支援這項功能的版本：Frontline Starter、Frontline Standard和Frontline Plus；Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Standard 和 Education Plus；Essentials、Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus；G Suite Business。版本比較
管理員可以建立分類標籤，然後套用至雲端硬碟中儲存的檔案，以及使用者撰寫的 Gmail 郵件。分類標籤是中繼資料，可協助貴機構整理及尋找雲端硬碟檔案和 Gmail 郵件，還能為這些資料套用政策。簡易標籤的用法可以跟標記一樣簡單，也可以具有多個結構化中繼資料欄位，例如選取欄位、日期、數字或個人資料。
應用實例
在很多常見的工作情境中，您都可以使用分類標籤，比如管理記錄、分類、結構化搜尋、規劃工作流程、製作報表、稽核等等。
- 依資訊管理策略分類檔案和郵件
使用標籤找出敏感內容，或需經過特殊處理的內容。舉例來說，使用「機密程度」標籤，即可限制標示為「機密」或「高度機密」的檔案存取權，或禁止使用者將「高度機密」的郵件傳送給外部使用者。 - 將政策套用至 Google 雲端硬碟和 Gmail 郵件中的項目
標籤可在資料遺失防護規則 (DLP) 中當做條件或用於執行動作，以滿足法規遵循需求。舉例來說，如果檔案或郵件含有個人識別資訊，您可以透過資料遺失防護功能自動套用「機密」標籤，並禁止對外共用檔案或傳送郵件。在規則中使用的標籤會遭到破壞性編輯鎖定，亦即無法停用或刪除標籤。 - 更快找到雲端硬碟中的檔案
機構使用者可以根據標籤和欄位來尋找內容。舉例來說，您可以在「合約狀態」和「截止日」標籤欄位中，搜尋雲端硬碟中所有尚未簽署且需於星期五前簽署的合約。 不過，Gmail 不支援根據分類標籤搜尋內容。
其他標籤分類範例：
- 出口管制：EAR、ITAR、OFAC
- 法規遵循：FINRA、HIPAA
- 隱私權：PII、SPII、無 PII
- 狀態：草稿、審查中、最終版
- 內容類型：合約、設計文件、模擬圖
- 藥物試驗：實驗 ID、病患 ID
哪些項目可套用分類標籤
- 貴機構在雲端硬碟中擁有的任何檔案
- 貴機構使用者在 Gmail 中撰寫的任何 Gmail 郵件
- 使用非 Gmail 電子郵件用戶端撰寫的電子郵件，但這類郵件只能由資料遺失防護規則加上標籤，使用者無法自行處理
下列項目無法套用分類標籤：
- 其他組織擁有的資料夾、捷徑、共用雲端硬碟或檔案
- 特定使用者擁有的檔案 (如果使用者不具備支援 Google 雲端硬碟標籤的授權，其檔案即屬於此類別)
- 機構外部人士傳送的電子郵件訊息
- 已傳送或接收的電子郵件訊息
哪些人可以查看標籤
建立標籤時，您可以設定要讓哪些使用者看見及使用標籤，例如整個機構 (預設)，或是僅允許特定使用者和群組。如果未允許使用者套用或查看標籤，他們就不會在雲端硬碟或 Gmail 中看到標籤。
具備「管理標籤」權限的超級管理員和管理員可以查看標籤管理工具中的所有標籤。如果是具備「報告」權限的管理員，可以查看套用至報告與稽核資料中所列檔案的標籤，即使沒有「管理標籤」權限亦然。
為雲端硬碟啟用標籤後：
- 使用者擁有標籤的檢視和編輯權限，且擁有檔案的編輯權限，可套用標籤並編輯欄位值。如果使用者只有檔案檢視權限，則只能查看標籤，無法套用標籤或編輯欄位值。
- 使用者擁有標籤的檢視權限，且擁有檔案完整存取權，可依據標籤或欄位搜尋雲端硬碟。
為 Gmail 啟用標籤後：
- 使用者擁有標籤的檢視和編輯權限，可以在撰寫新郵件時套用標籤並編輯欄位值。
- 如果使用者只擁有標籤的檢視權限，就會看到以下項目：
- 回覆郵件或轉寄含有標籤的郵件時，從草稿沿用的標籤
- 套用至收到郵件的標籤
- 在其他使用者帳戶中擔任委派者的使用者，在該收件匣中可擁有與帳戶擁有者相同的標籤權限，即使委派使用者沒有這些權限也一樣。
分類標籤的顯示位置
雲端硬碟標籤：
使用者可以前往「我的雲端硬碟」查看套用至未開啟檔案的所有標籤，這些標籤列於檔案的「詳細資料」窗格中。標籤活動會顯示在檔案的「活動」窗格中。
如要開啟檔案，使用者可以依序按一下「檔案」「標籤」開啟標籤編輯窗格。進一步瞭解使用者要如何活用標籤。
| 含有標記欄位的標籤 | |||
| 標準標籤 |
Gmail 標籤：
使用者可以在 Gmail 的信箱檢視畫面中看到標記標籤。當他們開啟郵件時，系統會在套用標籤的每封郵件內部寄件者名稱旁邊顯示標籤。Gmail 分類標籤會與使用者個人的 Gmail 標籤一同顯示。開啟會話群組後，系統會將所有個人標籤套用至整個會話群組，並列在頂端的主旨旁。
下列項目不會顯示標籤：
- 從雲端硬碟下載的檔案
- 在 Gmail、日曆、Chat 或 Meet 中預覽的檔案
分類標籤限制
- 請注意，您最多可為貴機構建立 150 個標籤。
- 雲端硬碟分類標籤：
- 檔案最多可以加入 5 個使用者套用的標籤。使用者套用標籤和規則套用標籤的總數最多可達 20 個標籤。
- 標籤可套用至雲端硬碟中的任何檔案，但無法套用至其他機構擁有的資料夾、捷徑、共用雲端硬碟或檔案。
- Gmail 分類標籤：
- 郵件最多可套用 20 個分類標籤 (透過使用者和規則套用)。如果套用的標籤超過上限，使用者會看到警告。透過規則套用標籤時，系統只會顯示前 20 個標籤。
套用分類標籤的方法
雲端硬碟分類標籤：
您有幾種方法可選擇，可以搭配使用多個方法：
- 擁有檔案編輯權限的使用者可以將 Google 雲端硬碟檔案加上標籤。
- 您可以使用 Labels API，透過程式輔助方式建立、編輯、套用及移除標籤。 詳情請參閱「Google Drive Labels API 說明文件」。
- 您可以在檔案建立或轉移給新擁有者時，自動為檔案套用預設分類標籤。
- 如果您的 Google Workspace 版本支援雲端硬碟資料遺失防護 (DLP) 功能，您可以設定資料遺失防護規則，將標籤自動套用至特定內容。DLP 規則會將標籤套用到與規則條件相符的新檔案和現有檔案。
- 如果您的 Google Workspace 版本支援這項功能，可以設定 AI 資料分類，將標籤同時套用到新舊檔案。
Gmail 分類標籤：
- 使用者在 Gmail 網頁應用程式中撰寫郵件時，可以套用有權使用的標籤。
- 如果您的 Google Workspace 版本支援 Gmail 資料遺失防護 (DLP) 功能，您可以設定資料遺失防護規則，將標籤自動套用至特定郵件。資料遺失防護規則會將標籤套用到符合規則條件的新郵件。
後續步驟
常見問題
哪些類型的檔案和郵件可套用標籤？標籤可套用至雲端硬碟中的任何檔案，包括 PDF、Microsoft Office 檔案、文字檔等已上傳的檔案。
標籤「無法」套用至其他機構擁有的資料夾、捷徑、共用雲端硬碟或檔案。
您無法將分類標籤套用至機構外人士發送的 Gmail 郵件，也無法在郵件送出後套用。
您可以將欄位標示為必填，不過即便使用者沒有填妥欄位，也不會因此而無法使用、共用、編輯檔案，或傳送郵件。
系統會標明含有必填欄位的標籤，鼓勵使用者完整填寫。在雲端硬碟中，如果必填欄位未填寫完整，系統會顯示橫幅。
不可以。此外，Google Workspace Domain Transfer 不支援標籤。
如要建立標籤，您必須具備「管理標籤」權限。
如要查看標籤：
否，使用者會看到標籤建立者輸入的語言文字。