この機能は Voice Standard と Voice Premier のサブスクリプションでご利用いただけます。詳細
発信者を組織内の適切な担当者または部署へ誘導できるよう、Google Voice でメニューを設定します。自動応答でメッセージを流すことで、発信者が項目を選択できます。
たとえば、「サポートをお求めの場合は 1 を、セールスチームとお話しになる場合は 2 を、オペレーターとお話しになる場合は 0 を押してください」とアナウンスするメニューを設定できます。
ステップ 1: 自動応答を作成する
メイン ウィンドウで、自動応答を作成したり、既存の自動応答を変更したりします。
-
-
管理コンソールで、メニュー アイコン
[アプリ]
[Google Workspace]
- [自動応答] をクリックします。
組織の自動応答のリストが管理コンソールに表示されます。 - 画面上部の [作成] をクリックします。
- 自動応答の名前を入力し、必要に応じて説明を追加します。
- [作成] をクリックします。
- 下記の手順に沿って自動応答を設定します。
ステップ 2: ご挨拶を追加する
[最初のご挨拶] 欄に、発信者に対して再生する最初のメッセージを入力します。
- [ウェルカム メッセージ] で [ウェルカム メッセージを追加してください] または [別のウェルカム メッセージを追加] をクリックし、以下のいずれかを選択します。
- テキスト読み上げ（TTS）を使用する - ウェルカム メッセージを入力して [デフォルト] を選択し、言語、音声タイプ、読み上げ速度を選択します。[OK] をクリックします。
- 独自の音声をアップロードする - 録音したメッセージをアップロードして言語を選択し、必要に応じて録音のテキストを変更します。[保存] をクリックします。
- （省略可）ユーザーがスキップできないお知らせを入力するには、[特別なお知らせを追加] をクリックし、オプションを選択します。
たとえば、「ただ今電話が混み合っておりますので、恐れ入りますがしばらくお待ちください」と追加します。 - [完了] をクリックします。
ステップ 3: 通話の処理方法を設定する
[電話の応対] で、発信者に応答メッセージを再生した後の自動応答の操作を選択します。
メニュー プロンプトを再生
発信者が選択するメニュー項目を設定します。
- [案内を追加（省略可）] 欄に、メニューとその項目について説明するメッセージを入力します。
例: 「これからご案内するメニューから、ご希望の項目をお選びください。」
- （省略可）米国英語以外の言語を使用する場合は、[en‑US] をクリックしてリストから言語を選択します。
- [<n> ボタンを押すよう求めるメッセージを追加] 欄に、項目について説明するメッセージを入力します。
例: 「テクニカル サポートをご希望の場合は 1 を押してください。」
-
（省略可）発信者が選択するメニュー内の数字とキーを変更するには、下矢印アイコン
をクリックして使用可能なボタンを選択します。
- [操作を選択] の横にある下矢印アイコン
| サブメニューに進む | 発信者に別のメニューを案内します。この項目を選択した場合は、サブメニューも設定する必要があります。 |
| このメニューを繰り返す | 最初のメッセージをもう一度再生します。 |
| メッセージを再生 | 入力したメッセージを再生します。この項目を選択した場合は、次の操作も選択します。
|
| ボイスメールに転送 |
入力したメッセージを再生し、発信者にボイスメールを送信します。ボイスメールの送信先として、最大 10 個のメールアドレスを入力できます。 |
| 発信者を転送 |
|
- （省略可）メニュー項目を追加するには、[オプションを追加] をクリックします。
- （省略可）メニュー項目を並べ替えるには、ボタンの横にある移動アイコン
をクリックして上下にドラッグします。
- 設定を終えたら、[完了] をクリックします。
発信者を転送
発信者の転送先を設定します。
- [お知らせ（省略可）] に、通話を転送する前に再生するメッセージを入力します。
例: 「営業担当におつなぎいたしますので、しばらくお待ちください。」
- （省略可）米国英語以外の言語を使用する場合は、[en-US] をクリックしてリストから言語を選択します。
- [転送の種類] 欄にある下矢印アイコン
- ユーザー - 通話の転送先となる組織内のユーザーのメールアドレスを入力します。電話番号が割り当てられていないユーザーを選択すると、エラー メッセージが表示されます。
- 自動応答 - 下矢印アイコン
- 電話番号 - 通話の転送先の電話番号を入力します。米国以外の電話番号を使用するには、下矢印アイコン
ボイスメールに転送
発信者向けのボイスメールを設定します。
入力したメッセージを再生し、発信者にボイスメールを送信します。ボイスメールの送信先として、最大 10 個のメールアドレスを入力できます。
通話を終了
応答メッセージの再生後に通話を終了します。
ステップ 4: 業務時間をカスタマイズする
業務時間外の通話に対しては自動応答で別の応答メッセージを再生し、通話の処理方法を変えることができます。休業日用の操作オプションを指定することも可能です。
営業時間を設定する
- 左側にある [営業時間を編集] をクリックします。
- [営業時間] で組織の営業時間を選択します。
- 24 時間営業: （デフォルト）設定した標準項目が常に使用されます。営業時間外の項目は使用されません。
- カスタマイズした営業時間 - 組織の業務時間を選択します。この時間以外の着信には、営業時間外のメッセージが再生されます。
- 時間の設定が終わったら、[完了] をクリックします。
休業日を設定する
- 特定の曜日に業務時間外のメッセージを再生する場合は、[休業日] にある追加アイコン
をクリックして曜日を選択します。
- （省略可）休業日を追加するには、手順 1 を繰り返します。
- 設定を終えたら、[完了] をクリックします。
営業時間外の対応を設定する
- [営業時間外の対応] に、営業時間外または休業日の着信に対して再生するメッセージを入力します。
例: 「営業時間は午前 9 時から午後 5 時までです。恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しください。」
- （省略可）米国英語以外の言語を使用する場合は、[en‑US] をクリックしてリストから言語を選択します。
- （省略可）メッセージを別の言語で追加するには、追加アイコン
- [操作を選択] の横にある下矢印アイコン
| 通話を終了 | 応答メッセージの再生後に通話を終了します。 |
| ボイスメールに転送 |
入力したメッセージを再生し、発信者にボイスメールを送信します。ボイスメールの送信先として、最大 10 個のメールアドレスを入力できます。 |
| 発信者を転送 |
|
-
設定を終えたら、[完了] をクリックします。
ステップ 5: 自動応答をテストする
自動応答を作成または変更した後、アクティブにする前に変更内容をプレビューできます。
- 右下にある [プレビュー] をクリックします。
- メッセージが表示されたら [発信] をクリックします。
Google Voice がブラウザの新しいタブに表示されます。右側のパネルに、設定した自動応答番号へのサンプルの通話が表示されて音声メッセージが再生されます。右側のパネルは 1 分間表示されます。
- 次のいずれかを行います。
- 自動応答をテストするには、ダイヤル アイコン
をクリックして項目を選択します。
- 自動応答を変更する場合は、前の手順に戻ります。
- 自動応答をテストするには、ダイヤル アイコン
ステップ 6: 自動応答を公開する
テストが済んだ自動応答を公開すると、それまでの自動応答が新しいバージョンに置き換えられます。
- 右下にある [公開] をクリックします。
- 設定に誤りまたは未入力項目があればエラー メッセージが表示されます。その場合は次のように対応します。
- [閉じる] をクリックします。
- エラーを修正します。
- もう一度公開します。
- 確認メッセージが表示されたら [公開] をクリックします。
ステップ 7: 電話番号を割り当てる
注: 電話を自動応答で受けるには、まだユーザーに割り当てられていない Voice 番号を自動応答に割り当てる必要があります。
- 左側の [電話番号] で [番号の割り当て] をクリックし、次のいずれかを選択します。
- 新しい番号を割り当て - 番号を生成します。
- 番号の引き継ぎ - 既存の自動応答番号のいずれかを再利用します。
- 既存の番号の割り当てを変更する - Voice 番号の割り当てを変更するをご覧ください。
- [国 / 地域] で下矢印アイコン
Voice に設定されていない場所を選択すると、エラー メッセージが表示されます。詳しくは、Voice を使用する場所を追加するをご覧ください。
- [緊急対応用住所] 欄に、組織の住所を入力します。
利用可能な Voice 番号が表示されます。
- （省略可）別の番号を探すには、[変更]
- [割り当て] をクリックします。
情報を入力すると、変更内容が保存されます。
