Настройка автоматического секретаря в Google Voice

Эта функция доступна в версиях Voice Standard и Voice Premier. Подробнее…

Вы можете настроить в Google Voice меню, через которое звонящие смогут связываться с нужным отделом организации или сотрудником. Абонент услышит голосовое сообщение и сможет выбрать нужный вариант.

Например, сообщение может звучать так: "Чтобы связаться со службой поддержки, нажмите 1. Чтобы связаться с отделом продаж, нажмите 2. Чтобы связаться с оператором, нажмите 0".

Шаг 1. Создайте автосекретаря

В главном окне создайте нового автосекретаря или настройте существующего.

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню ПриложенияGoogle WorkspaceGoogle Voice.
3. Нажмите Автосекретари.
   В консоли администратора откроется список всех автосекретарей в организации.
4. В верхней части экрана нажмите Создать.
5. Введите название автосекретаря. Можно также добавить описание.
6. Нажмите Создать.
7. Настройте автосекретаря, следуя инструкциям ниже.

Шаг 2. Добавьте приветствия

В разделе Начальное приветствие добавьте первое сообщение, которое услышат звонящие.

1. В разделе Приветствие нажмите Добавить приветственное сообщение или Добавить ещё одно приветственное сообщение и выберите один из вариантов:
   • Использовать озвучивание текста. Введите приветствие и нажмите По умолчанию, чтобы выбрать язык, голос и скорость чтения сообщения. Нажмите ОК.
   • Загрузить аудиофайл. Загрузите записанное сообщение, выберите язык и при необходимости измените текст сообщения. Нажмите Сохранить.
2. Чтобы ввести сообщение, которое нельзя пропустить, нажмите Добавить специальное уведомление и выберите нужный вариант.
   Пример такого уведомления: "Обращаем ваше внимание, что сегодня мы получаем намного больше звонков, чем обычно".
3. Нажмите Готово.

Шаг 3. Настройте обработку вызовов

В разделе Обработка вызовов укажите, что должен делать автосекретарь после приветствия.

Воспроизвести подсказки для меню

Создайте меню, из которого звонящие смогут выбрать нужный вариант.

1. В поле Добавьте информацию о себе (необязательно) введите описание меню и доступных вариантов.

   Пример: "Сейчас вы услышите голосовое меню. Выберите нужное действие".

2. Чтобы использовать язык, отличный от английского, нажмите на поле en-US и выберите из списка нужный вариант.
3. В поле Добавьте сообщение для клавиши n введите сообщение с инструкциями.

   Пример: "Чтобы связаться со службой технической поддержки, нажмите один".

4. Чтобы изменить номер и клавишу, нажмите на стрелку вниз и выберите доступную клавишу.

5. В меню Выберите действие нажмите на стрелку вниз и выберите, что происходит после того, как абонент прослушал основное сообщение.

Перейти к подменю	Перенаправляет абонентов в другое меню (которое вам потребуется настроить).
Повторить меню	Повторяет вводное сообщение.
Воспроизвести сообщение	Воспроизводит введенное вами сообщение. Вы также должны указать следующий шаг: Повторить меню. Вводное сообщение будет воспроизведено повторно. Отключить вызывающего абонента. После воспроизведения сообщения звонок будет прекращен.
Переадресация на голосовую почту	Будет воспроизведено введенное вами сообщение, и звонящий будет переадресован на голосовую почту. Можно ввести до 10 адресов электронной почты пользователей, которые будут получать голосовую почту.
Переадресовать на другой номер	В поле Дополнительное уведомление введите сообщение, которое услышат абоненты до переадресации. Пример: "Оставайтесь на линии. Скоро вы будете соединены с сотрудником отдела продаж". Чтобы использовать язык, отличный от английского, нажмите на поле en-US и выберите из списка нужный вариант (необязательно). В поле Тип переадресации нажмите на стрелку вниз и выберите в списке нужный параметр. Пользователь. Введите адрес электронной почты пользователя организации, которому нужно переадресовывать звонки.Если выбрать пользователя, у которого нет номера телефона, появится сообщение об ошибке. Автосекретарь. Нажмите на стрелку вниз и выберите автосекретарь, которому будут переадресовываться звонки. У автосекретаря должен быть номер телефона, иначе появится сообщение об ошибке. Номер телефона. Укажите номер телефона, на который будут переадресовываться вызовы. Если номер находится за пределами США, нажмите на стрелку вниз и выберите страну или регион из списка.

6. Чтобы добавить пункты меню, нажмите Добавить вариант.
7. Чтобы изменить порядок пунктов меню, перетащите элемент с помощью значка вверх или вниз.
8. Нажмите Готово.

Переадресовать абонента

Задайте настройки для переадресации абонентов.

1. В поле Дополнительное уведомление введите сообщение, которое услышат абоненты до переадресации.

   Пример: "Оставайтесь на линии. Скоро вы будете соединены с сотрудником отдела продаж".

2. Чтобы использовать язык, отличный от английского, нажмите на поле en-US и выберите из списка нужный вариант (необязательно).
3. В поле Тип переадресации нажмите на стрелку вниз и выберите в списке нужный параметр.
   • Пользователь. Введите адрес электронной почты пользователя организации, которому нужно переадресовывать звонки.Если выбрать пользователя, у которого нет номера телефона, появится сообщение об ошибке.
   • Автосекретарь. Нажмите на стрелку вниз и выберите автосекретарь, которому будут переадресовываться звонки. У автосекретаря должен быть номер телефона, иначе появится сообщение об ошибке.
   • Номер телефона. Укажите номер телефона, на который будут переадресовываться вызовы. Если номер находится за пределами США, нажмите на стрелку вниз и выберите страну или регион из списка.

Переадресация на голосовую почту

Задайте настройки голосовой почты для абонентов.

Будет воспроизведено введенное вами сообщение, и звонящий будет переадресован на голосовую почту. Можно ввести до 10 адресов электронной почты пользователей, которые будут получать голосовую почту.

Адресаты голосовой почты получают электронное письмо с расшифровкой сообщения и MP3-файлом.

Отключить абонента

После воспроизведения приветствия звонящие абоненты будут отключены.

Шаг 4. Укажите рабочие часы

Если кто-то позвонит в нерабочее время, автосекретарь может воспроизвести другое приветствие и обработать вызов иначе. Вы также можете указать, как следует обрабатывать звонки в праздничные дни.

Как задать часы работы

1. В левой части экрана нажмите Изменить график работы.
2. Заполните раздел Часы работы.
   • Круглосуточно (вариант по умолчанию): автосекретарь всегда воспроизводит стандартное приветствие. Варианты для нерабочих часов не используются.
   • Указать часы работы: выберите часы работы, и все входящие звонки, совершенные в любое другое время, будут обрабатываться согласно специальным правилам.
3. Нажмите Готово.

Как задать праздничные дни

1. В поле Праздничные дни нажмите "Добавить" и укажите дни, в которые автосекретарь будет воспроизводить альтернативное сообщение.
2. Если нужно добавить дополнительные даты, повторите шаг 1.
3. Закончив, нажмите Готово.

Как задать действие при звонке в нерабочие часы

1. В поле Действие при звонке в нерабочие часы введите сообщение, которое услышат абоненты, позвонившие в это время.

   Пример: "Мы работаем с 9:00 до 17:00 по московскому времени. Пожалуйста, перезвоните нам в эти часы".

2. Чтобы использовать язык, отличный от английского, нажмите на поле en-US и выберите из списка нужный вариант.
3. Чтобы добавить ещё одно уведомление на другом языке, нажмите "Добавить" .
4. Рядом с пунктом Выберите действие нажмите на стрелку вниз и выберите действие после воспроизведения сообщения:

Отключить вызывающего абонента	После воспроизведения сообщения звонящие абоненты будут отключены.
Переадресация на голосовую почту	Будет воспроизведено введенное вами сообщение, и звонящий будет переадресован на голосовую почту. Можно ввести до 10 адресов электронной почты пользователей, которые будут получать голосовую почту.
Переадресовать на другой номер	В поле Дополнительное уведомление введите сообщение, которое услышат абоненты до переадресации. Пример: "Оставайтесь на линии. Скоро вы будете соединены с сотрудником отдела продаж". Чтобы использовать язык, отличный от английского, нажмите на поле en-US и выберите из списка нужный вариант (необязательно). В поле Тип переадресации нажмите на стрелку вниз и выберите в списке нужный параметр. Пользователь. Введите адрес электронной почты пользователя организации, которому нужно переадресовывать звонки.Если выбрать пользователя, у которого нет номера телефона, появится сообщение об ошибке. Автосекретарь. Нажмите на стрелку вниз и выберите автосекретарь, которому будут переадресовываться звонки. У автосекретаря должен быть номер телефона, иначе появится сообщение об ошибке. Номер телефона. Укажите номер телефона, на который будут переадресовываться вызовы. Если номер находится за пределами США, нажмите на стрелку вниз и выберите страну или регион из списка.

5. Нажмите Готово.

Шаг 5. Протестируйте работу автосекретаря

Прежде чем активировать автосекретаря после настройки или обновления, обязательно проверьте, все ли работает правильно.

1. В правом нижнем углу нажмите Предварительный просмотр.
2. В уведомлении нажмите Вызов.

   Google Voice откроется в новой вкладке браузера. В правой части экрана будут показаны тестовый звонок и действия автосекретаря. Эта панель закроется через минуту.

3. Сделайте следующее:
   • Чтобы проверить работу автосекретаря, нажмите на значок набора и протестируйте разные варианты.
   • Чтобы изменить настройки автосекретаря, вернитесь к предыдущим шагам.

Шаг 6. Включите автосекретаря

После тестирования включите автосекретаря, чтобы заменить его предыдущую версию.

1. В правом нижнем углу нажмите Опубликовать.
2. Если появится сообщение об ошибках или неполных данных, выполните следующие действия:
   1. Нажмите Закрыть.
   2. Внесите исправления.
   3. Включите автосекретаря повторно.
3. На экране подтверждения нажмите Опубликовать.

Шаг 7. Назначьте номера телефонов

Примечание. Автосекретарю необходимо назначить номер Voice, который не назначен никакому другому пользователю.

1. Слева в разделе Номера телефонов нажмите Назначение номера и выберите нужный вариант:
   • Назначить новый номер: позволяет создать номер.
   • Переназначение номера: позволяет изменить назначение одного из номеров, используемых для соединения с автосекретарем.
   • Переназначить существующий номер: ознакомьтесь с разделом Как назначить номер Voice повторно.
2. В поле Страна/регион нажмите на стрелку вниз и выберите страну или регион из списка.

   Если выбрать местоположение, не зарегистрированное в ваших адресах Voice, появится сообщение об ошибке. Подробнее…

3. В поле Адрес вызова укажите адрес своей организации.

   Появится доступный номер Voice.

4. Чтобы выбрать другой номер, нажмите ИзменитьВыбрать рядом с нужным вариантом (необязательно).
5. Нажмите Назначить.

Все изменения будут автоматически сохранены в системе.