLP) 功能，您可以設定資料遺失防護規則，將標籤自動套用至特定內容。資料遺失防護規則會將標籤套用到符合規則條件的新檔案和現有檔案。
您可以設定 AI 資料分類 (Beta 版)，將標籤同時套用到新檔案和現有檔案。