通知

Duet AI は Gemini for Google Workspace になりました。詳細

ドライブのラベル管理者としての作業を開始する

この機能に対応しているエディション: Frontline StarterFrontline Standard、Business Standard および Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Education Standard、Education Plus、EssentialsEnterprise EssentialsEnterprise Essentials Plus、G Suite Business。 エディションの比較

管理者は、ドライブに保存されているファイルに適用するラベルを作成できます。ドライブのラベルは、組織のドライブのファイルを整理、検索、してポリシーを適用するためのメタデータです。組織のラベルは、組織が所有するドライブ内のすべてのファイルに適用できますが、フォルダ、ショートカット、共有ドライブ、別の組織が所有するファイルには適用できません。ドライブのラベルは、タグのようにシンプルなものにできます。また、選択フィールド、日付、数値、人物など、多数の構造化メタデータ フィールドを含めることもできます。

目次

ドライブラベルの使用例

ドライブのラベルは、記録管理、分類、構造化検索、ワークフロー、レポート、監査など、職場での一般的なファイル整理の場面で役立ちます。

  • 情報ガバナンス戦略に沿ってコンテンツを分類する
    デリケートなコンテンツまたは特別な扱いを必要とするコンテンツを識別するためにラベルを使用します。たとえば、「機密性」ラベルを使用すると、「機密」や「機密性が高い」とマークされたファイルへのアクセスを制限できます。
  • アイテムにポリシーを適用する
    コンプライアンス要件を満たすために、データ損失防止(DLP)ルールまたは Vault の保持ルールでラベルを条件またはアクションとして使用します。たとえば、個人を特定できる情報(PII)が含まれているファイルには、DLP で自動的に「機密」ラベルを付けて外部共有をブロックするように設定できます。ルールでラベルを使用すると、そのラベルは破壊的な編集からロックされ、無効にすることも削除することもできなくなります。
  • ファイルをすばやく見つける
    組織内のユーザーは、ラベルと項目を基にコンテンツを検索できます。たとえば、「契約状況」と「期限」のラベル項目を使用して、金曜日までに署名が必要なすべての契約書をドライブで検索できるようにするといった方法があります。

ドライブラベルの種類と表示場所

  1. バッジラベル
  2. 標準ラベル

Google ドライブには、バッジと標準の 2 種類のラベルがあります。

バッジラベルは組織の最も重要なメタデータであり、適用先のファイルを視覚的に強調します。ウェブ上の Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルを開くと、ファイル名の横にバッジラベルが表示されます。PDF などの他のファイル形式の場合は、ファイルのラベルのペインに他のラベルとともにバッジラベルが表示されます。

組織用に作成できるバッジラベルは 1 つのみです。バッジラベルには少なくとも 1 つの選択フィールドが必要です。

標準ラベルは他のメタデータに使用します。150 個の標準ラベル(バッジラベルを作成する場合は 149 個)を作成できます。標準ラベルは、タグ(ユーザー入力のないシンプルなラベル)のように設定したり、またはユーザーがさらに情報を提供できる構造化フィールドを追加したりできます。

ユーザーは、ファイルの詳細ペインの一覧にある、マイドライブ内の開かれていないファイルに適用されたすべてのラベルを確認できます。ラベルのアクティビティはファイルの [アクティビティ] ペインに表示されます。開いているファイルの場合は、[ファイル] 次に [ラベル] をクリックしてラベル編集パネルを開くことができます。詳しくは、ユーザーがラベルを使用する仕組みをご覧ください。

ラベルを表示できるユーザー

ラベルを作成するときには、ラベルを表示および使用できるユーザー(組織全体(デフォルト)または特定のユーザーおよびグループのみ)を設定できます。ラベルの適用や閲覧が許可されていないユーザーには、ドライブにこのラベルが表示されません。

次のシナリオでは、ラベルは表示されません。

  • ドライブからダウンロードしたファイル
  • Gmail、カレンダー、Chat、Meet でプレビューされたファイル

特権管理者とラベルの管理権限を持つ管理者は、ラベル マネージャーですべてのラベルを表示できます。[レポート] 権限を与えられた管理者は、[ラベルの管理] 権限がない場合でも、レポートと監査で一覧表示されているファイルに適用されているラベルを確認できます。

ドライブラベルの例

バッジラベルの例:

  • 「ファイルの機密性」ラベル。最高機密、内部、公開、非公開の各オプションが異なる色で表示されます。ユーザーはこのラベルを適用するときに、コンテンツの機密レベルを選択します。機密レベルを選択した理由の記録をユーザーに求める場合は、[理由] テキスト フィールドを追加します。

標準ラベルの例:

  • 「アルファ プロジェクト」ラベル。ユーザーはこのラベルをアルファ プロジェクトに関連するアイテムに適用し、関連するすべてのファイルを簡単に見つけることができます。
  • 「契約」ラベル。「種類」「会社」「ステータス」「期限」の項目がある。このラベルを作成するときは、各項目にデータ型(数値、日付、ユーザー、テキスト、選択)を割り当て、選択項目に入力できる値を定義します。たとえば、「ステータス」項目は「下書き」「署名待ち」「不承認」「締結」「期限切れ」から選択できるようにします。こうしておけば、ユーザーは期限切れのすべての契約書などをドライブ内の項目の値を基に検索できます。

その他のラベル分類:

  • 輸出規制: EAR、ITAR、OFAC
  • コンプライアンス: FINRA、HIPAA
  • プライバシー: PII、SPII、PII なし
  • ステータス: 下書き、レビュー中、最終版
  • コンテンツ タイプ: 契約書、設計書、モックアップ
  • 治験: 試験 ID、患者 ID

ドライブラベルの制限

  • 組織で(バッジラベル 1 つを含め)最大 150 個のラベルを作成できます。
  • ファイルにユーザーが適用できるラベルは 5 個までです。ユーザーが適用するラベルとルールによって適用されるラベルで合計 20 個まで適用可能です。
  • ラベルはドライブ内のどのファイルにでも適用できますが、フォルダ、ショートカット、共有ドライブ、別の組織が所有するファイルには適用できません。

ドライブのアイテムにラベルを適用する方法

いくつかの方法があり、複数の方法を使用することもできます。

次の手順

組織に対してドライブのラベルを有効にします。ドライブのラベルが無効になっていてもラベルの作成はできますが、ドライブのラベルを有効にしない限り組織でラベルを使用することはできません。

よくある質問

すべて開く  |  すべて閉じる

どのような形式のファイルにラベルを適用できますか?フォルダにラベルを付けることはできますか?

ラベルは、ドライブ内のあらゆるファイル(PDF、Microsoft Office ファイル、テキスト ファイルなど、アップロードしたファイルを含む)に適用できます。

ラベルは、別の組織が所有するフォルダ、ショートカット、共有ドライブ、ファイルには適用できません

ラベルまたは項目を必須にすることはできますか?

必須項目を設定することはできますが、ラベルが未完了の状態でも、ユーザーがファイルを使用、共有、編集できなくなることはありません。

必須項目のあるラベルはユーザーによる入力を促すためハイライト表示されます。必須項目の入力が完了していない場合はバナーが表示されます。

他のシステムや組織からラベルやフィールドを読み込むことはできますか?

いいえ。また、ラベルは Google Workspace Domain Transfer ではサポートされていません。

ラベルを作成、表示できるのはどのようなユーザーですか?

ラベルを作成するには、少なくともラベルの管理権限が必要です。

ラベルを表示するには:

  • ドライブでは、少なくともラベルとファイルの閲覧権限が必要です。
  • ラベル マネージャーでは、管理者は特権管理者であるか、ラベルの管理権限を持つ必要があります。
  • ドライブのレポートと監査では、管理者はレポート権限を持つ必要があります(ラベルの管理権限がない場合も含む)。
ラベルと項目はユーザーのデフォルト言語にローカライズされていますか?

いいえ。ラベルの作成者が入力したテキストが表示されます。

この情報は役に立ちましたか?

改善できる点がありましたらお聞かせください。
検索
検索をクリア
検索を終了
Google アプリ
メインメニュー