Supported editions for this feature: Frontline Starter, Frontline Standard וגם Frontline Plus; Business Standard and Business Plus; Enterprise Standard ו-Enterprise Plus; Education Standard and Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, and Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. השוואה בין מהדורות
בתור אדמינים, אתם יכולים ליצור תוויות סיווג ולהוסיף אותן לקבצים שמאוחסנים ב-Drive ולהודעות Gmail שהמשתמשים שלכם כתבו. תוויות סיווג הן מטא-נתונים שיכולים לעזור לכם לארגן ולמצוא קבצים ב-Drive והודעות ב-Gmail, וגם להוסיף להם כללי מדיניות. התוויות ב-Drive יכולות להיות פשוטות, כמו תג. ויש גם תוויות שיכולות לכלול הרבה שדות מובנים של מטא-נתונים כמו שדות של בחירה, תאריכים, מספרים או אנשים.
- תרחישי שימוש לדוגמה
- לאילו פריטים אפשר להוסיף תוויות סיווג
- איפה תוויות הסיווג מופיעות
- מי יכול לראות את התוויות
- מגבלות על תוויות
- איך מוסיפים תוויות סיווג לפריטים ב-Drive
- השלבים הבאים
- שאלות נפוצות
תרחישי שימוש לדוגמה
אפשר להשתמש בתוויות הסיווג במגוון תרחישים שונים במקום העבודה, בין היתר כדי לנהל רשומות, לסווג קבצים, לבצע חיפוש מובנה, לארגן תהליכי עבודה, להכין דוחות, לערוך ביקורות ועוד.
- סיווג קבצים והודעות בהתאם לאסטרטגיה לניהול מדיניות לגבי מידע
אפשר להשתמש בתווית כדי לזהות תוכן רגיש או תוכן שדורש טיפול מיוחד. לדוגמה, בעזרת התווית "רגישות", אתם יכולים להגביל גישה לקבצים שמסומנים כ"סודיים" או "רגישים במיוחד". אתם גם יכולים למנוע ממשתמשים לשלוח הודעות "רגישות במיוחד" למשתמשים חיצוניים. - החלת מדיניות על פריטים ב-Drive ועל הודעות Gmail
כדי לעמוד בדרישות התאימות, אפשר להשתמש בתווית כתנאי או כפעולה בכללים למניעת אובדן נתונים (DLP). לדוגמה, אם קובץ או הודעה כוללים פרטים אישיים מזהים (PII), בעזרת DLP אתם יכולים להוסיף באופן אוטומטי את התווית "סודי" ולמנוע ממשתמשים לשתף את הקובץ מחוץ לארגון או לשלוח את ההודעה לגורם חיצוני. כשמשתמשים בתווית בכלל, התווית מוגנת מפני עריכה הרסנית – אי אפשר להשבית או למחוק אותה. - חיפוש מהיר של קבצים ב-Drive
אנשים בארגון שלכם יכולים לחפש תוכן לפי תוויות ושדות. לדוגמה, בעזרת שדות התווית "סטטוס החוזה" ו"תאריך היעד", אפשר לחפש ב-Drive את כל החוזים שצריך לחתום עליהם עד יום שישי. מערכת Gmail לא תומכת בחיפוש לפי תוויות סיווג.
עוד דוגמאות לטקסונומיות של תוויות:
- ניהול הייצוא: EAR, ITAR, OFAC
- תאימות: FINRA, HIPAA
- פרטיות: PII, SPII, ללא PII
- סטטוס: טיוטה, בבדיקה, סופי
- סוג התוכן: חוזה, מסמך עיצוב, הדמיה
- ניסוי קליני: מזהה הניסוי, מזהה המטופל
לאילו פריטים אפשר להוסיף תוויות סיווג
- כל קובץ ב-Drive שנמצא בבעלות של הארגון שלכם
- כל הודעת Gmail שנכתבה ב-Gmail על ידי משתמש בארגון שלכם
- הודעות אימייל שלא נכתבו ב-Gmail אלא בתוכנת אימייל אחרת. עם זאת, אפשר להוסיף תוויות להודעות האלה רק באמצעות כללי DLP – המשתמשים לא יכולים להוסיף תוויות
אי אפשר להוסיף תוויות סיווג לפריטים הבאים:
- תיקיות, קיצורי דרך, אחסונים שיתופיים או קבצים שנמצאים בבעלות של ארגון אחר
- קבצים שנמצאים בבעלות משתמשים שהרישיון שלהם לא תומך בתוויות ב-Google Drive
- הודעות אימייל שנשלחו על ידי אנשים מחוץ לארגון שלכם
- הודעות אימייל שכבר נשלחו או התקבלו
מי יכול לראות את התוויות
כשיוצרים תווית, אפשר להגדיר מי יכול לראות את התווית ולהשתמש בה: כל הארגון (ברירת מחדל) או רק קבוצות ומשתמשים ספציפיים. אם למשתמש מסוים אין הרשאה להוסיף או לראות את התווית, הוא לא רואה אותה ב-Drive או ב-Gmail.
סופר-אדמינים ואדמינים עם ההרשאה "ניהול תוויות" יכולים לראות את כל התוויות במנהל התוויות. אדמינים עם ההרשאה "דוחות" יכולים לראות תוויות שנוספו לקבצים שמצוינים בדוחות וביומני ביקורות, אפילו אם לאדמינים האלה אין את ההרשאה "ניהול תוויות".
כשתווית מופעלת ב-Drive:
- משתמשים עם הרשאת צפייה והרשאת עריכה בתווית ועם גישת עריכה בקובץ, יכולים להוסיף תוויות ולערוך את ערכי השדות. אם למשתמשים יש רק הרשאת צפייה בקובץ, הם יכולים לצפות בתוויות אבל לא להוסיף תוויות או לערוך את ערכי השדות.
- משתמשים עם הרשאת צפייה בתוויות ועם כל רמת גישה אחרת לקובץ יכולים לחפש ב-Drive לפי תוויות או שדות.
כשתווית מופעלת ב-Gmail:
- משתמשים עם הרשאת צפייה והרשאת עריכה בתווית יכולים להוסיף אותה ולערוך את ערכי השדות כשהם כותבים הודעה חדשה.
- משתמשים עם הרשאת צפייה בלבד בתווית רואים את התוויות הבאות:
- תוויות שמועברות מהודעת הטיוטה של המשתמשים כשהם משיבים להודעה או מעבירים הודעה עם התווית
- תוויות שנוספו להודעות שהמשתמשים קיבלו
- אם משתמשים מקבלים גישה לחשבון של משתמש אחר, להם ולבעל החשבון יש הרשאות זהות לתוויות בתיבת הדואר הנכנס הזאת, גם אם למשתמשים האלה אין את ההרשאות האלה במקור.
איפה תוויות הסיווג מופיעות
תוויות ב-Drive:
המשתמשים יכולים לראות את כל התוויות שנוספו לקובץ שלא נפתח בתיקיית "האחסון שלי" – הן מצוינות בחלונית הפרטים של הקובץ. מידע על הפעילות בתווית מופיע בחלונית הפעילות של הקובץ.
בקבצים פתוחים, המשתמשים יכולים ללחוץ על קבצים תוויות כדי לפתוח את החלונית של עריכת התווית. איך משתמשים יכולים לעבוד עם תוויות
| Label with badge field | |||
| Standard label |
תוויות ב-Gmail:
המשתמשים יכולים לראות תוויות תג בתצוגת תיבת הדואר ב-Gmail. כשהם פותחים הודעה, התוויות מופיעות ליד שם השולח בכל הודעה שהן נוספו אליה. תוויות הסיווג ב-Gmail מתקיימות לצד התוויות האישיות של המשתמש ב-Gmail. כשפותחים התכתבות, התוויות האישיות חלות על ההתכתבות כולה ומצוינות ליד הנושא בחלק העליון.
התוויות לא מוצגות בשביל:
- קבצים שהורידו מ-Drive
- קבצים בתצוגה מקדימה ב-Gmail, ביומן, ב-Chat או ב-Meet
מגבלות על תוויות סיווג
- אפשר ליצור עד 150 תוויות בארגון.
- תוויות סיווג ב-Drive:
- קבצים יכולים לכלול עד 5 תוויות שמשתמשים מוסיפים. אפשר להוסיף עד 20 תוויות בסך הכול, בחלוקה בין התוויות שהמשתמשים מוסיפים לתוויות שמתווספות באמצעות כללים.
- אפשר להוסיף תוויות לכל קובץ ב-Drive, אבל לא לתיקיות, לקיצורי דרך, לאחסונים שיתופיים או לקבצים שנמצאים בבעלות של ארגון אחר.
- תוויות סיווג ב-Gmail:
- הודעות יכולות לכלול עד 20 תוויות סיווג בסך הכול, בחלוקה בין התוויות שהמשתמשים מוסיפים לתוויות שמתווספות באמצעות כללים. המשתמשים רואים אזהרה אם הם חורגים מהמגבלה. אם התוויות מתווספות באמצעות כללים, נשמרות רק 20 התוויות עם הדירוג הגבוה ביותר.
איך מוסיפים תוויות סיווג
תוויות סיווג ב-Drive:
יש כמה אפשרויות ואתם יכולים להשתמש ביותר מאפשרות אחת:
- משתמשים עם גישת עריכה בקבצים יכולים להוסיף תוויות לקבצים ב-Google Drive.
- אתם יכולים להשתמש ב-Labels API כדי ליצור, לערוך, להוסיף ולהסיר תוויות בצורה פרוגרמטית. פרטים נוספים מופיעים במאמרי העזרה של Google Drive Labels API.
- כשקבצים נוצרים או מועברים לבעלים חדשים, אתם יכולים להוסיף להם באופן אוטומטי תוויות סיווג שמוגדרות כברירת מחדל.
- אם יש לכם מהדורה של Google Workspace שתומכת במניעת אובדן נתונים (DLP) ב-Drive, אתם יכולים להגדיר כללי DLP כדי להוסיף אוטומטית תוויות לתוכן. בעזרת כללי DLP אפשר להוסיף תוויות לקבצים חדשים וקיימים שעומדים בתנאים של הכללים.
- אם יש לכם מהדורה של Google Workspace שמאפשרת להגדיר סיווג נתונים באמצעות AI, אתם יכולים לעשות זאת כדי להוסיף תוויות לקבצים חדשים וקיימים.
תוויות סיווג ב-Gmail:
- כשמשתמשים כותבים הודעות באפליקציית האינטרנט של Gmail, הם יכולים להוסיף להודעות האלה תוויות שיש להם הרשאה להוסיף אותן.
- אם יש לכם מהדורה של Google Workspace שתומכת במניעת אובדן נתונים (DLP) ב-Gmail, אתם יכולים להגדיר כללי DLP כדי להוסיף אוטומטית תוויות להודעה. בעזרת כללי DLP אפשר להוסיף תוויות להודעות חדשות שעומדות בתנאים של הכללים.
השלבים הבאים
שאלות נפוצות
לאילו סוגים של קבצים והודעות אפשר להוסיף תוויות?אפשר להוסיף תוויות לכל קובץ ב-Drive, גם לקבצים שהועלו כמו קובצי PDF ו-Microsoft Office, קובצי טקסט ועוד.
אי אפשר להוסיף תוויות לתיקיות, לקיצורי דרך, לאחסונים שיתופיים או לקבצים שנמצאים בבעלות של ארגון אחר.
אי אפשר להוסיף תוויות סיווג להודעות Gmail של אנשים מחוץ לארגון שלכם, או אחרי שההודעה נשלחת.
אתם יכולים לסמן שדות כחובה, אבל גם אם המשתמשים לא ממלאים את כל השדות בתווית, הם עדיין יכולים להשתמש בקבצים, לשתף או לערוך אותם, או לשלוח הודעה.
המערכת מדגישה תוויות עם שדות חובה כדי לעודד את המשתמשים למלא את כל השדות. ב-Drive, המשתמשים רואים באנר אם הם לא ממלאים שדה חובה.
לא. ובנוסף הכלי Google Workspace Domain Transfer לא תומך בתוויות.
כדי ליצור תוויות, נדרשת לכל הפחות ההרשאה "ניהול תוויות".
כדי לראות תוויות:
- ב-Drive, למשתמש חייבת להיות לפחות הרשאת צפייה בתווית ובקובץ.
- ב-Gmail, למשתמש חייבת להיות לפחות הרשאת צפייה בתווית. אם למשתמש הוענקה גישה לחשבון של משתמש אחר, הוא יכול לראות את התוויות שלבעל החשבון יש בהן הרשאת צפייה.
- במנהל התוויות, לאדמינים צריכה להיות הרשאת "ניהול תוויות" או שהם צריכים להיות בעלי תפקיד של סופר-אדמין.
- בדוחות וביומני ביקורות ב-Drive, לאדמינים צריכה להיות הרשאת "דוחות", גם אם אין להם את ההרשאה "ניהול תוויות".
לא. המשתמשים רואים את הטקסט כפי שהזין אותו המשתמש שיצר את התווית.