云端硬盘标签管理员使用入门

支持此功能的版本：“Frontline Starter”和“Frontline Standard”；商务标准版和商务 Plus 版；企业标准版和企业 Plus 版；教育标准版和教育 Plus 版；Essentials、Enterprise Essentials和Enterprise Essentials Plus；G Suite 商务版。 比较您的版本

作为管理员，您可以创建标签，以应用于存储在云端硬盘中的文件。云端硬盘标签是元数据，可以帮助贵组织整理和查找政策，以及将政策应用于云端硬盘中的文件。您组织的标签可以应用于云端硬盘中由您组织拥有的任何文件，但不能应用于其他组织拥有的文件夹、快捷方式、共享云端硬盘或文件。云端硬盘标签可以像标记一样简单，也可以具有多个结构化元数据字段，包括选择字段、日期、数字或人员。

云端硬盘标签使用场景示例

云端硬盘标签对于许多常见的工作场景都非常有用，包括记录管理、分类、结构化查找、工作流、报告、审核等。

对内容进行分类以遵循信息治理策略
使用标签来标识敏感内容或需要特殊处理的内容。例如，使用“敏感度”标签，您可以限制对标记为“机密”或“高度敏感”的文件的访问权限。
将政策应用于内容
在数据泄露防护 (DLP) 规则或保险柜保留规则中使用标签作为条件或操作，以满足合规性要求。例如，如果某个文件包含个人身份信息，那么借助 DLP 功能，您可以自动应用“机密”标签并禁止外部共享。在规则中使用标签后，系统会锁定该标签以禁止进行破坏性编辑（无法停用或删除该标签）。
更快地查找文件
贵组织中的用户可以根据标签和字段查找内容。例如，通过“合同状态”和“截止日期”标签字段，您可以在云端硬盘中搜索所有等待签署并在星期五到期的合同。

云端硬盘标签类型及其显示位置

			标记标签
			标准标签

Google 云端硬盘有两种标签：标记和标准。

标记标签适用于贵组织最重要的元数据，并在应用它们的文件上以视觉方式强调。当用户在网页版 Google 文档、表格或幻灯片中打开文件时，文件名旁边会列出标记标签。对于其他文件类型（例如 PDF），文件的“标签”窗格中会列出标记标签以及任何其他标签。

您只能为贵组织创建一个标记标签。带标记的标签必须至少有一个选择字段。

标准标签适用于其他元数据。您可以创建 150 个标准标签（如果您创建了标记标签，则可以创建 149 个标准标签）。使用标准标签，您可以将其设置为标记（无用户输入的简单标签），也可以添加用户能够在其中提供更多信息的结构化字段。

用户可以在“我的云端硬盘”中查看已应用于未打开文件的所有标签。文件的“详细信息”窗格中会列出这些标签。标签活动会显示在该文件的“活动”窗格中。对于打开的文件，用户可以点击文件标签以打开标签修改窗格。详细了解用户如何使用标签。

哪些人可以查看标签

创建标签时，您可以设置哪些人可以查看和使用标签，例如整个组织（默认）或仅限于特定用户和群组。如果用户无权应用或查看标签，则不会在云端硬盘中看到该标签。

在以下情况下，系统不会显示标签：

从云端硬盘下载的文件
在 Gmail、Google 日历、Chat 或 Meet 中预览的文件

超级用户和拥有“管理标签”权限的管理员可以在标签管理器中查看所有标签。拥有“报告”权限的管理员即使没有“管理标签”权限，也可以查看报告和审核中列出的文件所应用的标签。

云端硬盘标签示例

标记标签示例：

“文件敏感度”标签，包含“绝密”“内部”“公开”和“私有”选项，而且每个选项都有不同的颜色。用户在应用标签时，可以选择内容的敏感程度。如果您希望用户记录他们选择敏感度级别的原因，可以添加“理由”文本字段。

标准标签示例：

“项目 Alpha 版”标签，用户可以对与项目 Alpha 版相关的任何内容应用该标签，以便轻松查找所有相关文件。
“合同”标签，包含以下字段：“类型”“公司”“状态”和“截止日期”。创建标签时，您需要为每个字段分配一个数据类型（数字、日期、用户、文本或选择），并定义可能的选择字段值。例如，您可以选择将“状态”字段设置为“草稿”“等待签署”“已拒绝”“已签名”或“已过期”。然后，用户可以按云端硬盘中的字段值进行搜索，例如搜索所有已过期的合同。

其他标签类目：

出口管制：EAR、ITAR、OFAC
合规性：FINRA、美国《健康保险流通与责任法案》(HIPAA)
隐私权：个人身份信息、SPII、无个人身份信息
状态：草稿、审核中、最终
内容类型：合同、设计文档、模拟
药品试验：实验 ID、患者 ID

云端硬盘标签限制

您最多可以为贵组织创建 150 个标签，包括 1 个标记标签。
文件最多可以包含用户应用的 5 个标签。在用户应用的标签和规则应用的标签之间，您最多可以应用 20 个标签。
标签可以应用于云端硬盘中的任何文件，但不能应用于其他组织拥有的文件夹、快捷方式、共享云端硬盘或文件。

为云端硬盘内容应用标签的方法

您有多种选择，可以使用多种方法：

拥有文件编辑权限的用户可以为 Google 云端硬盘中的文件应用标签。
您可以使用 Labels API 以编程方式创建、修改、应用和移除标签。有关详情，请参阅 Google Drive Labels API 文档。
您可以在创建文件或将文件转移给新所有者后，自动为这些文件应用默认分类标签。
如果您的 Google Workspace 版本支持云端硬盘的数据泄露防护 (DLP) 功能，则您可以设置数据泄露防护规则以自动将标签应用于内容。DLP 规则会将标签同时应用于符合规则条件的新文件和现有文件。
您可以设置 AI 数据分类（Beta 版），为新文件和现有文件应用标签。