Bu özellik için desteklenen sürümler: Frontline Starter ve Frontline Standard, Business Standard ve Business Plus, Enterprise Standard ve Enterprise Plus, Education Standard ve Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials ve Enterprise Essentials Plus, G Suite Business. Sürümünüzü karşılaştırın
Yönetici olarak, Drive'da depolanan dosyalara uygulanacak etiketler oluşturabilirsiniz. Drive etiketleri, kuruluşunuzun Drive'daki dosyaları organize etmesine, bulmasına ve bu dosyalara politika uygulamasına yardımcı olabilecek meta verilerdir. Kuruluşunuzun etiketleri, kuruluşunuza ait Drive'daki tüm dosyalara uygulanabilir ancak klasörlere, kısayollara, ortak Drive'lara veya başka bir kuruluşa ait dosyalara uygulanamaz. Drive etiketleri, etiket gibi basit olabilir. Seçim alanları, tarihler, sayılar veya kişiler içeren birçok yapılandırılmış meta veri alanı da içerebilir.
- Drive etiketleri için kullanım alanları
- Görünen Drive etiketi türleri ve bu etiketlerin göründüğü yerler
- Etiketleri görebilen kullanıcılar
- Drive etiketi örnekleri
- Drive etiketi sınırları
- Drive öğelerine etiket uygulama yolları
- Sonraki adımlar
- SSS
Drive etiketleri için kullanım alanları
Drive etiketleri; kayıt yönetimi, sınıflandırma, yapılandırılmış bulgular, iş akışı, raporlama ve denetleme gibi, iş yerlerinde sıkça yapılan işlemler için kullanışlıdır.
- Bilgi yönetimi stratejisini izlemek için içeriği sınıflandırabilirsiniz
Hassas veya özel işlem uygulanması gereken içeriği tanımlamak için bir etiket kullanın. Örneğin, "Hassasiyet" etiketiyle "Gizli" veya "Son Derece Hassas" olarak işaretlenmiş dosyalara erişimi kısıtlayabilirsiniz. - Öğelere politika uygulayabilirsiniz
Uygunluk şartlarını karşılamak için Veri Kaybını Önleme (DPL) kurallarında veya Apps Kasası saklama kurallarında bir etiketi koşul ya da işlem olarak kullanın. Örneğin, bir dosyada kimliği tanımlayabilecek bilgiler (PII) varsa Veri Kaybını Önleme ile otomatik olarak "Gizli" etiketi uygulayabilir ve harici paylaşımı engelleyebilirsiniz. Bir kuralda kullandığınız etiket, değiştirilmemek üzere kilitlenir, bu sayede devre dışı bırakılamaz veya silinemez. - Dosyaları daha hızlı bulabilirsiniz
Kuruluşunuzdaki kullanıcılar etiketlere ve alanlara göre içerik bulabilir. Örneğin, "Sözleşme Durumu" ve "Son Tarih" etiket alanları sayesinde, imza bekleyen ve son tarihi Cuma olan tüm sözleşmeleri Drive'da arayabilirsiniz.
Görünen Drive etiketi türleri ve bu etiketlerin göründüğü yerler
| Rozetli etiket | |||
| Standart etiket |
Google Drive'da iki tür etiket vardır: rozetli ve standart.
Rozetli etiketler, kuruluşunuzun en kritik meta verileri içindir ve uygulandıkları dosyalarda görsel olarak vurgulanır. Rozetli etiket, kullanıcılar web üzerinden Google Dokümanlar, E-Tablolar veya Slaytlar'da bir dosyayı açtığında dosya adının yanında listelenir. PDF gibi diğer dosya türlerinde rozetli etiket, dosyanın Etiketler penceresinde diğer etiketlerle birlikte listelenir.
Kuruluşunuz için yalnızca bir rozetli etiket oluşturabilirsiniz. Rozetli etikette en az bir seçim alanı olmalıdır.
Standart etiketler diğer meta veriler içindir. 150 (veya rozetli bir etiket oluşturursanız 149) standart etiket oluşturabilirsiniz. Standart bir etiket kullanarak bunu bir etiket (kullanıcı girişi olmayan basit bir etiket) gibi ayarlayabilir veya kullanıcıların daha fazla bilgi sağlayabileceği yapılandırılmış alanlar ekleyebilirsiniz.
Kullanıcılar, Drive'ımdaki açılmamış bir dosyaya uygulanan tüm etiketleri görebilir. Bu etiketler, dosyanın Ayrıntılar penceresinde listelenir. Etiket etkinliği, dosyanın Etkinlik penceresinde gösterilir. Açık dosyalarda kullanıcılar, etiket düzenleme bölmesini açmak için Dosyalar Etiketler'i tıklayabilir. Kullanıcıların etiketlerle nasıl çalıştığı hakkında daha fazla bilgi
Etiketleri görebilen kullanıcılar
Bir etiket oluşturduğunuzda, etiketi kimlerin görebileceğini ve kullanabileceğini ayarlayabilirsiniz: kuruluşunuzun tamamı (varsayılan) veya yalnızca belirli kullanıcılar ve gruplar. Kullanıcının etiketi uygulamasına veya görmesine izin verilmiyorsa etiketi Drive'da görmez.
Etiketler aşağıdaki senaryolarda gösterilmez:
- Drive'dan indirilen dosyalar
- Gmail, Takvim, Chat veya Meet'te önizlenen dosyalar
Etiketleri Yönetme ayrıcalığına sahip süper yöneticiler ve yöneticiler, etiket yöneticisindeki tüm etiketleri görebilir. Raporlar ayrıcalığına sahip yöneticiler, Etiketleri Yönetme ayrıcalığına sahip olmadıklarında bile raporlarda ve denetimlerde listelenen dosyalara uygulanmış etiketleri görebilir.
Drive etiketi örnekleri
Rozetli etiket örneği:
- Her biri farklı renkte olan Çok Gizli, Dahili, Herkese Açık ve Gizli seçeneklerinin bulunduğu bir "Dosya Hassasiyeti" etiketi. Kullanıcılar etiketi uygularken içeriğin ne kadar hassas olduğunu seçerler. Kullanıcıların bir hassasiyet düzeyini neden seçtiğini kaydetmesini istiyorsanız "Gerekçe" metin alanı ekleyebilirsiniz.
Standart etiket örnekleri:
- Kullanıcıların, tüm ilgili dosyaları kolayca bulabilmeleri için Proje Alfa ile ilgili tüm öğelere uygulayabileceği "Proje Alfa" etiketi.
- Şu alanları içeren bir "Sözleşme" etiketi: Tür, Şirket, Durum ve Son Tarih. Etiketi oluşturduğunuzda her alana bir veri türü (sayı, tarih, kişi, metin veya seçim) atar ve seçim alanları için olası değerleri tanımlarsınız. Örneğin, Durum alanı seçenekleri için Taslak, İmza Bekliyor, Reddedildi, İmzalandı veya Süresi Doldu durumlarını belirleyebilirsiniz. Kullanıcılar, Drive'daki alan değerlerine göre arama yapabilir (ör. süresi dolan tüm sözleşmeler).
Ek etiket sınıflandırmaları:
- Dışa Aktarma Denetimi: EAR, ITAR, OFAC
- Uygunluk: FINRA, HIPAA
- Gizlilik: Kimliği tanımlayabilecek bilgiler (PII), Kimliği tanımlayabilecek hassas bilgiler (SPII), Kimliği tanımlayabilecek bilgiler (PII) yok
- Durum: Taslak, İncelemede, Nihai
- İçerik türü: Sözleşme, Tasarım Dokümanı, Model
- İlaç testi: deneme kimliği, hasta kimliği
Drive etiketi sınırları
- Kuruluşunuz için 1 rozetli etiket de dahil olmak üzere 150 adede kadar etiket oluşturabilirsiniz.
- Dosyalarda kullanıcı tarafından uygulanan en fazla 5 etiket olabilir. Kullanıcı tarafından ve kural tarafından uygulanan etiketler arasında toplam 20 adede kadar etiket uygulayabilirsiniz.
- Etiketler Drive'daki herhangi bir dosyaya uygulanabilir ancak klasörlere, kısayollara, ortak Drive'lara veya başka bir kuruluşa ait dosyalara uygulanamaz.
Drive öğelerine etiket uygulama yolları
Birkaç seçeneğiniz vardır ve birden fazlasını kullanabilirsiniz:
- Dosyalarda düzenleme erişimi olan kullanıcılar Google Drive'daki dosyalara etiket uygulayabilir.
- Etiketleri programatik olarak oluşturmak, düzenlemek, uygulamak ve kaldırmak için Labels API'yi kullanabilirsiniz. Ayrıntılar için Google Drive Labels API belgelerini inceleyin.
- Oluşturulan veya yeni bir sahibe aktarılan dosyalara otomatik olarak varsayılan sınıflandırma etiketleri uygulayabilirsiniz.
- Google Workspace sürümünüz Drive için Veri Kaybını Önleme özelliğini destekliyorsa içeriklere otomatik olarak etiket uygulayacak Veri Kaybını Önleme kuralları oluşturabilirsiniz. Veri Kaybını Önleme kuralları, kural koşullarıyla eşleşen hem yeni hem de mevcut dosyalara etiket uygular.
- Hem yeni hem de mevcut dosyalara etiket uygulamak için yapay zeka veri sınıflandırmasını (beta) ayarlayabilirsiniz.
Sonraki adımlar
Kuruluşunuz için Drive etiketlerini etkinleştirin. Drive etiketleri devre dışıyken etiket oluşturabilseniz de, Drive etiketleri etkinleştirilene kadar kuruluşunuz bu etiketleri kullanamaz.
SSS
Tümünü genişlet | Tümünü daralt
Etiketler ne tür dosyalara uygulanabilir? Klasörlerde etiket bulunabilir mi?PDF, Microsoft Office dosyaları ve metin dosyaları gibi yüklenen dosyalar da dahil olmak üzere Drive'daki tüm dosyalara etiket uygulanabilir.
Klasörlere, kısayollara, ortak Drive'lara veya başka bir kuruluşa ait dosyalara etiket uygulanamaz.
Alanları zorunlu olarak işaretleyebilirsiniz. Bununla birlikte, etiketleri doldurmayan kullanıcıların dosya kullanması, paylaşması veya düzenlemesi engellenmez.
Zorunlu alanları olan etiketler, doldurulmasını teşvik etmek için kullanıcıya vurgulanarak gösterilir. Zorunlu bir alan doldurulmadığında bir banner görünür.
Hayır. Ayrıca, etiketler Google Workspace Domain Transfer tarafından desteklenmez.
Etiket oluşturmak için en azından Etiketleri Yönetme ayrıcalığına sahip olmanız gerekir.
Etiketleri incelemek için:
- Drive'da, bir kullanıcının en azından etiket ve dosya üzerinde görüntüleme erişimi olmalıdır.
- Etiket yöneticisinde yöneticinin süper yönetici olması veya Etiketleri Yönetme ayrıcalığına sahip olması gerekir.
- Drive raporlarında ve denetimlerinde yöneticiler, Etiketleri Yönetme ayrıcalığına sahip olmasalar bile Raporlar ayrıcalığına sahip olmalıdır.
Hayır. Kullanıcılar, metni etiketi oluşturan kişi tarafından girildiği şekilde görür.
