Google Voice の自動応答を設定する

この機能は Voice Standard と Voice Premier のサブスクリプションでご利用いただけます。詳細

発信者を組織内の適切な担当者または部署へ誘導するには、Google Voice でメニュー システムを設定します。自動応答でメッセージを流すことで、発信者が自分の電話機のキーを押して項目を選択できます。

たとえば、「サポートをお求めの場合は 1 を、セールスチームとお話しになる場合は 2 を、オペレーターとお話しになる場合は 0 を押してください」とアナウンスするメニューを設定できます。

Get started: Google Voice auto attendant

ステップ 1. 自動応答の作成

メイン ウィンドウでは、自動応答を作成したり、既存の自動応答を変更したりできます。

1. Google 管理コンソール にログインします。

   管理者アカウント（末尾が @gmail.com でないアカウント）でログインしてください。

2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] [Google Workspace] [Google Voice] [サービス管理] にアクセスします。
3. [自動応答] をクリックします。
   組織の自動応答のリストが管理コンソールに表示されます。
4. 右上にある [作成] をクリックします。
5. 自動応答のプロファイル名を入力し、必要に応じて説明を追加します。
6. [作成] をクリックします。
7. 下記の手順に沿って自動応答を設定します。

ステップ 2. 応答メッセージの追加

[最初のご挨拶] 欄に、発信者に対して再生する最初のメッセージを入力します。

1. [ウェルカム メッセージ] に冒頭の挨拶を入力します。

   たとえば、「[会社名] にお電話いただきありがとうございます。製品やサービスに関するご質問にお答えします」といったメッセージを入力します。発信者は、該当のメニューを選択することでメッセージを途中でスキップできます。

   • 米国英語以外の言語を使用する場合は、[en-US] をクリックしてリストから言語を選択します。
   • ウェルカム メッセージを別の言語で追加するには、追加アイコン  をクリックします。
   • 音声タイプを変更するには、現在の設定をクリックし、リストから別の設定を選択します。
   • ウェルカム メッセージの読み上げ速度を変更するには、現在の設定をクリックし、リストから新しい読み上げ速度を選択します。
2. （省略可）[特別なお知らせ] に、発信者がスキップできないお知らせを入力します。

   例: 「ただ今電話が混み合っておりますので、恐れ入りますがしばらくお待ちください。」

   • 米国英語以外の言語を使用する場合は、[en-US] をクリックしてリストから言語を選択します。
   • 特別なお知らせを別の言語で追加するには、追加アイコン  をクリックします。
   • 音声タイプを変更するには、現在の設定をクリックし、リストから新しい設定を選択します。
   • 特別なお知らせの読み上げ速度を変更するには、現在の設定をクリックし、リストから新しい読み上げ速度を選択します。
3. 設定を終えたら、[完了] をクリックします。

ステップ 3. 電話の応対の設定

[電話の応対] で、発信者に応答メッセージを再生した後の自動応答の操作を選択します。

メニュー プロンプトを再生

発信者が選択するメニュー項目を設定します。

1. [案内を追加（省略可）] 欄に、メニューとその項目について説明するメッセージを入力します。

   例: 「これからご案内するメニューから、ご希望の項目をお選びください。」

2. （省略可）米国英語以外の言語を使用する場合は、[en‑US] をクリックしてリストから言語を選択します。
3. [<n> ボタンを押すよう求めるメッセージを追加] 欄に、項目について説明するメッセージを入力します。

   例: 「テクニカル サポートをご希望の場合は 1 を押してください。」

4. （省略可）発信者が選択するメニュー内の数字とキーを変更するには、下矢印アイコン  をクリックして使用可能なボタンを選択します。

5. [操作を選択] の横にある下矢印アイコン  をクリックし、そのボタンのメッセージが再生された後の操作を選択します。

サブメニューに進む	発信者に別のメニューを案内します。この項目を選択した場合は、サブメニューも設定する必要があります。
このメニューを繰り返す	最初のメッセージをもう一度再生します。
メッセージを再生	入力したメッセージを再生します。この項目を選択した場合は、次の操作も選択します。 このメニューを繰り返す - 最初のメッセージをもう一度再生します。 通話を終了 - メッセージの再生後に通話を終了します。
ボイスメールに転送	[ボイスメール応答メッセージ] 欄に、通話をボイスメールに転送する前に再生するメッセージを入力します。 例: 「ただいまの時間は営業しておりません。翌営業日に折り返しご連絡させていただきますので、ご用件をお話しください。」 （省略可）米国英語以外の言語を使用する場合は、[en-US] をクリックしてリストから言語を選択します。 （省略可）ボイスメール応答メッセージを別の言語で追加するには、追加アイコン  をクリックします。 （省略可）[ボイスメールの受信者] 欄に、ボイスメールの文字起こしと録音の送信先となるユーザーのメールアドレス（最大 10 個）を入力します。 メッセージの元の録音も添付されます。
発信者を転送	[お知らせ（省略可）] に、通話を転送する前に再生するメッセージを入力します。 例: 「営業担当におつなぎいたしますので、しばらくお待ちください。」 （省略可）米国英語以外の言語を使用する場合は、[en-US] をクリックしてリストから言語を選択します。 [転送の種類] 欄にある下矢印アイコン  をクリックして転送の種類を選択します。 ユーザー - 通話の転送先となる組織内のユーザーのメールアドレスを入力します。電話番号が割り当てられていないユーザーを選択すると、エラー メッセージが表示されます。 自動応答 - 下矢印アイコン  をクリックし、通話の転送先として自動応答を選択します。自動応答には電話番号が必要です。電話番号を指定しないと、エラーが表示されます。 電話番号 - 通話の転送先の電話番号を入力します。米国以外の電話番号を使用するには、下矢印アイコン  をクリックしてリストから国または地域を選択します。

6. （省略可）メニュー項目を追加するには、[オプションを追加] をクリックします。
7. （省略可）メニュー項目を並べ替えるには、ボタンの横にある移動アイコン  をクリックして上下にドラッグします。
8. 設定を終えたら、[完了] をクリックします。

発信者を転送

発信者の転送先を設定します。

ボイスメールに転送

発信者向けのボイスメールを設定します。

通話を終了

応答メッセージの再生後に通話を終了します。

ステップ 4. 業務時間のカスタマイズ

営業時間外の通話に対しては自動応答で別の応答メッセージを再生し、通話の処理方法を変えることができます。休業日用の操作オプションを指定することも可能です。

営業時間を設定する

1. 左側にある [営業時間を編集] をクリックします。
2. [営業時間] で組織の営業時間を選択します。
   • 24 時間営業: （デフォルト）設定した標準項目が常に使用されます。営業時間外の項目は使用されません。
   • カスタマイズした営業時間 - 組織の業務時間を選択します。この時間以外の着信には、営業時間外のメッセージが再生されます。
3. 時間の設定が終わったら、[完了] をクリックします。

休業日を設定する

1. 特定の曜日に営業時間外のメッセージを再生する場合は、[休業日] にある追加アイコン  をクリックして曜日を選択します。
2. （省略可）休業日を追加するには、手順 1 を繰り返します。
3. 設定を終えたら、[完了] をクリックします。

営業時間外の対応を設定する

1. [営業時間外の対応] に、営業時間外または休業日の着信に対して再生するメッセージを入力します。

   例: 「営業時間は午前 9 時から午後 5 時までです。恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しください。」

2. （省略可）米国英語以外の言語を使用する場合は、[en‑US] をクリックしてリストから言語を選択します。
3. （省略可）メッセージを別の言語で追加するには、追加アイコン  をクリックします。
4. [操作を選択] の横にある下矢印アイコン  をクリックし、メッセージ再生後の操作を選択します。

通話を終了	応答メッセージの再生後に通話を終了します。
ボイスメールに転送	[ボイスメール応答メッセージ] 欄に、通話をボイスメールに転送する前に再生するメッセージを入力します。 例: 「ただいまの時間は営業しておりません。翌営業日に折り返しご連絡させていただきますので、ご用件をお話しください。」 （省略可）米国英語以外の言語を使用する場合は、[en-US] をクリックしてリストから言語を選択します。 （省略可）ボイスメール応答メッセージを別の言語で追加するには、追加アイコン  をクリックします。 （省略可）[ボイスメールの受信者] 欄に、ボイスメールの文字起こしと録音の送信先となるユーザーのメールアドレス（最大 10 個）を入力します。 メッセージの元の録音も添付されます。
発信者を転送	[お知らせ（省略可）] に、通話を転送する前に再生するメッセージを入力します。 例: 「営業担当におつなぎいたしますので、しばらくお待ちください。」 （省略可）米国英語以外の言語を使用する場合は、[en-US] をクリックしてリストから言語を選択します。 [転送の種類] 欄にある下矢印アイコン  をクリックして転送の種類を選択します。 ユーザー - 通話の転送先となる組織内のユーザーのメールアドレスを入力します。電話番号が割り当てられていないユーザーを選択すると、エラー メッセージが表示されます。 自動応答 - 下矢印アイコン  をクリックし、通話の転送先として自動応答を選択します。自動応答には電話番号が必要です。電話番号を指定しないと、エラーが表示されます。 電話番号 - 通話の転送先の電話番号を入力します。米国以外の電話番号を使用するには、下矢印アイコン  をクリックしてリストから国または地域を選択します。

5. 設定を終えたら、[完了] をクリックします。

ステップ 5. 自動応答のテスト

自動応答を作成または変更した後、アクティブにする前に変更内容をプレビューできます。

1. 右下にある [プレビュー] をクリックします。
2. メッセージが表示されたら [発信] をクリックします。

   Google Voice がブラウザの新しいタブに表示されます。右側のパネルに、設定した自動応答番号へのサンプルの通話が表示されて音声メッセージが再生されます。右側のパネルは 1 分間表示されます。

3. 次のいずれかを行います。
   • 自動応答をテストするには、ダイヤル アイコン  をクリックして項目を選択します。
   • 自動応答を変更する場合は、前の手順に戻ります。

ステップ 6. 自動応答の公開

テストが済んだ自動応答を公開すると、それまでの自動応答が新しいバージョンに置き換えられます。

1. 右下にある [公開] をクリックします。
2. 設定に誤りまたは未入力項目があればエラー メッセージが表示されます。その場合は次のように対応します。
   1. [閉じる] をクリックします。
   2. エラーを修正します。
   3. もう一度公開します。
3. 確認メッセージが表示されたら [公開] をクリックします。

ステップ 7. 電話番号の割り当て

組織にかかってきた電話を自動応答で受けるには、Voice 番号を割り当てます。これらの番号は自動応答専用です。

注: ユーザーに割り当て済みの Voice 番号は使用できません。

1. 左側の [電話番号] で [番号の割り当て] をクリックし、次のいずれかを選択します。
   • ​新しい番号を割り当て - 番号を生成します。
   • 番号の引き継ぎ - 既存の自動応答番号のいずれかを再利用します。
2. [国 / 地域] で下矢印アイコン  をクリックし、リストから国または地域を選択します。

   Voice に設定されていない場所を選択すると、エラー メッセージが表示されます。詳しくは、Voice を使用する場所を追加するをご覧ください。

3. [緊急対応用住所] 欄に、組織の住所を入力します。

   利用可能な Voice 番号が表示されます。

4. （省略可）別の番号を探すには、[変更] リスト内の番号の横にある [選択] をクリックします。
5. [割り当て] をクリックします。

情報を入力すると、変更内容が自動的に保存されます。

自動応答のトラブルシューティング

自動応答に関する問題を解決するには、次の情報を確認するか、Voice の監査ログで該当するイベントを探します。

問題	解決策
自動応答で通話が転送されない	自動応答の [発信者を転送] に移動します。 ユーザーが通話を受けられない場合は、次のいずれかの原因が考えられます。 ユーザーの Voice ライセンスが削除されている。 ユーザーのアカウントが削除または停止されている。
自動応答でボイスメールが録音されない	自動応答の [ボイスメールに転送] に移動します。 自動応答でボイスメールが録音されない場合は、次のいずれかの原因が考えられます。 ボイスメールの受信者リストのユーザーが削除または停止されている。この場合は、リスト内のユーザーを置き換えます。 1 時間あたりに受信するボイスメールの数が多すぎる。新しいボイスメールの受信者を追加するか、既存の受信者を置き換えます。
ユーザーがボイスメールを受信できない	自動応答の [ボイスメールに転送] に移動します。 ユーザーがボイスメールを受信できない場合は、次のいずれかの原因が考えられます。 ボイスメール受信者のアカウントが削除または停止されている。この場合は、リスト内のユーザーを置き換えます。 1 時間あたりに受信するボイスメールの数が多すぎる。この場合は、他の受信者を選択します。 受信者の受信トレイにスペースがない。ユーザーが受信トレイの空き容量を増やす必要があります。