Edisi yang didukung untuk fitur ini: Frontline Starter dan Frontline Standard; Business Standard dan Business Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Standard dan Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, dan Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Bandingkan edisi
Sebagai administrator, Anda dapat membuat label klasifikasi untuk diterapkan ke file yang disimpan di Drive dan pesan Gmail yang ditulis oleh pengguna (Catatan: Label klasifikasi Gmail masih dalam versi Beta). Label klasifikasi adalah metadata yang dapat membantu organisasi Anda mengatur, menemukan, dan menerapkan kebijakan ke file di Drive serta pesan Gmail. Label Drive dapat berupa hal sederhana, seperti tag. Atau, label juga dapat memiliki banyak kolom metadata terstruktur seperti kolom pilihan, tanggal, angka, atau orang.
Label klasifikasi Gmail (beta) sementara tidak tersedia untuk aplikasi Gmail di iOS, dan pengguna iOS tidak dapat melihat atau memperbarui label yang diterapkan ke pesan Gmail mereka. Label klasifikasi Gmail akan terus tersedia untuk aplikasi Gmail di Android dan Gmail di web. Label Gmail standar tidak terpengaruh. Kami memperkirakan label klasifikasi akan tersedia untuk aplikasi Gmail di iOS pada akhir Maret 2025.
- Contoh kasus penggunaan
- Apa yang dapat diberi label klasifikasi
- Di mana label klasifikasi muncul
- Siapa saja yang dapat melihat label
- Batas label
- Cara menerapkan label klasifikasi ke item Drive
- Langkah berikutnya
- FAQ
Contoh kasus penggunaan
Label Klasifikasi berguna untuk banyak skenario tempat kerja umum, termasuk pengelolaan data, klasifikasi, temuan terstruktur, alur kerja, pelaporan, pengauditan, dan lain-lain.
- Mengklasifikasikan file dan pesan agar sesuai dengan strategi tata kelola informasi
Gunakan label untuk mengidentifikasi konten sensitif atau konten yang membutuhkan penanganan khusus. Misalnya, dengan label “Sensitivitas”, Anda dapat membatasi akses ke file yang ditandai sebagai “Rahasia” atau “Sangat Sensitif”, atau mencegah pengguna mengirim pesan “Sangat Sensitif” ke pengguna eksternal. - Menerapkan kebijakan ke item dalam Drive dan pesan Gmail
Gunakan label sebagai kondisi atau tindakan dalam aturan Pencegahan Kebocoran Data (DLP) untuk memenuhi persyaratan kepatuhan. Misalnya, jika file atau pesan berisi PII, Anda dapat secara otomatis menerapkan label "Rahasia" dan memblokir berbagi file atau pengiriman pesan secara eksternal dengan DLP. Saat Anda menggunakan label di aturan, label tersebut terkunci agar tidak diedit yang dapat merusaknya, tetapi label tersebut tidak dapat dinonaktifkan atau dihapus. - Menemukan file di Drive lebih cepat
Orang di organisasi Anda dapat menemukan konten berdasarkan label dan kolom. Misalnya, dengan kolom label “Status Kontrak” dan “Batas Waktu”, Anda dapat menelusuri semua kontrak yang menunggu tanda tangan dan jatuh tempo pada hari Jumat di Drive. Penelusuran berdasarkan label klasifikasi di Gmail tidak didukung.
Contoh taksonomi label tambahan:
- Kontrol Ekspor: EAR, ITAR, OFAC
- Kepatuhan: FINRA, HIPAA
- Privasi: PII, SPII, Tidak ada PII
- Status: Draf, Sedang Ditinjau, Final
- Jenis konten: Kontrak, Dokumen Desain, Mockup
- Uji coba obat: ID eksperimen, ID pasien
Apa yang dapat diberi label klasifikasi
- File apa pun di Drive yang dimiliki oleh organisasi Anda
- Pesan Gmail apa pun yang ditulis oleh pengguna di organisasi Anda di Gmail
- Pesan email yang ditulis di klien email non-Gmail, namun pesan ini hanya dapat dilabeli oleh aturan DLP, bukan oleh pengguna
Anda tidak dapat menerapkan label klasifikasi pada hal-hal berikut:
- Folder, pintasan, drive bersama, atau file yang dimiliki oleh organisasi lain
- Pesan email yang dikirim oleh orang di luar organisasi Anda
- Pesan email yang sudah dikirim atau diterima
Siapa saja yang dapat melihat label
Saat membuat label, Anda dapat menetapkan siapa saja yang dapat melihat dan menggunakan label: seluruh organisasi Anda (default) atau hanya pengguna dan grup tertentu. Jika pengguna tidak diizinkan untuk menerapkan atau melihat label tersebut, mereka tidak akan melihatnya di Drive atau Gmail.
Administrator super dan administrator dengan hak istimewa Mengelola Label dapat melihat semua label di pengelola label. Administrator dengan hak istimewa Laporan dapat melihat label yang diterapkan ke file yang tercantum dalam laporan dan audit, bahkan jika mereka tidak memiliki hak istimewa Mengelola Label.
Jika label diaktifkan untuk Drive:
- Pengguna dengan izin lihat dan edit untuk label dan akses edit ke file dapat menerapkan label dan mengedit nilai kolom. Jika hanya memiliki akses lihat ke file, pengguna dapat melihat label namun tidak dapat menerapkan label atau mengedit nilai kolom.
- Pengguna dengan akses lihat ke label dan akses apa pun ke file dapat mencari Drive berdasarkan label atau kolom.
Jika label diaktifkan untuk Gmail:
- Pengguna dengan izin lihat dan edit untuk label dapat menerapkannya dan mengedit nilai kolom ketika menulis pesan baru.
- Pengguna dengan izin hanya lihat untuk label akan melihat hal berikut:
- Label diwarisi oleh draf pengguna ketika membalas pesan atau meneruskan pesan dengan label tersebut
- Label yang diterapkan pada pesan yang diterima
- Pengguna yang merupakan delegasi pada akun pengguna lain memiliki izin label yang sama di kotak masuk tersebut dengan pemilik akun, meskipun pengguna yang didelegasikan tidak memiliki izin tersebut.
Di mana label klasifikasi muncul
Label Drive:
Pengguna dapat melihat semua label yang diterapkan ke file yang belum dibuka di Drive Saya, tempat label dicantumkan di panel Detail file. Aktivitas label ditampilkan di panel Aktivitas file.
Untuk file yang terbuka, pengguna dapat mengklik File Label untuk membuka panel pengeditan label. Pelajari lebih lanjut cara pengguna bekerja dengan label.
| Label dengan kolom badge | |||
| Label standar |
Label Gmail:
Pengguna dapat melihat label badge di tampilan kotak surat Gmail. Ketika pengguna membuka pesan, label akan muncul di samping nama pengirim internal untuk setiap pesan yang diberi label. Label klasifikasi Gmail ada di samping label Gmail pribadi pengguna. Ketika percakapan terbuka, semua label pribadi diterapkan ke seluruh percakapan, dan dicantumkan di sebelah subjek di bagian atas.
Label tidak ditampilkan untuk:
- File yang didownload dari Drive
- File yang dilihat pratinjaunya di Gmail, Kalender, Chat, atau Meet
Batas label klasifikasi
- Anda dapat membuat hingga 150 label untuk organisasi Anda.
- Label klasifikasi Drive:
- File dapat memiliki maksimum 5 label yang diterapkan pengguna. Anda dapat menerapkan maksimum 20 label antara label yang diterapkan pengguna dan label yang diterapkan aturan.
- Label dapat diterapkan ke file apa pun di Drive, tetapi tidak ke folder, pintasan, drive bersama, atau file yang dimiliki oleh organisasi lain.
- Label klasifikasi Gmail:
- Pesan dapat memiliki total hingga 20 label klasifikasi yang diterapkan oleh pengguna dan berdasarkan aturan. Pengguna akan melihat peringatan batas tersebut terlampaui. Jika label diterapkan berdasarkan aturan, hanya 20 label peringkat teratas yang diterapkan.
Cara menerapkan label klasifikasi
Label klasifikasi Drive:
Anda memiliki beberapa opsi dan dapat menggunakan lebih dari satu opsi:
- Pengguna yang memiliki akses edit ke file dapat menerapkan label ke file di Google Drive.
- Anda dapat menggunakan Labels API untuk membuat, mengedit, menerapkan, dan menghapus label secara terprogram. Untuk mengetahui detailnya, lihat dokumentasi Google Drive Labels API.
- Anda dapat otomatis menerapkan label klasifikasi default ke file saat file dibuat atau ditransfer ke pemilik baru.
- Jika edisi Google Workspace Anda mendukung pencegahan kebocoran data (DLP) untuk Drive, Anda dapat menyiapkan aturan DLP untuk menerapkan label secara otomatis ke konten. Aturan DLP menerapkan label ke file baru dan lama yang cocok dengan kondisi aturan.
- Anda dapat menyiapkan klasifikasi data AI untuk menerapkan label ke file baru dan lama.
Label klasifikasi Gmail:
- Pengguna dapat menerapkan label yang izinnya telah mereka miliki untuk digunakan pada pesan yang ditulis di aplikasi web Gmail.
- Jika edisi Google Workspace Anda mendukung pencegahan kebocoran data (DLP) untuk Gmail, Anda dapat menyiapkan aturan DLP untuk menerapkan label secara otomatis ke pesan. Aturan DLP menerapkan label ke pesan baru yang cocok dengan kondisi aturan.
- Selama versi beta, label tidak dapat diterapkan menggunakan Labels API, Klasifikasi default, DLP, atau klasifikasi data AI.
Langkah berikutnya
Membuat label klasifikasi untuk organisasi Anda
FAQ
Jenis file dan pesan apa saja yang dapat diberi label?Label dapat diterapkan ke file apa pun di Drive, termasuk file yang diupload seperti PDF, file Microsoft Office, file teks, dan lain-lain.
Label tidak dapat diterapkan ke folder, pintasan, drive bersama, atau file yang dimiliki oleh organisasi lain.
Label klasifikasi tidak dapat diterapkan ke pesan Gmail dari orang di luar organisasi Anda atau setelah pesan dikirim.
Anda dapat menandai kolom sebagai wajib diisi, tetapi pengguna tetap dapat menggunakan, membagikan, mengedit file, atau mengirim pesan jika mereka tidak melengkapi label.
Label dengan kolom wajib diisi ditandai agar pengguna menyelesaikan pengisian. Di Drive, pengguna akan melihat banner ketika kolom wajib diisi belum dilengkapi.
Tidak. Selain itu, label tidak didukung oleh Google Workspace Domain Transfer.
Untuk membuat label, Anda harus memiliki setidaknya hak istimewa Mengelola Label.
Untuk melihat label:
- Di Drive, pengguna harus memiliki setidaknya akses lihat untuk label dan file.
- Di Gmail, pengguna harus memiliki setidaknya akses lihat untuk label. Jika memiliki akses delegasi ke akun pengguna lain, pengguna dapat melihat label yang dapat dilihat oleh pemilik akun.
- Di pengelola label, administrator harus menjadi administrator super atau memiliki hak istimewa Mengelola Label.
- Dalam audit dan laporan Drive, administrator harus memiliki hak istimewa Laporan, meskipun mereka tidak memiliki hak istimewa Mengelola Label.
Tidak. Pengguna melihat teks seperti yang dimasukkan oleh pembuat label.
