Menyiapkan penjawab otomatis Google Voice

Fitur ini tersedia di langganan Voice Standard dan Premier. Pelajari lebih lanjut

Anda dapat menyiapkan menu di Google Voice untuk mengarahkan penelepon ke orang atau departemen yang tepat di organisasi Anda. Penjawab otomatis ini memutar pesan dan memungkinkan penelepon memilih opsi.

Misalnya, Anda dapat menyiapkan menu seperti, "Untuk dukungan, tekan satu. Untuk penjualan, tekan 2. Untuk berbicara dengan operator, tekan nol.”

Langkah 1, Buat penjawab otomatis

Dari jendela utama, buat atau pilih penjawab otomatis yang ada untuk diubah.

1. Login ke Konsol Google Admin.

   Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

2. Di konsol Admin, buka Menu  AplikasiGoogle WorkspaceGoogle Voice.
3. Klik Penjawab otomatis.
   Konsol Admin akan menampilkan daftar penjawab otomatis di organisasi Anda.
4. Di bagian atas, klik Buat.
5. Masukkan nama untuk penjawab otomatis dan, secara opsional, tambahkan deskripsi.
6. Klik Buat.
7. Ikuti langkah-langkah di bawah untuk menyiapkan penjawab otomatis.

Langkah 2, Tambahkan salam

Di bagian Salam awal, masukkan pesan pertama yang Anda inginkan untuk didengar oleh penelepon.

1. Pada bagian Pesan selamat datang, klik Tambahkan Pesan Selamat Datang atau Tambahkan Pesan Selamat Datang Lainnya, lalu pilih salah satu opsi:
   • Gunakan text-to-speech (TTS)—Masukkan pesan selamat datang, lalu klik Default untuk memilih bahasa, jenis suara, dan kecepatan pesan. Klik Oke.
   • Upload audio Anda sendiri—Upload rekaman pesan, pilih bahasa, dan ubah teks rekaman jika diperlukan. Klik Simpan.
2. (Opsional) Untuk memasukkan pengumuman yang harus didengarkan pengguna, klik Tambahkan Pengumuman Khusus dan pilih salah satu opsi.
   Misalnya, Anda dapat menambahkan, "Kami menerima volume panggilan yang lebih tinggi dari biasanya."
3. Klik Selesai.

Langkah 3, Siapkan penanganan panggilan

Di bagian Penanganan panggilan, pilih tindakan penjawab otomatis setelah penelepon mendengarkan salam.

Putar Instruksi Menu

Buat opsi menu yang dapat dipilih oleh penelepon.

1. Di kolom Tambahkan pesan pembuka opsional, masukkan pesan yang menjelaskan menu dan opsinya. 

   Misalnya, "Mohon dengarkan dengan cermat dan pilih dari opsi menu berikut."

2. (Opsional) Untuk menggunakan bahasa selain bahasa Inggris AS, klik en‑US lalu pilih bahasa dari daftar.
3. Di bagian Tambahkan instruksi untuk tombol n, masukkan pesan yang menjelaskan fungsi opsi tersebut kepada penelepon. 

   Misalnya, "Untuk dukungan teknis, tekan satu."

4. (Opsional) Untuk mengubah nomor dan tombol instruksi, klik Panah bawah , lalu pilih tombol yang tersedia.

5. Di samping Pilih tindakan, klik Panah bawah  lalu pilih yang akan terjadi setelah pesan tombol diputar:

Lanjutkan ke submenu	Mengarahkan penelepon ke menu lain. Anda juga harus menyiapkan submenu.
Ulangi menu ini	Memutar pesan pembuka lagi.
Putar pesan	Memutar pesan yang Anda masukkan. Anda juga harus memilih yang perlu dilakukan selanjutnya: Ulangi menu ini—Memutar pesan pembuka lagi. Putuskan sambungan penelepon—Memutuskan sambungan penelepon setelah memutar pesan.
Alihkan ke pesan suara	Putar pesan yang Anda masukkan, lalu kirim penelepon ke pesan suara. Anda dapat memasukkan hingga 10 alamat email untuk menerima pesan suara.
Transfer penelepon	Di kolom Pengumuman opsional, masukkan pesan yang akan diputar untuk penelepon sebelum mereka ditransfer. Misalnya, "Mohon tunggu sementara kami mentransfer Anda ke bagian penjualan." (Opsional) Untuk menggunakan bahasa selain bahasa Inggris AS, klik en-US lalu pilih bahasa dari daftar. Di kolom Jenis transfer, klik Panah bawah , lalu pilih jenis transfer: Pengguna—Masukkan alamat email pengguna di organisasi tempat Anda ingin mentransfer penelepon. Jika memilih pengguna yang tidak memiliki nomor telepon, Anda akan mendapatkan pesan error. Penjawab otomatis—Klik Panah bawah lalu pilih penjawab otomatis yang menjadi tujuan transfer penelepon. Penjawab otomatis memerlukan nomor telepon atau Anda akan mendapatkan pesan error. Nomor telepon—Masukkan nomor telepon yang menjadi tujuan transfer penelepon. Untuk menggunakan nomor telepon non-AS, klik Panah bawah lalu pilih negara atau wilayah dari daftar.

6. (Opsional) Untuk menambahkan opsi menu lainnya, klik Tambahkan Opsi.
7. (Opsional) Untuk mengubah urutan opsi menu, tarik Pindahkan  ke atas atau bawah di samping tombol dalam urutan tersebut.
8. Setelah selesai, klik Selesai.

Transfer Penelepon

Siapkan tujuan tempat Anda ingin mentransfer penelepon.

1. Di kolom Pengumuman opsional, masukkan pesan yang akan diputar untuk penelepon sebelum mereka ditransfer.

   Misalnya, "Mohon tunggu sementara kami mentransfer Anda ke bagian penjualan."

2. (Opsional) Untuk menggunakan bahasa selain bahasa Inggris AS, klik en-US lalu pilih bahasa dari daftar.
3. Di kolom Jenis transfer, klik Panah bawah , lalu pilih jenis transfer:
   • Pengguna—Masukkan alamat email pengguna di organisasi tempat Anda ingin mentransfer penelepon. Jika memilih pengguna yang tidak memiliki nomor telepon, Anda akan mendapatkan pesan error.
   • Penjawab otomatis—Klik Panah bawah lalu pilih penjawab otomatis yang menjadi tujuan transfer penelepon. Penjawab otomatis memerlukan nomor telepon atau Anda akan mendapatkan pesan error.
   • Nomor telepon—Masukkan nomor telepon yang menjadi tujuan transfer penelepon. Untuk menggunakan nomor telepon non-AS, klik Panah bawah lalu pilih negara atau wilayah dari daftar.

Alihkan ke Pesan Suara

Menyiapkan pesan suara untuk penelepon.

Putar pesan yang Anda masukkan, lalu kirim penelepon ke pesan suara. Anda dapat memasukkan hingga 10 alamat email untuk menerima pesan suara.

Penerima pesan suara akan menerima email dengan transkrip dan file MP3 pesan tersebut.

Putuskan Sambungan Penelepon

Penjawab otomatis memutus sambungan penelepon setelah mereka mendengar salam.

Langkah 4, Sesuaikan jam kerja

Untuk panggilan di luar jam kerja, penjawab otomatis dapat memutar salam alternatif dan menangani panggilan secara berbeda. Anda juga dapat menentukan opsi untuk liburan ketika kantor tutup.

Menetapkan jam buka

1. Di sebelah kiri, klik Edit Jam Kerja.
2. Untuk Jam buka, pilih jam kerja organisasi:
   • 24 jam per hari—(Default) Penjawab otomatis selalu menggunakan opsi standar yang Anda siapkan. Opsi di luar jam kerja normal tidak digunakan.
   • Jam khusus—Pilih jam kerja untuk organisasi Anda. Orang yang menelepon di luar jam kerja ini akan mendengar pesan dari opsi di luar jam kerja normal.
3. Setelah selesai menetapkan jam, klik Selesai.

Menetapkan hari libur

1. Di kolom Hari libur, klik Tambahkan  lalu pilih hari ketika penelepon perlu mendengar pesan di luar jam kerja normal. 
2. (Opsional) Untuk menambahkan tanggal lainnya, ulangi langkah pertama.
3. Setelah selesai, klik Selesai.

Menetapkan tindakan di luar jam kerja normal

1. Di kolom Tindakan di luar jam kerja, masukkan pengumuman yang akan didengarkan oleh penelepon jika menelepon di luar jam kerja normal atau selama hari libur.

   Misalnya, "Jam buka kami pukul 09.00 hingga 17.00 Waktu Indonesia Barat, harap hubungi kami kembali pada jam tersebut."

2. (Opsional) Untuk menggunakan bahasa selain bahasa Inggris AS, klik en‑US lalu pilih bahasa dari daftar.
3. (Opsional) Untuk menambahkan pengumuman lain dalam bahasa lain, klik Tambahkan .
4. Di samping Pilih tindakan, klik Panah bawah lalu pilih tindakan setelah pengumuman diputar:

Putuskan sambungan penelepon	Penjawab otomatis akan memutus sambungan penelepon setelah mereka mendengar pengumuman.
Alihkan ke pesan suara	Putar pesan yang Anda masukkan, lalu kirim penelepon ke pesan suara. Anda dapat memasukkan hingga 10 alamat email untuk menerima pesan suara.
Transfer penelepon	Di kolom Pengumuman opsional, masukkan pesan yang akan diputar untuk penelepon sebelum mereka ditransfer. Misalnya, "Mohon tunggu sementara kami mentransfer Anda ke bagian penjualan." (Opsional) Untuk menggunakan bahasa selain bahasa Inggris AS, klik en-US lalu pilih bahasa dari daftar. Di kolom Jenis transfer, klik Panah bawah , lalu pilih jenis transfer: Pengguna—Masukkan alamat email pengguna di organisasi tempat Anda ingin mentransfer penelepon. Jika memilih pengguna yang tidak memiliki nomor telepon, Anda akan mendapatkan pesan error. Penjawab otomatis—Klik Panah bawah lalu pilih penjawab otomatis yang menjadi tujuan transfer penelepon. Penjawab otomatis memerlukan nomor telepon atau Anda akan mendapatkan pesan error. Nomor telepon—Masukkan nomor telepon yang menjadi tujuan transfer penelepon. Untuk menggunakan nomor telepon non-AS, klik Panah bawah lalu pilih negara atau wilayah dari daftar.

5. Setelah selesai, klik Selesai.

Langkah 5, Uji penjawab otomatis

Setelah membuat atau memodifikasi penjawab otomatis, Anda dapat melihat pratinjau perubahan sebelum mengaktifkannya.

1. Di kanan bawah, klik Pratinjau.
2. Pada tampilan layar perintah, klik Panggil.

   Google Voice akan terbuka di tab baru browser Anda. Di panel kanan, Anda dapat melihat dan mendengar contoh panggilan ke nomor penjawab otomatis yang Anda siapkan. Panel kanan akan muncul selama satu menit.

3. Pilih salah satu opsi:
   • Untuk menguji penjawab otomatis, klik Telepon lalu pilih opsi.
   • Untuk mengubah penjawab otomatis, kembali ke langkah sebelumnya.

Langkah 6, Publikasikan penjawab otomatis

Setelah Anda mengujinya, publikasikan untuk mengganti penjawab otomatis versi sebelumnya.

1. Di kanan bawah, klik Publikasikan.
2. Jika Anda mendapatkan pesan tentang kesalahan atau informasi yang hilang dalam penyiapan:
   1. Klik Tutup.
   2. Perbaiki error.
   3. Publikasikan kembali.
3. Pada halaman konfirmasi, klik Publikasikan.

Langkah 7, Tetapkan nomor telepon

Catatan: Untuk disambungkan ke penjawab otomatis, Anda perlu menetapkan nomor Voice untuk penjawab yang belum ditetapkan ke pengguna.

1. Di sebelah kiri, pada Nomor Telepon, klik Tetapkan nomor lalu pilih opsi:
   • Tetapkan nomor baru—Untuk membuat nomor
   • Ambil alih nomor telepon—Untuk mengubah salah satu nomor penjawab otomatis
   • Tetapkan ulang nomor yang sudah ada—Buka Menetapkan ulang nomor Voice
2. Pada kolom Negara/wilayah, klik Panah bawah , lalu pilih negara atau wilayah dari daftar.

   Jika memilih lokasi yang bukan merupakan salah satu lokasi Voice, Anda akan mendapatkan pesan error. Untuk mengetahui detailnya, lihat Menambahkan lokasi Voice.

3. Di kolom Alamat layanan, masukkan alamat untuk organisasi Anda.

   Nomor Voice yang tersedia akan muncul.

4. (Opsional) Untuk menemukan nomor yang berbeda, klik UbahPilih di samping nomor dalam daftar.
5. Klik Tetapkan.

Saat Anda memasukkan informasi, sistem akan otomatis menyimpan perubahan yang Anda buat.