รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Frontline Starter และ Frontline Standard; Business Standard และ Business Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Standard และ Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus; G Suite Business เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถสร้างป้ายกํากับเพื่อใช้กับไฟล์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์ได้ ซึ่งป้ายกํากับไดรฟ์เป็นข้อมูลเมตาที่ช่วยให้องค์กรจัดระเบียบ ค้นหา และใช้นโยบายกับไฟล์ในไดรฟ์ คุณสามารถใช้ป้ายกํากับขององค์กรกับไฟล์ใดก็ได้ในไดรฟ์ที่องค์กรของคุณเป็นเจ้าของ แต่จะใช้ไม่ได้กับโฟลเดอร์ ทางลัด ไดรฟ์ที่แชร์ หรือไฟล์ขององค์กรอื่น ป้ายกํากับไดรฟ์อาจจะอยู่ในรูปแบบง่ายๆ เช่น แท็ก หรืออาจมีฟิลด์ข้อมูลเมตาที่มีโครงสร้างหลายฟิลด์ ซึ่งมีฟิลด์การเลือก วันที่ ตัวเลข หรือบุคคล
- ตัวอย่างกรณีการใช้งานสำหรับป้ายกำกับไดรฟ์
- ประเภทป้ายกํากับของไดรฟ์และตําแหน่งที่ปรากฏ
- ผู้ใดจะเห็นป้ายกํากับบ้าง
- ตัวอย่างป้ายกำกับไดรฟ์
- ขีดจำกัดของป้ายกำกับไดรฟ์
- วิธีใช้ป้ายกํากับในรายการในไดรฟ์
- ขั้นตอนถัดไป
- คำถามที่พบบ่อย
ตัวอย่างกรณีการใช้งานสำหรับป้ายกำกับไดรฟ์
ป้ายกํากับไดรฟ์สามารถนำไปใช้ประโยชน์กับการดำเนินงานทั่วไปของที่ทำงานได้ ซึ่งรวมไปถึงการจัดการระเบียน การแยกประเภท การค้นหาแบบมีโครงสร้าง เวิร์กโฟลว์ การรายงาน การตรวจสอบ และอื่นๆ อีกมากมาย
- จําแนกเนื้อหาตามกลยุทธ์การกํากับดูแลข้อมูล
ใช้ป้ายกํากับเพื่อระบุเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนหรือเนื้อหาที่ต้องการการจัดการพิเศษ ตัวอย่างเช่น เมื่อมีป้ายกํากับ "ระดับความละเอียดอ่อน" คุณจะสามารถจำกัดการเข้าถึงไฟล์ที่ระบุไว้ว่า "ข้อมูลลับ" หรือ "ข้อมูลละเอียดอ่อนสูง" ได้ - ใช้นโยบายกับรายการ
ใช้ป้ายกำกับเป็นเงื่อนไขหรือการดำเนินการในกฎการป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) หรือกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัยได้ เพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนด เช่น หากไฟล์มี PII คุณก็ใช้ป้ายกำกับ "ลับ" และบล็อกการแชร์ภายนอกด้วย DLP ได้โดยอัตโนมัติ เมื่อใช้ป้ายกํากับในกฎ ระบบจะล็อกไม่ให้มีการแก้ไขป้ายกํากับในลักษณะที่ทําลายได้ ซึ่งหมายความว่าจะปิดใช้หรือลบไม่ได้ - ค้นหาไฟล์ได้เร็วขึ้น
ผู้ใช้ในองค์กรจะค้นหาเนื้อหาตามป้ายกํากับและตามฟิลด์ได้ เช่น หากมีฟิลด์ป้ายกํากับ "สถานะสัญญา" และ "วันที่ครบกําหนด" คุณจะสามารถค้นหาสัญญาทั้งหมดในไดรฟ์ที่กําลังรอการลงนามและจะครบกําหนดในวันศุกร์
ประเภทป้ายกํากับของไดรฟ์และตําแหน่งที่ปรากฏ
| ป้ายกำกับที่มีตราสถานะ | |||
| ป้ายกํากับมาตรฐาน |
ป้ายกํากับใน Google ไดรฟ์มีทั้งหมด 2 ประเภท ได้แก่ แบบที่มีตราสถานะและแบบมาตรฐาน
ป้ายกํากับที่มีตราสถานะมีไว้สําหรับข้อมูลเมตาที่สําคัญที่สุดขององค์กร และจะมีการเน้นความสำคัญในไฟล์ที่ใช้ป้ายกำกับดังกล่าว ป้ายกํากับที่มีตราสถานะจะแสดงอยู่ข้างชื่อไฟล์เมื่อผู้ใช้เปิดไฟล์ใน Google เอกสาร ชีต หรือสไลด์บนเว็บ สําหรับไฟล์ประเภทอื่นๆ เช่น PDF ป้ายกํากับที่มีตราสถานะจะแสดงอยู่ในแผงป้ายกํากับของไฟล์ พร้อมด้วยป้ายกํากับอื่นๆ
คุณสร้างป้ายกํากับใหม่ที่มีตราสถานะสําหรับองค์กรได้เพียง 1 ป้าย ป้ายกํากับที่มีตราสถานะต้องมีฟิลด์การเลือกอย่างน้อย 1 ฟิลด์
ป้ายกำกับมาตรฐานมีไว้สำหรับข้อมูลเมตาอื่นๆ คุณสามารถสร้างป้ายกํากับมาตรฐานได้ 150 ป้าย (หรือ 149 ป้ายหากสร้างป้ายกํากับที่มีตราสถานะด้วย) สำหรับป้ายกํากับมาตรฐาน คุณจะตั้งค่าได้เหมือนกับแท็ก (ป้ายกํากับแบบง่ายที่ไม่มีการป้อนข้อมูลจากผู้ใช้) หรือจะเพิ่มฟิลด์ข้อมูลที่มีโครงสร้างซึ่งผู้ใช้จะระบุข้อมูลเพิ่มเติมได้
ผู้ใช้จะมองเห็นป้ายกํากับทั้งหมดที่ใช้กับไฟล์ที่ไม่ได้เปิดในไดรฟ์ของฉัน ซึ่งแสดงอยู่ในแผงรายละเอียดของไฟล์ ส่วนกิจกรรมของป้ายกำกับจะแสดงในแผงกิจกรรมของไฟล์ สําหรับไฟล์แบบเปิด ผู้ใช้จะสามารถคลิกไฟล์ ป้ายกำกับเพื่อเปิดแผงแก้ไขป้ายกํากับได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้งานป้ายกํากับของผู้ใช้
ผู้ใดจะเห็นป้ายกํากับบ้าง
เมื่อสร้างป้ายกํากับ คุณสามารถตั้งค่าผู้ที่มองเห็นและใช้ป้ายกํากับได้ ไม่ว่าจะเป็นทั้งองค์กร (ค่าเริ่มต้น) หรือเฉพาะผู้ใช้บางรายและกลุ่มบางกลุ่ม หากไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้หรือมองเห็นป้ายกํากับ ผู้ใช้จะไม่เห็นป้ายกํากับนั้นในไดรฟ์
ป้ายกํากับจะไม่แสดงในรายการต่อไปนี้
- ไฟล์ที่ดาวน์โหลดมาจากไดรฟ์
- ไฟล์ที่แสดงตัวอย่างใน Gmail, ปฏิทิน, Chat หรือ Meet
ผู้ดูแลระบบขั้นสูงและผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิ์จัดการป้ายกํากับจะดูป้ายกํากับทั้งหมดในเครื่องมือจัดการป้ายกํากับได้ ส่วนผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิ์ในการรายงานสามารถดูป้ายกํากับที่ใช้กับไฟล์ที่แสดงในรายงานและการตรวจสอบได้ แม้จะไม่มีสิทธิ์จัดการป้ายกํากับก็ตาม
ตัวอย่างป้ายกำกับไดรฟ์
ตัวอย่างของป้ายกํากับที่มีตราสถานะ
- ป้ายกํากับ "ความละเอียดอ่อนของไฟล์" ที่มีตัวเลือก "ลับสุดยอด", "ภายใน", "สาธารณะ" และ "ส่วนตัว" ซึ่งแต่ละรายการจะมีสีต่างกัน เมื่อผู้ใช้ใช้ป้ายกํากับ ผู้ใช้จะต้องเลือกระดับความละเอียดอ่อนของเนื้อหา หากคุณต้องการให้ผู้ใช้บันทึกเหตุผลที่เลือกระดับความละเอียดอ่อนนั้นๆ คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ข้อความ "การให้เหตุผล" ได้
ตัวอย่างของป้ายกํากับมาตรฐาน
- ป้ายกํากับ "Project Alpha" ที่ผู้ใช้จะใช้กับรายการที่เกี่ยวข้องกับ Project Alpha ได้ เพื่อให้ผู้ใช้ค้นหาไฟล์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย
- ป้ายกํากับ "สัญญา" ที่มีฟิลด์ "ประเภท", "บริษัท", "สถานะ" และ "วันที่ครบกําหนด" เมื่อสร้างป้ายกํากับ คุณจะต้องกําหนดประเภทข้อมูลให้กับแต่ละฟิลด์ (ตัวเลข วันที่ บุคคล ข้อความ หรือตัวเลือก) และกําหนดค่าที่เลือกได้ให้กับฟิลด์ที่เลือก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใส่ตัวเลือกให้ฟิลด์สถานะเป็น "ฉบับร่าง", "รอการลงนาม", "ถูกปฏิเสธ", "ลงนามแล้ว" หรือหมดอายุแล้ว จากนั้นคุณจะค้นหาตามค่าในฟิลด์ในไดรฟ์ได้ เช่น ค้นหาสัญญาที่หมดอายุแล้วทั้งหมด
การจัดหมวดหมู่ป้ายกํากับเพิ่มเติม
- การควบคุมการส่งออก: EAR, ITAR, OFAC
- การปฏิบัติตามข้อกำหนด: FINRA, HIPAA
- ความเป็นส่วนตัว: PII, SPII, ไม่มี PII
- สถานะ: ฉบับร่าง, อยู่ระหว่างการตรวจสอบ, ฉบับไฟนอล
- ประเภทเนื้อหา: สัญญา เอกสารการออกแบบ การจำลอง
- การตรวจสอบสารเสพติด: รหัสการทดสอบ รหัสผู้ป่วย
ขีดจำกัดของป้ายกำกับไดรฟ์
- คุณสามารถสร้างป้ายกํากับให้องค์กรได้สูงสุด 150 รายการ ซึ่งรวมถึงป้ายกํากับที่ตราสถานะ 1 รายการ
- ไฟล์จะมีป้ายกํากับที่ใช้โดยผู้ใช้ได้สูงสุด 5 ป้าย คุณจะใช้ป้ายกํากับรวมกันได้สูงสุด 20 ป้ายระหว่างป้ายกํากับที่ใช้โดยผู้ใช้และป้ายกํากับที่ใช้โดยกฎ
- คุณสามารถใช้ป้ายกํากับกับไฟล์ใดก็ได้ในไดรฟ์ แต่จะใช้ไม่ได้กับโฟลเดอร์ ทางลัด ไดรฟ์ที่แชร์ หรือไฟล์ขององค์กรอื่น
วิธีใช้ป้ายกํากับในรายการในไดรฟ์
คุณมีตัวเลือกหลายอย่างและสามารถใช้ได้มากกว่า 1 รายการ ดังนี้
- ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์แก้ไขไฟล์จะนำป้ายกำกับไปใช้กับไฟล์ใน Google ไดรฟ์ได้
- คุณสามารถใช้ API ป้ายกํากับเพื่อสร้าง แก้ไข ใช้ และนําป้ายกํากับออกแบบเป็นโปรแกรมได้ โปรดดูรายละเอียดในเอกสารประกอบของ Google Drive Labels API
- คุณสามารถใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทเริ่มต้นกับไฟล์ได้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการสร้างหรือโอนไปยังเจ้าของใหม่
- หากรุ่น Google Workspace ของคุณรองรับการป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) สําหรับไดรฟ์ คุณจะสามารถตั้งค่ากฎเพื่อใช้ป้ายกํากับโดยอัตโนมัติกับเนื้อหาได้ กฎ DLP จะใช้ป้ายกำกับกับทั้งไฟล์ใหม่และไฟล์ที่มีอยู่ซึ่งตรงกับเงื่อนไขของกฎ
- คุณสามารถตั้งค่าการแยกประเภทข้อมูล AI (เบต้า) เพื่อนำป้ายกำกับไปใช้กับทั้งไฟล์ใหม่และไฟล์ที่มีอยู่ได้
ขั้นตอนถัดไป
เปิดใช้งานป้ายกํากับไดรฟ์สําหรับองค์กร แม้ว่าคุณจะสามารถสร้างป้ายกํากับในขณะที่ป้ายกํากับไดรฟ์ถูกปิดใช้งานอยู่ แต่องค์กรจะใช้ป้ายกํากับไม่ได้จนกว่าจะเปิดป้ายกํากับไดรฟ์
คำถามที่พบบ่อย
ไฟล์ประเภทใดบ้างที่สามารถใช้ป้ายกํากับได้ และโฟลเดอร์มีป้ายกำกับได้ไหมป้ายกำกับสามารถใช้ได้กับทุกไฟล์ในไดรฟ์ ซึ่งรวมถึงไฟล์ที่อัปโหลด เช่น PDF, ไฟล์ Microsoft Office, ไฟล์ข้อความ และอื่นๆ
ทั้งนี้ไม่สามารถใช้ป้ายกํากับกับโฟลเดอร์ ทางลัด ไดรฟ์ที่แชร์ หรือไฟล์ขององค์กรอื่น
คุณสามารถทําเครื่องหมายในฟิลด์ว่า "จําเป็นต้องกรอก" ได้ แต่ระบบจะไม่บล็อกผู้ใช้จากการใช้งาน การแชร์ หรือแก้ไขไฟล์หากผู้ใช้ยังกรอกข้อมูลในป้ายกํากับไม่เสร็จ
ระบบจะไฮไลต์ป้ายกํากับที่มีฟิลด์ที่ต้องกรอกเพื่อกระตุ้นให้ผู้ใช้ดําเนินการจนเสร็จสิ้น และผู้ใช้จะเห็นแบนเนอร์เมื่อไม่ได้ระบุข้อมูลในฟิลด์ที่ต้องระบุ
ไม่ได้ และอันที่จริงแล้ว Google Workspace Domain Transfer ไม่รองรับป้ายกํากับ
หากต้องการสร้างป้ายกํากับ อย่างน้อยคุณต้องมีสิทธิ์จัดการป้ายกํากับ
วิธีดูป้ายกำกับ
- ในไดรฟ์ ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์ดูเป็นอย่างน้อยสําหรับป้ายกํากับและไฟล์นั้นๆ
- ในเครื่องมือจัดการป้ายกำกับ ผู้ดูแลระบบต้องเป็นผู้ดูแลระบบขั้นสูงหรือมีสิทธิ์จัดการป้ายกำกับ
- ในรายงานและการตรวจสอบของไดรฟ์ ผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิ์ในการรายงาน แม้จะไม่มีสิทธิ์จัดการป้ายกํากับก็ตาม
ไม่ ผู้ใช้จะเห็นข้อความตามที่ผู้สร้างป้ายกํากับป้อนไว้
