Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Frontline Starter en Frontline Standard; Business Standard en Business Plus; Enterprise Standard en Enterprise Plus; Education Standard en Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials en Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Versies vergelijken
Als beheerder kunt u labels maken die uw organisatie kan toepassen op bestanden die zijn opgeslagen in Drive. Drive-labels zijn metadata waarmee uw organisatie bestanden in Drive kan ordenen, vinden en er beleid op kan toepassen. De labels van uw organisatie kunnen worden toegepast op elk bestand in Drive dat eigendom is van uw organisatie, maar niet op mappen, snelkoppelingen, gedeelde Drives of bestanden die eigendom zijn van een andere organisatie. Drive-labels kunnen eenvoudig zijn, zoals een tag. Maar ze kunnen ook veel gestructureerde metadatavelden hebben met selectievelden, datums, cijfers of mensen.
- Gebruiksvoorbeelden voor Drive-labels
- Typen Drive-labels worden weergegeven en waar ze worden weergegeven
- Wie kan labels zien?
- Voorbeelden van Drive-labels
- Limieten voor Drive-labels
- Manieren om labels toe te passen op Drive-items
- Volgende stappen
- Veelgestelde vragen
Gebruiksvoorbeelden voor Drive-labels
Drive-labels zijn handig voor veel scenario's, zoals recordbeheer, classificatie, gestructureerd zoeken, workflows, rapporten en controles.
- Content classificeren voor een strategie voor informatiebeheer
Gebruik een label om gevoelige content of content waarop speciale acties moeten worden uitgevoerd te herkennen. Met een label Gevoeligheid kunt u bijvoorbeeld de toegang beperken tot bestanden die zijn gemarkeerd als Vertrouwelijk of Zeer gevoelig. - Beleid toepassen op items
Gebruik een label als voorwaarde of actie inregels voor gegevensverlies voorkomen (Data Loss Prevention, DLP) ofVault-bewaarregels om te voldoen aan bepaalde nalevingsvereisten. Als een bestand bijvoorbeeld PII bevat, kunt u met DLP automatisch het label Vertrouwelijk toepassen en extern delen blokkeren. Als u een label in een regel gebruikt, wordt het label vergrendeld voor bewerkingen die een grote impact hebben. Het kan niet worden uitgezet of verwijderd. - Vind bestanden sneller
Mensen in uw organisatie kunnen content vinden op basis van labels en velden. Als u bijvoorbeeld de labelvelden 'Contractstatus' en 'Deadline' gebruikt, kunt u in Drive zoeken naar alle contracten die vóór vrijdag nog moet worden ondertekend.
Typen Drive-labels en waar ze worden weergegeven
| Label met badge | |||
| Standaardlabel |
Google Drive heeft 2 soorten labels: labels met badges en standaardlabels.
Labels met badges zijn bedoeld voor de belangrijkste metadata van uw organisatie en zijn duidelijk zichtbaar op bestanden waarop ze worden toegepast. Het label met badge wordt naast de bestandsnaam weergegeven wanneer gebruikers een bestand openen in Google Documenten, Spreadsheets of Presentaties op internet. Voor andere bestandstypen, zoals pdf's, wordt het label met badge weergegeven in het labelvenster van het bestand, samen met eventuele andere labels.
U kunt maar één label met badge maken voor uw organisatie. Het label met badge moet ten minste één selectieveld hebben.
Standaardlabels zijn voor andere metadata. U kunt 150 standaardlabels maken (of 149 als u een label met badge maakt). Standaardlabels kunt u instellen als een tag (een eenvoudig label zonder gebruikersinvoer) of u kunt gestructureerde velden toevoegen waarin gebruikers meer informatie kunnen opgeven.
Gebruikers zien alle labels die zijn toegepast op een ongeopend bestand in Mijn Drive in het detailvenster van het bestand. Labelactiviteit wordt getoond in het deelvenster Activiteit van het bestand. Voor openstaande bestanden kunnen gebruikers klikken op Bestanden Labels om het venster voor het bewerken van labels te openen. Meer informatie over hoe gebruikers met labels werken
Wie kan labels zien?
Als u een label maakt, kunt u instellen wie het label kan zien en gebruiken: uw hele organisatie (standaard) of alleen bepaalde gebruikers en groepen. Als een gebruiker het label niet mag toepassen of zien, ziet deze het niet in Drive.
In de volgende scenario's worden labels niet getoond:
- Bestanden gedownload uit Drive
- Voorbeelden van bestanden in Gmail, Agenda, Chat of Meet
Hoofdbeheerders en beheerders met het recht Labels beheren kunnen alle labels zien in Labelbeheer. Beheerders met het recht Rapporten kunnen labels zien die zijn toegepast op bestanden die worden vermeld in rapporten en controles, zelfs als ze niet het recht Labels beheren hebben.
Voorbeelden van Drive-labels
Voorbeeld van een label met badge:
- Het label Bestandsgevoeligheid met de opties Geheim, Intern, Openbaar en Privé, elk met een andere kleur. Als gebruikers het label toepassen, selecteren ze hoe gevoelig de content is. Als u wilt dat gebruikers vastleggen waarom ze een gevoeligheidsniveau hebben gekozen, kunt u een tekstveld 'Rechtvaardiging' toevoegen.
Voorbeelden van standaardlabels:
- Een label voor Project Alfa dat gebruikers kunnen toepassen op elk item dat is gerelateerd aan Project Alfa, zodat ze eenvoudig alle relevante bestanden kunnen vinden.
- Een label Contract met de volgende velden: Type, Bedrijf, Status en Deadline. Als u het label maakt, wijst u aan elk veld een gegevenstype (getal, datum, persoon, tekst of selectie) toe en definieert u de mogelijke waarden voor selectievelden. Mogelijke opties voor het veld Status zijn bijvoorbeeld Concept, In afwachting van handtekening, Afgewezen, Ondertekend of Verlopen. Gebruikers kunnen dan zoeken op veldwaarden in Drive en bijvoorbeeld alle verlopen contracten opzoeken.
Aanvullende labeltaxonomieën:
- Exportcontrole: EAR, ITAR, OFAC
- Naleving: FINRA, HIPAA
- Privacy: PII, SPII, geen PII
- Status: Concept, Wordt beoordeeld, Definitief
- Contenttype: Contract, Ontwerpdocument, Mock-up
- Geneesmiddelenonderzoek: experiment-ID, patiënt-ID
Limieten voor Drive-labels
- U kunt maximaal 150 labels maken voor uw organisatie, waaronder 1 label met badge.
- Bestanden kunnen maximaal 5 door gebruikers toegepaste labels hebben. In totaal kunnen bestanden maximaal 20 door gebruikers toegepaste labels en door regels toegepaste labels hebben.
- Labels kunnen worden toegepast op elk bestand in Drive, maar niet op mappen, snelkoppelingen, gedeelde Drives of bestanden waarvan een andere organisatie de eigenaar is.
Manieren om labels toe te passen op Drive-items
U heeft verschillende opties en u kunt er meer dan één gebruiken:
- Gebruikers met bewerkingsrechten voor bestanden kunnen labels toepassen op bestanden in Google Drive.
- Met de Labels API kunt u labels programmatisch maken, bewerken, toepassen en verwijderen. Bekijk de Google Drive Labels API-documentatie voor meer informatie.
- U kunt automatisch standaard classificatielabels toepassen op bestanden als ze worden gemaakt of overgezet naar een nieuwe eigenaar.
- Als gegevensverlies voorkomen (Data Loss Prevention, DLP) voor Drive wordt ondersteund in uw Google Workspace-versie, kunt u DLP-regels instellen om automatisch labels toe te passen op content. Met DLP-regels worden labels toegepast op zowel nieuwe als bestaande bestanden die voldoen aan de regelvoorwaarden.
- U kunt AI-gegevensclassificatie instellen (bèta) om labels toe te passen op nieuwe en bestaande bestanden.
Volgende stappen
Zet Drive-labels aan voor uw organisatie. U kunt labels maken als Drive-labels uitstaan, maar uw organisatie kan ze pas gebruiken als Drive-labels aanstaan.
Veelgestelde vragen
Alles uitvouwen | Alles samenvouwen
Op welke typen bestanden kunnen labels worden toegepast? Kunnen mappen labels hebben?Labels kunnen worden toegepast op elk bestand in Drive, inclusief geüploade bestanden zoals pdf's, Microsoft Office-bestanden en tekstbestanden.
Labels kunnen niet worden toegepast op mappen, snelkoppelingen, gedeelde Drives of bestanden die eigendom zijn van een andere organisatie.
U kunt velden markeren als verplicht. Gebruikers kunnen bestanden echter wel gewoon gebruiken, delen of bewerken als ze een label niet invullen.
Bij labels met verplichte velden is duidelijk te zien dat het gewenst is dat gebruikers ze invullen. Er wordt een banner weergegeven als een verplicht veld niet is ingevuld.
Nee. Labels worden ook niet ondersteund door Google Workspace Domain Transfer.
U moet minstens het recht Labels beheren hebben om labels te kunnen maken.
Labels zien:
- In Drive moet een gebruiker ten minste weergaverechten hebben voor het label en het bestand.
- In Labelbeheer moet een beheerder hoofdbeheerder zijn of het recht Labels beheren hebben.
- In Drive-rapporten en -controles moeten beheerders het recht Rapporten hebben, zelfs als ze niet het recht Labels beheren hebben.
Nee. Gebruikers zien de tekst die de labelmaker heeft opgegeven.
