Ta funkcja jest dostępna w tych wersjach: Frontline Starter i Frontline Standard; Business Standard i Business Plus; Enterprise Standard i Enterprise Plus; Education Standard i Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials i Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Porównanie wersji
Jako administrator możesz tworzyć etykiety do plików przechowywanych na Dysku. Etykiety Dysku to metadane, które ułatwiają organizacji porządkowanie i znajdowanie plików oraz stosowanie do nich zasad. Organizacja może dodawać etykiety do dowolnych plików na Dysku należących do niej, ale nie do folderów, skrótów, dysków współdzielonych ani plików należących do innej organizacji. Etykiety Dysku mogą być proste (np. tagi). Mogą też zawierać wiele uporządkowanych pól metadanych, takich jak pola wyboru, daty, liczby i osoby.
- Przykładowe zastosowania etykiet Dysku
- Rodzaje etykiet Dysku i miejsca ich wyświetlania
- Kto może wyświetlać etykiety
- Przykłady etykiet na Dysku
- Limity etykiet na Dysku
- Sposoby stosowania etykiet do elementów na Dysku
- Dalsze kroki
- Najczęstsze pytania
Przykładowe zastosowania etykiet Dysku
Etykiety Dysku są przydatne w wielu typowych sytuacjach w miejscu pracy, takich jak zarządzanie rekordami, klasyfikacja, znajdowanie uporządkowanych danych, przepływ pracy, raportowanie, kontrolowanie itp.
- Klasyfikowanie treści w celu zachowania zgodności ze strategią zarządzania informacjami
Używaj etykiet do identyfikowania treści o charakterze kontrowersyjnym lub treści wymagających specjalnego traktowania. Na przykład dzięki etykiecie „Poufność” możesz ograniczyć dostęp do plików oznaczonych jako „Poufny” lub „Szczególnie poufny”. - Stosowanie zasad do elementów
Używaj etykiet jako warunku lub działania w regułach zapobiegania utracie danych (DLP) lub regułach przechowywania w Vault, aby spełnić wymagania dotyczące zgodności z regulacjami. Jeśli na przykład plik zawiera informacje umożliwiające identyfikację osoby, za pomocą DLP możesz automatycznie zastosować etykietę „Poufny” i zablokować udostępnianie na zewnątrz. Gdy używasz etykiety w regule, edycja destrukcyjna jest w niej wyłączona – etykiety nie można wyłączyć ani usunąć. - Szybsze znajdowanie plików
Dzięki temu osoby z Twojej organizacji będą mogły wyszukiwać treści na podstawie etykiet i pól. Na przykład dzięki polom „Stan umowy” i „Termin” możesz wyszukiwać na Dysku wszystkie umowy, które czekają na podpis i mają termin do piątku.
Rodzaje etykiet Dysku i miejsca ich wyświetlania
| Etykieta z plakietką | |||
| Etykieta standardowa |
Na Dysku Google dostępne są dwa rodzaje etykiet: z plakietką i standardowe.
Etykiety z plakietką dotyczą najważniejszych metadanych organizacji i są wyeksponowane przy oznaczonych nimi plikach. Etykieta z plakietką jest wyświetlana obok nazwy pliku, gdy użytkownik otworzy go w Dokumentach, Arkuszach lub Prezentacjach Google w przeglądarce. W przypadku innych typów plików (np. PDF) etykieta z plakietką pojawia się w okienku etykiet pliku wraz z innymi etykietami.
Możesz utworzyć tylko 1 etykietę z plakietką dla organizacji. Etykieta z plakietką musi mieć co najmniej 1 pole wyboru.
Etykiety standardowe stosuje się do innych metadanych. Możesz utworzyć 150 etykiet standardowych (lub 149, jeśli utworzysz etykietę z plakietką). W przypadku standardowej etykiety możesz skonfigurować ją jak tag (prostą etykietę bez danych wejściowych użytkownika) lub dodać uporządkowane pola, w których użytkownicy podadzą więcej informacji.
Użytkownicy widzą wszystkie etykiety zastosowane do nieotwartego pliku na Moim dysku, gdzie są wymienione w okienku szczegółów pliku. Aktywność związana z etykietami jest widoczna w okienku aktywności pliku. W przypadku otwartych plików użytkownicy mogą kliknąć Pliki Etykiety, aby otworzyć panel edycji etykiet. Dowiedz się więcej o tym, jak użytkownicy korzystają z etykiet
Kto może wyświetlać etykiety
Podczas tworzenia etykiety możesz określić, kto może ją widzieć i jej używać – cała Twoja organizacja (ustawienie domyślne) czy tylko określeni użytkownicy i grupy. Jeśli użytkownik nie może dodać etykiety ani jej zobaczyć, nie zobaczy jej na Dysku.
Etykiety nie są wyświetlane w tych sytuacjach:
- pliki pobrane z Dysku,
- pliki wyświetlone w podglądzie w Gmailu, Kalendarzu, Google Chat lub Meet.
Superadministratorzy i administratorzy z uprawnieniem Zarządzaj etykietami mogą wyświetlać wszystkie etykiety w menedżerze etykiet. Administratorzy z uprawnieniem Raporty mogą wyświetlać etykiety dodane do plików wymienionych w raportach i kontrolach, nawet jeśli nie mają uprawnienia Zarządzaj etykietami.
Przykłady etykiet na Dysku
Przykład etykiety z plakietką:
- Etykieta „Poufność pliku” z opcjami Ściśle tajny, Wewnętrzny, Publiczny i Prywatny, każda w innym kolorze. Gdy użytkownicy dodają etykietę, określają, jak poufna jest oznaczana treść. Jeśli chcesz, aby użytkownicy zapisywali powód wyboru stopnia poufności, możesz dodać pole tekstowe „Uzasadnienie”.
Przykłady etykiet standardowych:
- Etykieta „Projekt alfa”, którą użytkownicy mogą zastosować do dowolnego elementu związanego z projektem w fazie alfa, aby mieć możliwość łatwego znajdowania odpowiednich plików.
- Etykieta „Umowa” zawierającą następujące pola: Typ, Firma, Stan i Termin. Podczas tworzenia etykiety każdemu polu przypisujesz typ danych (liczba, data, osoba, tekst lub wybór) i określasz możliwe wartości pól wyboru. Na przykład dostępne opcje pola Stan to: Wersja robocza, Oczekuje na podpis, Odrzucona, Podpisana i Wygasła. Użytkownicy mogą potem szukać plików według wartości pól na Dysku, na przykład wyszukać wszystkie umowy wygasłe.
Dodatkowe kategorie etykiet:
- Kontrola eksportowania: EAR, ITAR, OFAC
- Zgodność z regulacjami: FINRA, HIPAA
- Prywatność: informacje umożliwiające identyfikację osoby, informacje poufne umożliwiające identyfikację osoby, bez informacji umożliwiających identyfikację osoby
- Stan: Wersja robocza, W trakcie sprawdzania, Wersja ostateczna
- Typ treści: Umowa, Dokument projektowy, Podgląd
- Badanie leku: ID eksperymentu, ID pacjenta
Limity etykiet na Dysku
- W organizacji możesz utworzyć maksymalnie 150 etykiet, w tym 1 z plakietką.
- Pliki mogą mieć maksymalnie 5 etykiet zastosowanych przez użytkowników. Możesz użyć maksymalnie 20 etykiet pomiędzy etykietami zastosowanymi przez użytkownika a etykietami zastosowanymi przez reguły.
- Etykiety można dodawać do dowolnych plików na Dysku, ale nie do folderów, skrótów, dysków współdzielonych ani plików należących do innej organizacji.
Sposoby stosowania etykiet do elementów na Dysku
Masz kilka opcji i możesz skorzystać z więcej niż 1 z nich:
- Użytkownicy z uprawnieniami do edytowania plików mogą dodawać etykiety do plików na Dysku Google.
- Za pomocą interfejsu API etykiet możesz automatycznie tworzyć, edytować, stosować i usuwać etykiety. Szczegółowe informacje znajdziesz w dokumentacji interfejsu API etykiet w Dysku Google.
- Możesz automatycznie stosować domyślne etykiety klasyfikacji do plików po ich utworzeniu lub przeniesieniu do nowego właściciela.
- Jeśli Twoja wersja Google Workspace obsługuje funkcję zapobiegania utracie danych (DLP) na Dysku, możesz skonfigurować reguły DLP, aby automatycznie stosować etykiety. Reguły DLP stosują etykiety zarówno do nowych, jak i do istniejących plików spełniających warunki reguł.
- Możesz skonfigurować klasyfikację AI danych (w wersji beta), aby stosować etykiety zarówno do nowych, jak i do istniejących plików.
Kolejne kroki
Włączanie etykiet Dysku w organizacji. Możesz tworzyć etykiety, gdy etykiety Dysku są wyłączone, ale Twoja organizacja nie może ich używać, dopóki etykiety Dysku nie zostaną włączone.
Najczęstsze pytania
Rozwiń wszystko | Zwiń wszystko
Do plików jakiego typu można stosować etykiety? Czy foldery mogą mieć etykiety?Etykiety można stosować do dowolnych plików na Dysku, w tym do plików PDF, plików pakietu Microsoft Office, plików tekstowych i wiele więcej.
Etykiet nie można stosować do folderów, skrótów, dysków współdzielonych ani plików należących do innej organizacji.
Możesz oznaczać pola jako wymagane, ale użytkownicy, którzy nie wypełnili etykiety, nie mogą używać, udostępniać ani edytować plików.
Etykiety z polami wymaganymi są wyróżnione, aby zachęcić użytkowników do ich ukończenia. Jeśli pole wymagane nie jest wypełnione, widzą oni baner.
Nie. Poza tym Google Workspace Domain Transfer nie obsługuje etykiet.
Aby tworzyć etykiety, musisz mieć co najmniej uprawnienie Zarządzaj etykietami.
Aby wyświetlić etykiety:
- na Dysku: użytkownik musi mieć co najmniej uprawnienia do wyświetlania etykiety oraz pliku;
- w menedżerze etykiet: administrator musi być superadministratorem lub mieć uprawnienie Zarządzaj etykietami;
- w raportach i audytach dotyczących Dysku: administratorzy muszą mieć uprawnienie Raporty – uprawnienie Zarządzaj etykietami nie jest wymagane.
Nie. Użytkownicy widzą tekst wpisany przez twórcę etykiety.
