Edisi yang didukung untuk fitur ini: Frontline Starter dan Frontline Standard; Business Standard dan Business Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Standard dan Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, dan Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Bandingkan edisi
Sebagai administrator, Anda dapat membuat label untuk diterapkan ke file yang disimpan di Drive. Label Drive adalah metadata yang dapat membantu organisasi Anda mengatur, menemukan, dan menerapkan kebijakan ke file di Drive. Label organisasi Anda dapat diterapkan ke file apa pun di Drive yang dimiliki oleh organisasi Anda, tetapi tidak ke folder, pintasan, drive bersama, atau file yang dimiliki organisasi lain. Label Drive dapat berupa hal sederhana, seperti tag. Label juga dapat memiliki banyak kolom metadata terstruktur yang mencakup kolom pilihan, tanggal, angka, atau orang.
- Contoh kasus penggunaan untuk label Drive
- Jenis label Drive dan tempat label dimunculkan
- Siapa saja yang dapat melihat label
- Contoh label Drive
- Batas label Drive
- Cara menerapkan label ke item Drive
- Langkah berikutnya
- FAQ
Contoh kasus penggunaan untuk label Drive
Label Drive berguna untuk banyak skenario tempat kerja umum, termasuk pengelolaan data, klasifikasi, temuan terstruktur, alur kerja, pelaporan, pengauditan, dan lain-lain.
- Mengklasifikasi konten agar mengikuti strategi tata kelola informasi
Gunakan label untuk mengidentifikasi konten sensitif atau konten yang membutuhkan penanganan khusus. Misalnya, dengan label “Sensitivitas”, Anda dapat membatasi akses ke file yang ditandai sebagai “Rahasia” atau “Sangat Sensitif”. - Menerapkan kebijakan ke item
Gunakan label sebagai kondisi atau tindakan dalam aturan Pencegahan Kebocoran Data (DLP) atau aturan retensi Vault untuk memenuhi persyaratan kepatuhan. Misalnya, jika file berisi PII, Anda dapat secara otomatis menerapkan label "Rahasia" dan memblokir berbagi eksternal dengan DLP. Saat Anda menggunakan label di aturan, label terkunci dari pengeditan destruktif–label tidak dapat dinonaktifkan atau dihapus. - Menemukan file lebih cepat
Orang di organisasi Anda dapat menemukan konten berdasarkan label dan kolom. Misalnya, dengan kolom label “Status Kontrak” dan “Batas Waktu”, Anda dapat menelusuri semua kontrak yang menunggu tanda tangan dan jatuh tempo pada hari Jumat di Drive.
Jenis label Drive dan tempat label dimunculkan
| Label dengan badge | |||
| Label standar |
Google Drive memiliki dua jenis label: dengan badge dan standar.
Label dengan badge ditujukan untuk metadata organisasi yang paling penting, dan ditegaskan secara visual pada file. Label dengan badge dicantumkan di samping nama file saat pengguna membuka file di Google Dokumen, Spreadsheet, atau Slide di web. Untuk jenis file lainnya, seperti PDF, label dengan badge dicantumkan di panel Label file bersama dengan label lainnya.
Anda hanya dapat membuat satu label dengan badge untuk organisasi Anda. Label dengan badge harus memiliki setidaknya satu kolom pilihan.
Label standar ditujukan untuk metadata lainnya. Anda dapat membuat 150 label standar (atau 149 jika membuat label dengan badge). Anda dapat menyiapkan label standar seperti halnya tag (label sederhana tanpa input pengguna), atau Anda dapat menambahkan kolom terstruktur tempat pengguna dapat memberikan informasi selengkapnya.
Pengguna dapat melihat semua label yang diterapkan ke file yang belum dibuka di Drive Saya, tempat label dicantumkan di panel Detail file. Aktivitas label ditampilkan di panel Aktivitas file. Untuk file yang terbuka, pengguna dapat mengklik File Label untuk membuka panel pengeditan label. Pelajari lebih lanjut cara pengguna bekerja dengan label.
Siapa saja yang dapat melihat label
Saat membuat label, Anda dapat menetapkan siapa saja yang dapat melihat dan menggunakan label - seluruh organisasi Anda (default) atau hanya pengguna dan grup tertentu. Jika pengguna tidak diizinkan untuk menerapkan atau melihat label tersebut, mereka tidak akan melihatnya di Drive.
Label tidak ditampilkan dalam skenario berikut:
- File yang didownload dari Drive
- File yang dilihat pratinjaunya di Gmail, Kalender, Chat, atau Meet
Administrator super dan administrator dengan hak istimewa Mengelola Label dapat melihat semua label di pengelola label. Administrator dengan hak istimewa Laporan dapat melihat label yang diterapkan ke file yang tercantum dalam laporan dan audit, bahkan jika mereka tidak memiliki hak istimewa Mengelola Label.
Contoh label Drive
Contoh label dengan badge:
- Label “Sensitivitas File” dengan opsi Sangat Rahasia, Internal, Publik, dan Pribadi, masing-masing dengan warna yang berbeda. Saat menerapkan label, pengguna akan memilih seberapa sensitif kontennya. Jika Anda ingin pengguna mencatat alasan mereka memilih tingkat sensitivitas tersebut, Anda dapat menambahkan kolom teks “Justifikasi”.
Contoh label standar:
- Label “Project Alfa” yang dapat diterapkan pengguna ke item apa pun yang terkait dengan Project Alfa sehingga mereka dapat dengan mudah menemukan semua file yang relevan.
- Label “Kontrak” dengan kolom berikut: Jenis, Perusahaan, Status, dan Batas Waktu. Saat membuat label, Anda menetapkan jenis data untuk setiap kolom (angka, tanggal, orang, teks, atau pilihan) dan menentukan kemungkinan nilai untuk kolom pilihan. Misalnya, Anda dapat menetapkan opsi Draf, Menunggu Tanda Tangan, Ditolak, Ditandatangani, atau Masa Berlaku Habis untuk kolom Status. Pengguna kemudian dapat menelusuri berdasarkan nilai kolom di Drive, misalnya untuk semua kontrak yang masa berlakunya habis.
Taksonomi label tambahan:
- Kontrol Ekspor: EAR, ITAR, OFAC
- Kepatuhan: FINRA, HIPAA
- Privasi: PII, SPII, Tidak ada PII
- Status: Draf, Sedang Ditinjau, Final
- Jenis konten: Kontrak, Dokumen Desain, Mockup
- Uji coba obat: ID eksperimen, ID pasien
Batas label Drive
- Anda dapat membuat hingga 150 label untuk organisasi, termasuk 1 label dengan badge.
- File dapat memiliki maksimum 5 label yang diterapkan pengguna. Anda dapat menerapkan maksimum 20 label antara label yang diterapkan pengguna dan label yang diterapkan aturan.
- Label dapat diterapkan ke file apa pun di Drive, tetapi tidak ke folder, pintasan, drive bersama, atau file yang dimiliki oleh organisasi lain.
Cara menerapkan label ke item Drive
Anda memiliki beberapa opsi dan dapat menggunakan lebih dari satu opsi:
- Pengguna yang memiliki akses edit ke file dapat menerapkan label ke file di Google Drive.
- Anda dapat menggunakan Labels API untuk membuat, mengedit, menerapkan, dan menghapus label secara terprogram. Untuk mengetahui detailnya, lihat dokumentasi Google Drive Labels API.
- Anda dapat otomatis menerapkan label klasifikasi default ke file saat file dibuat atau ditransfer ke pemilik baru.
- Jika edisi Google Workspace Anda mendukung pencegahan kebocoran data (DLP) untuk Drive, Anda dapat menyiapkan aturan DLP untuk menerapkan label secara otomatis ke konten. Aturan DLP menerapkan label ke file baru dan lama yang cocok dengan kondisi aturan.
- Anda dapat menyiapkan klasifikasi data AI (beta) untuk menerapkan label ke file baru dan lama.
Langkah berikutnya
Mengaktifkan label Drive untuk organisasi Anda. Meskipun Anda dapat membuat label saat label Drive dinonaktifkan, organisasi Anda tidak dapat menggunakannya hingga label Drive diaktifkan.
FAQ
Jenis file apa saja yang dapat diterapkan untuk label? Apakah folder dapat memiliki label?Label dapat diterapkan ke file apa pun di Drive, termasuk file yang diupload seperti PDF, file Microsoft Office, file teks, dan lain-lain.
Label tidak dapat diterapkan ke folder, pintasan, drive bersama, atau file yang dimiliki oleh organisasi lain.
Anda dapat menandai kolom sebagai wajib diisi, tetapi pengguna tetap dapat menggunakan, membagikan, atau mengedit file jika mereka tidak melengkapi label.
Label dengan kolom wajib diisi ditandai agar pengguna menyelesaikan pengisian. Mereka akan melihat banner saat kolom wajib diisi belum dilengkapi.
Tidak. Selain itu, label tidak didukung oleh Google Workspace Domain Transfer.
Untuk membuat label, Anda harus memiliki setidaknya hak istimewa Mengelola Label.
Untuk melihat label:
- Di Drive, pengguna harus memiliki setidaknya akses lihat di label dan file.
- Di pengelola label, administrator harus menjadi administrator super atau memiliki hak istimewa Mengelola Label.
- Dalam audit dan laporan Drive, administrator harus memiliki hak istimewa Laporan, meskipun mereka tidak memiliki hak istimewa Mengelola Label.
Tidak. Pengguna melihat teks seperti yang dimasukkan oleh pembuat label.
