Ställa in en virtuell receptionist i Google Voice

Den här funktionen är tillgänglig med prenumerationerna Voice Standard och Premier. Läs mer

Du kan skapa en meny i Google Voice som hänvisar uppringare till rätt personer eller avdelningar i organisationen. Denna virtuella receptionist spelar upp meddelanden och låter uppringarna välja alternativ.

Du kan till exempel skapa en meny som ”För Support, tryck 1. För Sälj, tryck 2. För att prata med en operatör, tryck 0.”

Steg 1: Skapa en virtuell receptionist

I huvudfönstret skapar eller väljer du en befintlig virtuell receptionist som du vill ändra.

1. Logga in på Googles administratörskonsol.

   Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).

2. Från administratörskonsolen öppnar du menyn ApparGoogle WorkspaceGoogle Voice.
3. Klicka på Virtuell receptionister.
   En lista över de virtuella receptionisterna i organisationen visas på administratörskonsolen.
4. Högst upp klickar du på Skapa.
5. Ange ett namn på den virtuella receptionisten och lägg eventuellt till en beskrivning.
6. Klicka på Skapa.
7. Följ stegen nedan för att ställa in den virtuella receptionisten.

Steg 2: Lägg till en hälsning

I avsnittet Hälsning anger du de första meddelandena du vill att uppringarna ska höra.

1. Under Välkomstmeddelande klickar du på Lägg till ett välkomstmeddelande eller Lägg till ytterligare ett välkomstmeddelande och väljer ett alternativ:
   • Använd text till tal – ange ett välkomstmeddelande och klicka sedan på Standard för att välja språk, rösttyp och meddelandehastighet. Klicka på OK.
   • Ladda upp ditt eget ljud – ladda upp ett inspelat meddelande, välj språk och ändra den inspelade texten vid behov. Klicka på Spara.
2. (Valfritt) Om du vill ange ett meddelande som användarna inte kan hoppa över klickar du på Lägg till ett specialmeddelande och väljer ett alternativ.
   Du kan till exempel lägga till ”Just nu är det många som ringer.”
3. Klicka på Klar.

Steg 3: Ställ in samtalshantering

I avsnittet Samtalshantering väljer du de åtgärder som du vill att den virtuella receptionisten ska utföra efter att de ringande har hört hälsningarna.

Spela upp menymeddelanden

Skapa menyalternativ som uppringarna kan välja mellan.

1. I fältet Lägg till valfri introduktion anger du ett meddelande som förklarar menyn och alternativen på den.

   Till exempel: ”Lyssna noga och välj bland följande menyalternativ.”

2. (Valfritt) Om du vill använda ett annat språk än amerikansk engelska klickar du på en-US och väljer ett språk från listan.
3. I Lägg till en fråga om n-tangenten, ange ett meddelande som informerar uppringarna om vad alternativet är till för. 

   Till exempel: ”För teknisk support, tryck 1.”

4. (Valfritt) Om du vill ändra nummer och tangent klickar du på nedåtpilen  och väljer en tillgänglig tangent.

5. Bredvid Välj en åtgärd klickar du på nedåtpilen  och väljer vad som händer när tangentmeddelandet har spelats upp:

Fortsätt till en undermeny	Dirigera uppringare till en annan meny. Du måste också ställa in undermenyn.
Visa denna meny igen	Spela upp introduktionsmeddelandet igen.
Spela upp ett meddelande	Spela upp ett meddelande som du anger. Du måste också välja vad som ska ske härnäst: Upprepa den här menyn – spela upp introduktionsmeddelandet igen. Koppla från uppringaren – koppla bort samtalet när meddelandet har spelats upp.
Skicka till röstbrevlåda	Spela upp ett meddelande som du anger och skicka sedan uppringaren till röstbrevlådan. Du kan ange upp till 10 e-postadresser som ska ta emot röstmeddelanden.
Överför uppringaren	I fältet Valfritt meddelande anger du ett meddelande som uppringare hör innan de vidarekopplas. Till exempel ”Vänta medan vi vidarekopplar dig till säljavdelningen”. Om du vill använda ett annat språk än amerikansk engelska klickar du på en-US och väljer ett språk från listan. I fältet Överföringstyp klickar du på nedåtpilen  och väljer typen av vidarekoppling: Användare – ange e-postadressen till en användare i organisationen som du vill vidarekoppla uppringare till. Om du väljer en användare som inte har ett telefonnummer visas ett felmeddelande. Virtuell receptionist – klicka på nedåtpilen  och välj den automatiska receptionisten att vidarekoppla samtal till. Den virtuella receptionisten behöver ett telefonnummer, annars visas ett felmeddelande. Telefonnummer – ange telefonnumret som ringande ska vidarekopplas till. Om du vill använda ett telefonnummer som inte finns i USA klickar du på nedåtpil och väljer land/region från listan.

6. (Valfritt) Om du vill lägga till fler menyalternativ klickar du på Lägg till alternativ.
7. (Valfritt) Om du vill ändra ordningen på menyalternativen drar du Flytta  uppåt eller nedåt i ordningen.
8. När du är klar klickar du på Klar.

Vidarekoppla uppringare

Ställ in vart samtal ska överföras.

1. I fältet Valfritt meddelande anger du ett meddelande som uppringare hör innan de vidarekopplas.

   Till exempel ”Vänta medan vi vidarekopplar dig till säljavdelningen”.

2. Om du vill använda ett annat språk än amerikansk engelska klickar du på en-US och väljer ett språk från listan.
3. I fältet Överföringstyp klickar du på nedåtpilen  och väljer typen av vidarekoppling:
   • Användare – ange e-postadressen till en användare i organisationen som du vill vidarekoppla uppringare till. Om du väljer en användare som inte har ett telefonnummer visas ett felmeddelande.
   • Virtuell receptionist – klicka på nedåtpilen  och välj den automatiska receptionisten att vidarekoppla samtal till. Den virtuella receptionisten behöver ett telefonnummer, annars visas ett felmeddelande.
   • Telefonnummer – ange telefonnumret som ringande ska vidarekopplas till. Om du vill använda ett telefonnummer som inte finns i USA klickar du på nedåtpil och väljer land/region från listan.

Skicka till röstbrevlåda

Konfigurera röstbrevlådan för uppringare.

Spela upp ett meddelande som du anger och skicka sedan uppringaren till röstbrevlådan. Du kan ange upp till 10 e-postadresser som ska ta emot röstmeddelanden.

Mottagare av röstmeddelandet får ett e-postmeddelande med en transkription och en MP3-fil av meddelandet.

Koppla från uppringare

Den virtuella receptionisten kopplar bort samtal efter att ha hört hälsningarna.

Steg 4: Anpassa dina arbetstider

För samtal utanför din arbetstid kan den virtuella receptionisten spela upp en alternativ hälsning och hantera samtalen på olika sätt. Du kan också ange alternativ för ledighet när kontoret är stängt.

Ange öppettider

1. Till vänster klickar du på Redigera öppettider.
2. För Öppettider väljer du organisationens öppettider:
   • 24 timmar per dag – (standard) Den virtuella receptionisten använder alltid standardalternativen du ställer in. Alternativen för att företaget har stängt används inte.
   • Anpassade tider – välj organisationens arbetstid. Samtal utanför denna tid hör alternativen för att företaget har stängt.
3. När du är klar med att ställa in tiderna klickar du på Klar.

Ange stängda helgdagar

1. I fältet Semesterstängt klickar du på Lägg till  och väljer fler dagar när uppringarna får höra meddelandet om att företaget har stängt. 
2. (Valfritt) Upprepa steg 1 om du vill lägga till fler datum.
3. När du är klar klickar du på Klar.

Ange åtgärd efter öppettid

1. I fältet Åtgärd efter öppettid anger du meddelandet som spelas upp utanför arbetstid eller under semesterstängning.

   Till exempel: ”Våra öppettider är 09:00 till 17:00, återkom då.”

2. (Valfritt) Om du vill använda ett annat språk än amerikansk engelska klickar du på en-US och väljer ett språk från listan.
3. (Valfritt) Om du vill lägga till ett meddelande på ett annat språk klickar du på Lägg till .
4. Bredvid Välj en åtgärd klickar du på nedåtpilen  och väljer vad som händer efter att meddelandet har spelats upp:

Koppla från uppringaren	Den automatiska receptionisten kopplar bort uppringarna efter de har hört meddelandet.
Skicka till röstbrevlåda	Spela upp ett meddelande som du anger och skicka sedan uppringaren till röstbrevlådan. Du kan ange upp till 10 e-postadresser som ska ta emot röstmeddelanden.
Överför uppringaren	I fältet Valfritt meddelande anger du ett meddelande som uppringare hör innan de vidarekopplas. Till exempel ”Vänta medan vi vidarekopplar dig till säljavdelningen”. Om du vill använda ett annat språk än amerikansk engelska klickar du på en-US och väljer ett språk från listan. I fältet Överföringstyp klickar du på nedåtpilen  och väljer typen av vidarekoppling: Användare – ange e-postadressen till en användare i organisationen som du vill vidarekoppla uppringare till. Om du väljer en användare som inte har ett telefonnummer visas ett felmeddelande. Virtuell receptionist – klicka på nedåtpilen  och välj den automatiska receptionisten att vidarekoppla samtal till. Den virtuella receptionisten behöver ett telefonnummer, annars visas ett felmeddelande. Telefonnummer – ange telefonnumret som ringande ska vidarekopplas till. Om du vill använda ett telefonnummer som inte finns i USA klickar du på nedåtpil och väljer land/region från listan.

5. När du är klar klickar du på Klar.

Steg 5: Testa den virtuella receptionisten

När du har skapat eller ändrat en virtuell receptionist kan du förhandsgranska ändringarna innan du aktiverar den.

1. Klicka på Förhandsgranska längst ned till höger.
2. Klicka på Samtal.

   Google Voice öppnas i en ny flik i din webbläsare. I den högra panelen ser du och hör ett exempelsamtal till numret för den virtuella receptionisten som du har ställt in. Den högra panelen visas i en minut.

3. Välj ett alternativ:
   • Om du vill testa den virtuella receptionisten klickar du på Ring  och väljer alternativ.
   • Om du vill ändra den virtuella receptionisten går du tillbaka till föregående steg.

Steg 6: Publicera den virtuella receptionisten.

När du har testat den virtuella receptionisten publicerar du den för att ersätta den tidigare versionen av den.

1. Längst ned till höger klickar du på Publicera.
2. Om du får ett meddelande om eventuella fel eller information som saknas i konfigurationen:
   1. Klicka på Stäng.
   2. Åtgärda felen.
   3. Publicera igen.
3. Klicka på Publicera vid bekräftelsen.

Steg 7: Tilldela telefonnummer

Obs! Om du ska kunna nå den virtuella receptionisten måste du tilldela ett Voice-nummer till den receptionist som inte redan är tilldelad till en användare.

1. Till vänster, under Telefonnummer, klickar du på Tilldela ett nummer och väljer ett alternativ:
   • Tilldela ett nytt nummer – om du vill skapa ett nummer
   • Ta över ett nummer – om du vill använda ett nytt nummer för en virtuell receptionist
   • Tilldela ett befintligt nummer på nytt – öppna Tilldela ett Voice-nummer på nytt
2. I fältet Land/region klickar du på nedåtpilen  och väljer ett land eller en region i listan.

   Om du väljer en plats som inte är en av dina Voice-platser visas ett felmeddelande. Mer information finns i Lägg till platser för Voice.

3. I fältet Tjänstadress anger du organisationens adress.

   Ett tillgängligt Voice-nummer visas.

4. (Valfritt) Om du vill hitta ett annat nummer klickar du på ÄndraVälj bredvid ett nummer i listan.
5. Klicka på Tilldela.

När du anger information sparar systemet dina ändringar.