Hantera Drive-metadata (beta)

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Business Standard och Plus, Enterprise for Education, G Suite Business, Essentials.  Jämför utgåvor

Med Drive-metadata (nu i beta) kan du lägga till anpassade etiketter och fält i filer och mappar på Drive på ett konsekvent sätt inom hela företaget eller skolan. Användarna kan sedan söka efter innehåll med specifika termer som är relevanta för din organisation.

Vad är metadata?

Metadata är bara information om dina filer. I Google Drive organiseras metadata med etiketter som mappar till vanliga filtyper i organisationen. (En etikett motsvarar ett så kallat schema i metadataterminologi.)

Varje etikett är en uppsättning strukturerade fält som är relevanta för en viss kategori av filer.

Exempel:

  • Du kan ha en etikett som heter Kontrakt.
  • Kontraktet kan innehålla fält som heter Typ, Företag, Status och Förfallodatum.
  • Du tilldelar varje fält en datatyp (antal, datum, person, text eller urval). Om typen är urval definierar du möjliga värden. Fältet Kontraktsstatus kan till exempel vara ett urval av Utkast, Väntar på signatur, Avvisades, Signerat eller Upphört att gälla.

Så här kan du använda etiketter:

  • Kategorisera vanliga filtyper för alla i organisationen
    Administratörer kan skapa etiketter som alla användare kan tillämpa på sina filer.
  • Definiera och omfatta relevanta etiketter för teaminnehåll
    Administratörer och användare (om du tillåter det) kan också skapa etiketter som endast kan användas på filer och mappar inom delade enheter. Ansvariga för delade enheter kan välja vilka etiketter deras medlemmar på den delade enheten kan välja mellan.
  • Välj ut och hitta filer snabbare
    Slutanvändare kan tillämpa etiketter på de filer och mappar de kan redigera. De kan också ange fältvärden.
    Personer i din organisation kan sedan hitta innehåll baserat på etiketter och fält. De kan till exempel använda sökalternativ för Drive för att hitta alla kontrakt som väntar på signatur och förfaller på fredag.

Registrera dig för betaversionen av Drive-metadata

Administratörerna för de utgåvor som anges ovan kan ansöka om att delta i betaprogrammet för metadata.

Obs! Användare med Business Starter eller G Suite Basic kan visa eller redigera fält som har lagts till i en fil av någon annan i organisationen med en senare version.

Aktivera eller inaktivera etiketter för organisationen

  1. Logga inGoogles administratörskonsol.

    Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).

  2. Från startsidan för administratörskonsolen öppnar du Apparföljt avGoogle Workspaceföljt avDrive och Dokument.
  3. Klicka på Etiketter.

    Tips! Om du vill låta vissa personer hantera metadata utan andra administratörsbehörigheter kan du skapa en anpassad administratörsroll enbart för behörigheten Hantera etiketter.

  4. Aktivera eller inaktivera etiketter.

    Om du väljer Aktivera etiketter kan användarna

    • tillämpa etiketter och redigera fält för filer och mappar som de kan redigera
    • visa (men inte lägga till eller redigera) etiketter som tillämpas på filer som de kan visa men inte redigera
    • använda sökalternativ för Drive för att hitta innehåll med specifika etiketter eller fält. Då hittas enbart filer och mappar som användarna har åtkomst till.

    Om du väljer Inaktivera etiketter döljs etiketter och fält och de kan inte skapas, uppdateras, tillämpas på filer eller användas för sökning. Eventuell befintlig metadata finns kvar, så du ser den om du aktiverar etiketter igen.

  5. Klicka på Spara.

Välj om användarna kan skapa etiketter

Som standard kan användarna skapa nya etiketter för delade enheter.

  1. Logga inGoogles administratörskonsol.

    Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).

  2. Från startsidan för administratörskonsolen öppnar du Apparföljt avGoogle Workspaceföljt avDrive och Dokument.
  3. Klicka på Etiketter  för delade enheter.

  4. Om du vill aktivera den här funktionen enbart för vissa användare väljer du en organisationsenhet till vänster. I annat fall gäller den för alla.

    Vi rekommenderar att du bara tillåter att användare skapar etiketter för delade enheter om de kan skapa delade enheter. Om du förhindrar att användare i vissa organisationsenheter skapar delade enheter rekommenderar vi att du tillåter etiketter för delade enheter för alla andra organisationsenheter.

  5. Välj om användarna kan skapa nya etiketter för delade enheter.
  6. Klicka på Spara.

Även om de inte kan skapa nya etiketter kan ansvariga för delade enheter i organisationen välja vilka etiketter för delade enheter deras medlemmar kan använda. Det hjälper dem att filtrera vilka etiketter som en medlem på en delad enhet kan se. Detta kan vara användbart, till exempel om det finns flera etiketter för Projektplanering i en organisation. Fälten för en projektplan är sannolikt olika för teknik-, marknadsförings- och utbildningsteam.

Skapa etiketter för organisationen

Om du är administratör med behörigheten Hantera etiketter kan du skapa etiketter för hela organisationen eller för delade enheter.

Eftersom slutanvändare även kan skapa etiketter för delade enheter kan du läsa om hur du skapar etiketter i hjälpcentret för slutanvändare. Eller öppna verktyget för etiketter på https://drive.google.com/labels för att komma igång.

När du skapar en etikett som administratör kan du ställa in Synlighet på delade enheter eller Alla filer och platser. (När användarna skapar etiketter är synligheten alltid inställd på delade enheter.)

Inställningen Synlighet avgör vem som ser etiketten:

  • När en ansvarig för en delad enhet väljer etiketter för sin delade enhet visas alla publicerade etiketter i organisationen.
  • När en medlem av en delad enhet tillämpar etiketter på filer ser användaren enbart de etiketter för delade enheter som ansvarig för den delade enheten har skapat eller markerat. Användaren ser också etiketter med synligheten Alla filer och platser.
  • När användarna tillämpar en etikett på filer på Min enhet ser de etiketterna som administratören har skapat som är synliga för Alla filer och platser. De ser inte etiketter med synlighet för delade enheter.

Obs! Personer utanför organisationen kan aldrig se din Drive-metadata, även om den har tillämpats på filer som de kan redigera. Externa personer kan inte heller söka efter filer med dina etiketter eller fält.

Metodtips för metadata

Här är några förslag på hur du kan optimera din metadata:

  • Vi rekommenderar att du skapar fyra eller färre egenskaper per kategori. Metadata är en mycket kraftfull resurs, men bara om den används brett och konsekvent. Det är mycket mer sannolikt att människor använder kategorier och redigerar egenskaper om det går snabbt och enkelt. 
     
  • Innan du skapar en kategori ska du kontrollera om det redan finns en som du kan använda. Ju färre kategorier som liknar varandra som användarna ser, desto större är sannolikheten att de gör det bästa valet.
     
  • Skapa och välj kategorier för delade enheter så att gruppmedlemmarna får en mindre, men mer användbar, uppsättning alternativ att välja mellan. 
     
  • Undvik konfidentiell information i kategorinamn och urvalsalternativ. De publicerade kategorierna är synliga och kan användas av alla administratörer och ansvariga för delade enheter i organisationen. 
     
  • Innan du publicerar en ny kategori måste du bekräfta typen av egenskap. När kategorin har publicerats går det inte att ändra egenskapstyper. Du kan inte heller ändra om användarna kan välja flera värden för en urvalsegenskap. 
     
  • Var även försiktig med att ändra en publicerad kategori på andra sätt. Ändringar påverkar alla filer där kategorin redan har tillämpats, inklusive några som du kanske inte känner till. Till exempel kan filer med kategorin ha nya filägare eller finnas på andra delade enheter. 

Utbilda användarna

Mer information finns i hjälpen för slutanvändare:

  • Så här skapar och väljer du etiketter för delade enheter
  • Så här tillämpar du etiketter på filer och anger fält
  • Så här använder du sökalternativ i Drive för att hitta innehåll baserat på etiketter och fält

Skicka länken ovan till dina användare. För betaversionen hittar du inte hjälpartikeln för slutanvändare genom att söka eller bläddra i hjälpcentret för Drive-användare.

Kända problem

  • Du kan för närvarande inte begränsa åtkomst för ansvariga för delade enheter till kategorier. Alla ansvariga för delade enheter kan välja bland alla publicerade etiketter, även de som har skapats av andra ansvariga.
  • Det finns för närvarande en gräns på 100 etiketter per kund. Vi granskar gränserna på nytt baserat på feedback från användare för att hitta den bästa kompromissen mellan flexibilitet och användbarhet.
  • Du kan för närvarande inte dela fält mellan olika etiketter.

Vanliga frågor

Kan jag importera etiketter och fält från andra system?

Inte för närvarande. Vi samarbetar med AppBridge och externa leverantörer om migrering från andra system.

Kan jag begränsa åtkomsten till vissa etiketter eller fält?

Etiketter ärver alltid behörigheter från filbehörigheter.

Ärver filer etiketter från överordnade mappar?

Inte för närvarande. Vi är mycket intresserade av att höra dina synpunkter om du har några tillämpningar som vi bör överväga.

Kan jag göra etiketter eller fält obligatoriska?

Inte för närvarande. Vi undersöker hur du kan göra detta utan att blockera användarflöden. Informera oss om dina behov inom det här området!

Skicka feedback till oss

Vi värdesätter dina synpunkter och uppskattar din hjälp med att göra Drive-metadata till en framgång! Skicka feedback till drive-labels-feedback@google.com.

Var det här till hjälp?
Hur kan vi förbättra den?

Behöver du mer hjälp?

Logga in för ytterligare supportalternativ så att du kan lösa problemet snabbt