自動応答の設定

この機能は Voice Standard と Voice Premier のサブスクリプションでご利用いただけます。詳細

発信者に組織内の適切な担当者または部署を案内するには、Google Voice でメニュー システムを設定します。自動応答を使うと、発信者が自分の電話機のキーを押して項目を選択できます。たとえば、「サポートをお求めの場合は 1 を、セールスチームとお話しになる場合は 2 を、オペレーターとお話しになる場合は 0 を押してください」とアナウンスするメニューを設定できます。

Get started: Google Voice auto attendant

ステップ 1. 自動応答の作成

メイン ウィンドウで自動応答を作成したり、既存の自動応答を選択して変更したりできます。

Create auto attendant
  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 次に [G Suite] 次に [Google Voice] 次に [サービス管理] にアクセスします。
  3. [自動応答] をクリックします。
    組織の自動応答のリストが管理コンソールに表示されます。
  4. 右上にある [作成] をクリックします。
  5. 自動応答の名前を入力し、必要に応じて説明を追加します。
  6. [作成] をクリックします。
  7. 下記の手順に沿って自動応答を設定します。

ステップ 2. 応答メッセージの追加

[最初のご挨拶] 欄に、発信者に対して再生する最初のメッセージを入力します。

Add greetings
  1. [ウェルカム メッセージ] 欄に、冒頭の挨拶を入力します(「Solarmora にお電話いただきありがとうございます。製品やサービスに関するご質問にお答えします」など)。発信者はメッセージの途中でもメニュー項目を選択してメッセージをスキップすることができます。
    • 米国英語以外の言語を使用する場合は、[en-US] をクリックしてリストから言語を選択します。
    • ウェルカム メッセージを別の言語で追加するには、追加アイコン Add をクリックします。
  2. (省略可)[特別なお知らせ] に、発信者がスキップできないお知らせを入力します(「現在たくさんのお問い合わせをいただいております。何卒ご了承ください」など)。
    • 米国英語以外の言語を使用する場合は、[en-US] をクリックしてリストから言語を選択します。
    • 特別なお知らせを別の言語で追加するには、追加アイコン Add をクリックします。

手順 3. 電話の応対の設定

[電話の応対] で、発信者に応答メッセージを再生した後の自動応答の操作を選択します。

Call handling options

Play menu prompts メニュー プロンプトを再生

発信者が選択するメニュー項目を設定します。

  1. [案内を追加(省略可)] 欄に、メニューとその項目について説明するメッセージを入力します(「説明をお聞きになり、いずれかのメニューをお選びください」など)。
    米国英語以外の言語を使用する場合は、[en-US] をクリックしてリストから言語を選択します。
  2. [n ボタンを押すよう求めるメッセージを追加] 欄に、項目について説明するメッセージを入力します(「テクニカル サポートをお求めの場合は 1 を押してください」など)。
    プロンプトの横の数字は、発信者が押す電話機のキーと一致します。数字を変更するには、下矢印アイコン 下矢印 をクリックして使用可能なキー(0~9、*、#)のいずれかを選択します。
  3. [操作を選択] 欄の横にある下矢印アイコン 下矢印 をクリックしてキー メッセージの再生後の操作を選択します。
    • サブメニューに進む - 発信者に別のメニューを案内します。この項目を選択した場合は、サブメニューも設定する必要があります。
    • このメニューを繰り返す - もう一度メニューの手順を再生します。
    • メッセージを再生 - 入力したメッセージが再生されます。この項目を選択した場合は、次の操作も選択する必要があります。
      • このメニューを繰り返す - もう一度メニューの手順を再生します。
      • 通話を終了 - メッセージの再生後に通話を終了します。
    • ボイスメールに転送 - 発信者をボイスメールに転送します。
      1. [ボイスメール応答メッセージ] 欄に、発信者をボイスメールに転送する前に再生するメッセージを入力します(「ただいまの時間は営業しておりません。翌営業日に折り返しご連絡させていただきますので、ご用件をお話しください。」など)。
        米国英語以外の言語を使用する場合は、[en-US] をクリックしてリストから言語を選択します。
      2. [ボイスメールの受信者] 欄に、ボイスメールの文字起こしと録音の送信先となるユーザーのメールアドレスを入力します。入力すると、組織内のユーザーのリストが表示されます。最多 10 件のメールアドレスを入力できます。

      発信者のメッセージはここに入力したメールアドレスのユーザーに文字変換して送信され、メッセージの元の録音も添付されます。

    • 発信者を転送 - 発信者を別の電話番号に転送します。
      1. [お知らせ(省略可)] 欄に、発信者を転送する前に再生するメッセージを入力します(「営業担当におつなぎいたしますので、しばらくお待ちください」など)。
        米国英語以外の言語を使用する場合は、[en-US] をクリックしてリストから言語を選択します。
      2. [転送の種類] 欄にある下矢印アイコン 下矢印 をクリックして転送の種類を選択します。
        • ユーザー - [対象ユーザーのメールアドレス] 欄に、発信者の転送先となる組織内のユーザーのメールアドレスを入力します。入力すると、Google Voice ライセンスを保有しているユーザーのリストが表示されます。電話番号が割り当てられていないユーザーを選択すると、エラー メッセージが表示されます。
        • 自動応答 - [対象とする自動応答] 欄にある下矢印アイコン 下矢印 をクリックして発信者の転送先の自動応答を選択します。自動応答には電話番号が必要です。電話番号を指定しないと、エラーが表示されます。
        • 電話番号 - [転送先の電話番号] 欄に、発信者の転送先の電話番号を入力します。米国以外の電話番号を使用するには、下矢印アイコン 下矢印 をクリックしてリストから国 / 地域を選択します。
  4. 必要に応じてメニュー項目を追加するには、[オプションを追加] をクリックします。メニュー項目の順序を変更するには、キーの横にある移動アイコン Move をクリックしたまま、項目を上下にドラッグして順序を変更します。
  5. 終了したら、[完了] をクリックします。

Transfer caller 発信者を転送

発信者の転送先を設定します。

  1. [お知らせ(省略可)] 欄に、発信者を転送する前に再生するメッセージを入力します(「営業担当におつなぎいたしますので、しばらくお待ちください」など)。
    米国英語以外の言語を使用する場合は、[en-US] をクリックしてリストから言語を選択します。
  2. [転送の種類] 欄にある下矢印アイコン 下矢印 をクリックして転送の種類を選択します。
    • ユーザー - [対象ユーザーのメールアドレス] 欄に、発信者の転送先となる組織内のユーザーのメールアドレスを入力します。入力すると、Google Voice ライセンスを保有しているユーザーのリストが表示されます。電話番号が割り当てられていないユーザーを選択すると、エラー メッセージが表示されます。
    • 自動応答 - [対象とする自動応答] 欄にある下矢印アイコン 下矢印 をクリックして発信者の転送先の自動応答を選択します。自動応答には電話番号が必要です。電話番号を指定しないと、エラーが表示されます。
    • 電話番号 - [転送先の電話番号] 欄に、発信者の転送先の電話番号を入力します。米国以外の電話番号を使用するには、下矢印アイコン 下矢印 をクリックしてリストから国 / 地域を選択します。

ボイスメールに転送

発信者向けのボイスメールを設定します。

  1. [ボイスメール応答メッセージ] 欄に、発信者をボイスメールに転送する前に再生するメッセージを入力します(「ただいまの時間は営業しておりません。翌営業日に折り返しご連絡させていただきますので、ご用件をお話しください。」など)。
    米国英語以外の言語を使用する場合は、[en-US] をクリックしてリストから言語を選択します。
  2. [ボイスメールの受信者] 欄に、ボイスメールの文字起こしと録音の送信先となるユーザーのメールアドレスを入力します。入力すると、組織内のユーザーのリストが表示されます。最多 10 件のメールアドレスを入力できます。

発信者のメッセージはここに入力したメールアドレスのユーザーに文字変換して送信され、メッセージの元の録音も添付されます。

Disconnect caller 通話を終了

応答メッセージの再生後に通話を終了します。

手順 4. 業務時間のカスタマイズ

営業時間外の通話に対しては自動応答で別の応答メッセージを再生し、通話の処理方法を変えることができます。休業日用の項目を指定することも可能です。

Business hours
  1. 左側にある [営業時間を編集] をクリックします。
  2. [営業時間] で組織の営業時間を選択します
    • 24 時間営業: (デフォルト)設定した標準項目が常に使用されます。営業時間外の項目は使用されません。
    • カスタマイズした営業時間: 組織の業務時間を選択します。この時間以外の通話には、営業時間外の項目が再生されます。
  3. 時間の設定が終わったら、[完了] をクリックします。
  4. (省略可)発信者に営業時間外のメッセージを再生する日を追加する場合は、[休業日] にある追加アイコン Add をクリックして選択します。
  5. [営業時間外の対応] に、営業時間外または休業日に発信者に対して再生するメッセージを入力します(「営業時間は午前 9 時から午後 5 時までです。恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しください」など)。
    • 米国英語以外の言語を使用する場合は、[en-US] をクリックしてリストから言語を選択します。
    • メッセージを別の言語で追加するには、追加アイコン Add をクリックします。
  6. お知らせを再生した後の操作を選択します。
    • 通話を終了 - 応答メッセージの再生後に通話を終了します。

    • ボイスメールに転送 - 発信者をボイスメールに転送します。
      1. [ボイスメール応答メッセージ] 欄に、発信者をボイスメールに転送する前に再生するメッセージを入力します(「ただいまの時間は営業しておりません。翌営業日に折り返しご連絡させていただきますので、ご用件をお話しください。」など)。
        米国英語以外の言語を使用する場合は、[en-US] をクリックしてリストから言語を選択します。
      2. [ボイスメールの受信者] 欄に、ボイスメールの文字起こしと録音の送信先となるユーザーのメールアドレスを入力します。入力すると、組織内のユーザーのリストが表示されます。最多 10 件のメールアドレスを入力できます。

      発信者のメッセージはここに入力したメールアドレスのユーザーに文字変換して送信され、メッセージの元の録音も添付されます。

    • 発信者を転送 - 発信者を別の電話番号に転送します。
      1. [お知らせ(省略可)] 欄に、発信者を転送する前に再生するメッセージを入力します(「営業担当におつなぎいたしますので、しばらくお待ちください」など)。
        米国英語以外の言語を使用する場合は、[en-US] をクリックしてリストから言語を選択します。
      2. [転送の種類] 欄にある下矢印アイコン 下矢印 をクリックして転送の種類を選択します。
        • ユーザー - [対象ユーザーのメールアドレス] 欄に、発信者の転送先となる組織内のユーザーのメールアドレスを入力します。入力すると、Google Voice ライセンスを保有しているユーザーのリストが表示されます。電話番号が割り当てられていないユーザーを選択すると、エラー メッセージが表示されます。
        • 自動応答 - [対象とする自動応答] 欄にある下矢印アイコン 下矢印 をクリックして発信者の転送先の自動応答を選択します。自動応答には電話番号が必要です。電話番号を指定しないと、エラーが表示されます。
        • 電話番号 - [転送先の電話番号] 欄に、発信者の転送先の電話番号を入力します。米国以外の電話番号を使用するには、下矢印アイコン 下矢印 をクリックしてリストから国 / 地域を選択します。
  7. 終了したら、[完了] をクリックします。

ステップ 5. 自動応答のテスト

自動応答を作成または変更した後、アクティブにする前に変更内容をプレビューできます。

Preview and publish
  1. 右下にある [プレビュー] をクリックします。
  2. メッセージが表示されたら [発信] をクリックします。
    Google Voice がブラウザの新しいタブに表示されます。右側のパネルに、設定した自動応答番号へのサンプルの通話が表示されてメッセージが再生されます。右側のパネルは 1 分間表示されます。
  3. 自動応答をテストするには、キーパッド アイコン 発信 をクリックして項目を選択します。自動応答を変更する場合は、前の手順に戻ります。

ステップ 6. 自動応答の公開

自動応答をテストしたら、実際に使用するために公開します。公開すると、以前のバージョンが新しいバージョンの自動応答で置き換えられます。

  1. 右下にある [公開] をクリックします。
    設定に誤りや入力されていない項目があると、メッセージが表示されます。[閉じる] をクリックしてエラーを修正してから、もう一度公開してください。
  2. 確認メッセージが表示されたら [公開] をクリックします。

ステップ 7. 電話番号の割り当て

組織に電話をかけたときに自動応答が再生されるようにするには、発信先となる Voice 番号を割り当てます。これらの番号は自動応答専用です。

Assign phone numbers
  1. 左下の [電話番号] で、[番号の割り当て] 次に [新しい番号を割り当て] をクリックします。

    または、[番号の割り当て] 次に [番号の引き継ぎ]をクリックします。既存の自動応答番号のいずれかを再利用する場合は、このオプションを代わりに使用します。
  2. [国 / 地域] で下矢印アイコン 下矢印 をクリックし、リストから国または地域を選択します。Voice に設定していない場所を選択すると、エラー メッセージが表示されます。詳しくは、場所を追加する方法についてのページをご覧ください。
  3. [緊急対応用住所] 欄に、組織の住所を入力します。
    利用可能な Voice 番号が表示されます。別の番号を探すには、[変更] をクリックしてから、リストの番号の横にある [選択] をクリックします。
  4. [割り当て] をクリックします。

情報を入力すると、変更内容が自動的に保存されます。

自動応答のトラブルシューティング

自動応答に関する問題を解決するには、次の情報を確認するか、Voice の監査ログで該当するイベントを探します。

問題 解決策
自動応答で通話が転送されない

自動応答の [発信者を転送] に移動します。

ユーザーが通話を受けられない場合は、次のいずれかの原因が考えられます。

  • ユーザーの Voice ライセンスが削除されている。
  • ユーザーのアカウントが削除または停止されている。

自動応答でボイスメールが録音されない

自動応答の [ボイスメールに転送] に移動します。

自動応答でボイスメールが録音されない場合は、次のいずれかの原因が考えられます。

  1. ボイスメールの受信者リストのユーザーが削除または停止されている。この場合は、リスト内のユーザーを置き換えます。
  2. 1 時間あたりに受信するボイスメールの数が多すぎる。新しいボイスメールの受信者を追加するか、既存の受信者を置き換えます。

ユーザーがボイスメールを受信できない

自動応答の [ボイスメールに転送] に移動します。

ユーザーがボイスメールを受信できない場合は、次のいずれかの原因が考えられます。

  1. ボイスメール受信者のアカウントが削除または停止されている。この場合は、リスト内のユーザーを置き換えます。
  2. 1 時間あたりに受信するボイスメールの数が多すぎる。この場合は、受信者を置き換えます。
  3. 受信者の受信トレイにスペースがない。ユーザーが受信トレイの空き容量を増やす必要があります。
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