Как работать с ярлыками Диска (бета-версия)

Важно! В настоящее время эта возможность находится на стадии бета-тестирования и доступна не всем клиентам. Администраторы поддерживаемых версий Workspace могут подать заявку на участие в программе бета-тестирования ярлыков Диска.

Эта функция доступна в версиях Business Standard и Plus, Enterprise, Education Standard и Plus, G Suite Business и Essentials. Сравнение версий

Что такое ярлыки

Ярлыки – это созданные вами метаданные, которые помогают пользователям упорядочивать и находить объекты в различных сервисах Google и применять к ним правила. Ярлыки Диска удобно использовать для упорядочивания файлов, в том числе для управления записями, классификации, структурированного поиска, организации рабочего процесса, подготовки отчетности, проведения аудита и других целей.

Вы можете создавать ярлыки и определять их структуру. После этого их нужно опубликовать, чтобы сделать доступными пользователям. Пользователи могут применять ярлыки к файлам, в которые им разрешено вносить изменения, и указывать значения в полях ярлыков. В организации можно создать до 100 ярлыков.

Какие задачи помогают выполнять ярлыки

  • Классификация контента согласно стратегии управления информацией
    Вы можете создать ярлык, отвечающий принятому в организации подходу к классификации данных, чтобы использовать его для обозначения конфиденциального или требующего особого обращения содержимого.
  • Применение правил к объектам
    Ярлыки Диска можно использовать в качестве условия или действия в правилах защиты от потери данных (находятся на этапе бета-версии) или правилах хранения Сейфа (будут доступны в ближайшее время), чтобы обеспечить соблюдение нормативных требований.
    Используемые в правилах ярлыки позволяют управлять контентом на Диске в течение его жизненного цикла и соблюдать порядок хранения данных, принятый в организации.
  • Быстрое обнаружение нужных файлов
    Вы можете создать ярлыки, которые упрощают поиск данных компании. При совместной работе с файлами к ним можно добавлять ярлыки в качестве дополнительных атрибутов, чтобы упростить поиск и упорядочивание контента.
    С помощью ярлыков и их полей сотрудники смогут быстро находить нужную информацию. Например, можно найти на Диске все контракты, которые необходимо подписать до определенной даты.

Типы ярлыков

На Google Диске можно использовать ярлыки со значком и стандартные ярлыки.

Ярлык со значком дает пользователям возможность отмечать файлы с важными метаданными хорошо заметным индикатором. Вы можете создать для организации один такой ярлык с несколькими вариантами значка. Пример использования:

  • Создайте ярлык с именем "Уровень конфиденциальности файла". В его поле могут быть доступны для выбора такие варианты: "Совершенно секретно", "Конфиденциально", "Для внутреннего пользования", "Для общего пользования" со своим цветом значка. С помощью этого ярлыка сотрудники могут обозначать уровень конфиденциальности файлов, чтобы в Документах, Таблицах Презентациях и на Диске они были отмечены значком определенного цвета.

Стандартный ярлык может быть простым или сложным (содержащим описательные метаданные со структурированными полями). Пример простого стандартного ярлыка:

  • Создайте ярлык с названием "Проект Альфа". Сотрудники организации могут применять ярлык ко всем файлам, связанным с этим проектом, чтобы быстро их находить.

Пример стандартного ярлыка со структурированными полями:

  • Создайте ярлык с именем "Контракт". У него могут быть поля "Тип", "Компания", "Статус" и "Срок выполнения".
  • Каждому полю назначается тип данных (число, дата, имя сотрудника, текст или выбор). Если назначен тип "Выбор", нужно определить возможные значения. Например, для поля "Статус" можно указать следующие значения: "Черновик", "Ожидает подписи", "Отклонен", "Подписан" или "Срок действия истек". Структурированные поля позволяют находить нужные файлы с помощью фильтров.

Как зарегистрироваться для использования бета-версии ярлыков Диска

Администраторы указанных выше версий могут принять участие в программе бета-тестирования новых функций, обеспечивающих безопасность и соблюдение нормативных требований.

Примечание. В версиях, в которых эта функция недоступна, можно просматривать и вносить изменения в ярлыки, добавленные в файл пользователем поддерживаемой версии.

Как включить или отключить ярлыки в организации

  1. Войдите в консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложенияа затемGoogle Workspaceа затемДиск и Документы.
  3. Нажмите Ярлыки.

    Совет. Чтобы разрешить пользователям без прав администратора управлять метаданными, создайте персонализированную роль администратора с единственным полномочием на управление ярлыками.

  4. Включите или отключите ярлыки.

  5. Нажмите Сохранить.

Если ярлыки включены, пользователи с указанными ниже правами могут выполнять следующие действия:

Роль Доступ к файлам Что разрешено пользователю  
Администратор Права на выполнение любых действий Создавать новые ярлыки и управлять их структурой.  
Пользователь Права на редактирование Изменять и применять опубликованные ярлыки, а также редактировать поля этих ярлыков.  
Пользователь Права на просмотр Просматривать (но не добавлять и не изменять) ярлыки, примененные к файлам.  
Пользователь Права на просмотр или редактирование Искать объекты на Диске по ярлыкам и полям.  


Если вы отключите ярлыки:

  • Ярлыки и их поля будут скрыты. Их нельзя будет создавать, изменять, применять к файлам или использовать при поиске.
  • Ранее созданные ярлыки сохранятся. Если позже вы включите эту функцию, их снова можно будет использовать.

Как создать и настроить ярлыки

Развернуть все | Свернуть все

Ниже приведены инструкции по использованию ярлыков в организации.

Как создать ярлык

Процесс создания ярлыка зависит от его типа.

Как создать ярлык со значком

Если в вашей организации включены ярлыки, вы можете создать для сотрудников один ярлык со значком.

  1. Откройте на компьютере инструмент Label Manager, перейдя по адресу https://drive.google.com/labels.
  2. Нажмите Новая группа.
  3. Выберите ярлык со значком.
  4. Выберите, хотите ли вы создать пустой ярлык или использовать шаблон.
  5. Укажите название для ярлыка.
  6. При необходимости добавьте описание или ссылку на документацию организации со сведениями о ярлыке.
  7. Выберите, нужно ли конечным пользователям заполнять поля ярлыка.
  8. Настройте параметры и выберите цвет.
  9. Нажмите Опубликовать.

Как создать стандартный ярлык

Если в вашей организации включены ярлыки, вы можете создать для сотрудников до 100 стандартных ярлыков.

  1. Откройте на компьютере инструмент Label Manager, перейдя по адресу https://drive.google.com/labels.
  2. Нажмите Новая группа.
  3. Выберите стандартный ярлык. Вы можете создать пустой ярлык или использовать шаблон, например “Учитывать договор”.
  4. Укажите название для ярлыка.
  5. При необходимости добавьте описание.
  6. Ярлык может содержать до 10 полей. Дополнительные сведения приводятся ниже в разделе Как работать с полями в ярлыках.
  7. Нажмите Опубликовать.

Как сделать ярлык доступным пользователям

Ярлыки создаются в состоянии черновика. Внося в черновик изменения, вы можете видеть, как ярлык будет показан пользователям. Чтобы пользователи, имеющие необходимые права, могли работать с ярлыком, его нужно опубликовать.


Учтите, что после публикации нельзя изменить тип поля и возможность выбрать несколько вариантов из предложенных. Изменения, внесенные в режиме черновика, будут доступны конечным пользователям после публикации ярлыка. Если изменить опубликованный ярлык, будет создан новый черновик, который также нужно опубликовать, чтобы сделать измененный ярлык доступным пользователям.

Как управлять ярлыками в организации

Чтобы создавать ярлыки и управлять ими, у администратора должны быть права на управление категориями метаданных. Откройте на компьютере инструмент Label Manager, перейдя по адресу https://drive.google.com/labels. На этой странице вы можете выполнить перечисленные ниже действия.

Просмотр всех ярлыков в организации

  1. Инструмент Label Manager содержит список всех доступных вам ярлыков.
  2. При необходимости вы можете:
    1. Отфильтровать список, введя запрос в поле "Поиск названия ярлыка".
    2. Отсортировать список по названию ярлыка, дате последнего изменения или статусу.

Изменение ярлыков

  1. В Label Manager нажмите на название ярлыка, который хотите изменить.
  2. Внесите необходимые правки.
  3. Нажмите Опубликовать.

Отключение ярлыка

  1. В Label Manager найдите ярлык, который нужно отключить, и нажмите на значок "Ещё" "".
  2. Выберите Отключить.
  3. Появится диалоговое окно с сообщением о том, что ярлык будет отключен. Чтобы подтвердить действие, выберите "Отключить и оставить видимым".

Пользователи больше не смогут применять этот ярлык, но он по-прежнему будет показан для объектов, к которым был применен, а также в результатах поиска.

Удаление ярлыка

Чтобы удалить ярлык, сначала его нужно отключить. Воспользуйтесь приведенными выше инструкциями, чтобы отключить ярлык.

  1. После этого найдите его в Label Manager и нажмите на значок "Ещё" "".
  2. Нажмите Удалить.
  3. Появится диалоговое окно с предупреждением о том, что ярлык будет удален навсегда. Чтобы подтвердить действие, нажмите "Удалить навсегда".

Примечание. При удалении ярлыка он удаляется из всех объектов, к которым был применен, включая все значения полей, указанные пользователями.

Как работать с полями в ярлыках
Поле Что могут делать пользователи Формат и ограничения
Список вариантов Выбрать один или несколько вариантов из списка. Можно установить флажок "Разрешить выбор нескольких объектов".
Максимальное количество вариантов – 200.
Максимальное количество выбранных вариантов – 10.
Число Ввести число. Поддерживаются только целые числа.
Дата Выбрать дату в календаре. Можно задать длинный (Месяц, ДД, ГГГГ) или короткий (ММ/ДД/ГГ) формат даты.
Текст Ввести текст в поле. Поддерживается до 100 символов.
Пользователь Выбрать пользователя из своих контактов Workspace. Можно установить флажок "Разрешить выбор нескольких объектов".

Как добавить поле

  1. Открыв ярлык в режиме редактирования, нажмите Добавить поля.
  2. Выберите один или несколько типов полей.
  3. Настройте для полей варианты выбора.
  4. Нажмите Добавить поля и Опубликовать.

Примечания

  • К ярлыку можно добавить до 10 полей.
  • При добавлении полей убедитесь, что для каждого из них выбран нужный тип, прежде чем публиковать ярлык. После публикации нельзя изменить тип поля или добавить для поля возможность выбора нескольких вариантов. Подробно об этом рассказано в разделе "Как сделать ярлык доступным пользователям".

Как отметить поле как обязательное для заполнения

  1. Открыв ярлык в режиме редактирования, разверните нужное поле.
  2. Установите флажок "Требовать от пользователей выбрать вариант".

Примечание. Требование выбрать вариант не вполне обязательно. Пользователь хотя и видит его, но может проигнорировать, так как при этом у него не блокируется доступ к Диску, Документам, Таблицам и Презентациям. Если пользователь не выберет вариант в таком поле, оно будет выделено, а на экране появится сообщение.

Как отключить поле

  1. Открыв ярлык в режиме редактирования, найдите нужное поле.
  2. Нажмите на значок "Ещё" "".
  3. Выберите Отключить.
  4. Нажмите Опубликовать изменения.

Примечание. Если поле отключено, пользователи не смогут добавлять в него значения, но уже указанные значения им будут видны, а также доступны в результатах поиска.

Как удалить поле

  1. Чтобы удалить поле, сначала его нужно отключить. Следуйте приведенным выше указаниям.
  2. Открыв ярлык в режиме редактирования, найдите нужное поле и нажмите на значок "Ещё" "".
  3. Нажмите Удалить.
  4. Нажмите Опубликовать изменения.

Как отключить вариант, предлагаемый в поле для выбора

  1. Открыв ярлык в режиме редактирования, разверните нужное поле.
  2. Найдите вариант, который хотите отключить, и нажмите на значок "Ещё" "".
  3. Выберите "Показывать вариант, но запретить выбирать его" или "Скрыть и отключить":
    1. Выберите "Показывать вариант, но запретить выбирать его", если нужно, чтобы пользователи видели вариант, но он был им недоступен.
    2. Выберите "Скрыть и отключить", чтобы пользователи не видели вариант.
  4. Нажмите Опубликовать изменения.

Как удалить вариант, предлагаемый в поле для выбора

  1. Чтобы удалить доступный в поле вариант, сначала его нужно отключить. Следуйте приведенным выше указаниям.
  2. Открыв ярлык в режиме редактирования, разверните нужное поле.
  3. Найдите вариант поля, который хотите удалить, и нажмите на значок "Ещё" "".
  4. Нажмите Удалить.
  5. Нажмите Опубликовать изменения.
Как управлять разрешениями на выполнение действий с ярлыками

Разрешения на работу с ярлыками позволяют контролировать, какие пользователи в организации могут просматривать, применять и искать ярлыки, а также изменять значения в их полях.

Примечание. Разрешения на работу с ярлыками не переопределяют права на доступ к файлам. Например, если пользователь имеет право только просматривать файлы, он не сможет добавить к ним ярлыки, даже если у него есть разрешение на это. В этом случае он сможет только просмотреть ярлыки у таких файлов.

Как предоставить разрешения на выполнение действий с ярлыками

  1. Откройте на компьютере инструмент Label Manager, перейдя по адресу https://drive.google.com/labels.
  2. Найдите и нажмите на ярлык, для которого хотите настроить разрешения.
  3. Перейдите в режим редактирования и нажмите кнопку "Разрешения" в заголовке.
  4. В диалоговом окне "Разрешения для ярлыков" выберите в раскрывающемся списке нужный уровень разрешений.
  5. Если вы хотите предоставить разрешения только определенным пользователям или группам (например, при проверке нового ярлыка или использовании ярлыков, которые могут содержать конфиденциальную информацию), выберите Доступ ограничен рядом с названием организации. Затем вы сможете предоставить нужные уровни разрешений отдельным пользователям или группам.

Внимание! При изменении разрешений не требуется публиковать ярлык.

Уровни разрешений

Разрешение Что может делать пользователь
Просмотр этого ярлыка Открывать и искать файлы с ярлыком, которые ему разрешено просматривать или комментировать.
 
Применение ярлыков и присвоение значений для них Искать файлы с этим ярлыком, которые ему разрешено редактировать, а также назначать им этот ярлык и настраивать его.
 
Правила для ярлыков

Правила защиты данных (бета-версия)

В версиях Workspace, в которых доступна функция защиты от потери данных (DLP), вы можете использовать опубликованные ярлыки в правилах защиты данных. Вы можете настроить правило защиты данных так, чтобы при его срабатывании к файлам на Диске добавлялся ярлык. Кроме того, вы можете использовать ярлыки в качестве условий правила, чтобы задавать специальные правила, которые применяются только к документам, использующим этот ярлык или его определенное поле. Подробнее…

Например, можно создать правило защиты данных, проверяющее документы на наличие номеров кредитных карт и номеров социального страхования. Если такой номер обнаружен, к файлу может быть добавлен ярлык "Доступ к файлу", а в его поле задано значение "Конфиденциально".

Примечание. Правила защиты данных поддерживают только ярлыки со значком и стандартные ярлыки с типом поля "Список вариантов". В настоящий момент в правилах защиты данных нельзя использовать поля ярлыков других типов.
Дополнительную информацию можно найти в этой статье.

Рекомендации по использованию ярлыков

Ниже приведены советы по эффективному использованию ярлыков в организации.

  • Обдумайте сценарии использования ярлыков и решите, какой тип ярлыка лучше всего подойдет вашей организации.
  • Рекомендуем уделить особое внимание тому, сколько полей вы планируете добавить в ярлык. Ярлыки могут быть эффективным инструментом, но только если сотрудники активно и последовательно их используют. Пользователи охотнее будут применять ярлыки и изменять значения полей, если это не требует много времени и усилий.
  • Прежде чем создавать ярлык, проверьте, нет ли подходящих среди уже используемых. Чем меньше ярлыков доступно сотрудникам, тем выше вероятность того, что они будут правильно с ними работать.
  • Не указывайте конфиденциальную информацию в названиях ярлыков и вариантах выбора. Любой администратор организации с правом на управление категориями метаданных может изменять ярлыки, и в зависимости от настройки разрешений на работу с ярлыками они могут быть видны всем сотрудникам.
  • Перед публикацией нового ярлыка проверьте тип каждого поля. После публикации тип поля изменить нельзя, как и возможность выбора в поле нескольких значений.
  • Соблюдайте осторожность при внесении изменений в опубликованный ярлык, так как они влияют на все файлы, к которым он применен.
Текущие ограничения
  • Сейчас вы можете создать в организации не более 100 ярлыков. По мере получения отзывов от пользователей мы можем пересмотреть это ограничение, чтобы найти оптимальный компромисс между функциональностью и удобством.
  • В настоящее время папкам и общим дискам нельзя присваивать ярлыки. Мы активно изучаем возможности оптимизации, чтобы в большей мере учесть потребности и ожидания клиентов.
  • Разные ярлыки не могут иметь общие поля.
  • Тип поля и параметр "Разрешить выбор нескольких объектов" нельзя изменить после публикации.
  • Используемые в организации ярлыки можно применить только к файлам, которые принадлежат ее сотрудникам.
  • Ярлыки нельзя перенести вместе с доменом при использовании инструмента Google Workspace Domain Transfer.

Часто задаваемые вопросы

Развернуть все | Свернуть все

В каких версиях Google Workspace доступны ярлыки?

Вы можете работать с ярлыками в следующих версиях Google Workspace: Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus и Google Workspace for Nonprofits.

В следующих версиях можно использовать ярлыки в правилах защиты данных: Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus.

Ограничено ли количество ярлыков, которые можно создать в организации?

Да. В настоящее время в домене можно создать максимум 100 стандартных ярлыков и один ярлык со значком и вариантами для выбора. Кроме того, пользователи могут отметить файл не более чем пятью ярлыками, а их общее количество у одного файла не может превышать 20, включая ярлыки, которые были добавлены правилами. Если эти ограничения не соответствуют потребностям вашей организации, сообщите об этом по адресу drive-labels-feedback@google.com и опишите ситуацию.

К файлам каких типов можно применять ярлыки?

Ярлыки можно добавлять к объектам Диска, Документов, Таблиц и Презентаций. Их нельзя применять к сохраненным отчетам Google Аналитики и папкам, а также к файлам, принадлежащим другой организации.

Как применить ярлыки к файлам организации?

В настоящее время вы можете вручную добавить ярлыки сразу ко всем нужным файлам. В веб-версии Google Диска выберите файлы, к которым хотите добавить ярлык, нажмите правой кнопкой мыши (для вызова контекстного меню) и используйте подменю "Ярлыки", чтобы их применить. Вы также можете использовать правила защиты данных, чтобы автоматически добавлять ярлыки к файлам.

Какой подход к именованию ярлыков используют организации?

Уровень конфиденциальности: красный, оранжевый, желтый, зеленый.
Контроль экспорта: EAR, ITAR, OFAC.
Соблюдение нормативных требований: FINRA, HIPAA.
Личные данные: PII (информация, позволяющая идентифицировать личность), SPII (конфиденциальная информация, позволяющая идентифицировать личность), PII отсутствует (файл не содержит информации, позволяющей идентифицировать личность).
Статус: черновик, на проверке, окончательная редакция.
Тип контента: контракт, проектный документ, макет.
Контракт: дата подписания, дата окончания срока действия.
Испытание лекарственного препарата: идентификатор эксперимента, идентификатор пациента.
Отдел: маркетинг, финансы, кадры.

Можно ли импортировать ярлыки и поля из других систем?

В настоящее время нет. В будущем такая возможность появится в инструменте Workspace Migrate и решениях сторонних разработчиков. Подробности будут доступны позже.

Можно ли ограничить доступ к определенным ярлыкам или полям?

Вы можете настроить разрешения для каждого ярлыка (инструкции даны в этом разделе), но на уровне поля это сделать нельзя. Кроме того, разрешения для ярлыков не переопределяют права на доступ к файлу, поэтому пользователь с правом просматривать файл не сможет изменить значения его ярлыка, даже имея разрешения на это.

Можно ли применить ярлыки к папкам на Диске?

В настоящее время такой возможности нет. Как сообщили некоторые клиенты, они хотели бы иметь возможность добавлять ярлык ко всем объектам в папке, назначив ей этот ярлык. Сейчас мы работаем над тем, как реализовать эту возможность.

Можно ли указать, что ярлык или поле является обязательным?

Да. Поля можно пометить как обязательные, чтобы пользователи видели это требование. Однако если пользователь проигнорирует его, доступ к Диску, Документам, Таблицам и Презентациям у него не будет заблокирован, поэтому требование нельзя назвать по-настоящему обязательным. Если пользователь не укажет значение в таком поле, оно будет выделено, а на экране появится сообщение. Сейчас мы изучаем другие варианты, включая блокировку дальнейших действий для тех случаев, когда нужно сделать поля по-настоящему обязательными для заполнения. Если вам нужна эта возможность, сообщите нам подробности.

Можно ли добавлять ярлыки с помощью API?

Мы можем предоставить доступ к бета-версии API для ярлыков, с помощью которой можно программно создавать, изменять, применять и удалять ярлыки. Чтобы получить доступ, отправьте запрос по адресу drive-labels-feedback@google.com.

Ресурсы

Поделитесь своим мнением

Мы ценим ваш вклад в успешное внедрение функции ярлыков для Диска. Отправляйте свои отзывы по адресу drive-labels-feedback@google.com.

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?

Требуется помощь?

Войдите в свой аккаунт, чтобы мы могли предоставить вам дополнительные варианты поддержки и быстрее решить вашу проблему.

Поиск
Удалить поисковый запрос
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню
Поиск по Справочному центру
true
73010
false