Gestire le etichette di Drive

Versioni supportate per questa funzionalità: Business Standard e Business Plus; Enterprise; Education Standard ed Education Plus; G Suite Business; Essentials.  Confronta la tua versione

Etichette

Le etichette sono metadati che definisci per aiutare gli utenti a organizzare e trovare elementi e ad applicarvi criteri in Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni. Le etichette di Drive sono utili per molti scenari di lavoro comuni nell'organizzazione dei file, tra cui: gestione dei record, classificazione, ricerca strutturata, flusso di lavoro, reporting, controllo e altro ancora.

Puoi creare, modificare le tassonomie (strutture di etichette) e pubblicare le etichette. Gli utenti finali possono applicare etichette ai file che possono modificare e possono anche impostare i valori dei campi. Puoi creare fino a 100 etichette per la tua organizzazione.

Cosa si può fare con le etichette

  • Classificare i contenuti per seguire una strategia di governance delle informazioni
    Puoi creare un'etichetta mappata a uno schema di classificazione da applicare in tutta la tua organizzazione, allo scopo di identificare contenuti sensibili o che richiedono una gestione speciale.
  • Applicare criteri agli elementi
    Le etichette di Drive possono essere utilizzate come condizione o azione nelle regole di prevenzione della perdita di dati (beta) o nelle regole di conservazione di Vault (disponibile a breve) per soddisfare i requisiti di conformità. 
    Le regole consentono di utilizzare le etichette per garantire che i contenuti di Drive vengano gestiti lungo tutto il ciclo di vita e rispettino le prassi di conservazione dei record della tua organizzazione.
  • Selezionare e trovare i file più velocemente
    Puoi creare etichette che aumentano la ricercabilità delle risorse documentali della tua azienda. Gli utenti che lavorano con file in un ambiente di collaborazione, possono utilizzare le etichette che applicano come attributi supplementari per migliorare la ricerca e l'organizzazione dei contenuti.
    Le persone della tua organizzazione possono quindi trovare contenuti in base a etichette e campi. Ad esempio, un utente della tua organizzazione potrebbe utilizzare le opzioni di ricerca di Drive per trovare tutti i contratti in attesa di firma e in scadenza venerdì.

Tipi di etichette

Su Google Drive sono disponibili due tipi di etichette: con badge e standard.

Etichetta con badge: permette di applicare un indicatore ben visibile per mettere in evidenza i metadati più critici. Puoi creare un'unica etichetta con opzioni di badge per la tua organizzazione. Esempio di utilizzo di un'etichetta con badge:

  • Crea un'etichetta denominata Sensibilità file. Questa etichetta potrebbe includere le opzioni di campo Riservato, Interno, Pubblico e Privato. A ciascuna opzione può essere abbinato un colore di badge univoco. La tua organizzazione può quindi utilizzare l'etichetta per indicare il livello di sensibilità dei file in modo che venga visualizzato un badge in risalto su Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni.

Etichette standard: puoi creare un'etichetta semplice o complessa, con metadati descrittivi contenenti più campi strutturati. Esempio di etichetta standard semplice:

  • Crea un'etichetta denominata Progetto alfa. La tua organizzazione può applicarla a tutti i file associati al progetto, per facilitare l'identificazione e il recupero di tutti i file pertinenti.

Esempio di etichetta standard con campi strutturati:

  • Crea un'etichetta denominata Contratto. L'etichetta Contratto può contenere campi denominati Tipo, Azienda, Stato e Data di scadenza.
  • A ogni campo puoi assegnare un tipo di dati (numero, data, persona, testo o selezione). Se il tipo corrisponde a selezione, sei tu a definire i valori consentiti. Ad esempio, il campo Stato dell'etichetta Contratto potrebbe offrire la scelta tra Bozza, In attesa di firma, Rifiutato, Firmato o Scaduto. I campi strutturati ti consentono di accedere a file specifici con un accesso granulare.

Attivare o disattivare le etichette per la tua organizzazione

    Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).

  1. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad Applicazionie poiGoogle Workspacee poiDrive e Documenti.
  2. Fai clic su Etichette.

    Suggerimento: se vuoi consentire a determinate persone di gestire i metadati senza concedere altri privilegi amministrativi, puoi creare un ruolo amministrativo personalizzato solo per il privilegio Gestione etichette.

  3. Attiva o disattiva le etichette.

  4. Fai clic su Salva.

Se le etichette sono attive, i seguenti ruoli possono completare le azioni indicate:

Ruolo Accesso al file Azione che l'utente può intraprendere  
Amministratore Tutti i tipi di accesso Creare nuove etichette e gestire la tassonomia delle etichette.  
Utente Accesso in modifica Modificare, applicare etichette pubblicate e modificare i campi delle etichette.  
Utente Accesso in visualizzazione Visualizzare (ma non aggiungere o modificare) le etichette applicate ai file.  
Utente Accesso in visualizzazione o in modifica Utilizzare le opzioni di ricerca di Drive per trovare contenuti con etichette o campi specifici.  


Se le etichette sono disattivate:

  • Le etichette vengono nascoste, insieme ai campi corrispondenti, e non è possibile crearle, aggiornarle, applicarle ai file o utilizzarle per la ricerca. 
  • Le etichette create in precedenza rimangono invariate. Se le riattivi, le etichette create in precedenza potranno essere riutilizzate.

Impostare e configurare le etichette

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Per indicazioni su come utilizzare le etichette nella tua organizzazione, vedi le sezioni seguenti.

Creare nuove etichette

Il processo di creazione di nuove etichette varia in base al tipo di etichetta che vuoi creare.

Creare una nuova etichetta con badge per l'organizzazione

Se la tua organizzazione ha abilitato le etichette, puoi creare al massimo una etichetta con badge utilizzabile dagli utenti della tua organizzazione.

  1. Sul computer, vai al Gestore etichette all'indirizzo https://drive.google.com/labels.
  2. Fai clic su Nuova etichetta.
  3. Scegli un'etichetta con badge.
  4. Scegli di iniziare partendo da un esempio o da zero.
  5. Aggiorna il titolo.
  6. Passaggio facoltativo: aggiungi una descrizione o un URL di tipo "Scopri di più" che rimandi alla documentazione interna dell'organizzazione in merito all'etichetta.
  7. Specifica se l'etichetta deve essere compilata dagli utenti finali.
  8. Personalizza le opzioni e assegna un colore.
  9. Fai clic su Pubblica.

Creare una nuova etichetta standard per l'organizzazione

Se l'organizzazione ha attivato le etichette, puoi creare fino a 100 etichette standard utilizzabili dagli utenti della tua organizzazione.

  1. Sul computer, vai al Gestore etichette all'indirizzo https://drive.google.com/labels.
  2. Fai clic su Nuova etichetta.
  3. Scegli un'etichetta standard. Puoi selezionare Crea nuova o utilizzare uno dei modelli di etichetta, ad esempio Utilizza contratto.    
  4. Aggiorna il titolo.
  5. Passaggio facoltativo: aggiungi una descrizione.
  6. Un'etichetta può contenere fino a 10 campi. Per ulteriori informazioni, consulta la sezione Utilizzo dei campi nelle etichette di seguito.
  7. Fai clic su Pubblica.

Pubblicare le etichette

Le nuove etichette vengono create con lo stato "bozza". Prima della pubblicazione puoi vedere come appariranno agli utenti finali le tue modifiche. Se fai clic su Pubblica, l'etichetta diventa disponibile per gli utenti specificati in Autorizzazioni.


Tieni presente che, dopo la pubblicazione, il tipo di campo e l'autorizzazione a eseguire selezioni multiple non possono essere modificati. Quando l'etichetta viene pubblicata, le modifiche alla bozza sono a disposizione degli utenti finali. Dopo la pubblicazione, le modifiche successive creano una nuova bozza che dovrà essere pubblicata affinché gli utenti finali vedano gli aggiornamenti.

Gestire le etichette per l'organizzazione

Se sei un amministratore con il privilegio Gestione etichette, puoi creare e gestire le etichette per l'intera organizzazione. Sul computer, vai al Gestore etichette all'indirizzo https://drive.google.com/labels. In questa pagina puoi eseguire le azioni seguenti:

Visualizzare tutte le etichette nell'organizzazione

  1. Nel Gestore etichette viene visualizzato un elenco di tutte le etichette a cui hai accesso
  2. In via facoltativa, puoi:
    1. Filtrare l'elenco digitando nella casella "Cerca nome etichetta"
    2. Ordinare l'elenco per nome etichetta, data dell'ultima modifica o stato

Modificare le etichette esistenti

  1. Nel Gestore etichette, fai clic sull'etichetta da modificare.
  2. Apporta le modifiche all'etichetta.
  3. Fai clic su Pubblica.

Disattivare un'etichetta

  1. Nel Gestore etichette, trova l'etichetta da eliminare e fai clic su Altro"".
  2. Scegli Disattiva.
  3. Viene visualizzata una finestra di dialogo per informarti che l'etichetta verrà disattivata. Fai clic su Disabilita e mostra per confermare.

Gli utenti non possono più applicare questa etichetta, che tuttavia continuerà a essere visualizzata dove è già applicata e nei risultati di ricerca.

Eliminare un'etichetta

Per eliminare un'etichetta, devi prima disattivarla. Segui le istruzioni riportate sopra per disattivare un'etichetta.

  1. Dopo aver disattivato l'etichetta, trova l'etichetta da eliminare nel Gestore etichette e fai clic su Altro"".
  2. Scegli Elimina.
  3. Viene visualizzata una finestra di dialogo che indica che l'etichetta verrà eliminata definitivamente. Fai clic su Elimina definitivamente per confermare.

Nota: quando un'etichetta viene eliminata, tutte le istanze in cui era stata applicata in precedenza, inclusi gli eventuali valori di campo corrispondenti inseriti dagli utenti, verranno eliminate definitivamente e rimosse dai file.

Utilizzare i campi nelle etichette
Campo Cosa possono fare gli utenti Considerazioni sul formato e limiti
Elenco opzioni Selezionare una o più opzioni da un elenco Configurazione facoltativa: casella di controllo "Consenti selezioni multiple"
Il numero massimo di opzioni supportate è 200
Il numero massimo di selezioni per un campo è 10
Numero Inserire un valore numerico Sono supportati solo i numeri interi
Data Scegliere una data del calendario Configurazione facoltativa: il "Formato data" può essere impostato su "Formato esteso: mese GG, AAAA" o "Formato breve: MM/GG/AA"
Testo Inserire il testo in una casella di testo Il numero massimo di caratteri supportati è 100
Persona Scegliere una persona dai contatti di Workspace Configurazione facoltativa: casella di controllo "Consenti selezioni multiple"

Aggiungere un campo

  1. Con un'etichetta aperta in modalità di modifica, fai clic su Aggiungi campi.
  2. Scegli uno o più tipi di campo.
  3. Configura le opzioni per i nuovi campi.
  4. Fai clic su Aggiungi campi e quindi su Pubblica.

Note:

  • Puoi aggiungere a un'etichetta un massimo di 10 campi.
  • Quando aggiungi nuovi campi, verifica che siano del tipo corretto prima di pubblicarli. Una volta pubblicata l'etichetta, non è più possibile modificare il tipo di campo. Inoltre, non puoi cambiare l'impostazione che stabilisce se gli utenti possono o meno scegliere più valori per un campo selezione o persona. Scopri di più sulla pubblicazione delle etichette.

Contrassegnare un campo obbligatorio per gli utenti

  1. Con un'etichetta aperta in modalità di modifica, espandi il campo desiderato.
  2. Fai clic sulla casella di controllo accanto a Richiedi agli utenti di scegliere un'opzione.

Nota: le etichette con campi obbligatori appaiono in evidenza per ricordare all'utente che devono essere compilate, tuttavia non limitano l'utilizzo di Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni, di conseguenza, non è obbligatorio selezionare un'opzione. Se non hanno selezionato un'opzione, gli utenti vedranno un banner e il campo obbligatorio evidenziato.

Disattivare un campo

  1. Con un'etichetta aperta in modalità di modifica, trova il campo che ti interessa.
  2. Fai clic su Altro "".
  3. Scegli Disattiva.
  4. Fai clic su Pubblica modifiche.

Nota: quando un campo è disattivato, gli utenti non possono più applicarvi valori. Tuttavia, continuerà a essere visualizzato dove siano già stati applicati valori e nei risultati di ricerca. 

Eliminare un campo

  1. Per eliminare un campo, devi prima disattivarlo. Consulta le istruzioni per la disattivazione di un campo qui sopra.
  2. Con un'etichetta aperta in modalità di modifica, trova il campo che ti interessa e fai clic su Altro"".
  3. Scegli Elimina.
  4. Fai clic su Pubblica modifiche.

Disattivare un'opzione di campo

  1. Con un'etichetta aperta in modalità di modifica, espandi il campo principale che ti interessa.
  2. Trova l'opzione di campo da disattivare e fai clic su Altro"".
  3. Scegli "Mostra e non consentire la selezione" o "Nascondi e disabilita".
    1. Scegli "Mostra e non consentire la selezione" se vuoi che gli utenti vedano l'opzione di campo ma non possano selezionarla.
    2. Scegli "Nascondi e disabilita" se vuoi nascondere del tutto il campo.
  4. Fai clic su Pubblica modifiche.

Eliminare un'opzione di campo

  1. Per eliminare un'opzione di campo, devi prima disattivarla. Vedi le istruzioni per disattivare un'opzione di campo qui sopra.
  2. Con un'etichetta aperta in modalità di modifica, espandi il campo principale che ti interessa.
  3. Trova l'opzione di campo che vuoi eliminare e fai clic su Altro"".
  4. Scegli Elimina.
  5. Fai clic su Pubblica modifiche.
Gestire le autorizzazioni delle etichette

Le autorizzazioni delle etichette consentono di controllare in modo granulare quali utenti possono visualizzare, applicare, modificare i valori dei campi e cercare un'etichetta specifica.

Per impostazione predefinita, tutti gli utenti dell'organizzazione possono visualizzare e applicare le etichette. Inoltre, puoi concedere le autorizzazioni delle etichette a utenti esterni all'organizzazione o a gruppi che contengono utenti esterni.

Nota: le autorizzazioni relative ai file rimangono valide. Ad esempio, se un utente può applicare un'etichetta specifica e dispone di autorizzazioni di sola visualizzazione per un documento specifico, avrà solo autorizzazioni di visualizzazione per le etichette applicate a quel documento.

Aprire le autorizzazioni delle etichette

  1. Sul computer, vai al Gestore etichette all'indirizzo https://drive.google.com/labels.
  2. Individua e fai clic sull'etichetta di cui vuoi gestire le autorizzazioni.
  3. In modalità di modifica, fai clic sul pulsante Autorizzazioni nell'intestazione.
  4. Nella finestra di dialogo Autorizzazioni etichette, utilizza il menu a discesa di selezione per scegliere il livello di autorizzazione appropriato per l'organizzazione. 
  5. Se vuoi limitare l'accesso a persone o gruppi specifici (ad esempio per verificare una nuova etichetta o per le etichette che potrebbero contenere informazioni riservate), puoi farlo scegliendo Accesso limitato accanto al nome della tua organizzazione. Puoi quindi specificare singoli utenti o gruppi e i livelli di autorizzazione corrispondenti.

Le modifiche alle autorizzazioni non richiedono la pubblicazione dell'etichetta.

Nota: a qualsiasi utente con un Account Google può essere concessa l'autorizzazione per visualizzare o applicare le etichette. Tuttavia, le etichette possono essere applicate solo a elementi che si trovano su Drive condivisi o che appartengono a utenti che dispongono di una versione di Workspace con accesso alle etichette.

Livelli di autorizzazione

Autorizzazione Cosa può fare l'utente
Può visualizzare questa etichetta Visualizzare e cercare l'etichetta nei file che può visualizzare o commentare.
 
Può applicare etichette e impostare valori Applicare, impostare i valori e cercare l'etichetta nei file che può modificare.
 
Regole delle etichette

Regole per la protezione dei dati (beta)

Puoi utilizzare le etichette pubblicate nelle regole per la protezione dei dati con le versioni di Workspace che supportano anche la Prevenzione della perdita di dati (DLP). Puoi creare un'azione per la regola per la protezione dei dati che applichi un'etichetta ai file di Drive. Inoltre, puoi utilizzare le etichette come condizioni per definire regole speciali che si applicano solo ai documenti che utilizzano una determinata etichetta o il campo corrispondente. Ulteriori informazioni

Ad esempio, puoi creare una regola per la protezione dei dati che esegua la scansione dei numeri di carta di credito e di codici fiscali nei documenti. Se viene trovata una corrispondenza, potrebbe venire applicata un'etichetta Denominata "Sensibilità file" e il valore del campo impostato su "Riservato".
 

Nota: le regole per la protezione dei dati supportano solo etichette con badge e le etichette standard con tipo di campo "Elenco opzioni". Al momento non è possibile fare riferimento ad altri tipi di campi di etichette nelle regole per la protezione dei dati.
Per ulteriori informazioni, vedi Beta: utilizzare la classificazione automatica con la Prevenzione della perdita di dati per Drive.

Best practice per le etichette

Ecco alcuni suggerimenti su come utilizzare al meglio le etichette per l'organizzazione:

  • Rifletti su quali sono i casi d'uso delle etichette e il tipo di etichetta più adatto alle esigenze della tua organizzazione.
  • Ti consigliamo di valutare attentamente il numero di campi aggiunti a un'etichetta. Le etichette possono essere molto efficaci, ma solo se vengono utilizzate ampiamente e in modo coerente. Gli utenti sono più propensi ad applicare le etichette e a modificare i valori dei campi se possono farlo in modo rapido e semplice. 
  • Prima di creare un'etichetta, controlla se ne esiste già una che puoi utilizzare. Meno etichette simili vengono visualizzate dagli utenti, maggiori sono le probabilità che effettuino la scelta migliore.
  • Evita di inserire informazioni riservate nei nomi delle etichette, nei nomi dei campi e nelle opzioni di selezione. Qualsiasi amministratore della tua organizzazione con il privilegio Gestione etichette può modificare le etichette che, a seconda della configurazione delle relative autorizzazioni, potrebbero essere visibili a tutti i membri dell'organizzazione.
  • Prima di pubblicare una nuova etichetta, verifica il tipo di ogni campo. Una volta pubblicata l'etichetta, non è più possibile modificare i tipi di campo. Inoltre, non puoi cambiare l'impostazione che stabilisce se gli utenti possono o meno scegliere più valori per un campo selezione o persona.
  • Fai attenzione quando modifichi un'etichetta pubblicata in altri modi. Le modifiche interessano tutti i file a cui è già stata applicata l'etichetta.
Limitazioni note
  • Attualmente è previsto un limite di 100 etichette per cliente. Esamineremo nuovamente i limiti in base al feedback degli utenti per trovare il miglior compromesso possibile tra flessibilità e usabilità.
  • Al momento non è possibile applicare etichette alle cartelle o ai Drive condivisi. Stiamo esaminando attivamente le modifiche per allinearci meglio alle aspettative e alle esigenze dei clienti in quest'area.
  • Non puoi condividere campi tra etichette diverse.
  • Dopo la pubblicazione non è possibile modificare i tipi di campo e l'opzione "Consenti più selezioni". 
  • Le etichette di proprietà di un'organizzazione possono essere applicate solo ai file di proprietà di tale organizzazione.
  • Le etichette non sono supportate in Google Workspace Domain Transfer.

Domande frequenti

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È possibile attivare le etichette per l'organizzazione nelle versioni seguenti: Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus, Nonprofits.

Nelle seguenti versioni è possibile utilizzare le etichette nelle regole di protezione dei dati: Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus.

Esiste un limite al numero di etichette che un'organizzazione può creare?

Sì. Attualmente esiste un limite di 100 etichette standard e di 1 etichetta con badge con opzioni per dominio. Inoltre, esiste un limite di 5 etichette applicate dagli utenti per file e di un massimo di 20 etichette totali, comprese quelle applicate dalle regole. Se questi limiti non soddisfano le tue esigenze, invia un'email a drive-labels-feedback@google.com e condividi il tuo feedback per aiutarci a comprendere la tua esperienza in proposito.

A quali tipi di file possono essere applicate le etichette?

Le etichette possono essere applicate agli elementi di Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni. Le etichette non possono essere applicate a scorciatoie, cartelle o file di proprietà di un'altra organizzazione.

Come faccio ad applicare etichette ai file esistenti nel corpus della mia organizzazione?

Al momento questa operazione può essere eseguita manualmente mediante l'applicazione collettiva delle etichette ai file. In Drive per il Web, seleziona i file a cui vuoi aggiungere un'etichetta, fai clic con il pulsante destro del mouse (per visualizzare il menu contestuale secondario) e utilizza il sottomenu Etichette per applicare le etichette a tutti i file selezionati. In alternativa, puoi utilizzare le regole di protezione dei dati per applicare automaticamente le etichette ai file esistenti.

Quali sono alcuni esempi di tassonomie di etichette utilizzate dalle organizzazioni?

Sensibilità: rosso, arancione, giallo, verde
Controllo dell'esportazione: EAR, ITAR, OFAC
Conformità: FINRA, HIPAA
Privacy: PII, SPII, No PII
Stato: Bozza, In revisione, Finale
Tipo di contenuti: Contratto, Documento di progettazione, Simulazione
Contratto: Data di firma, Data di scadenza
Test clinico: ID test, ID paziente
Reparto: Marketing, Finanza, Risorse umane

Posso importare etichette e campi da altri sistemi?

Al momento non è possibile. Workspace Migrate e servizi di terze parti stanno lavorando per consentirti di importare etichette e campi da altri sistemi in futuro. I dettagli saranno disponibili a breve.

Posso limitare l'accesso a determinate etichette o campi?

Puoi impostare le autorizzazioni per ciascuna etichetta (vedi Gestire le autorizzazioni delle etichette). Tuttavia, non è possibile impostare le autorizzazioni a livello di campo. Inoltre, le etichette non sostituiscono le autorizzazioni relative ai file, pertanto un utente autorizzato solo a vedere un file non potrà mai modificare i valori di un'etichetta, anche se le autorizzazioni di etichetta lo consentono.

Posso applicare etichette alle cartelle di Drive?

Al momento la funzionalità di etichettatura delle cartelle non è supportata. Abbiamo ricevuto feedback dei clienti che chiedono di applicare le etichette a una cartella per poterle propagare a tutti gli elementi al suo interno e stiamo valutando come fare.

Posso rendere obbligatori etichette o campi?

Sì. Puoi contrassegnare i campi come obbligatori. Le etichette con campi obbligatori appaiono in evidenza per ricordare all'utente che devono essere compilate, tuttavia non limitano l'utilizzo di Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni, pertanto non sono realmente obbligatorie. Se un campo obbligatorio non è stato compilato, gli utenti vedranno un messaggio in un banner e un elemento visuale con il campo obbligatorio nell'interfaccia utente. Al momento stiamo esaminando altre opzioni che includono il blocco del flusso di lavoro per i casi d'uso in cui la compilazione è effettivamente obbligatoria. Comunicaci quali sono le tue esigenze in questo senso.

È possibile applicare le etichette tramite un'API?

Esiste un'API Labels (beta) che puoi utilizzare per creare, modificare, applicare e rimuovere le etichette in modo programmatico. Invia un'email a drive-labels-feedback@google.com per richiedere l'accesso alla versione beta dell'API Labels.

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