Erste Schritte als Administrator für Google Drive-Labels

Diese Funktion ist bei folgenden Versionen verfügbar: Frontline Starter und Frontline Standard, Business Standard und Business Plus, Enterprise Standard und Enterprise Plus, Education Standard und Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus, G Suite Business.  G Suite-Versionen vergleichen

Als Administrator können Sie Labels erstellen und auf Dateien in Google Drive anwenden. Drive-Labels sind Metadaten, mit denen Ihre Organisation Dateien in Drive organisieren, suchen und Richtlinien darauf anwenden kann. Die Labels Ihrer Organisation können auf jede Datei in Google Drive angewendet werden, die Ihrer Organisation gehört, aber nicht auf Ordner, Verknüpfungen, geteilte Ablagen oder Dateien, die einer anderen Organisation gehören. Drive-Labels können einfach sein, z. B. wie ein Tag. Außerdem können sie viele strukturierte Metadatenfelder mit Auswahlfeldern, Datumsangaben, Zahlen oder Personen enthalten.

Auf dieser Seite

• Beispiele für Anwendungsfälle für Drive-Labels
• Arten von Drive-Labels und wo sie angezeigt werden
• Wer kann Labels sehen?
• Beispiele für Drive-Labels
• Limits für Drive-Labels
• Möglichkeiten zum Anwenden von Labels auf Drive-Elemente
• Nächste Schritte
• FAQs

Beispiele für Anwendungsfälle für Drive-Labels

Drive-Labels eignen sich in vielen geschäftlichen Szenarien für Unternehmen, z. B. für Datensatzverwaltung, Klassifizierung, strukturierte Suche, Workflows, Berichterstellung und Auditing.

• Inhalte gemäß einer Strategie zur Informationssteuerung klassifizieren
  Verwenden Sie ein Label, um sensible Inhalte oder Inhalte mit Labels zu versehen, die eine besondere Behandlung erfordern. Mit einem Label wie „Vertraulichkeit“ können Sie beispielsweise den Zugriff auf Dateien einschränken, die als „Vertraulich“ oder „Sehr sensibel“ gekennzeichnet sind.
• Richtlinie auf Elemente anwenden
  Verwenden Sie ein Label als Bedingung oder Aktion inDLP-Regeln oder Aufbewahrungsregeln für Vault, um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Wenn eine Datei beispielsweise personenidentifizierbare Informationen enthält, können Sie mit DLP automatisch das Label „Vertraulich“ anwenden und die externe Freigabe blockieren. Wenn Sie in einer Regel ein Label verwenden, ist es für eine destruktive Bearbeitung gesperrt und kann nicht deaktiviert oder gelöscht werden.
• Dateien schneller finden
  Personen in Ihrer Organisation können anhand von Labels und Feldern nach Inhalten suchen. Beispielsweise können Sie in Google Drive mit den Feldern „Vertragsstatus“ und „Fälligkeitsdatum“ nach allen Verträgen suchen, die zur Unterzeichnung bereitstehen und bis Freitag fällig sind.

Arten von Drive-Labels und wo sie angezeigt werden

			Badge-Label
			Standard-Label

In Google Drive gibt es zwei Arten von Labels: Badge und Standard.

Badge-Labels sind für die wichtigsten Metadaten Ihrer Organisation vorgesehen und werden bei Dateien, auf die sie angewendet werden, optisch hervorgehoben. Das Badge-Label wird neben dem Dateinamen angezeigt, wenn Nutzer eine Datei in der Webversion von Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen öffnen. Bei anderen Dateitypen wie PDFs wird das Badge-Label zusammen mit anderen Labels im Bereich „Labels“ der Datei aufgeführt.

Sie können für Ihre Organisation nur ein Badge-Label erstellen. Für das Badge-Label muss mindestens ein Auswahlfeld vorhanden sein.

Standardlabels sind für andere Metadaten. Sie können 150 Standardlabels erstellen (oder 149, wenn Sie ein Badge-Label erstellen). Sie können ein Standardlabel wie ein Tag (ein einfaches Label ohne Nutzereingabe) einrichten oder strukturierte Felder hinzufügen, in denen Nutzer mehr Informationen angeben können.

Nutzer können alle Labels, die auf eine ungeöffnete Datei angewendet wurden, in „Meine Ablage“ sehen, wo sie im Bereich „Details“ der Datei aufgelistet sind. Die Labelaktivität wird im Aktivitätsbereich der Datei angezeigt. Nutzer können bei geöffneten Dateien auf Dateien  Labels klicken, um den Bereich zur Labelbearbeitung zu öffnen. Weitere Informationen dazu, wie Nutzer mit Labels arbeiten

Wer kann Labels sehen?

Wenn Sie ein Label erstellen, können Sie festlegen, wer es sehen und verwenden darf: die gesamte Organisation (Standardeinstellung) oder nur bestimmte Nutzer und Gruppen. Wenn Nutzer keine Labels anwenden oder sehen dürfen, werden sie in Drive nicht angezeigt.

In den folgenden Szenarien werden Labels nicht angezeigt:

• Aus Google Drive heruntergeladene Dateien
• Vorschau von Dateien in Gmail, Google Kalender, Google Chat oder Google Meet

Super Admins und Administratoren mit der Berechtigung Labels verwalten können alle Labels im Label Manager sehen. Administratoren mit der Berechtigung für Berichte können Labels, die auf Dateien in Berichten und Audits angewendet wurden, auch dann sehen, wenn sie nicht die Berechtigung „Labels verwalten“ haben.

Beispiele für Drive-Labels

Beispiel für ein Badge-Label:

• Label „Vertraulichkeit der Datei“ mit den Optionen „Streng geheim“, „Intern“, „Öffentlich“ und „Privat“ mit jeweils unterschiedlichen Farben. Wenn Nutzer das Label anwenden, wählen sie aus, wie vertraulich der Inhalt ist. Wenn Sie möchten, dass Nutzer aufführen, warum sie eine Empfindlichkeitsstufe ausgewählt haben, können Sie ein Textfeld „Begründung“ hinzufügen.

Beispiele für Standardlabels:

• Label „Projekt Alpha“, das Nutzer beliebigen Elementen im Zusammenhang mit diesem Projekt zuweisen können, um alle relevanten Dateien zu finden.
• Label „Vertrag“ mit den folgenden Feldern: „Typ“, „Unternehmen“, „Status“ und „Fälligkeitsdatum“. Wenn Sie ein Label erstellen, weisen Sie jedem Feld einen Datentyp zu („Zahl“, „Datum“, „Person“, „Text“ oder „Auswahl“) und definieren die möglichen Werte für die Auswahlfelder. Die Statusfelder für das Statusfeld sind beispielsweise „Entwurf“, „Unterschrift ausstehend“, „Abgelehnt“, „Unterzeichnet“ oder „Abgelaufen“. Nutzer können dann in Drive nach Feldwerten suchen, z. B. nach abgelaufenen Verträgen.

Zusätzliche Labeltaxonomien:

• Exportkontrolle: EAR, ITAR, OFAC
• Compliance: FINRA, HIPAA
• Datenschutz: personenidentifizierbare Informationen, vertrauliche personenidentifizierbare Informationen, keine personenidentifizierbaren Informationen
• Status: Entwurf, Wird geprüft, Abgeschlossen
• Inhaltstyp: Vertrag, Designdokument, Mockup
• Arzneimitteltest: Test-ID, Patienten-ID

Limits für Drive-Labels

• Sie können bis zu 150 Labels für Ihre Organisation erstellen, darunter ein Badge-Label.
• Dateien können bis zu fünf von Nutzern angewendete Labels haben. Sie können insgesamt bis zu 20 Labels anwenden, sowohl vom Nutzer als auch von Regeln angewendete Labels.
• Labels lassen sich auf alle Dateien in Google Drive anwenden, aber nicht auf Ordner, Verknüpfungen, geteilte Ablagen oder Dateien, die einer anderen Organisation gehören.

Möglichkeiten zum Anwenden von Labels auf Drive-Elemente

Sie haben mehrere Möglichkeiten und können mehrere verwenden:

• Nutzer mit Bearbeitungszugriff auf Dateien können Labels auf Dateien in Google Drive anwenden.
• Mit Labels API können Sie Labels programmatisch erstellen, bearbeiten, anwenden und entfernen. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zur Google Drive Labels API.
• Sie können Standardlabels für die Klassifizierung automatisch auf Dateien anwenden, wenn sie erstellt oder an einen neuen Eigentümer übertragen werden.
• Wenn in Ihrer Google Workspace-Version der Schutz vor Datenverlust (DLP) für Google Drive unterstützt wird, können Sie DLP-Regeln einrichten, um Labels automatisch auf Inhalte anzuwenden.DLP-Regeln wenden Labels sowohl auf neue als auch auf vorhandene Dateien an, die den Regelbedingungen entsprechen.
• Sie können die KI-Datenklassifizierung (Beta) einrichten, um Labels sowohl auf neue als auch auf vorhandene Dateien anzuwenden.

Nächste Schritte

Drive-Labels für Ihre Organisation aktivieren Sie können zwar Labels erstellen, wenn Google Drive-Labels deaktiviert sind, Ihre Organisation kann sie jedoch erst verwenden, wenn Google Drive-Labels aktiviert sind.

Häufig gestellte Fragen

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Auf welche Dateitypen können Labels angewendet werden? Können Ordner Labels haben?

Labels können auf jede Datei in Google Drive angewendet werden, z. B. auf hochgeladene Dateien wie PDFs, Microsoft Office-Dateien und Textdateien.

Labels können nicht auf Ordner, Verknüpfungen, geteilte Ablagen oder Dateien einer anderen Organisation angewendet werden.

Kann ich Labels oder Felder als Pflichtangabe festlegen?

Sie können Felder als erforderlich kennzeichnen, Nutzer werden jedoch nicht daran gehindert, Dateien zu verwenden, freizugeben oder zu bearbeiten, wenn sie ein Label nicht ausfüllen.

Labels mit Pflichtfeldern sind für den Nutzer hervorgehoben, um das Ausfüllen zu fördern. Sie sehen ein Banner, wenn ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt wurde.

Kann ich Labels und Felder aus anderen Systemen oder Organisationen importieren?

Nein. Außerdem werden Labels nicht von Google Workspace Domain Transfer unterstützt.

Wer kann Labels erstellen? Wer kann Labels sehen?

Zum Erstellen von Labels benötigen Sie mindestens die Berechtigung Labels verwalten.

So rufen Sie Labels auf:

• In Google Drive muss ein Nutzer mindestens Lesezugriff auf das Label und die Datei haben.
• Im Label Manager muss ein Administrator Super Admin sein oder die Berechtigung Labels verwalten haben.
• In Drive-Berichten und -Audits Administratoren mit der Berechtigung für Berichte, auch wenn sie die Berechtigung „Labels verwalten“ nicht haben.

Werden Labels und Felder in der Standardsprache des Nutzers lokalisiert?

Nein. Nutzer sehen den vom Ersteller des Labels eingegebenen Text.