組織の Voice 自動応答を設定する

この機能は Voice Standard と Voice Premier のサブスクリプションでご利用いただけます。詳細

管理者は、Google Voice を設定して、発信者を組織内の適切な担当者または部署に案内できます。自動応答でメッセージを流すことで、発信者が項目を選択できます。

たとえば、「サポートをお求めの場合は 1 を、セールスチームとお話しになる場合は 2 を、オペレーターとお話しになる場合は 0 を押してください」とアナウンスするメニューを設定できます。

手順 1: 自動応答を作成する

1. Google 管理コンソールにログインします。

   管理者アカウント（末尾が @gmail.com でないもの）でログインします。

2. 管理コンソールで、メニュー アイコン [アプリ] [Google Workspace] [Google Voice] にアクセスします。
3. [自動応答] をクリックします。
4. [作成] をクリックします。
   
5. 自動応答の名前を入力し、必要に応じて説明を追加します。
6. [作成] をクリックします。

手順 2: 応答メッセージを追加する

[最初のご挨拶] 欄に、発信者に対して再生する最初のメッセージを入力します。

1. [ウェルカム メッセージ] で [ウェルカム メッセージを追加] または [別のウェルカム メッセージを追加] をクリックし、以下のいずれかを選択します。
   • テキスト読み上げ（TTS）を使用する - ウェルカム メッセージを入力 [デフォルト] をクリックして言語、音声タイプ、読み上げ速度を選択 [OK] をクリックします。
   • 独自の音声をアップロードする - 録音したメッセージをアップロードして言語を選択し、必要に応じて録音のテキストを変更して [保存] をクリックします。
2. （省略可）ユーザーがスキップできないお知らせを入力するには、[特別なお知らせを追加] をクリックし、オプションを選択します。
   たとえば、「ただ今電話が混み合っておりますので、恐れ入りますがしばらくお待ちください」と追加します。
3. [完了] をクリックします。

手順 3: 通話の処理方法を設定する

[電話の応対] で、発信者に応答メッセージを再生した後の自動応答の操作を選択します。

発信者が選択するメニュー項目を設定します。

1. [メニュー プロンプトを再生] をクリックします。
2. （省略可）メニュー オプションを説明するには、[案内を追加（省略可）] にメッセージを入力します。  

   例: 「これからご案内するメニューから、ご希望の項目をお選びください。」

   • テキスト読み上げ（TTS）を使用する - ウェルカム メッセージを入力 [デフォルト] をクリックして言語、音声タイプ、読み上げ速度を選択 [OK] をクリックします。
     （省略可）米国英語以外の言語を使用する場合は、[en‑US] をクリックしてリストから言語を選択します。
   • 独自の音声をアップロードする - 録音したメッセージをアップロードして言語を選択し、必要に応じて録音のテキストを変更します。[保存] をクリックします。
3. [<n> ボタンを押すよう求めるメッセージを追加] に、発信者に項目を説明するメッセージを入力します。 

   例: 「テクニカル サポートをご希望の場合は 1 を押してください。」

4. （省略可）発信者が選択するメニュー内の数字とキーを変更するには、下矢印アイコン  をクリックして使用可能なボタンを選択します。

5. [操作を選択] で、下矢印 をクリックし、次の表からオプションを選択します。

キーメッセージの再生後のオプション	説明
サブメニューに進む	発信者に別のメニューを案内します。この項目を選択した場合は、サブメニューも設定する必要があります。
このメニューを繰り返す	最初のメッセージをもう一度再生します。
メッセージを再生	入力したメッセージを再生します。この項目を選択した場合は、次の操作も選択します。 このメニューを繰り返す - 最初のメッセージをもう一度再生します。 通話を終了 - メッセージの再生後に通話を終了します。
ボイスメールに転送	入力したメッセージを再生し、発信者にボイスメールを送信します。ボイスメールの送信先として、最大 10 個のメールアドレスを入力できます。
発信者を転送	必要に応じて、通話を転送する前に発信者に再生するメッセージを任意の言語で入力します。次に、Voice 番号、着信グループ、自動応答、または別の電話番号を使用して、ライセンスを持つユーザーに発信者を転送するよう選択します。

6. （省略可）メニュー項目を追加するには、[オプションを追加] をクリックします。
7. （省略可）メニュー項目を並べ替えるには、ボタンの横にある移動アイコン  をクリックして上下にドラッグします。
8. 設定を終えたら、[完了] をクリックします。

発信者の転送先を設定する

1. [発信者に転送] をクリックします。
2. [お知らせ（省略可）] に、通話を転送する前に発信者に再生するメッセージを入力します。
   例: 「営業担当におつなぎいたしますので、しばらくお待ちください。」
3. （省略可）米国英語以外の言語を使用する場合は、[en‑US] をクリックしてリストから言語を選択します。
4. [転送の種類] で下矢印 をクリックし、転送の種類を選択します。
   • ユーザー - 転送先となる組織内のユーザーのメールアドレスを入力します。電話番号がないユーザーを選択すると、エラー メッセージが表示されます。
   • 着信グループ - 下矢印 をクリックし、転送先となる着信グループを選択します。着信グループには、電話番号を持つメンバーが少なくとも 1 人必要です。電話番号を持つメンバーがいないと、エラーが表示されます。
   • 自動応答 - 下矢印 をクリックし、転送先となる自動応答を選択します。電話番号のない自動応答を選択すると、エラーが表示されます。
   • 電話番号 - 通話の転送先の電話番号を入力します。米国以外の電話番号を使用するには、下矢印  をクリックしてリストから国または地域を選択します。

ボイスメールに転送する、または通話を終了する

次のいずれかを選択します。

• 応答メッセージの後に通話を終了するには、[通話を終了] をクリック 次の手順に進んで業務時間をカスタマイズします。
• 応答メッセージの後に発信者をボイスメールに転送するには、[ボイスメールに転送] [ボイスメール応答メッセージの追加] をクリックし、メッセージを入力するか、録音したメッセージをアップロードします。ボイスメール メッセージ（文字起こしと MP3 ファイル）を受信するメールアドレスを入力します（最大 10 個）。

手順 4: 業務時間をカスタマイズする

業務時間外の通話に対しては自動応答で別の応答メッセージを再生し、通話の処理方法を変えることができます。休業日用の対応を指定することも可能です。

営業時間を設定する

1. [営業時間を編集] をクリックします。
2. [営業時間] で組織の営業時間を選択します。
   • 24 時間営業: （デフォルト）設定した標準項目が常に使用されます。営業時間外の項目は使用されません。
   • カスタマイズした営業時間 - 組織の業務時間を選択します。この時間以外の発信者には、営業時間外のメッセージが再生されます。
3. 時間の設定が終わったら、[完了] をクリックします。

休業日を設定する

1. [休業日] で をクリック 営業時間外のメッセージを再生する日を選択します。
2. （省略可）休業日を追加するには、手順 1 を繰り返します。
3. 設定を終えたら、[完了] をクリックします。

営業時間外の対応を設定する

1. [営業時間外の対応] に、業務時間外や休業日に発信者に対して再生するメッセージを入力します。

   例: 「営業時間は午前 9 時から午後 5 時までです。恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しください。」

2. （省略可）米国英語以外の言語を使用する場合は、[en‑US] をクリックしてリストから言語を選択します。
3. （省略可）メッセージを別の言語で追加するには、追加アイコン  をクリックします。
4. [操作を選択] で、下矢印 をクリックし、次の表からオプションを選択します。

メッセージを再生した後の操作	説明
通話を終了	応答メッセージの再生後に通話を終了します。
ボイスメールに転送	入力したメッセージを再生し、発信者にボイスメールを送信します。ボイスメールの送信先として、最大 10 個のメールアドレスを入力できます。
発信者を転送	必要に応じて、通話を転送する前に発信者に再生するメッセージを任意の言語で入力します。次に、Voice 番号、着信グループ、自動応答、または別の電話番号を使用して、ライセンスを持つユーザーに発信者を転送するよう選択します。

5. 設定を終えたら、[完了] をクリックします。

手順 5: 自動応答をテストする

自動応答を作成または変更した後、アクティブにする前に変更内容をプレビューできます。

1. [プレビュー] をクリックします。
   
2. メッセージが表示されたら [発信] をクリックします。

   Google Voice がブラウザの新しいタブに表示されます。サイドパネルに、サンプルの通話が表示され、音声が再生されます。パネルは 1 分間表示されます。

3. 次のいずれかのオプションを選択します。
   • 自動応答をテストするには、ダイヤル アイコン  をクリックして項目を選択します。
   • 自動応答を変更するには、前の手順に戻って変更を加えます。

手順 6: 自動応答を公開する

自動応答のテストが完了したら、公開して新しい自動応答を追加するか、以前のバージョンを置き換えます。

1. 下部にある [公開] をクリックします。
2. 設定に誤りまたは未入力項目があればエラー メッセージが表示されます。その場合は次のように対応します。
   1. [閉じる] をクリックします。
   2. エラーを修正します。
   3. もう一度公開します。
3. 確認メッセージが表示されたら [公開] をクリックします。

手順 7: 電話番号を割り当てる

電話を自動応答で受けるには、まだユーザーに割り当てられていない Voice 番号を自動応答に割り当てる必要があります。

1. [電話番号] で [番号の割り当て] をクリックし、次のいずれかを選択します。
   • 番号を作成するには、[新しい番号を割り当てる] を選択します。
   • 既存の自動応答番号のいずれかを再利用するには、[番号の引き継ぎ] を選択します。
   • 既存の番号を再割り当てするには、[既存の番号を再割り当てする] を選択して、Voice 番号を再割り当てするための手順を行います。
2. [国 / 地域] の下矢印 をクリックし、リストから国または地域を選択します。

   Voice に設定されていない場所を選択すると、エラー メッセージが表示されます。詳しくは、Voice を使用する場所を追加するをご覧ください。

3. [緊急対応用住所] に組織の住所を入力します。

   利用可能な Voice 番号が表示されます。

4. （省略可）別の番号を探すには、[変更] リスト内の番号の横にある [選択] をクリックします。
5. [割り当て] をクリックします。

情報を入力すると、変更内容が保存されます。