Menyiapkan penjawab otomatis

Fitur ini tersedia di langganan Voice Standard dan Premier. Pelajari lebih lanjut

Untuk mengarahkan penelepon ke orang atau departemen yang tepat di organisasi, Anda dapat menyiapkan sistem menu di Google Voice. Penjawab otomatis ini memutar pesan dan memungkinkan penelepon menekan tombol telepon untuk memilih opsi. Misalnya, Anda dapat menyiapkan menu seperti, "Untuk dukungan, tekan 1. Untuk penjualan, tekan 2. Untuk berbicara dengan operator, tekan 0.”

Get started: Google Voice auto attendant

Langkah 1. Buat penjawab otomatis

Dari jendela utama, Anda dapat membuat penjawab otomatis atau memilih penjawab otomatis yang sudah ada untuk dimodifikasi.

Create auto attendant
  1. Login ke Konsol Google Admin.

    Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

  2. Dari Halaman beranda konsol Admin, buka AplikasilaluG SuitelaluGoogle VoicelaluPengelolaan Layanan.
  3. Klik Penjawab otomatis.
    Konsol Admin akan menampilkan daftar penjawab otomatis di organisasi Anda.
  4. Di kanan atas, klik Buat.
  5. Masukkan nama untuk penjawab otomatis dan, secara opsional, tambahkan deskripsi.
  6. Klik Buat.
  7. Ikuti langkah-langkah di bawah untuk menyiapkan penjawab otomatis.

Langkah 2. Tambahkan sambutan

Di bagian Salam awal, masukkan pesan pertama yang Anda inginkan untuk didengar oleh penelepon.

Add greetings
  1. Di kolom Pesan selamat datang, masukkan salam pembuka. Misalnya, "Terima kasih telah menghubungi Solarmora. Kami dengan senang hati akan membantu Anda terkait pertanyaan tentang produk atau layanan kami." Penelepon dapat melewati pesan ini dengan memilih opsi dari menu.
    • Untuk menggunakan bahasa selain bahasa Inggris AS, klik en-US lalu pilih bahasa dari daftar.
    • Untuk menambahkan pesan selamat datang lainnya dalam bahasa lain, klik Tambahkan Add.
  2. (Opsional) Di kolom Pengumuman khusus, masukkan pengumuman yang tidak dapat dilewati oleh penelepon. Misalnya, "Harap diketahui bahwa kami mendapatkan frekuensi panggilan yang lebih tinggi dari biasanya."
    • Untuk menggunakan bahasa selain bahasa Inggris AS, klik en-US lalu pilih bahasa dari daftar.
    • Untuk menambahkan pengumuman khusus lainnya dalam bahasa lain, klik Tambahkan Add.

Langkah 3. Siapkan penanganan panggilan

Di bagian Penanganan panggilan, pilih tindakan penjawab otomatis setelah penelepon mendengar sambutan.

Call handling options

Play menu prompts Putar Perintah Menu

Siapkan opsi menu yang dapat dipilih oleh penelepon.

  1. Di kolom Tambahkan pesan perkenalan opsional, masukkan pesan yang menjelaskan menu dan opsinya. Misalnya, "Mohon dengarkan dengan cermat dan pilih dari opsi menu berikut."
    Untuk menggunakan bahasa selain bahasa Inggris AS, klik en-US, lalu pilih bahasa dari daftar.
  2. Klik Tambahkan Opsi, lalu masukkan pesan yang menjelaskan fungsi opsi tersebut kepada penelepon. Misalnya, "Untuk dukungan teknis, tekan 1."
    Nomor di samping perintah cocok dengan tombol telepon yang ditekan oleh penelepon. Untuk mengubah nomor, klik nomor dan pilih salah satu tombol yang tersedia (0–9, *, #).
  3. Di samping Pilih tindakan, klik Panah bawah Panah Bawah, lalu pilih tindakan dari daftar:
    • Lanjutkan ke submenu—Penjawab otomatis mengarahkan penelepon ke menu lain. Jika memilih opsi ini, Anda juga perlu menyiapkan submenu.
    • Ulangi menu ini—Penjawab otomatis memutar lagi instruksi menu.
    • Putar pesan—Penjawab otomatis memutar pesan yang Anda masukkan. Jika memilih opsi ini, Anda juga perlu memilih tindakan berikutnya:
      • Ulangi menu ini—Penjawab otomatis mengulang lagi instruksi menu.
      • Putuskan sambungan penelepon—Penjawab otomatis memutus sambungan penelepon setelah memutar pesan.
    • Transfer penelepon—Penjawab otomatis mentransfer penelepon ke nomor telepon lain. Jika memilih opsi ini, Anda harus memasukkan nomor telepon tujuan.
  4. Tambahkan opsi menu lainnya sesuai kebutuhan. Untuk mengubah urutan menu opsi, klik lama ikon Pindahkan Move di samping tombol. Tarik opsi ke atas atau ke bawah untuk mengubah urutan.
  5. Setelah selesai, klik Selesai.

Transfer caller Transfer Penelepon

Siapkan tujuan tempat Anda ingin mentransfer penelepon.

  1. Di kolom Pengumuman opsional, masukkan pesan yang akan diputar untuk penelepon sebelum mereka ditransfer. Misalnya, "Mohon tunggu sementara kami mentransfer Anda ke bagian penjualan."
    Untuk menggunakan bahasa selain bahasa Inggris AS, klik en-US, lalu pilih bahasa dari daftar.
  2. Di kolom Jenis transfer, klik Panah bawah Panah Bawah, lalu pilih jenis transfer:
    • Pengguna—Masukkan alamat email pengguna di organisasi tempat Anda ingin mentransfer penelepon. Pilih orang dari daftar saran. Daftar ini menampilkan pengguna yang memiliki lisensi Google Voice. Jika memasukkan pengguna yang tidak memiliki nomor telepon, Anda akan mendapatkan pesan error.
    • Nomor telepon—Masukkan nomor telepon yang menjadi tujuan transfer penelepon. Untuk menggunakan nomor telepon non-AS, klik Panah bawah Panah Bawah, lalu pilih negara/wilayah dari daftar.

Kirim ke Pesan Suara

Siapkan siapa saja yang akan menerima pesan suara dari penelepon.

  1. Di kolom Salam untuk pesan suara, masukkan pesan yang akan diputar untuk penelepon sebelum mereka ditransfer ke pesan suara. Misalnya, "Kantor kami saat ini tutup. Tinggalkan pesan, dan kami akan membalas panggilan Anda dalam satu hari kerja."
    Untuk menggunakan bahasa selain bahasa Inggris AS, klik en-US, lalu pilih bahasa dari daftar.
  2. Di kolom Penerima pesan suara, masukkan alamat email pengguna yang akan menerima email dengan transkrip dan rekaman pesan suara. Pilih pengguna dari daftar saran. Daftar ini menampilkan pengguna di organisasi Anda. Masukkan hingga 10 alamat email.

Pengguna yang alamat emailnya Anda masukkan akan menerima email beserta transkrip pesan penelepon. Rekaman asli pesan disertakan sebagai lampiran.

Disconnect caller Putuskan Sambungan Penelepon

Penjawab otomatis memutus sambungan penelepon setelah mereka mendengar sambutan.

Langkah 4. Sesuaikan jam kerja Anda

Untuk panggilan di luar jam kerja, penjawab otomatis dapat memutar sambutan alternatif dan menangani panggilan secara berbeda. Anda juga dapat menentukan opsi untuk liburan ketika kantor tutup.

Business hours
  1. Di sebelah kiri, klik Edit Jam Kerja.
  2. Untuk Jam buka, pilih jam kerja organisasi Anda:
    • 24 jam per hari—(Default) Penjawab otomatis selalu menggunakan opsi standar yang Anda siapkan. Opsi di luar jam kerja normal tidak digunakan.
    • Jam khusus—Pilih jam kerja untuk organisasi Anda. Panggilan di luar jam kerja ini akan mendengar pesan dari opsi di luar jam kerja normal.
  3. Setelah selesai menetapkan jam, klik Selesai.
  4. (Opsional) Di kolom Tutup hari libur, klik Tambahkan Add, lalu pilih hari lainnya ketika penelepon perlu mendengar pesan di luar jam kerja normal.
  5. Di kolom Tindakan di luar jam kerja normal, masukkan pengumuman yang akan didengarkan oleh penelepon jika menelepon di luar jam kerja normal atau selama tutup hari libur. Misalnya, “Jam kerja kami pukul 09.00 hingga 17.00 WIB, hubungi kembali pada jam tersebut.”
    • Untuk menggunakan bahasa selain bahasa Inggris AS, klik en-US lalu pilih bahasa dari daftar.
    • Untuk menambahkan pengumuman lainnya dalam bahasa lain, klik Tambahkan Add.
  6. Pilih tindakan setelah pengumuman diputar:
    • Putuskan sambungan penelepon—Penjawab otomatis memutuskan sambungan penelepon setelah mereka mendengar pengumuman.

    • Kirim ke pesan suara—Di kolom Penerima pesan suara, masukkan alamat email pengguna yang akan menerima email dengan transkrip dan rekaman pesan suara. Pilih pengguna dari daftar saran. Daftar ini menampilkan pengguna di organisasi Anda. Masukkan hingga 10 alamat email.
    • Transfer penelepon—Di kolom Jenis transfer, klik Panah bawah Panah Bawah, lalu pilih jenis transfer:
      • Pengguna—Masukkan alamat email pengguna di organisasi tempat Anda ingin mentransfer penelepon. Pilih orang dari daftar saran. Daftar ini menampilkan pengguna yang memiliki lisensi Google Voice. Jika memasukkan pengguna yang tidak memiliki nomor telepon, Anda akan mendapatkan pesan error.
      • Nomor telepon—Masukkan nomor telepon yang menjadi tujuan transfer penelepon. Untuk menggunakan nomor telepon non-AS, klik Panah bawah Panah Bawah, lalu pilih negara/wilayah dari daftar.
  7. Setelah selesai, klik Selesai.

Langkah 5. Uji penjawab otomatis

Setelah membuat atau memodifikasi penjawab otomatis, Anda dapat melihat pratinjau perubahan sebelum mengaktifkannya.

Preview and publish
  1. Di kanan bawah, klik Pratinjau.
  2. Pada tampilan layar perintah, klik Panggil.
    Google Voice akan terbuka di tab baru browser Anda. Di panel kanan, Anda dapat melihat dan mendengar contoh panggilan ke nomor penjawab otomatis yang Anda siapkan. Panel kanan ditampilkan selama 1 menit.
  3. Untuk menguji penjawab otomatis, klik Keypad Telepon, lalu pilih opsi. Jika Anda ingin mengubah penjawab otomatis, kembali ke langkah sebelumnya.

Langkah 6. Publikasikan penjawab otomatis

Setelah Anda menguji penjawab otomatis, publikasikan agar statusnya aktif. Versi baru akan menggantikan penjawab otomatis versi sebelumnya.

  1. Di kanan bawah, klik Publikasikan.
    Jika terdapat kesalahan atau informasi yang kurang di penyiapan, Anda akan mendapatkan pesan tentang error tersebut. Klik Tutup, perbaiki error, lalu coba publikasikan lagi.
  2. Pada halaman konfirmasi, klik Publikasikan.

Langkah 7. Menetapkan nomor telepon

Untuk mengarahkan pelanggan ke penjawab otomatis ketika mereka menghubungi organisasi Anda, tetapkan nomor Voice yang dapat dihubungi pelanggan. Nomor khusus ini digunakan secara khusus untuk penjawab otomatis.

Assign phone numbers
  1. Di sebelah kiri, pada Nomor Telepon, klik Tetapkan nomor.
  2. Di kolom Nomor Google Voice, klik Tetapkan Add.
    Nomor Voice yang tersedia akan ditampilkan. Untuk menemukan nomor lain, klik Edit Edit, lalu klik Pilih di samping nomor dalam daftar.
  3. Di kolom Alamat layanan, masukkan alamat layanan untuk organisasi Anda.
  4. Klik Tetapkan.

Saat Anda memasukkan informasi, sistem akan otomatis menyimpan perubahan yang Anda buat.

Memecahkan masalah penjawab otomatis

Untuk memperbaiki masalah dengan penjawab otomatis, tinjau informasi ini atau cari peristiwa di log audit Voice.

Masalah Solusi
Mengapa penjawab otomatis tidak mau mentransfer panggilan?

Buka bagian Transfer penelepon di penjawab otomatis.

Pengguna tidak dapat menerima panggilan karena salah satu alasan berikut:

  • Lisensi Voice pengguna telah dihapus.
  • Akun pengguna telah dihapus atau ditangguhkan.

Mengapa penjawab otomatis saya tidak mau merekam pesan suara?

Buka bagian Kirim ke Pesan Suara di penjawab otomatis.

Penjawab otomatis tidak dapat merekam pesan suara karena salah satu alasan berikut:

  1. Pengguna di daftar penerima pesan suara telah dihapus atau ditangguhkan. Jika ya, ganti pengguna dalam daftar.
  2. Penerima mendapatkan terlalu banyak pesan suara per jam. Tambahkan penerima pesan suara baru, atau ganti penerima yang ada.

Mengapa pengguna tidak dapat menerima pesan suara?

Buka bagian Kirim ke Pesan Suara di penjawab otomatis.

Pengguna tidak dapat menerima email karena salah satu alasan berikut:

  1. Akun penerima pesan suara telah dihapus atau ditangguhkan. Jika ya, ganti pengguna dalam daftar.
  2. Penerima mendapatkan terlalu banyak pesan suara per jam. Ganti penerima.
  3. Kotak masuk email penerima penuh. Pengguna harus mengosongkan ruang kotak masuk.
Apakah ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?