Kom igång: Voice-konfigurationsguide för administratörer

Ställa in en virtuell receptionist i Google Voice

Den här funktionen är tillgänglig med prenumerationerna Voice Standard och Premier. Läs mer

Du kan skapa ett menysystem i Google Voice för att hänvisa uppringare till rätt personer eller avdelningar i organisationen. Denna virtuella receptionist spelar upp meddelanden och låter uppringarna välja alternativ genom tryck på telefontangenterna.

Du kan till exempel skapa en meny som ”Tryck 1 för support. För Sälj, tryck 2. För att prata med en operatör tryck 0.

Du är på steg 8 av 9

Get started: Google Voice auto attendant

Steg 1. Skapa en virtuell receptionist

I huvudfönstret skapar eller väljer du en befintlig virtuell receptionist som du vill ändra.

Create auto attendant
  1. Logga inGoogles administratörskonsol.

    Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).

  2. Öppna Apparföljt avG Suiteföljt avGoogle Voiceföljt avTjänsthantering från administratörskonsolens startsida.
  3. Klicka på Virtuell receptionister.
    En lista över de virtuella receptionisterna i organisationen visas på administratörskonsolen.
  4. Klicka på Skapa uppe till höger.
  5. Ange ett namn på den virtuella receptionisten och lägg eventuellt till en beskrivning.
  6. Klicka på Skapa.
  7. Följ stegen nedan för att ställa in den virtuella receptionisten.

Steg 2. Lägg till hälsningar

I avsnittet Hälsning anger du de första meddelandena du vill att uppringarna ska höra.

Add greetings
  1. I fältet Välkomstmeddelande anger du en inledande hälsning.

    Till exempel: ”Tack för att du har ringt till Solarmora. Vi hjälper dig gärna med eventuella frågor om våra produkter eller tjänster”. Uppringarna kan hoppa över det här meddelandet genom att välja ett alternativ från menyn.

    • Om du vill använda ett annat språk än amerikansk engelska klickar du på en-US och väljer ett språk från listan.
    • Om du vill lägga till ett annat välkomstmeddelande på ett annat språk klickar du på Lägg till "".
    • Om du vill ändra rösttypen klickar du på den aktuella inställningen och väljer en annan i listan.
    • Om du vill ändra hur snabbt välkomstmeddelandet läses upp klickar du på den aktuella inställningen och väljer en ny talhastighet i listan.
  2. (Valfritt) I fältet Specialmeddelande anger du ett meddelande som uppringarna inte kan hoppa över.

    Till exempel: ”Just nu är det många som ringer.”

    • Om du vill använda ett annat språk än amerikansk engelska klickar du på en-US och väljer ett språk från listan.
    • Om du vill lägga till ett annat specialmeddelande på ett annat språk klickar du på Lägg till "".
    • Om du vill ändra rösttypen klickar du på den aktuella inställningen och väljer en ny i listan.
    • Om du vill ändra hur snabbt specialmeddelandet läses upp klickar du på den aktuella inställningen och väljer en ny talhastighet i listan.
  3. När du är klar klickar du på Klar.

Steg 3. Ställ in samtalshantering

I avsnittet Samtalshantering väljer du de åtgärder som du vill att den virtuella receptionisten ska utföra efter att uppringarna har hört hälsningarna.

Call handling options

Play menu prompts Spela upp menymeddelanden

Skapa menyalternativ som uppringarna kan välja mellan.

  1. I fältet Lägg till valfri introduktion anger du ett meddelande som förklarar menyn och alternativen på den.

    Till exempel: ”Lyssna noga och välj bland följande menyalternativ.”

  2. (Valfritt) Om du vill använda ett annat språk än amerikansk engelska klickar du på en-US och väljer ett språk från listan.
  3. I Lägg till en fråga om n-tangenten, ange ett meddelande som informerar uppringarna om vad alternativet är till för. 

    Till exempel: ”För teknisk support, tryck 1.”

  4. (Valfritt) Om du vill ändra nummer och tangent klickar du på nedåtpilen "" och väljer en tillgänglig tangent.

  5. Bredvid Välj en åtgärd klickar du på nedåtpilen "" och väljer vad som händer när tangentmeddelandet har spelats upp:
Fortsätt till en undermeny Dirigera uppringare till en annan meny. Du måste också ställa in undermenyn.
Visa denna meny igen Spela upp introduktionsmeddelandet igen.
Spela upp ett meddelande Spela upp ett meddelande som du anger. Du måste också välja vad som ska ske härnäst:
  • Upprepa den här menyn – spela upp introduktionsmeddelandet igen.
  • Koppla från uppringaren – koppla bort samtalet när meddelandet har spelats upp.
Skicka till röstbrevlåda
  1. I fältet Hälsningsmeddelande anger du ett meddelande som ska spelas upp innan uppringare skickas till röstbrevlådan.

    Till exempel ”Kontoret är för närvarande stängt. Lämna ett meddelande så besvarar vi ditt samtal inom en arbetsdag.”

  2. Om du vill använda ett annat språk än amerikansk engelska klickar du på en-US och väljer ett språk från listan.
  3. (Valfritt) Om du vill lägga till ett annat meddelande på ett annat språk klickar du på Lägg till "".
  4. (Valfritt) I fältet Mottagare av röstmeddelanden anger du upp till tio e-postadresser för användare som får ett e-postmeddelande med transkriberingen och inspelningen av röstmeddelandet.

    Den ursprungliga inspelningen av meddelandet inkluderas som en bilaga.

Överför uppringaren
  1. I fältet Valfritt meddelande anger du ett meddelande som uppringare hör innan de vidarekopplas.

    Till exempel ”Vänta medan vi vidarekopplar dig till säljavdelningen”.

  2. Om du vill använda ett annat språk än amerikansk engelska klickar du på en-US och väljer ett språk från listan.
  3. I fältet Överföringstyp klickar du på nedåtpilen "" och väljer typen av vidarekoppling:
    • Användare – ange e-postadressen till en användare i organisationen som du vill vidarekoppla uppringare till. Om du väljer en användare som inte har ett telefonnummer visas ett felmeddelande.
    • Virtuell receptionist – klicka på nedåtpilen "" och välj den automatiska receptionisten att vidarekoppla samtal till. Den virtuella receptionisten behöver ett telefonnummer, annars visas ett felmeddelande.
    • Telefonnummer – ange telefonnumret som ringande ska vidarekopplas till. Om du vill använda ett telefonnummer som inte finns i USA klickar du på nedåtpil "" och väljer land/region från listan.
  1. (Valfritt) Om du vill lägga till fler menyalternativ klickar du på Lägg till alternativ.
  2. (Valfritt) Om du vill ändra ordningen på menyalternativen drar du Flytta " " uppåt eller nedåt i ordningen.
  3. När du är klar klickar du på Klar.

Transfer caller Vidarekoppla uppringare

Ställ in vart samtal ska överföras.

  1. I fältet Valfritt meddelande anger du ett meddelande som uppringare hör innan de vidarekopplas.

    Till exempel ”Vänta medan vi vidarekopplar dig till säljavdelningen”.

  2. Om du vill använda ett annat språk än amerikansk engelska klickar du på en-US och väljer ett språk från listan.
  3. I fältet Överföringstyp klickar du på nedåtpilen "" och väljer typen av vidarekoppling:
    • Användare – ange e-postadressen till en användare i organisationen som du vill vidarekoppla uppringare till. Om du väljer en användare som inte har ett telefonnummer visas ett felmeddelande.
    • Virtuell receptionist – klicka på nedåtpilen "" och välj den automatiska receptionisten att vidarekoppla samtal till. Den virtuella receptionisten behöver ett telefonnummer, annars visas ett felmeddelande.
    • Telefonnummer – ange telefonnumret som ringande ska vidarekopplas till. Om du vill använda ett telefonnummer som inte finns i USA klickar du på nedåtpil "" och väljer land/region från listan.

Skicka till röstbrevlåda

Konfigurera röstbrevlådan för uppringare.

  1. I fältet Hälsningsmeddelande anger du ett meddelande som ska spelas upp innan uppringare skickas till röstbrevlådan.

    Till exempel ”Kontoret är för närvarande stängt. Lämna ett meddelande så besvarar vi ditt samtal inom en arbetsdag.”

  2. Om du vill använda ett annat språk än amerikansk engelska klickar du på en-US och väljer ett språk från listan.
  3. (Valfritt) Om du vill lägga till ett annat meddelande på ett annat språk klickar du på Lägg till "".
  4. (Valfritt) I fältet Mottagare av röstmeddelanden anger du upp till tio e-postadresser för användare som får ett e-postmeddelande med transkriberingen och inspelningen av röstmeddelandet.

    Den ursprungliga inspelningen av meddelandet inkluderas som en bilaga.

Disconnect caller Koppla från uppringare

Den virtuella receptionisten kopplar bort samtal efter att ha hört hälsningarna.

Steg 4. Anpassa dina arbetstider

För samtal utanför din arbetstid kan den virtuella receptionisten spela upp en alternativ hälsning och hantera samtalen på olika sätt. Du kan också ange alternativ för ledighet när kontoret är stängt.

Business hours

Ange öppettider

  1. Till vänster klickar du på Redigera öppettider.
  2. För Öppettider väljer du organisationens öppettider:
    • 24 timmar per dag – (standard) Den virtuella receptionisten använder alltid standardalternativen du ställer in. Alternativen för att företaget har stängt används inte.
    • Anpassade tider – välj organisationens arbetstid. Samtal utanför denna tid hör alternativen för att företaget har stängt.
  3. När du är klar med att ställa in tiderna klickar du på Klar.

Ange stängda helgdagar

  1. I fältet Semesterstängt klickar du på Lägg till "" och väljer fler dagar när uppringarna får höra meddelandet om att företaget har stängt. 
  2. (Valfritt) Upprepa steg 1 om du vill lägga till fler datum.
  3. När du är klar klickar du på Klar.

Ange åtgärd efter öppettid

  1. I fältet Åtgärd efter öppettid anger du meddelandet som spelas upp utanför arbetstid eller under semesterstängning.

    Till exempel: ”Våra öppettider är 09:00 till 17:00, återkom då.”

  2. (Valfritt) Om du vill använda ett annat språk än amerikansk engelska klickar du på en-US och väljer ett språk från listan.
  3. (Valfritt) Om du vill lägga till ett meddelande på ett annat språk klickar du på Lägg till "".
  4. Bredvid Välj en åtgärd klickar du på nedåtpilen "" och väljer vad som händer efter att meddelandet har spelats upp:
Koppla från uppringaren Den automatiska receptionisten kopplar bort uppringarna efter de har hört meddelandet.
Skicka till röstbrevlåda
  1. I fältet Hälsningsmeddelande anger du ett meddelande som ska spelas upp innan uppringare skickas till röstbrevlådan.

    Till exempel ”Kontoret är för närvarande stängt. Lämna ett meddelande så besvarar vi ditt samtal inom en arbetsdag.”

  2. Om du vill använda ett annat språk än amerikansk engelska klickar du på en-US och väljer ett språk från listan.
  3. (Valfritt) Om du vill lägga till ett annat meddelande på ett annat språk klickar du på Lägg till "".
  4. (Valfritt) I fältet Mottagare av röstmeddelanden anger du upp till tio e-postadresser för användare som får ett e-postmeddelande med transkriberingen och inspelningen av röstmeddelandet.

    Den ursprungliga inspelningen av meddelandet inkluderas som en bilaga.

Överför uppringaren
  1. I fältet Valfritt meddelande anger du ett meddelande som uppringare hör innan de vidarekopplas.

    Till exempel ”Vänta medan vi vidarekopplar dig till säljavdelningen”.

  2. Om du vill använda ett annat språk än amerikansk engelska klickar du på en-US och väljer ett språk från listan.
  3. I fältet Överföringstyp klickar du på nedåtpilen "" och väljer typen av vidarekoppling:
    • Användare – ange e-postadressen till en användare i organisationen som du vill vidarekoppla uppringare till. Om du väljer en användare som inte har ett telefonnummer visas ett felmeddelande.
    • Virtuell receptionist – klicka på nedåtpilen "" och välj den automatiska receptionisten att vidarekoppla samtal till. Den virtuella receptionisten behöver ett telefonnummer, annars visas ett felmeddelande.
    • Telefonnummer – ange telefonnumret som ringande ska vidarekopplas till. Om du vill använda ett telefonnummer som inte finns i USA klickar du på nedåtpil "" och väljer land/region från listan.
  1. När du är klar klickar du på Klar.

Steg 5. Testa den virtuella receptionisten

När du har skapat eller ändrat en virtuell receptionist kan du förhandsgranska ändringarna innan du aktiverar den.

Preview and publish
  1. Klicka på Förhandsgranska längst ned till höger.
  2. Klicka på Samtal.

    Google Voice öppnas i en ny flik i din webbläsare. I den högra panelen ser du och hör ett exempelsamtal till numret för den virtuella receptionisten som du har ställt in. Den högra panelen visas i en minut.

  3. Välj ett alternativ:
    • Om du vill testa den virtuella receptionisten klickar du på Ring "" och väljer alternativ.
    • Om du vill ändra den virtuella receptionisten går du tillbaka till föregående steg.

Steg 6. Publicera den virtuella receptionisten

När du har testat den virtuella receptionisten publicerar du den för att ersätta den tidigare versionen av den.

  1. Längst ned till höger klickar du på Publicera.
  2. Om du får ett meddelande om eventuella fel eller information som saknas i konfigurationen:
    1. Klicka på Stäng.
    2. Åtgärda felen.
    3. Publicera igen.
  3. Klicka på Publicera vid bekräftelsen.

Steg 7. Tilldela telefonnummer

För att nå den virtuella receptionisten när de ringer din organisation tilldelar du Voice-nummer. Dessa nummer är avsedda för virtuella receptionister.

Obs! Du kan inte använda ett Voice-nummer som redan har tilldelats en användare.

Assign phone numbers
  1. Till vänster, under Telefonnummer, klickar du på Tilldela ett nummer och väljer ett alternativ:
    • Tilldela ett nytt nummer – om du vill skapa ett nummer
    • Ta över ett nummer – om du vill använda ett nytt nummer för en virtuell receptionist
  2. I fältet Land/region klickar du på nedåtpilen "" och väljer ett land eller en region i listan.

    Om du väljer en plats som inte är en av dina Voice-platser visas ett felmeddelande. Mer information finns i Lägg till platser för Voice.

  3. I fältet Tjänstadress anger du organisationens adress.

    Ett tillgängligt Voice-nummer visas.

  4. (Valfritt) Om du vill hitta ett annat nummer klickar du på Ändraföljt avVälj bredvid ett nummer i listan.
  5. Klicka på Tilldela.

När du anger information sparar systemet automatiskt dina ändringar.

Felsöka en virtuell receptionist

Om du vill åtgärda problem med en virtuell receptionist läser du den här informationen eller letar upp händelsen i granskningsloggen för Voice.

Problem Lösning
Varför vidarekopplar inte den virtuella receptionisten samtalet?

Öppna avsnittet Vidarekoppla uppringaren i den virtuella receptionisten.

Användaren kan inte få samtal av något av dessa skäl:

  • Användarens Voice-licens har tagits bort.
  • Användarkontot har raderats eller stängts av.

Varför spelar inte den virtuella receptionisten upp röstmeddelanden?

Öppna avsnittet Skicka till röstbrevlåda för den virtuella receptionisten.

Den virtuella receptionisten kan inte spela in röstmeddelanden av något av dessa skäl:

  • Användare på listan över mottagare av röstmeddelanden har raderats eller stängts av. Ersätt i så fall användarna på listan.
  • Mottagarna får för många röstmeddelanden per timme. Lägg till nya mottagare av röstmeddelanden eller ersätt befintliga mottagare.

Varför kan en användare inte få röstmeddelanden?

Öppna avsnittet Skicka till röstbrevlåda för den virtuella receptionisten.

Användaren kan inte få röstmeddelanden av något av följande skäl:

  • Röstmeddelandemottagarens konto har raderats eller stängts av. Ersätt i så fall användaren på listan.
  • Mottagaren får för många röstmeddelanden per timme. Ersätt mottagaren.
  • Mottagarens inkorg är full. Användaren måste frigöra plats i inkorgen.
Var det här till hjälp?
Hur kan vi förbättra den?