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In qualità di amministratore, puoi creare etichette da applicare ai file archiviati su Drive. Le etichette di Drive sono metadati che possono aiutare la tua organizzazione a organizzare, trovare e applicare criteri ai file su Drive. Le etichette dell'organizzazione possono essere applicate a qualsiasi file di Drive di proprietà della tua organizzazione, ma non a cartelle, scorciatoie, Drive condivisi o file di proprietà di un'altra organizzazione. Le etichette di Drive possono essere semplici, come un tag. In alternativa, possono avere molti campi di metadati strutturati che includono campi di selezione, date, numeri o persone.
- Esempi di casi d'uso per le etichette di Drive
- Tipi di etichette di Drive visualizzate e relative posizioni
- Chi può visualizzare le etichette
- Esempi di etichette di Drive
- Limiti delle etichette di Drive
- Modi per applicare etichette agli elementi di Drive
- Passaggi successivi
- Domande frequenti
Esempi di casi d'uso per le etichette di Drive
Le etichette di Drive sono utili per molti scenari di lavoro comuni, tra cui gestione dei record, classificazione, ricerca strutturata, flusso di lavoro, reporting, controllo e altro ancora.
- Classificare i contenuti per seguire una strategia di governance delle informazioni
Utilizza un'etichetta per identificare contenuti sensibili o che richiedono una gestione speciale. Ad esempio, con un'etichetta "Sensibilità", potresti limitare l'accesso ai file contrassegnati come "Riservato" o "Molto sensibile". - Applicare criteri agli elementi
Utilizza un'etichetta come condizione o azione in Regole di Prevenzione della perdita di dati (DLP) o Regole di conservazione di Vault per soddisfare i requisiti di conformità. Ad esempio, se un file contiene PII, con DLP puoi applicare automaticamente un'etichetta "Riservato" e bloccare la condivisione esterna. Quando utilizzi un'etichetta in una regola, le modifiche distruttive vengono bloccate, pertanto non è possibile né disattivare né eliminare l'etichetta. - Trovare i file più velocemente
Le persone della tua organizzazione possono trovare contenuti in base a etichette e campi. Ad esempio, con i campi delle etichette "Stato del contratto" e "Data di scadenza", potresti cercare su Drive tutti i contratti in attesa di firma e in scadenza venerdì.
Tipi di etichette di Drive e posizione in cui vengono visualizzate
| Etichetta con badge | |||
| Etichetta standard |
Su Google Drive sono disponibili due tipi di etichette: con badge e standard.
Le etichette con badge riguardano i metadati più critici della tua organizzazione e vengono messe in evidenza sui file a cui sono applicate. L'etichetta con badge viene mostrata accanto al nome del file quando gli utenti aprono un file in Documenti, Fogli o Presentazioni Google sul web. Per gli altri tipi di file, ad esempio per i PDF, l'etichetta con badge viene visualizzata nel riquadro Etichette del file insieme alle altre etichette.
Puoi creare una sola etichetta con badge per la tua organizzazione. L'etichetta con badge deve contenere almeno un campo di selezione.
Le etichette standard si riferiscono ad altri metadati. Puoi creare 150 etichette standard (o 149 se crei un'etichetta con badge). Con un'etichetta standard, puoi configurarla come un tag (una semplice etichetta senza input utente) oppure puoi aggiungere campi strutturati dove gli utenti possono fornire ulteriori informazioni.
Gli utenti possono vedere tutte le etichette applicate a un file non aperto in Il mio Drive, dove sono elencate nel riquadro Dettagli del file. L'attività dell'etichetta viene mostrata nel riquadro Attività del file. Per i file aperti, gli utenti possono fare clic su File Etichette per aprire il riquadro di modifica delle etichette. Scopri di più su come gli utenti utilizzano le etichette.
Chi può visualizzare le etichette
Quando crei un'etichetta, puoi specificare chi può visualizzarla e utilizzarla: l'intera organizzazione (impostazione predefinita) o solo determinati utenti e gruppi. Se un utente non può applicare l'etichetta o vederla, non la visualizzerà in Drive.
Le etichette non vengono visualizzate nei seguenti scenari:
- File scaricati da Drive
- File visualizzati in anteprima in Gmail, Calendar, Chat o Meet
I super amministratori e gli amministratori con il privilegio di gestione delle etichette possono visualizzare tutte le etichette nel Gestore etichette. Gli amministratori con il privilegio di Report possono visualizzare le etichette applicate ai file elencati nei report e nei controlli, anche se non dispongono del privilegio di gestione etichette.
Esempi di etichette di Drive
Esempio di etichetta con badge:
- Un'etichetta "Sensibilità file" con le opzioni Top Secret, Interno, Pubblico e Privato, ciascuna con un colore diverso. Quando gli utenti applicano l'etichetta, selezionano la sensibilità dei contenuti. Se vuoi che gli utenti registrino il motivo per cui hanno scelto un livello di sensibilità, puoi aggiungere un campo di testo "Giustificazione".
Esempi di etichette standard:
- Un'etichetta "Progetto alfa" che gli utenti possono applicare a qualsiasi elemento correlato al progetto alfa, in modo da poter trovare facilmente tutti i file pertinenti.
- Un'etichetta "Contratto" con i seguenti campi: Tipo, Società, Stato e Data di scadenza. Quando crei l'etichetta, assegni a ciascun campo un tipo di dati (numero, data, persona, testo o selezione) e definisci i possibili valori per i campi di selezione. Ad esempio, le opzioni per il campo Stato possono essere Bozza, In attesa di firma, Rifiutato, Firmato o Scaduto. Gli utenti potranno quindi eseguire ricerche in base ai valori dei campi in Drive, ad esempio per tutti i contratti scaduti.
Tassonomie di etichette aggiuntive:
- Controllo delle esportazioni: EAR, ITAR, OFAC
- Conformità: FINRA, HIPAA
- Privacy: PII, SPII, non PII
- Stato: Bozza, In revisione, Finale
- Tipo di contenuti: Contratto, Documento di progettazione, Simulazione
- Test clinico: ID testo, ID paziente
Limiti delle etichette di Drive
- Puoi creare fino a 150 etichette per la tua organizzazione, inclusa un'etichetta con badge.
- I file possono avere fino a cinque etichette applicate dagli utenti. Puoi applicare fino a 20 etichette in totale tra quelle applicate dall'utente e quelle basate su regole.
- Le etichette possono essere applicate a qualsiasi file di Drive, ma non a cartelle, scorciatoie, Drive condivisi o file di proprietà di un'altra organizzazione.
Modi per applicare etichette agli elementi di Drive
Hai a disposizione diverse opzioni e puoi utilizzarne più di una:
- Gli utenti con accesso in modifica ai file possono applicare etichette ai file su Google Drive.
- Puoi utilizzare l'API Labels per creare, modificare, applicare e rimuovere le etichette in modo programmatico. Per maggiori dettagli, consulta la documentazione relativa all'API Google Drive Labels.
- Puoi applicare automaticamente le etichette di classificazione predefinite ai file quando vengono creati o trasferiti a un nuovo proprietario.
- Se la tua versione di Google Workspace supporta la Prevenzione della perdita di dati (DLP) per Drive, puoi configurare regole DLP per applicare automaticamente le etichette ai contenuti. Le regole DLP applicano etichette ai file nuovi ed esistenti che soddisfano le condizioni delle regole.
- Puoi configurare la classificazione dei dati IA (beta) per applicare etichette sia ai file nuovi sia a quelli esistenti.
Passaggi successivi
Attiva le etichette di Drive per l'organizzazione. Anche se puoi creare etichette mentre le etichette di Drive sono disattivate, la tua organizzazione non può utilizzarle finché non vengono attivate.
Domande frequenti
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A quali tipi di file possono essere applicate le etichette? Le cartelle possono avere etichette?Le etichette possono essere applicate a qualsiasi file di Drive, inclusi i file caricati come PDF, file di Microsoft Office, file di testo e altri ancora.
Le etichette non possono essere applicate a cartelle, scorciatoie, Drive condivisi o file di proprietà di un'altra organizzazione.
Puoi contrassegnare i campi come obbligatori, ma agli utenti non sarà impedito di utilizzare, condividere o modificare i file se non completano un'etichetta.
Le etichette con campi obbligatori vengono evidenziate per l'utente per incoraggiarne il completamento. Vedono un banner quando un campo obbligatorio non viene compilato.
No. Inoltre, le etichette non sono supportate da Google Workspace Domain Transfer.
Per creare etichette, devi disporre almeno del privilegio Gestione etichette.
Per visualizzare le etichette:
- Su Drive, un utente deve disporre almeno dell'accesso in visualizzazione all'etichetta e al file.
- Nel Gestore etichette, un amministratore deve essere un super amministratore o deve disporre del privilegio di gestione etichette.
- Nei report e nei controlli di Drive, gli amministratori devono avere il privilegio Report, anche se non dispongono del privilegio di gestione etichette,
No. Gli utenti vedono il testo inserito dall'autore dell'etichetta.
