Управление метаданными Диска (бета)

Эта функция доступна в версиях G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, G Suite Essentials, G Suite Business, G Suite for Education и G Suite for Nonprofits. Сравнить версии

С помощью метаданных Диска (доступных в бета-версии) вы можете добавлять к файлам и папкам на Диске специальные ярлыки и поля. Они будут иметь единый вид, а значит, пользователи организации смогут легко находить нужные данные по ключевым словам.

Что такое метаданные?

Метаданные – это информация о файлах. На Google Диске метаданные упорядочены по ярлыкам, которые соответствуют распространенным типам файлов в вашей организации. Понятие "ярлык" соответствует понятию "схема" в общепринятой терминологии метаданных.

Каждый ярлык – это набор структурированных полей, типичных для определенной категории файлов.

Пример:

  • У вас есть ярлык Контракт.
  • У этого ярлыка есть следующие поля: Тип, Компания, Статус и Срок выполнения.
  • Каждому полю назначается тип данных (число, дата, имя сотрудника, текст или выбор). Если назначен тип "выбор", нужно определить возможные значения. Например, для поля "Статус" ярлыка "Контракт" можно выбрать следующие значения: Черновик, Ожидает подписи, Отклонен, Подписан или Срок действия истек.

Что можно делать с помощью ярлыков

  • Упорядочить распространенные типы файлов с помощью ярлыков, которыми могут пользоваться все сотрудники организации.
    Администраторы могут создать ярлыки, которые пользователи смогут назначать своим файлам.
     
  • Выделить ярлыки, которые касаются только проектов команды.
    Администраторы и пользователи (если это разрешено) могут создавать ярлыки для использования только на общих дисках. Менеджеры общих дисков могут выбирать, какие ярлыки будут доступны их участникам.
     
  • Быстро находить файлы.
    Конечные пользователи могут добавлять ярлыки к файлам и папкам, если у них есть разрешение на их редактирование. Они также могут задавать значения полей.

    С помощью ярлыков и полей пользователи организации могут быстро находить нужную информацию. Например, они смогут найти на Диске все ожидающие подписи контракты со сроком выполнения в пятницу.

Как зарегистрироваться для использования бета-версии метаданных Диска

Принять участие в программе бета-тестирования могут администраторы G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Essentials, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education и G Suite for Nonprofits.

Примечание. Пользователи G Suite Basic могут смотреть и изменять поля файла, добавленные пользователями версий с расширенной функциональностью.

Как включить или отключить ярлыки в организации

  1. Войдите в Консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложения а затем G Suite а затем Google Диск и Документы.
  3. Нажмите Ярлыки.

    Совет. Чтобы разрешить пользователям без прав администратора управлять метаданными, создайте персонализированную роль администратора с единственным полномочием на управление ярлыками.

  4. Включите или отключите ярлыки.

    Если выбран параметр Включить ярлыки, пользователи смогут выполнять следующие действия:

    • Применять ярлыки к файлам и папкам, для которых у них есть разрешение на редактирование, и менять поля ярлыков.
    • Просматривать (но не добавлять и не менять) ярлыки, примененные к файлам, для которых у них есть разрешение только на чтение.
    • Искать информацию на Диске по ярлыкам и полям. Результаты поиска будут включать только файлы и папки, к которым у пользователей есть доступ.

    Если выбран параметр Отключить ярлыки, ярлыки и поля будут скрыты и их нельзя будет создавать, менять, применять к файлам или использовать при поиске. Существующие метаданные удалены не будут, и вы сможете их увидеть, снова включив ярлыки.

  5. Нажмите Сохранить.

Как разрешить или запретить пользователям создавать ярлыки

По умолчанию пользователи могут создавать ярлыки для общих дисков.

  1. Войдите в Консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложения а затем G Suite а затем Google Диск и Документы.
  3. Нажмите Ярлыки для общих дисков.

  4. Чтобы включить эту функцию только для некоторых пользователей, в левой части страницы выберите нужное организационное подразделение. Если этого не сделать, настройки будут применены ко всем пользователям организации.

    Мы рекомендуем разрешать пользователям создавать ярлыки для общих дисков, только если они могут создавать общие диски. Например, если вы запретили пользователям создавать общие диски в некоторых организационных подразделениях, то вы можете разрешить создание специальных ярлыков для общих дисков во всех других организационных подразделениях, кроме этих.

  5. Укажите, могут ли пользователи создавать ярлыки для общих дисков.
  6. Нажмите Сохранить.

Даже если участники общего диска не могут создавать ярлыки, менеджер общего диска может выбрать, какие ярлыки они могут применять. Участники будут видеть только выбранные менеджером ярлыки. Это удобно, если в организации используется несколько ярлыков с одинаковым названием, например "План проекта". В этом случае поля этого ярлыка для отделов разработки, маркетинга и обучения будут разными.

Как создать ярлыки для организации

Администратор с полномочием на управление ярлыками может создавать ярлыки как для всей организации, так и для общих дисков.

Конечные пользователи также могут создавать ярлыки для общих дисков, следуя инструкциям в Справочном центре или перейдя в редактор ярлыков по адресу https://drive.google.com/labels.

При создании ярлыка администратор может установить для параметра "Доступность" значение Общие диски или Все файлы и папки. Когда пользователи создают ярлыки, для параметра "Доступность" можно выбрать только значение Общие диски.

Параметр "Доступность" определяет, кто может видеть ярлык.

  • Когда менеджер общего диска выбирает ярлыки для этого диска, ему доступны все ярлыки, опубликованные в организации.
  • Когда участники общего диска применяют ярлыки к файлам, они видят только те ярлыки общего диска, которые создал или выбрал менеджер этого диска. Они также видят ярлыки, для которых задан параметр доступности Все файлы и папки.
  • Когда пользователи применяют ярлыки к файлам в разделе "Мой диск", они видят созданные администратором ярлыки с параметром доступности Все файлы и папки. Они не видят ярлыки, доступные для общих дисков.

Примечание. Пользователи, не являющиеся сотрудниками организации, не видят метаданные Диска, даже если они применены к файлам, которые эти пользователи могут редактировать. Внешние пользователи также не могут применять ярлыки или поля для поиска файлов.

Рекомендации по работе с метаданными

Приведенные ниже советы помогут оптимизировать работу с метаданными.

  • Рекомендуем создавать не больше 4 свойств на категорию. Метаданные дают много возможностей, но только при условии, что они согласованно используются во всей организации. Пользователи с большей вероятностью будут применять категории и свойства, если это будет понятный и быстрый процесс. 
     
  • Прежде чем создавать категорию, проверьте, нет ли подходящих среди уже созданных. Чем меньше похожих категорий будут видеть пользователи, тем выше вероятность того, что они сделают правильный выбор.
     
  • Создавайте и задавайте категории для общих дисков, чтобы их участникам было проще выбирать из небольшого набора подходящих вариантов. 
     
  • Не указывайте конфиденциальную информацию в названиях категорий и вариантах выбора. Опубликованные категории доступны для просмотра и использования всем администраторам и менеджерам общих дисков в организации. 
     
  • Перед публикацией категории проверьте тип данных каждого свойства. После публикации нельзя изменить типы данных и возможность выбора нескольких значений для свойств с выбором. 
     
  • Будьте внимательны, внося другие изменения в опубликованные категории. Изменения влияют на все файлы, к которым уже применена категория, включая те, о которых вы можете не знать. Например, у файлов с категорией могут быть новые владельцы, или они могут храниться на других общих дисках.

Как обучить пользователей

Ознакомьтесь со справочными статьями для конечных пользователей, чтобы узнать, как выполнять следующие задачи:

  • Создавать и выбирать ярлыки для общих дисков.
  • Применять ярлыки к файлам и задавать поля.
  • Искать информацию на Диске по ярлыкам и полям.

Отправьте приведенную выше ссылку пользователям, так как справочные статьи для бета-версий функций нельзя найти поиском по Справочному центру Диска.

Известные проблемы

  • В настоящее время ограничить доступ менеджера общего диска к ярлыкам нельзя. Всем менеджерам общих дисков доступны для выбора все опубликованные ярлыки, даже созданные другими менеджерами.
  • Сейчас установлено ограничение в 100 ярлыков на клиента. По мере получения отзывов от пользователей мы можем пересмотреть это ограничение, чтобы найти лучшее соотношение гибкости и удобства использования.
  • Пока что разные ярлыки не могут иметь общие поля.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли импортировать ярлыки и поля из других систем?

В настоящее время это невозможно. Мы разрабатываем решение для переноса из других систем совместно с AppBridge и сторонними поставщиками.

Можно ли ограничить доступ к определенным ярлыкам или полям?

Ярлыки всегда наследуют разрешения файла.

Наследуют ли файлы ярлыки от родительских папок?

Пока нет. Если у вас есть примеры использования, где эта функция была бы полезной, сообщите нам о них.

Можно ли сделать ярлыки или поля обязательными для использования?

Пока нет. Мы изучаем способы осуществить это без блокировки рабочих процессов пользователей. Если вам нужна эта возможность, сообщите нам подробности.

Поделитесь своим мнением

Мы ценим ваш вклад в успешное внедрение функции метаданных Диска. Отправляйте свои отзывы по адресу drive-labels-feedback@google.com.

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?