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En tant qu'administrateur, vous pouvez créer des libellés à appliquer aux fichiers stockés dans Drive. Les libellés Drive sont des métadonnées qui permettent à votre organisation d'organiser et de trouver les fichiers dans Drive, et de leur appliquer des règles. Les libellés de votre organisation peuvent être appliqués à n'importe quel fichier Drive appartenant à votre organisation, mais pas à des dossiers, raccourcis, Drive partagés ni fichiers appartenant à une autre organisation. Les libellés Drive peuvent être simples, comme les tags. Ils peuvent aussi comporter de nombreux champs de métadonnées structurés, y compris des champs de sélection, des dates, des chiffres ou des personnes.
- Exemples de cas d'utilisation des libellés Drive
- Types de libellés Drive et où ils s'affichent
- Qui peut voir les libellés
- Exemples de libellés Drive
- Limites des libellés Drive
- Comment appliquer des libellés aux éléments Drive
- Étapes suivantes
- Questions fréquentes
Exemples de cas d'utilisation des libellés Drive
Au travail, de nombreuses situations se prêtent à l'utilisation des libellés Drive, telles que la gestion d'enregistrements, la classification, la recherche structurée, les workflows, la gestion de rapports, l'audit, etc.
- Classer les contenus selon une stratégie de gouvernance des informations
Utilisez un libellé pour identifier les contenus sensibles ou nécessitant un traitement particulier. Par exemple, avec le libellé "Confidentialité", vous pouvez restreindre l'accès aux fichiers marqués comme "confidentiels" ou "très sensibles". - Appliquer une règle aux éléments
Utilisez un libellé comme condition ou action dans les règles de protection contre la perte de données ou les règles de conservation Vault afin de respecter les exigences de conformité. Par exemple, si un fichier contient des informations permettant d'identifier personnellement l'utilisateur, vous pouvez appliquer automatiquement un libellé "Confidentiel" et bloquer le partage externe. Lorsque vous utilisez un libellé dans une règle, il est verrouillé pour éviter toute modification destructrice. Il ne peut pas être désactivé ni supprimé. - Retrouver vos fichiers plus rapidement
Les membres de votre organisation peuvent trouver du contenu à partir de libellés et de champs. Par exemple, avec les champs de libellés "État du contrat" et "Date d'échéance", vous pouvez rechercher dans Drive tous les contrats en attente de signature et dont l'échéance est fixée au vendredi suivant.
Types de libellés Drive et où ils s'affichent
| Libellé avec badge | |||
| Libellé standard |
Dans Google Drive, il existe deux types de libellés : accompagné d'un badge et standard.
Les libellés avec badge correspondent aux métadonnées les plus importantes de votre organisation et sont mis en avant sur les fichiers auxquels ils s'appliquent. Le libellé avec badge est affiché à côté du nom du fichier lorsque les utilisateurs l'ouvrent dans Google Docs, Sheets ou Slides sur le Web. Pour les autres types de fichiers (PDF, par exemple), le libellé avec badge s'affiche dans le volet "Libellés" du fichier, avec tous les autres libellés éventuels.
Vous ne pouvez créer qu'un seul libellé avec badge pour votre organisation. Le libellé avec badge doit comporter au moins un champ de sélection.
Les libellés standards concernent d'autres métadonnées. Vous pouvez créer 150 libellés standards (ou 149 si vous créez un libellé avec badge). Avec un libellé standard, vous pouvez le configurer comme un tag (libellé simple sans entrée utilisateur) ou ajouter des champs structurés dans lesquels les utilisateurs peuvent fournir plus d'informations.
Les utilisateurs peuvent voir tous les libellés appliqués à un fichier non ouvert dans Mon Drive, où ils sont listés dans le volet "Détails" du fichier. L'activité des libellés est affichée dans le volet "Activité" du fichier. Pour les fichiers ouverts, les utilisateurs peuvent cliquer sur Fichiers Libellés afin d'ouvrir le volet de modification des libellés. Découvrez comment les utilisateurs peuvent utiliser les libellés.
Qui peut voir les libellés
Lorsque vous créez un libellé, vous pouvez définir les personnes autorisées à l'afficher et à l'utiliser, c'est-à-dire soit l'ensemble de votre organisation (par défaut), soit uniquement certains utilisateurs et groupes. Si un utilisateur n'est pas autorisé à appliquer ou à voir le libellé, il ne le verra pas dans Drive.
Les libellés ne s'affichent pas dans les cas suivants :
- Fichiers téléchargés depuis Drive
- Aperçu des fichiers dans Gmail, Agenda, Chat ou Meet
Les super-administrateurs et les administrateurs disposant du droit "Gérer les libellés" peuvent voir tous les libellés du gestionnaire de libellés. Les administrateurs disposant du droit "Rapports" peuvent voir les libellés appliqués aux fichiers répertoriés dans les rapports et les audits, même s'ils ne disposent pas du droit "Gérer les libellés".
Exemples de libellés Drive
Exemple de libellé avec badge :
- Libellé "Sensibilité du fichier" avec les options "Top secret", "Interne", "Public" et "Privé", chacun avec une couleur différente. Lorsque les utilisateurs appliquent le libellé, ils sélectionnent le niveau de sensibilité du contenu. Si vous souhaitez que les utilisateurs enregistrent la raison pour laquelle ils ont choisi un niveau de sensibilité, vous pouvez ajouter un champ de texte "Justification".
Exemples de libellés standards :
- Libellé "Projet Alpha" que les utilisateurs peuvent appliquer à tout élément lié au Projet Alpha afin de trouver facilement tous les fichiers pertinents.
- Libellé "Contrat" avec les champs suivants : "Type", "Entreprise", "État" et "Date limite". Lorsque vous créez le libellé, vous attribuez à chaque champ un type de données (nombre, date, personne, texte ou sélection) et vous définissez les valeurs possibles pour ces champs. Par exemple, les options du champ "État" peuvent être "Brouillon", "En attente de signature", "Refusé", "Signé" ou "Arrivé à expiration". Les utilisateurs peuvent ensuite rechercher des valeurs de champ dans Drive, comme tous les contrats arrivés à expiration.
Classifications de libellés supplémentaires :
- Contrôle de l'exportation : EAR, ITAR, OFAC
- Conformité : FINRA, HIPAA
- Confidentialité : informations personnelles, informations personnelles sensibles, aucune information personnelle
- État : Brouillon, En cours d'examen, Final
- Type de contenu : Contrat, Document de conception, Maquette
- Essai de médicaments : identifiant de test, identifiant de patient
Limites des libellés Drive
- Vous pouvez créer jusqu'à 150 libellés pour votre organisation, dont 1 libellé avec badge.
- Les fichiers peuvent comporter jusqu'à cinq libellés appliqués par un utilisateur. Vous pouvez appliquer jusqu'à 20 libellés au total entre les libellés appliqués par un utilisateur et les libellés appliqués par des règles.
- Vous pouvez appliquer des libellés à n'importe quel fichier dans Drive, mais pas à des dossiers, raccourcis, Drive partagés ni fichiers appartenant à une autre organisation.
Comment appliquer des libellés aux éléments Drive
Vous disposez de plusieurs options, et vous pouvez en utiliser plusieurs:
- Les utilisateurs autorisés à modifier des fichiers peuvent appliquer des libellés aux fichiers dans Google Drive.
- Vous pouvez utiliser l'API Labels pour créer, modifier, appliquer et supprimer des libellés de façon programmatique. Pour en savoir plus, consultez la documentation de l'API Google Drive Labels.
- Vous pouvez appliquer automatiquement des libellés de classification par défaut aux fichiers lorsqu'ils sont créés ou transférés vers un nouveau propriétaire.
- Si votre édition Google Workspace est compatible avec la protection contre la perte de données pour Drive, vous pouvez configurer des règles de protection contre la perte de données pour appliquer automatiquement des libellés au contenu.Les règles de protection contre la perte de données appliquent des libellés aux fichiers nouveaux et existants qui répondent à leurs conditions.
- Vous pouvez configurer la classification des données par IA (bêta) pour appliquer des libellés aux fichiers nouveaux et existants.
Étapes suivantes
Activez les libellés Drive pour votre organisation. Bien que vous puissiez créer des libellés alors que les libellés Drive sont désactivés, votre organisation ne peut pas les utiliser tant que les libellés Drive ne sont pas activés.
Questions fréquentes
Tout développer | Tout réduire
À quels types de fichiers les libellés peuvent-ils être appliqués ? Les dossiers peuvent-ils comporter des libellés ?Vous pouvez appliquer des libellés à n'importe quel fichier dans Drive, y compris aux fichiers importés (PDF, Microsoft Office, texte, etc.).
Les libellés ne peuvent pas être appliqués aux dossiers, raccourcis, Drive partagés ni fichiers appartenant à une autre organisation.
Vous pouvez marquer des champs comme obligatoires, mais les utilisateurs pourront toujours utiliser, partager ou modifier des fichiers s'ils ne remplissent pas un libellé.
Les libellés comportant des champs obligatoires sont mis en avant pour encourager l'utilisateur à les remplir. Une bannière s'affiche lorsqu'un champ obligatoire n'est pas rempli.
Non. De plus, les libellés ne sont pas compatibles avec Google Workspace Domain Transfer.
Pour créer des libellés, vous devez au moins disposer du droit Gérer les libellés.
Pour afficher les libellés :
- Dans Drive, l'utilisateur doit au moins disposer d'un accès en lecture au libellé et au fichier.
- Dans le gestionnaire de libellés, un administrateur doit être un super-administrateur ou disposer du droit "Gérer les libellés".
- Dans les rapports et les audits Drive, les administrateurs doivent disposer du droit "Rapports", même s'ils ne disposent pas du droit "Gérer les libellés".
Non. Les utilisateurs voient le texte saisi par le créateur du libellé.
