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Por ser administrador, você pode criar marcadores para aplicar a arquivos armazenados no Drive. Os marcadores no Drive são metadados que ajudam sua organização a organizar, encontrar e aplicar políticas a arquivos no Drive. Os marcadores da sua organização podem ser aplicados a qualquer arquivo no Drive da organização, mas não a pastas, atalhos, drives compartilhados ou arquivos de outra organização. Os marcadores do Drive podem ser simples, como uma tag. Eles também podem ter muitos campos de metadados estruturados que incluem campos de seleção, datas, números ou pessoas.
- Exemplos de casos de uso de marcadores do Drive
- Tipos de marcadores do Drive e onde eles aparecem
- Quem pode ver marcadores
- Exemplos de marcadores do Drive
- Limites do marcador do Drive
- Formas de aplicar marcadores a itens do Drive
- Próximas etapas
- Perguntas frequentes
Exemplos de casos de uso de marcadores do Drive
Os marcadores do Drive são úteis para muitas situações comuns do local de trabalho, como gerenciamento de registros, classificação, descoberta estruturada, fluxo de trabalho, relatórios, auditoria e muito mais.
- Classifique o conteúdo de acordo com uma estratégia de governança da informação
Use um marcador para identificar conteúdo confidencial ou que exija tratamento especial. Por exemplo, com o marcador "Confidencialidade", você pode restringir o acesso a arquivos marcados como "Confidencial" ou "Altamente confidencial". - Aplique políticas a itens
Use um marcador como condição ou ação nas regras de Prevenção contra perda de dados (DLP) ou nas regras de retenção do Vault para atender aos requisitos de conformidade. Por exemplo, se um arquivo tiver PII, com a DLP, você poderá aplicar automaticamente um marcador "Confidencial" e bloquear o compartilhamento externo. Quando você usa um marcador em uma regra, esse marcador é bloqueado para edição destrutiva e não pode ser desativado nem excluído. - Encontrar arquivos mais rapidamente
As pessoas na sua organização podem encontrar conteúdo com base em marcadores e campos. Por exemplo, com os campos "Status do contrato" e "Data de conclusão", você pode pesquisar no Drive todos os contratos que precisam ser assinados até sexta-feira.
Tipos de marcadores do Drive e onde eles aparecem
| Marcador com selo | |||
| Marcador padrão |
O Google Drive tem dois tipos de marcador: com selo e padrão.
Os marcadores com selo são para os metadados mais importantes da sua organização e têm destaque visual nos arquivos em que são aplicados. O marcador com selo é listado ao lado do nome do arquivo quando os usuários abrem um arquivo no Documentos, no Planilhas ou no Apresentações Google na Web. Para outros tipos de arquivo, como PDFs, o marcador com selo é listado no painel "Marcadores" do arquivo, junto com os outros marcadores.
Só é possível criar um marcador com selo para sua organização. O marcador com selo precisa ter pelo menos um campo de seleção.
Os marcadores padrão se destinam a outros metadados. É possível criar 150 marcadores padrão (ou 149 se você criar um marcador com selo). Com um marcador padrão, é possível configurá-lo como uma tag (um marcador simples sem entrada do usuário) ou adicionar campos estruturados em que os usuários podem fornecer mais informações.
Os usuários veem todos os marcadores aplicados a um arquivo não aberto no Meu Drive, onde aparecem listados no painel "Detalhes" do arquivo. A atividade do marcador é exibida no painel "Atividade" do arquivo. Os usuários podem clicar em ArquivosMarcadores para abrir o painel de edição. Saiba mais sobre como os usuários trabalham com marcadores.
Quem pode ver marcadores
Ao criar um marcador, você pode definir quem pode ver e usar esse marcador: sua organização inteira (o padrão) ou apenas determinados usuários e grupos. Se um usuário não tiver permissão para aplicar ou ver o marcador, ele não o verá no Google Drive.
Os marcadores não são mostrados nos seguintes cenários:
- Arquivos transferidos por download do Drive
- Arquivos visualizados no Gmail, Agenda, Chat ou Meet
Os superadministradores e os administradores com o privilégio "Gerenciar marcadores" podem ver todos os marcadores no Gerenciador de marcadores. Os administradores com o privilégio "Relatórios" podem ver os marcadores aplicados aos arquivos listados nos relatórios e nas auditorias, mesmo quando não têm o privilégio "Gerenciar marcadores".
Exemplos de marcadores do Drive
Exemplo de um marcador com selo:
- Um marcador "Confidencialidade do arquivo" com as opções "Ultrassecreto", "Interno", "Público" e "Privado", cada uma com uma cor diferente. Quando os usuários aplicam o marcador, eles selecionam o nível de confidencialidade do conteúdo. Se você quiser que os usuários registrem por que escolheram um nível de sensibilidade, adicione um campo de texto "Justificativa".
Exemplos de marcadores padrão:
- O marcador "Projeto Alfa" que os usuários podem aplicar a qualquer item relacionado ao Projeto Alfa para encontrar facilmente todos os arquivos relevantes.
- Um marcador "Contrato" com os seguintes campos: "Tipo", "Empresa", "Status" e "Data de conclusão". Ao criar o marcador, você atribui a cada campo um tipo de dado (número, data, pessoa, texto ou seleção) e define os valores possíveis para os campos de seleção. Por exemplo, o campo "Status" pode ter as opções "Rascunho", "Aguardando assinatura", "Rejeitado", "Assinado" ou "Expirado". Os usuários poderão pesquisar por valores de campo no Drive, como todos os contratos expirados.
Outras taxonomias de marcador:
- Controle de exportação: EAR, ITAR, OFAC
- Conformidade: FINRA, HIPAA
- Privacidade: PII, SPII, sem PII.
- Status: "Rascunho", "Em análise", "Final"
- Tipo de conteúdo: Contrato, Documento de design, Modelo
- Exame de drogas: código do experimento, código do paciente
Limites do marcador do Drive
- Você pode criar até 150 marcadores para sua organização, incluindo 1 marcador com selo.
- Os arquivos podem ter até cinco marcadores aplicados pelo usuário. É possível aplicar até 20 marcadores entre marcadores aplicados pelo usuário e marcadores aplicados por regras.
- É possível aplicar marcadores a qualquer arquivo no Drive, mas não a pastas, atalhos, drives compartilhados ou arquivos de outra organização.
Formas de aplicar marcadores a itens do Drive
Você tem várias opções e pode usar mais de uma:
- Os usuários com acesso para editar os arquivos podem aplicar marcadores aos arquivos no Google Drive.
- Você pode usar a API Labels para criar, editar, aplicar e remover rótulos de maneira programática. Veja mais detalhes na documentação da API Google Drive Labels.
- É possível aplicar marcadores de classificação padrão automaticamente aos arquivos quando eles são criados ou transferidos para um novo proprietário.
- Se a edição do Google Workspace for compatível com a Prevenção contra perda de dados (DLP) no Drive, você poderá configurar regras da DLP para aplicar marcadores automaticamente ao conteúdo.As regras da DLP aplicam marcadores aos arquivos novos e atuais que correspondem às condições da regra.
- É possível configurar a classificação de dados de IA (Beta) para aplicar marcadores a arquivos novos e atuais.
Próximas etapas
Ativar os marcadores do Drive para sua organização. Embora seja possível criar marcadores com os marcadores do Drive desativados, sua organização não poderá usá-los até que eles sejam ativados.
Perguntas frequentes
É possível aplicar marcadores a que tipos de arquivos? As pastas podem ter marcadores?Os marcadores podem ser aplicados a qualquer arquivo no Drive, inclusive arquivos enviados como PDFs, arquivos do Microsoft Office, arquivos de texto e muito mais.
Os marcadores não podem ser aplicados a pastas, atalhos, drives compartilhados ou arquivos de outra organização.
Você pode marcar os campos como obrigatórios. No entanto, os usuários não são bloqueados para usar, compartilhar ou editar arquivos se não preencherem um marcador.
Os marcadores com campos obrigatórios são destacados para o usuário para incentivar a conclusão. Ele verá um banner quando um campo obrigatório não estiver preenchido.
Não. Os marcadores não são compatíveis com o Google Workspace Domain Transfer.
Para criar marcadores, você precisa ter pelo menos o privilégio Gerenciar marcadores.
Para ver os marcadores:
- No Drive, o usuário precisa ter pelo menos acesso para ver o marcador e o arquivo.
- No Gerenciador de marcadores, um administrador precisa ser um superadministrador ou ter o privilégio Gerenciar marcadores.
- Nos relatórios e nas auditorias do Drive, os administradores com o privilégio "Relatórios", mesmo quando não têm o privilégio "Gerenciar marcadores".
Não. Os usuários veem o texto conforme inserido pelo criador do marcador.
