Komma igång som administratör för Drive-etiketter

Versioner som stöds för den här funktionen: Frontline Starter och Frontline Standard, Business Standard och Business Plus, Enterprise Standard och Enterprise Plus, Education Standard och Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus och G Suite Business.  Jämför utgåvor

Som administratör kan du skapa etiketter som ska tillämpas på filer som lagras på Drive. Drive-etiketter är metadata som kan hjälpa organisationen att organisera, hitta och tillämpa policyer på filer på Drive. Organisationens etiketter kan tillämpas på alla filer på Drive som ägs av organisationen, men inte på mappar, genvägar, delade enheter eller filer som ägs av en annan organisation. Drive-etiketter kan vara enkla, till exempel en tagg. De kan även ha många strukturerade metadatafält som inkluderar urvalsfält, datum, siffror eller personer.

På den här sidan

• Exempel på användningsområden för Drive-etiketter
• Typer av Drive-etiketter visas och var de visas
• Vem kan se etiketterna?
• Exempel på Drive-etiketter
• Gränser för Drive-etikett
• Olika sätt att tillämpa etiketter på Drive-objekt
• Nästa steg
• Vanliga frågor och svar

Exempel på användningsområden för Drive-etiketter

Drive-etiketter är användbara för många vanliga arbetsplatsscenarier, inklusive posthantering, klassificering, strukturerad sökning, arbetsflöde, rapportering, granskning med mera.

• Klassificera innehåll enligt en strategi för informationsstyrning
  Använd en etikett för att identifiera känsligt innehåll eller innehåll som kräver särskild hantering. Med etiketten Känslighet kan du till exempel begränsa åtkomsten till filer som är markerade som Konfidentiell eller Mycket känslig.
• Tillämpa policy på objekt
  Använd en etikett som ett villkor eller åtgärd i regler för förebyggande av dataförlust (DLP) eller lagringsregler i Arkiv för att uppfylla efterlevnadskraven. Om en fil till exempel innehåller PII kan du automatiskt tillämpa etiketten Konfidentiell med DLP och blockera extern delning. När du använder en etikett i en regel blir etiketten låst från destruktiv redigering – den kan inte inaktiveras eller raderas.
• Hitta filer snabbare
  Personer i organisationen kan hitta innehåll baserat på etiketter och fält. Med etikettfälten Kontraktsstatus och Förfallodatum kan du till exempel söka i Drive efter alla kontrakt som väntar på signatur och förfaller på fredag.

Typer av Drive-etiketter och var de visas

			Märkt etikett
			Standardetikett

Google Drive har två typer av etiketter: märke och standard.

Märkta etiketter avser organisationens mest kritiska metadata och framhävs visuellt på filerna de tillämpas på. Etiketten med märket visas bredvid filnamnet när användare öppnar en fil i Google Dokument, Kalkylark eller Presentationer på webben. För andra filtyper, t.ex. PDF-filer, visas etiketten med märket i filens Etiketter tillsammans med eventuella andra etiketter.

Du kan bara skapa en märkt etikett för organisationen. Etiketten med märket måste ha minst ett urvalsfält.

Standardetiketter är till för annan metadata. Du kan skapa 150 standardetiketter (eller 149 om du skapar en märkt etikett). Med en standardetikett kan du konfigurera den som en tagg (en enkel etikett utan indata från användaren) eller lägga till strukturerade fält där användarna kan ange mer information.

Användarna kan se alla etiketter som har tillämpats på en oöppnad fil på Min enhet, där de visas i filens informationssida. Etikettaktivitet visas i filens aktivitetsruta. För öppna filer kan användarna klicka på FilerEtiketter för att öppna redigeringsrutan för etiketter. Läs mer om hur användare jobbar med etiketter.

Vem kan se etiketterna

När du skapar en etikett kan du ställa in vem som kan se och använda etiketten – hela organisationen (standard) eller endast vissa användare och grupper. Om en användare inte får tillämpa eller se etiketten visas den inte på Drive.

Etiketter visas inte i följande scenarier:

• Filer som har laddats ned från Drive
• Filer som förhandsgranskas i Gmail, Kalender, Chat eller Meet

Avancerade administratörer och administratörer med behörigheten Hantera etiketter kan se alla etiketter i etiketthanteraren. Administratörer med behörigheten kan se etiketter som har tillämpats på filer i rapporter och granskningar, även om de inte har behörigheten Hantera etiketter.

Exempel på Drive-etiketter

Exempel på en märkt etikett:

• En etikett för filkänslighet med alternativen Topphemligt, Internt, Offentligt och Privat, alla med olika färger. När användarna tillämpar etiketten väljer de hur känsligt innehållet är. Om du vill att användarna ska registrera varför de valde en känslighetsnivå kan du lägga till textfältet Motivering.

Exempel på standardetiketter:

• En Projekt alfa-etikett som användarna kan tillämpa på alla objekt som rör Projekt alfa så att de enkelt kan hitta alla relevanta filer.
• en avtalsetikett med följande fält: typ, företag, status och förfallodatum När du skapar etiketten tilldelar du varje fält en datatyp (antal, datum, person, text eller urval) och definierar möjliga värden för urvalsfält. Fältet Status kan till exempel vara Utkast, Väntar på signatur, Avvisades, Signerat eller Upphört att gälla. Användarna kan sedan söka efter fältvärden i Drive, till exempel för alla kontrakt som har löpt ut.

Ytterligare klassificeringar för etiketter:

• Exportkontroll: EAR, ITAR, OFAC
• Efterlevnad: FINRA, HIPAA
• Integritet: PII, SPII, Ingen PII
• Status: Utkast, Granskning pågår, Slutlig
• Innehållstyp: Kontrakt, Designdokument, Modell
• Läkemedelstest: Experiment-id, patient-id

Gränser för Drive-etikett

• Du kan skapa upp till 150 etiketter för organisationen, inklusive en märkt etikett.
• Filer kan ha upp till fem etiketter som användaren har tillämpat. Du kan tillämpa upp till 20 etiketter totalt mellan användartillämpade och regeltillämpade etiketter.
• Etiketter kan tillämpas på alla filer på Drive, men inte på mappar, genvägar, delade enheter eller filer som ägs av en annan organisation.

Olika sätt att tillämpa etiketter på Drive-objekt

Du har flera alternativ och kan använda fler än ett:

• Användare med redigeringsåtkomst till filer kan tillämpa etiketter på filer i Google Drive.
• Du kan använda Etiketter API för att skapa, redigera, tillämpa och ta bort etiketter programmatiskt. Mer information finns i dokumentationen om Labels API för Google Drive.
• Du kan automatiskt tillämpa standardetiketter för klassificering på filer när de skapas eller överförs till en ny ägare.
• Om Google Workspace-utgåvan har stöd för förebyggande av dataförlust (DLP) för Drive kan du konfigurera DLP-regler för att automatiskt tillämpa etiketter på innehåll.DLP-regler tillämpar etiketter på både nya och befintliga filer som matchar regelvillkoren.
• Du kan ställa in AI-dataklassificering (beta) för att tillämpa etiketter på både nya och befintliga filer.

Nästa steg

aktivera Drive-etiketter för organisationen Du kan skapa etiketter när Drive-etiketter är inaktiverade, men organisationen kan inte använda dem förrän Drive-etiketter har aktiverats.

Vanliga frågor

Utöka alla  |  Komprimera alla

Vilka typer av filer kan tillämpas på etiketter? Kan mappar ha etiketter?

Etiketter kan tillämpas på alla filer på Drive, inklusive uppladdade filer som PDF-filer, Microsoft Office-filer, textfiler med mera.

Etiketter kan inte tillämpas på mappar, genvägar, delade enheter eller filer som ägs av en annan organisation.

Kan jag göra etiketter eller fält obligatoriska?

Du kan markera fält som obligatoriska, men användarna är inte blockerade från att använda, dela eller redigera filer om de inte fyller i en etikett.

Etiketter med obligatoriska fält markeras för användaren för att uppmuntra till att de fyller i formuläret. De ser en banner när ett obligatoriskt fält inte har fyllts i.

Kan jag importera etiketter och fält från andra system eller organisationer?

Nej. Etiketter stöds inte heller av Google Workspace Domain Transfer.

Vem kan skapa etiketter? Vem kan se etiketterna?

Om du vill skapa etiketter måste du ha minst behörighet för att hantera etiketter.

Så här visar du etiketter:

• I Drive måste en användare ha minst visningsåtkomst till etiketten och filen.
• I etiketthanteraren måste en administratör vara avancerad administratör eller ha behörigheten Hantera etiketter.
• I Drive-rapporter och granskningar gäller att administratörer med behörigheten Rapporter, även om de inte har behörigheten Hantera etiketter.

Lokaliseras etiketter och fält till användarens standardspråk?

Nej. Användarna ser texten så som den angetts av den som skapat etiketten.