Эта функция доступна в версиях Frontline Starter и Frontline Standard, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard и Enterprise Plus, Education Standard и Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials и Enterprise Essentials Plus и G Suite Business. Сравнение версий
Как администратор, вы можете создавать ярлыки, чтобы применять их к файлам, хранящимся на Диске. Ярлыки – это метаданные, которые помогают упорядочивать и находить объекты на Диске, а также применять к ним правила. Созданные ярлыки можно присваивать любым файлам на Диске, принадлежащим вашей организации, но нельзя назначать папкам, ссылкам и общим дискам, а также объектам, владельцами которых являются внешние пользователи. Ярлыки могут быть простыми, как теги, или более сложными и содержать метаданные со структурированными полями, например с возможностью выбора варианта, датами, числами и именами сотрудников.
- Какие задачи помогают выполнять ярлыки Диска
- Какие существуют ярлыки Диска и где они показываются
- Кто может видеть ярлыки
- Примеры ярлыков Диска
- Какие ограничения действуют в отношении ярлыков Диска
- Как применять ярлыки к объектам на Диске
- Дальнейшие действия
- Часто задаваемые вопросы
Какие задачи помогают выполнять ярлыки Диска
Ярлыки Диска позволяют упорядочивать объекты, в том числе управлять записями, классифицировать файлы, выполнять структурированный поиск, организовывать рабочий процесс, подготавливать отчетность и проводить аудит.
- Классификация контента согласно стратегии управления информацией
Ярлыки можно добавлять, чтобы обозначать конфиденциальное или требующее особого обращения содержимое. Например, с помощью ярлыка "Уровень конфиденциальности файла" можно ограничить доступ к файлам, отмеченным как конфиденциальные. - Применение правил к объектам
Ярлыки можно использовать в качестве условий или действий правил защиты от потери данных (DLP) и правил хранения Сейфа, чтобы обеспечить соблюдение нормативных требований. Предположим, файл содержит информацию, позволяющую идентифицировать личность. С помощью правил DLP вы можете автоматически применить к нему ярлык "Конфиденциально" или запретить внешний доступ. Если вы используете ярлык в правиле, этот ярлык нельзя будет отключить или удалить. - Быстрый поиск файлов
С помощью ярлыков и полей пользователи организации могут находить нужную информацию. Например, поля "Статус контракта" и "Срок выполнения" позволят найти на Диске все контракты, которые нужно подписать и исполнить обязательства по ним до пятницы.
Какие существуют ярлыки Диска и где они показываются
| Ярлык со значком | |||
| Стандартный ярлык |
На Google Диске можно использовать ярлыки со значком и стандартные ярлыки.
Ярлык со значком дает возможность отмечать файлы с важными метаданными хорошо заметным индикатором. Такой ярлык показывается рядом с названием файла, когда пользователи открывают его в веб-версии Google Документов, Таблиц или Презентаций. Для других типов файлов, например PDF, ярлык со значком и другие примененные ярлыки можно посмотреть на панели редактирования ярлыков.
Вы можете создать для организации только один ярлык со значком. Для него должно быть задано хотя бы одно поле с возможностью выбора.
Стандартные ярлыки предназначены для других метаданных. Вы можете создать не более 150 стандартных ярлыков. Если в организации есть ярлык со значком, то максимальное число стандартных ярлыков составляет 149. Стандартный ярлык можно настроить как тег без полей или добавить структурированные поля, в которых пользователи могут указать дополнительную информацию.
Пользователи могут видеть все ярлыки, примененные к файлу, не открывая его, в разделе "Мой диск". Они указаны на панели сведений о файле. Информация о действиях с ярлыками приведена на панели "История". Чтобы посмотреть ярлыки, добавленные к открытому файлу, нажмите Файл Ярлыки. Откроется панель редактирования ярлыков. Подробнее о том, как пользователи могут взаимодействовать с ярлыками…
Кто может видеть ярлыки
При создании ярлыка вы можете разрешить видеть и использовать его всей организации (задано по умолчанию) или только некоторым сотрудникам и группам. Пользователи, которым запрещено добавлять или видеть ярлыки на Диске, их не увидят.
Ярлыки также не видны в следующих случаях:
- если файл скачан с Диска;
- при просмотре файла в Gmail, Календаре или Meet.
Суперадминистраторам и администраторам с правом Управление ярлыками видны все ярлыки в Label Manager. Администраторам с правом Отчеты видны ярлыки, которые присвоены файлам, указанным в отчетах и журналах аудита, даже при отсутствии права "Управление ярлыками".
Примеры ярлыков Диска
Пример ярлыка со значком
- Ярлык "Уровень конфиденциальности" с вариантами "Совершенно секретно", "Конфиденциально", "Для внутреннего пользования" и "Для общего пользования", для каждого из которых задан свой цвет значка. С помощью этого ярлыка сотрудники могут обозначать уровень конфиденциальности файлов. Чтобы пользователи могли указать, почему они задали тот или иной уровень, добавьте поле "Основание".
Примеры стандартных ярлыков
- Ярлык "Проект Альфа". Сотрудники организации могут применять его ко всем файлам, связанным с этим проектом, чтобы быстро их находить.
- Ярлык "Контракт" с полями "Тип", "Компания", "Статус" и "Срок выполнения". Каждому полю назначается тип данных: число, дата, имя сотрудника, текст или список вариантов. Если в поле есть такой список, нужно задать значения его вариантов. Например, для поля "Статус" они могут быть следующими: "Черновик", "Ожидает подписи", "Отклонен", "Подписан" и "Срок действия истек". Благодаря этому можно искать файлы на Диске по значению в поле, например пользователи смогут быстро найти все контракты с истекшим сроком действия.
Дополнительные подходы к именованию полей и их вариантов
- Контроль экспорта: EAR, ITAR, OFAC.
- Соблюдение нормативных требований: FINRA, HIPAA.
- Личные данные: PII (информация, позволяющая идентифицировать личность), SPII (конфиденциальная информация, позволяющая идентифицировать личность), PII отсутствует (файл не содержит информации, позволяющей идентифицировать личность).
- Статус: черновик, на проверке, окончательная редакция.
- Тип контента: контракт, проектный документ, макет.
- Испытание лекарственного препарата: идентификатор эксперимента, идентификатор пациента.
Какие ограничения действуют в отношении ярлыков Диска
- В рамках одной организации можно создать не более 150 ярлыков, включая один ярлык со значком.
- Пользователи могут отметить файл не более чем пятью ярлыками, а их общее количество у одного файла не может превышать 20, включая ярлыки, которые были добавлены правилами.
- Ярлыки можно применять к любым файлам на Диске, но нельзя назначать папкам, ссылкам и общим дискам, а также объектам, владельцами которых являются внешние пользователи.
Как применять ярлыки к объектам на Диске
Вы можете использовать любые из следующих вариантов:
- Добавлять ярлыки к файлам на Google Диске могут пользователи с правами на редактирование.
- Вы можете создавать, изменять, добавлять и удалять ярлыки автоматически с помощью Labels API. Подробнее о Drive Labels API…
- Вы можете автоматически применять ярлыки классификации по умолчанию к файлам при их создании или передаче новому владельцу.
- Если ваша версия Google Workspace поддерживает функцию защиты от потери данных (DLP) для Диска, вы можете настроить правила DLP, чтобы нужные ярлыки применялись автоматически к новым и существующим файлам.
- Вы можете настроить классификацию данных с помощью ИИ (доступна бета-версия функции), чтобы ярлыки применялись к новым и существующим файлам.
Дальнейшие действия
Включите функцию "Ярлыки" в организации. Если она отключена, вы можете только создавать ярлыки, а возможность использовать их недоступна.
Часто задаваемые вопросы
К каким типам файлов нельзя применять ярлыки? Можно ли добавлять ярлыки к папкам?Ярлыки можно применять к любым объектам на Диске, в том числе к загруженным на него файлам в формате PDF и Microsoft Office и текстовым файлам.
Ярлыки нельзя назначать папкам, ссылкам и общим дискам, а также объектам, владельцами которых являются внешние пользователи.
Да. Поля можно пометить как обязательные, чтобы пользователи видели это. Однако даже если пользователь проигнорирует такое требование, он все равно сможет открыть файл, внести в него изменения и поделиться им.
Если пользователь не укажет значение в таком поле, оно будет выделено, а на экране появится сообщение.
Нет. Ярлыки также нельзя перенести с помощью инструмента Google Workspace Domain Transfer.
Для создания ярлыков необходимо право на управление ими.
Чтобы видеть ярлыки:
- На Диске – пользователю необходимы права на просмотр ярлыка и файла, к которому он применен.
- В Label Manager – администратор должен быть суперадминистратором или иметь право Управление ярлыками.
- В отчетах и журналах аудита – администратору необходимо право Отчеты, при этом право "Управление ярлыками" не является обязательным.
Нет. Ярлыки и их поля показываются на языке, на котором они были указаны при создании.
