Drive-Metadaten verwalten (Betaversion)

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Business Standard und Plus; Kontakt zum Vertriebsteam für Enterprise-Funktionen aufnehmen; Education Standard und Plus; G Suite Business; Essentials.  G Suite-Versionen vergleichen

Google Drive-Metadaten gibt es jetzt in der Betaversion. Damit haben Sie die Möglichkeit, Dateien und Ordnern in Google Drive benutzerdefinierte Labels und Felder hinzuzufügen, die überall im Unternehmen oder in der Bildungseinrichtung einheitlich sind. Nutzer können dann mit ganz bestimmten Begriffen nach Inhalten suchen, die für Ihre Organisation von Bedeutung sind.

Was sind Metadaten?

Metadaten sind im Grunde Informationen zu Ihren Dateien. In Google Drive sind sie in Labels angeordnet, die mit den gängigen Dateitypen in Ihrer Organisation verknüpft werden. Diese Labels entsprechen dem, was sonst in Bezug auf Metadaten "Schema" genannt wird.

Jedes Label besteht aus strukturierten Feldern, die für eine bestimmte Gruppe von Dateien wichtig sind.

Beispiel:

  • Sie haben ein Label namens Vertrag.
  • Dazu gehören eine Reihe von Feldern wie Typ, Unternehmen, Status und Endtermin.
  • Sie weisen jedem Feld einen Datentyp zu (Zahl, Datum, Person, Text oder Auswahl). Wenn Sie sich für "Auswahl" entscheiden, müssen Sie mögliche Werte definieren. Für das Feld "Status" in "Vertrag" können Sie beispielsweise die Optionen Entwurf, Zur Unterschrift bereit, Abgelehnt, Unterzeichnet oder Abgelaufen angeben.

Nutzen Sie Labels für folgende Zwecke:

  • Kategorisieren gängiger Dateitypen für alle Nutzer in Ihrer Organisation
    Administratoren haben die Möglichkeit, Labels zu erstellen, die alle Nutzer auf ihre Dateien anwenden können.
  • Wichtige Labels für Teaminhalte definieren und zuordnen
    Administratoren – und, wenn Sie es erlauben, auch Nutzer – dürfen außerdem Labels erstellen, die nur für Dateien und Ordner in geteilten Ablagen verwendet werden. Im Hilfeartikel Zugriffsebenen in geteilten Ablagen sehen Sie die Möglichkeiten, die deren Administratoren für Mitglieder anbieten können.
  • Dateien schneller zusammenstellen und finden
    Endnutzer haben die Möglichkeit, Labels auf Dateien und Ordner anzuwenden, die sie bearbeiten dürfen. Sie können auch die Feldwerte festlegen.
    Personen in Ihrer Organisation können dann anhand von Labels und Feldern nach Inhalten suchen. Beispielsweise lassen sich die Suchoptionen in Google Drive verwenden, um alle Verträge zu ermitteln, die zur Unterzeichnung bereitliegen und bis Freitag fällig sind.

Für die Betaversion von Google Drive-Metadaten anmelden

Administratoren für die oben genannten Versionen können sich für das Metadaten-Betaprogramm bewerben.

Hinweis: Nutzer mit Business Starter oder G Suite Basic können Felder einer Datei sehen oder bearbeiten, die von einer anderen Person in Ihrer Organisation mit einer höheren Version hinzugefügt wurden.

Labels für Ihre Organisation aktivieren oder deaktivieren

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Klicken Sie auf der Startseite der Admin-Konsole auf Appsund dannGoogle Workspaceund dannGoogle Drive und Google Docs.
  3. Klicken Sie auf Labels.

    Tipp: Wenn Sie bestimmten Personen die Verwaltung von Metadaten ohne andere Administratorberechtigungen erlauben möchten, können Sie für die Berechtigung "Labels verwalten" eigens eine benutzerdefinierte Administratorrolle erstellen.

  4. Aktivieren oder deaktivieren Sie Labels.

    Wenn Sie Labels aktivieren auswählen, haben Nutzer folgende Möglichkeiten:

    • Labels auf Dateien und Ordner anwenden und die Felder für Dateien und Ordner bearbeiten, die sie bearbeiten können.
    • Labels von Dateien mit Leseberechtigung ansehen (aber nicht hinzufügen oder bearbeiten)
    • Mit den Google Drive-Suchoptionen Inhalte mit bestimmten Labels oder Feldern ermitteln. Dadurch werden nur Dateien und Ordner gefunden, auf die Nutzer zugreifen dürfen.

    Wenn Sie Labels deaktivieren auswählen, werden Labels und Felder ausgeblendet und können weder erstellt oder aktualisiert noch auf Dateien angewendet oder für die Suche verwendet werden. Alle vorhandenen Metadaten bleiben erhalten und sind sichtbar, wenn Sie die Labels wieder aktivieren.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Festlegen, ob Nutzer Labels erstellen dürfen

Nutzer können standardmäßig neue Labels für geteilte Ablagen erstellen.

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Klicken Sie auf der Startseite der Admin-Konsole auf Appsund dannGoogle Workspaceund dannGoogle Drive und Google Docs.
  3. Klicken Sie auf Labels für geteilte Ablagen.

  4. Wenn Sie diese Funktion nur für bestimmte Nutzer aktivieren möchten, wählen Sie links eine Organisationseinheit aus. Andernfalls gilt sie für alle.

    Am besten erlauben Sie nur Nutzern, die geteilte Ablagen erstellen dürfen, auch Labels dafür festzulegen. Wenn Sie also den Zugriff auf Dateien in geteilten Ablagen für Nutzer in einigen Organisationseinheiten steuern, empfehlen wir, dass Sie für alle anderen Einheiten Labels für geteilte Ablagen zulassen.

  5. Legen Sie fest, ob Nutzer neue Labels für geteilte Ablagen erstellen dürfen.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Auch wenn sie selbst keine neuen Labels erstellen können, haben Administratoren geteilter Ablagen in Ihrer Organisation die Möglichkeit, auszuwählen, welche Labels für geteilte Ablagen ihre Mitglieder verwenden können. Dadurch lassen sich die Labels filtern, die für diese Personen sichtbar sind. Das kann beispielsweise nützlich sein, wenn es in einer Organisation mehrere "Projektplan"-Labels gibt. Die Felder solcher Projektpläne in den Bereichen "Technik", "Marketing" und "Schulung" sehen wahrscheinlich unterschiedlich aus.

Labels für Ihre Organisation erstellen

Als Administrator mit der Berechtigung Labels verwalten können Sie Labels für Ihre gesamte Organisation oder für geteilte Ablagen erstellen.

Auch Endnutzer sind berechtigt, Labels für geteilte Ablagen zu erstellen. Wie das geht, erfahren Sie in der Endnutzer-Hilfe. Alternativ können Sie den Labeleditor unter https://drive.google.com/labels aufrufen.

Wenn Sie als Administrator ein Label erstellen, können Sie die Sichtbarkeit auf Geteilte Ablagen oder Alle Dateien und Speicherorte festlegen. Wenn Nutzer Labels erstellen, wird die Sichtbarkeit immer auf Geteilte Ablagen gesetzt.

Mit dieser Einstellung bestimmen Sie, wer Ihre Labels sieht:

  • Wenn Administratoren einer geteilten Ablage Labels dafür auswählen, sehen sie alle veröffentlichten Labels in der Organisation.
  • Wenn Mitglieder einer geteilten Ablage Labels auf Dateien anwenden, werden nur die angezeigt, die vom Administrator der geteilten Ablage erstellt oder ausgewählt wurden. Außerdem sehen sie die Labels mit der Sichtbarkeitseinstellung Alle Dateien und Speicherorte.
  • Wenn Nutzer ein Label auf Dateien in "Meine Ablage" anwenden, werden ihnen die Labels angezeigt, die vom Administrator erstellt wurden und für Alle Dateien und Speicherorte sichtbar sind. Sie sehen keine Labels mit der Sichtbarkeit "Geteilte Ablagen".

Hinweis: Personen außerhalb Ihrer Organisation können Ihre Google Drive-Metadaten nie sehen, auch nicht bei Dateien, die sie bearbeiten dürfen. Externe Personen können Ihre Labels oder Felder auch nicht verwenden, um nach Dateien zu suchen.

Best Practices für Metadaten

Wir haben einige Vorschläge zur Optimierung der Metadaten:

  • Wir empfehlen, maximal vier Eigenschaften pro Kategorie zu erstellen. Metadaten sind sehr leistungsstark, aber nur, wenn sie häufig und einheitlich verwendet werden. Dabei ist es hilfreich, wenn der Vorgang einfach ist und schnell geht. Dann neigen Nutzer eher dazu, Kategorien anzuwenden und Eigenschaften zu bearbeiten. 
     
  • Bevor Sie eine Kategorie erstellen, sehen Sie nach, ob Sie nicht eine vorhandene verwenden können. Je weniger ähnliche Kategorien Nutzer sehen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie die beste Wahl treffen.
     
  • Erstellen Sie Kategorien für geteilte Ablagen und wählen Sie vorhandene aus, damit Teammitgliedern eine überschaubare Anzahl sinnvoller Optionen zur Verfügung steht. 
     
  • Achten Sie darauf, dass Kategorienamen und Auswahloptionen möglichst keine vertraulichen Angaben enthalten. Veröffentlichte Kategorien sind sichtbar und können von allen Administratoren und Managern geteilter Ablagen in Ihrer Organisation verwendet werden. 
     
  • Bevor Sie eine neue Kategorie veröffentlichen, müssen Sie die Typen der einzelnen Eigenschaften bestätigen. Das geht nach der Veröffentlichung nicht mehr. Sie können dann auch nicht mehr ändern, ob Nutzer mehrere Werte für Eigenschaften auswählen dürfen. 
     
  • Seien Sie auch beim sonstigen Bearbeiten einer veröffentlichten Kategorie vorsichtig. Änderungen wirken sich auf alle Dateien aus, auf die die Kategorie bereits angewendet wurde. Dazu können auch solche gehören, von denen Sie gar nichts wissen, etwa weil sie neue Dateieigentümer haben oder sich in anderen geteilten Ablagen befinden. 

Nutzer schulen

Weitere Informationen finden Sie in der Endnutzer-Hilfe:

  • Labels für geteilte Ablagen erstellen und auswählen
  • Labels auf Dateien anwenden und Felder festlegen
  • Mit den Google Drive-Suchoptionen Inhalte anhand von Labels und Feldern finden

Senden Sie Ihren Nutzern unbedingt den obigen Link. In der Betaversion kann der Endnutzer-Hilfeartikel nicht über die Suche oder die Google Drive-Hilfe gefunden werden.

Bekannte Probleme

  • Sie können den Zugriff auf Labels für Administratoren geteilter Ablagen derzeit nicht beschränken. Alle diese Administratoren dürfen aus sämtlichen veröffentlichten Labels auswählen, auch aus denen von anderen Administratoren.
  • Derzeit gibt es ein Limit von 100 Labels pro Kunde. Wir werden uns diese Zahl im Hinblick auf das Nutzerfeedback ansehen und den besten Kompromiss zwischen Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit finden.
  • Derzeit ist es nicht möglich, Felder übergreifend in verschiedenen Labels zu nutzen.

FAQ

Kann ich Labels und Felder aus anderen Systemen importieren?

Zurzeit leider nicht. Wir arbeiten mit AppBridge und Drittanbietern an der Migration aus anderen Systemen.

Kann ich den Zugriff auf bestimmte Labels oder Felder beschränken?

Labels übernehmen Berechtigungen immer aus den Dateiberechtigungen.

Übernehmen Dateien Labels aus übergeordneten Ordnern?

Derzeit nicht. Wir sind sehr an Ihrem Feedback interessiert. Wenn Sie Anwendungsfälle haben, die wir berücksichtigen sollten, teilen Sie sie uns mit.

Kann ich Labels oder Felder als obligatorisch festlegen?

Derzeit nicht. Wir arbeiten daran, dies zu ermöglichen, ohne die Arbeitsabläufe der Nutzer zu blockieren. Bitte teilen Sie uns mit, welche Anforderungen Sie in diesem Bereich haben!

Feedback geben

Wir wissen Ihre Meinung zu schätzen und danken Ihnen für Ihre Unterstützung. Sie tragen zum Erfolg der Google Drive-Metadaten bei! Bitte senden Sie Ihr Feedback an drive-labels-feedback@google.com.

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