Эта функция доступна в версиях Frontline Starter и Frontline Standard, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard и Enterprise Plus, Education Standard и Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials и Enterprise Essentials Plus и G Suite Business. Сравнение версий
Как администратор, вы можете создавать ярлыки классификации, чтобы применять их к файлам, которые хранятся на Диске, и письмам Gmail, написанным вашими пользователями (ярлыки классификации Gmail находятся на стадии бета-тестирования). Ярлыки классификации – это метаданные, которые помогают упорядочивать и находить объекты на Диске и письма Gmail, а также применять к ним правила. Ярлыки могут быть простыми, как теги, или более сложными и содержать метаданные со структурированными полями, например с возможностью выбора варианта, датами, числами и именами сотрудников.
- Примеры использования
- К чему можно применять ярлыки классификации
- Где отображаются ярлыки классификации
- Кто может видеть ярлыки
- Какие ограничения действуют в отношении ярлыков
- Как применять ярлыки классификации к объектам на Диске
- Дальнейшие действия
- Часто задаваемые вопросы
Примеры использования
Ярлыки классификации позволяют упорядочивать объекты, в том числе управлять записями, классифицировать файлы, выполнять структурированный поиск, организовывать рабочий процесс, подготавливать отчетность и проводить аудит.
- Классификация файлов и писем согласно стратегии управления информацией
Ярлыки можно добавлять, чтобы обозначать конфиденциальное или требующее особого обращения содержимое. Например, с помощью ярлыка "Уровень конфиденциальности файла" можно ограничить доступ к файлам, отмеченным как конфиденциальные, или запретить сотрудникам отправлять письма, отмеченные как конфиденциальные, внешним пользователям. - Применение правил к объектам на Диске и письмам Gmail
Ярлыки можно использовать в качестве условий или действий в правилах защиты от потери данных, чтобы обеспечить соблюдение нормативных требований. Предположим, файл или письмо содержит информацию, позволяющую идентифицировать личность. С помощью правил DLP вы можете автоматически применить ярлык "Конфиденциально" или запретить внешний доступ к файлу или отправку письма. Если вы используете ярлык в правиле, этот ярлык нельзя будет отключить или удалить. - Быстрый поиск файлов на Диске
С помощью ярлыков и полей пользователи организации могут находить нужную информацию. Например, поля "Статус контракта" и "Срок выполнения" позволят найти на Диске все контракты, которые нужно подписать и по которым нужно исполнить обязательства до пятницы. Поиск на основе ярлыков классификации в Gmail не поддерживается.
Дополнительные подходы к именованию ярлыков:
- Контроль экспорта: EAR, ITAR, OFAC.
- Соблюдение нормативных требований: FINRA, HIPAA.
- Личные данные: PII (информация, позволяющая идентифицировать личность), SPII (конфиденциальная информация, позволяющая идентифицировать личность), PII отсутствует (файл не содержит информации, позволяющей идентифицировать личность).
- Статус: черновик, на проверке, окончательная редакция.
- Тип контента: контракт, проектный документ, макет.
- Испытание лекарственного препарата: идентификатор эксперимента, идентификатор пациента.
К чему можно применять ярлыки классификации
- Любой файл на Диске, принадлежащий организации.
- Любое письмо Gmail, созданное сотрудником организации в Gmail.
- Письма, созданные в почтовых клиентах, отличных от Gmail (ярлыки к этим пользователям могут применяться только правилами DLP, но не пользователем).
Нельзя назначать ярлыки классификации следующим объектам:
- Папки, ссылки и общие диски, а также объекты, владельцами которых являются внешние пользователи.
- Письма от пользователей за пределами организации.
- Письма, которые уже были отправлены или получены.
Кто может видеть ярлыки
При создании ярлыка вы можете разрешить видеть и использовать его всей организации (задано по умолчанию) или только некоторым сотрудникам и группам. Пользователи, которым запрещено добавлять или видеть ярлыки на Диске или в Gmail, их не увидят.
Суперадминистраторам и администраторам с правом Управление ярлыками видны все ярлыки в Label Manager. Администраторам с правом Отчеты видны ярлыки, которые присвоены файлам, указанным в отчетах и журналах аудита, даже при отсутствии права "Управление ярлыками".
Условия применения ярлыков для Диска:
- Пользователи с правами на просмотр и изменение ярлыка и правами на редактирование файла могут применять ярлыки и изменять значения полей. Если у них есть доступ только для просмотра файла, они могут просматривать ярлыки, но не применять их и не менять значения полей.
- Пользователи с доступом для просмотра ярлыков и с любым уровнем доступа к файлу могут выполнять поиск на Диске по ярлыкам или полям.
Условия применения ярлыков для Gmail:
- Пользователи с правами на просмотр и изменение ярлыка могут применять его и изменять значения полей при написании новых писем.
- Пользователи с разрешением только на просмотр для ярлыка будут видеть:
- Ярлыки, унаследованные черновиком при ответе на письмо или пересылке письма с ярлыком.
- Ярлыки, примененные к полученным письмам.
- Представитель аккаунта другого пользователя получает те же разрешения для ярлыков в почтовом ящике, что и владелец аккаунта.
Где отображаются ярлыки классификации
Ярлыки Диска:
Пользователи могут видеть все ярлыки, примененные к файлу, не открывая его, в разделе "Мой диск". Они указаны на панели сведений о файле. Информация о действиях с ярлыками приведена на панели "История".
Чтобы посмотреть ярлыки, добавленные к открытому файлу, нажмите ФайлЯрлыки. Откроется панель редактирования ярлыков. Подробнее о том, как пользователи могут взаимодействовать с ярлыками…
| Поле "Ярлык со значком" | |||
| Стандартный ярлык |
Ярлыки Gmail:
Пользователи могут просматривать ярлыки со значками в почтовом ящике Gmail. При открытии письма ярлыки можно увидеть рядом с именем отправителя. Ярлыки классификации Gmail существуют одновременно с личными ярлыками Gmail пользователя. При открытии переписки личные ярлыки применяются ко всей переписке и указываются вверху рядом с темой.
Ярлыки не показываются:
- если файл скачан с Диска;
- при просмотре файла в Gmail, Календаре или Meet.
Какие ограничения действуют в отношении ярлыков классификации
- В организации можно создать до 150 ярлыков.
- Ярлыки классификации Диска:
- Пользователи могут отметить файл не более чем пятью ярлыками, а их общее количество у одного файла не может превышать 20, включая ярлыки, которые были добавлены правилами.
- Ярлыки можно применять к любым файлам на Диске, но нельзя назначать папкам, ссылкам и общим дискам, а также объектам, владельцами которых являются внешние пользователи.
- Ярлыки классификации Gmail:
- У писем может быть в сумме до 20 ярлыков классификации, примененных пользователями и правилами. Если это ограничение будет превышено, пользователь увидит предупреждение. Если ярлыки применяются правилами, то сохраняются только 20 из них с учетом рейтинга.
Как применять ярлыки классификации
Ярлыки классификации Диска:
Вы можете использовать любые из следующих вариантов:
- Добавлять ярлыки к файлам на Google Диске могут пользователи с правами на редактирование.
- Вы можете создавать, изменять, добавлять и удалять ярлыки автоматически с помощью Labels API. Подробнее о Drive Labels API…
- Вы можете автоматически применять ярлыки классификации по умолчанию к файлам при их создании или передаче новому владельцу.
- Если ваша версия Google Workspace поддерживает функцию защиты от потери данных (DLP) для Диска, вы можете настроить правила DLP, чтобы нужные ярлыки применялись автоматически к новым и существующим файлам.
- Вы можете настроить классификацию данных с помощью ИИ, чтобы ярлыки применялись к новым и существующим файлам.
Ярлыки классификации Gmail:
- Пользователи могут применять ярлыки, на использование которых у них есть разрешение, к письмам, которые они создают в веб-приложении Gmail.
- Если ваша версия Google Workspace поддерживает функцию защиты от потери данных (DLP) для Gmail, вы можете настроить правила DLP, чтобы нужные ярлыки применялись к письмам автоматически. Правила DLP применяются к новым письмам, соответствующим условиям правил.
- На этапе бета-тестирования ярлыки нельзя применять с помощью Labels API, правил DLP, классификации по умолчанию и с помощью ИИ.
Дальнейшие действия
Как создавать ярлыки классификации для организации
Часто задаваемые вопросы
К каким типам файлов и писем можно применять ярлыки?Ярлыки можно применять к любым объектам на Диске, в том числе к загруженным на него файлам в формате PDF и Microsoft Office и текстовым файлам.
Ярлыки нельзя назначать папкам, ссылкам и общим дискам, а также объектам, владельцами которых являются внешние пользователи.
Ярлыки классификации нельзя применять к письмам Gmail от пользователей за пределами организации, а также после отправки письма.
Да. Поля можно пометить как обязательные, чтобы пользователи видели это. Однако даже если пользователь проигнорирует такое требование, он все равно сможет открыть файл, внести в него изменения и поделиться им, а также отправить письмо.
Если пользователь не укажет значение в таком поле, оно будет выделено, а в сервисе "Google Диск" появится сообщение.
Нет. Ярлыки также нельзя перенести с помощью инструмента Google Workspace Domain Transfer.
Для создания ярлыков необходимо право на управление ими.
Чтобы видеть ярлыки:
- На Диске – пользователю необходимы права на просмотр ярлыка и файла, к которому он применен.
- В Gmail – пользователю необходимы права на просмотр ярлыка. При наличии делегированного доступа к аккаунту другого пользователя он может видеть ярлыки, на просмотр которых у владельца аккаунта есть права.
- В Label Manager – администратор должен быть суперадминистратором или иметь право Управление ярлыками.
- В отчетах и журналах аудита – администратору необходимо право Отчеты, при этом право "Управление ярлыками" не является обязательным.
Нет. Ярлыки и их поля показываются на языке, на котором они были указаны при создании.
