Controlar opciones de chat externo en Chat y Espacios

Este artículo está dirigido a administradores de Google Workspace. Si necesitas ayuda como usuario, consulta el artículo Empezar a utilizar Google Chat.

Puedes controlar cómo chatean tus usuarios con personas que no pertenecen a tu organización. Si permites que tus usuarios chateen con usuarios externos, también puedes permitirles crear espacios y unirse a ellos con personas ajenas a tu organización.

Si desactivas el acceso externo a los mensajes y espacios de chat existentes

• Al desactivar el chat externo, no se eliminan los mensajes, conversaciones y espacios de chat que ya se hayan creado. Los usuarios externos que ya hayas invitado podrán seguir viéndolos y accediendo a ellos. Los usuarios de tu organización dejarán de poder acceder a esas entidades, pero su estado de pertenencia no cambiará. Si vuelves a activar la opción, podrás volver a acceder a los mensajes, las conversaciones y los espacios. 

• Retirar el acceso externo a los espacios no impide que los miembros del espacio accedan a los datos compartidos con él, como archivos o tareas de Google Drive. Solo se quita el acceso al espacio en sí. Para impedir que los miembros externos accedan a los espacios y a su contenido, debes quitarlos de los espacios. Consulta más información en el artículo Gestionar espacios en la consola de administración de Google. 

Auditoría de actividades iniciadas por usuarios ajenos a tu organización

Si un usuario ajeno a tu organización inicia una actividad en las conversaciones de tu organización, se registran los detalles del evento de chat para que un administrador pueda ver que se ha producido. Sin embargo, no podrán leer el contenido de esa conversación.

Configurar el chat externo

Antes de empezar: consulta más información sobre el chat con usuarios externos.

Set up external chat

Antes de empezar: si tienes que configurar un departamento o un equipo para aplicar este ajuste, consulta el artículo Añadir unidades organizativas.

1. Inicia sesión con una cuenta de administrador en consola de administración de Google.

   Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.

2. Ve a Menú  Aplicaciones > Google Workspace >  Google Chat.

   Se necesita el privilegio de administrador Configuración del servicio.

3. Haz clic en Ajustes de chat externo.
4. (Opcional) Para aplicar el ajuste a un departamento o un equipo, selecciona en el lateral una unidad organizativa. Ver cómo
5. En Permitir que los usuarios envíen mensajes a personas ajenas a tu organización, selecciona Activado o Desactivado:
   • Activado: permite a los usuarios de tu organización intercambiarse mensajes con personas ajenas a ella.
     (Opcional) Para restringir los participantes externos a dominios de confianza, marca la casilla Permitir solo en los dominios incluidos en la lista de permitidos.
   • Desactivado: no permite que los usuarios envíen mensajes fuera de tu organización.
6. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular en un unidad organizativa.

   Para restaurar más adelante el valor heredado, haz clic en Heredar.

Activar o desactivar espacios externos

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Comparar ediciones

También puedes controlar si los usuarios tienen la opción de crear o unirse a espacios creados en tu organización en los que haya participantes externos. Los usuarios que tengan este ajuste desactivado o tengan ediciones que no admitan espacios externos no podrán crear estos espacios, pero sí podrán unirse a los ya creados con usuarios externos por un dominio con una edición apta.

Antes de empezar: el ajuste Espacios externos solo se aplica si la opción Chatear con usuarios externos está habilitada (según se describe en la sección de arriba). De lo contrario, tus usuarios no podrán crear ni unirse a espacios externos dentro ni fuera de tu organización, aunque el ajuste Espacios externos esté definido como Activado.

Turn external spaces on or off

1. Inicia sesión con una cuenta de administrador en consola de administración de Google.

   Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.

2. Ve a Menú  Aplicaciones > Google Workspace >  Google Chat.

   Se necesita el privilegio de administrador Configuración del servicio.

3. Haz clic en Espacios externos.
   El ajuste se aplica a toda la organización.
4. En Permitir que los usuarios creen y se unan a espacios que incluyan personas ajenas a su organización, selecciona Activado o Desactivado:
   • Activado: permite que los usuarios de tu organización creen y se unan a espacios externos de tu organización.
     (Opcional) Para restringir los participantes externos a dominios de confianza, marca la casilla Permitir que los usuarios añadan solo a personas de dominios incluidos en la lista de permitidos. Si has marcado la casilla referente a los dominios incluidos en la lista de permitidos en Chatear con usuarios externos (según se describe en la sección anterior), también debes marcar esta casilla referente a los espacios. De lo contrario, los usuarios que tengan marcada la casilla de dominios permitidos para Chatear con usuarios externos no podrán crear ni acceder a espacios externos. Pueden seguir chateando con usuarios de dominios permitidos a través de otras conversaciones (por ejemplo, mediante mensajes directos), pero no desde espacios con usuarios externos.
   • Desactivado: impide que los usuarios creen o se unan a espacios creados en tu organización en los que haya participantes externos. Los usuarios podrán unirse a espacios externos creados fuera tu organización si la opción Chatear con usuarios externos (descrita en la sección anterior) está activada.  
5. Haz clic en Guardar.