الإصدارات التي تتوفّر فيها هذه الميزة هي: Frontline Starter وFrontline Standard Business Standard وBusiness Plus Enterprise Standard وEnterprise Plus Education Standard وEducation Plus Essentials وEnterprise Essentials وEnterprise Essentials Plus وG Suite Business. مقارنة إصدارك
بصفتك مشرفًا، يمكنك إنشاء التصنيفات لتطبيقها على الملفات المُخزَّنة في Drive. تصنيفات Drive هي بيانات وصفية يمكن أن تساعد مؤسستك في تنظيم الملفات والبحث عنها وتطبيق السياسات على الملفات في Drive. يمكن تطبيق تصنيفات مؤسستك على أي ملف في Drive تملكه المؤسسة، ولكن ليس على المجلدات أو الاختصارات أو مساحات التخزين السحابي المشتركة أو الملفات التي تمتلكها مؤسسة أخرى. يمكن أن تكون تصنيفات Drive بسيطة، مثل علامة. أو، يمكن أن يكون لها العديد من حقول البيانات الوصفية المنظّمة التي تتضمن حقول اختيار أو تواريخ أو أرقام أو أشخاص.
- مثال على حالات الاستخدام لتصنيفات Drive
- أنواع تصنيفات Drive التي تظهر ومكان ظهورها
- المستخدمون الذين يمكنهم الاطِّلاع على التصنيفات
- أمثلة على تصنيفات Drive
- حدود تصنيفات Drive
- طرق تطبيق التصنيفات على عناصر Drive
- الخطوات التالية
- الأسئلة الشائعة
مثال على حالات الاستخدام لتصنيفات Drive
تُعد تصنيفات Drive مفيدة للعديد من سيناريوهات العمل الشائعة، والتي تشمل إدارة السجلات وتصنيف العناصر والبحث المهيكل وإدارة سير العمل وإعداد التقارير والتدقيق وغير ذلك.
- تصنيف المحتوى لاتّباع استراتيجية إدارة المعلومات
يمكنك استخدام تصنيف لتحديد المحتوى الحسّاس أو المحتوى الذي يتطلب معالجة خاصة. مثلاً، باستخدام تصنيف "الحساسية"، يمكنك حظر الوصول إلى الملفات التي تحمل علامة "سري" أو "شديد الحساسية". - تطبيق سياسة على العناصر
يمكنك استخدام تصنيف كشرط أو إجراء في قواعد منع فقدان البيانات (DLP) أو قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Vault لتلبية متطلبات الامتثال. مثلاً، إذا كان ملف يحتوي على معلومات تحديد الهوية الشخصية، يمكنك استخدام منع فقدان البيانات تلقائيًا لتطبيق التصنيف "سري" وحظر المشاركة الخارجية. عند استخدام تصنيف في قاعدة، يحظر التصنيف إجراء تعديلات تؤدي إلى الإيقاف، ولا يمكن إيقافه أو حذفه. - العثور على الملفات بشكل أسرع
يمكن للمستخدمين في مؤسستك العثور على المحتوى وفقًا إلى التصنيفات والحقول. مثلاً، باستخدام حقلي تصنيف "حالة العقد" و"تاريخ الاستحقاق"، يمكنك البحث في Drive عن جميع العقود التي تنتظر التوقيع والمستحقة بحلول يوم الجمعة.
أنواع تصنيفات Drive ومكان ظهورها
| تصنيف ذو شارة | |||
| تصنيف عادي |
هناك نوعان من التصنيفات في Google Drive، وهما: تصنيف ذو شارة وتصنيف عادي.
تُعد التصنيفات ذات الشارات مخصّصة للبيانات الوصفية الأكثر أهمية في مؤسستك، مع التركيز بشكلٍ مرئي على الملفات التي يتم تطبيقها عليها. يتم إدراج التصنيف الذي يحمل شارة بجانب اسم الملف عندما يفتح المستخدمون ملفًا في "مستندات Google" أو "جداول بيانات Google" أو "العروض التقديمية من Google" على الويب. بالنسبة إلى أنواع الملفات الأخرى، مثل ملفات PDF، يتم إدراج التصنيف ذو الشارة في جزء التصنيفات في الملف مع أي تصنيفات أخرى.
يمكنك إنشاء تصنيف واحد فقط ذي شارة لمؤسستك. يجب أن يتضمن التصنيف ذو الشارة حقل اختيار واحدًا على الأقل.
التصنيفات العادية مخصصة للبيانات الوصفية الأخرى. يمكنك إنشاء 150 تصنيفًا عاديًا (أو 149 إذا أنشأت تصنيفًا ذي شارة). باستخدام التصنيف العادي، يمكنك إعداده كعلامة (تصنيف بسيط بدون بيانات يُدخلها المستخدم)، أو يمكنك إضافة حقول منظّمة حيث يمكن للمستخدمين تقديم المزيد من المعلومات.
يمكن للمستخدمين الاطّلاع على كل التصنيفات التي تم تطبيقها على ملف غير مفتوح في "ملفاتي"، حيث يتم إدراجها في جزء التفاصيل في الملف. يظهر نشاط التصنيف في لوحة النشاط في الملف. أما في الملفات المفتوحة، يمكن للمستخدمين النقر على الملفات التصنيفات لفتح لوحة تعديل التصنيفات. تعرّف على مزيد من المعلومات عن كيفية استخدام التصنيفات.
المستخدمون الذين يمكنهم الاطِّلاع على التصنيفات
عند إنشاء تصنيف، يمكنك تحديد المستخدمين الذين يمكنهم الاطّلاع على التصنيف واستخدامه - المؤسسة بأكملها (الإعداد التلقائي) أو مستخدمين ومجموعات محدّدة فقط. إذا لم يتم السماح للمستخدم بتطبيق التصنيف أو الاطّلاع عليه، لن يتمكن من الاطّلاع عليه في Drive.
لا يتم عرض التصنيفات في الحالات التالية:
- الملفات التي تم تنزيلها من Drive
- الملفات التي تمت معاينتها في Gmail أو "تقويم Google" أو Chat أو Meet
يمكن للمشرفين المتميزين والمشرفين الحاصلين على امتياز إدارة التصنيفات الاطّلاع على كل التصنيفات في أداة إدارة التصنيفات. يمكن للمشرفين الذين يمتلكون امتياز "التقارير" الاطّلاع على التصنيفات المطبَّقة على الملفات المُدرَجة في التقارير وعمليات التدقيق، حتى في حال عدم حصولهم على امتياز "إدارة التصنيفات".
أمثلة على تصنيفات Drive
مثال على التصنيف ذي الشارة:
- تصنيف "حساسية الملف" مع ظهور الخيارات "سري" و"داخلي" و"علني" و"خاص" ولكل منها لون مختلف. وعندما يطبق المستخدمون التصنيف، فإنهم يحددون مدى حساسية المحتوى. إذا أردت أن يسجّل المستخدمون سبب اختيار مستوى الحساسية، يمكنك إضافة حقل نص "السبب".
أمثلة على التصنيفات العادية:
- تصنيف "الإصدار الأولي للمشروع" الذي يمكن للمستخدمين تطبيقه على أي عنصر ذي صلة بالإصدار الأولي للمشروع حتى يتمكنوا من العثور بسهولة على جميع الملفات ذات الصلة.
- تصنيف "عقد" يتضمن الحقول التالية: النوع والشركة والحالة وتاريخ الاستحقاق. عند إنشاء التصنيف، يمكنك تخصيص نوع بيانات لكل حقل (رقم أو تاريخ أو شخص أو نص أو مجموعة اختيارات) وتحديد القيم المحتملة لحقول الاختيار. مثلاً، يمكن أن تكون خيارات حقل الحالة "مسودة" أو "في انتظار التوقيع" أو "مرفوض" أو "مُوقَّع" أو "منتهي الصلاحية". ويمكن للمستخدمين بعد ذلك البحث حسب قيَّم الحقول في Drive، مثل جميع العقود المنتهية الصلاحية.
تصنيفات إضافية:
- التحكم في التصدير: لوائح إدارة التصدير (EAR)، لوائح الحركة الدولية للأسلحة (ITAR)، مكتب مراقبة الأصول الأجنبية (OFAC)
- الامتثال: الهيئة التنظيمية للصناعة المالية (FINRA)، قانون نقل التأمين الصحي والمسؤولية (HIPAA)
- الخصوصية: معلومات تحديد هوية شخصية، معلومات حسّاسة تكشف عن الهويّة، غير معلومات تحديد الهوية الشخصية
- الحالة: مسودة، قيد المراجعة، نهائي
- نوع المحتوى: تعاقد، مستند تصميم، معاينة إعلان
- تجربة دواء: معرّف التجربة، معرّف المريض
حدود تصنيفات Drive
- يمكنك إنشاء ما يصل إلى 150 تصنيفًا لمؤسستك، بما في ذلك تصنيف واحد ذي شارة.
- يمكن أن تحتوي الملفات على ما يصل إلى 5 تصنيفات مطبقة من قِبل المستخدم. ويمكنك تطبيق ما يصل إلى 20 تصنيفًا بشكل إجمالي بين التصنيفات التي يطبّقها المستخدمون والتي تطبّقها القواعد.
- يمكن تطبيق التصنيفات على أي ملف في Drive، ولكن ليس على المجلدات أو الاختصارات أو مساحات التخزين السحابي المشتركة أو الملفات التي تمتلكها مؤسسة أخرى.
طرق تطبيق التصنيفات على عناصر Drive
يمكنك اختيار أكثر من خيار:
- يمكن للمستخدمين الذين لديهم الإذن بتعديل الملفات تطبيق التصنيفات على الملفات في Google Drive.
- يمكنك استخدام Labels API لإنشاء التصنيفات وتعديلها وتطبيقها وإزالتها آليًا. للحصول على التفاصيل، يُرجى الاطّلاع على مستندات Google Drive Labels API.
- يمكنك تلقائيًا تطبيق التصنيفات التلقائية على الملفات عند إنشائها أو نقلها إلى مالك جديد.
- إذا كان إصدار Google Workspace الذي تمتلكه يتيح ميزة منع فقدان البيانات (DLP) في Drive، يمكنك إعداد قواعد منع فقدان البيانات لتطبيق التصنيفات تلقائيًا على المحتوى. تُطبِّق قواعد "منع فقدان البيانات" التصنيفات على كل من الملفات الجديدة والحالية التي تُطابق شروط القاعدة.
- يمكنك إعداد تصنيف بيانات الذكاء الاصطناعي (AI) (الإصدار التجريبي) لتطبيق التصنيفات على الملفات الجديدة والحالية.
الخطوات التالية
فعّل تصنيفات Drive لمؤسستك. على الرغم من أنه يمكنك إنشاء تصنيفات أثناء إيقاف تصنيفات Drive، لا يمكن لمؤسستك استخدامها إلى أن يتم تفعيل تصنيفات Drive.
الأسئلة الشائعة
ما هي أنواع الملفات التي يمكن تطبيق التصنيفات عليها؟ وهل يمكن أن تحتوي المجلدات على تصنيفات؟يمكن تطبيق التصنيفات على أي ملف في Drive، بما في ذلك الملفات التي تم تحميلها مثل ملفات PDF وملفات Microsoft Office والملفات النصية وغيرهم.
لا يمكن تطبيق التصنيفات على المجلدات أو الاختصارات أو مساحات التخزين السحابي المشتركة أو الملفات التي تمتلكها مؤسسة أخرى.
يمكنك وضع علامة "مطلوبة" على الحقول، ولكن لا يتم منع المستخدمين من استخدام الملفات أو مشاركتها أو تعديلها إذا لم يكملوا تصنيفًا.
يتم تمييز التصنيفات التي تحتوي على الحقول المطلوبة للمستخدم للتشجيع على إكمالها. وسيظهر له إعلان بانر عند عدم إكمال أحد الحقول المطلوبة.
لا. بالإضافة إلى ذلك، التصنيفات غير متاحة في Google Workspace Domain Transfer.
لإنشاء تصنيفات، يجب أن يكون لديك امتياز إدارة التصنيفات على الأقل.
للاطّلاع على التصنيفات:
- في Drive، يجب على الأقل أن يكون لدى المستخدم إذن بالاطلاع على التصنيف والملف.
- في أداة إدارة التصنيفات، يجب أن يكون المشرف مشرفًا متميزًا أو أن يكون لديه امتياز إدارة التصنيفات.
- في التقارير وعمليات التدقيق في Drive، يمكن للمشرفين ممن يمتلكون امتياز "التقارير"، حتى عند عدم امتلاكهم امتياز "إدارة التصنيفات".
لا، حيث يظهر النص للمستخدمين كما أدخله منشئ التصنيف.
