Diese Funktion ist bei den Abotypen Voice Standard und Voice Premium verfügbar. Weitere Informationen
Sie können in Google Voice ein Menü einrichten, um Anrufer an die richtigen Personen oder Abteilungen in Ihrer Organisation weiterzuleiten. In dieser automatischen Telefonzentrale (Autoassistent) werden Nachrichten abgespielt und Anrufer haben die Möglichkeit, Optionen auszuwählen.
Eine Menüansage könnte beispielsweise so lauten: „Wenn Sie Hilfe bei einem Problem benötigen, drücken Sie die 1. Um mit dem Vertrieb zu sprechen, drücken Sie die 2. Wenn Sie mit einem Mitarbeiter sprechen möchten, drücken Sie die 0.“
Schritt 1: Autoassistenten erstellen
Erstellen Sie im Hauptfenster einen Autoassistenten oder wählen Sie einen aus, um ihn zu ändern.
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Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
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Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“
Apps
Google Workspace
- Klicken Sie auf Autoassistenten.
In der Admin-Konsole wird eine Liste der Autoassistenten in Ihrer Organisation angezeigt. - Klicken Sie oben auf Erstellen.
- Geben Sie einen Namen für den Autoassistenten ein und fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu.
- Klicken Sie auf Erstellen.
- Richten Sie den Autoassistenten mithilfe der folgenden Schritte ein.
Schritt 2: Begrüßungen hinzufügen
Geben Sie im Bereich Begrüßung die Nachrichten ein, die Anrufer als Erstes hören sollen.
- Klicken Sie unter Willkommensnachricht auf Willkommensnachricht hinzufügen oder Weitere Willkommensnachricht hinzufügen und wählen Sie eine Option aus:
- Sprachausgabe verwenden: Geben Sie eine Willkommensnachricht ein und klicken Sie dann auf Standard, um eine Sprache, einen Stimmtyp und eine Nachrichtengeschwindigkeit auszuwählen. Klicken Sie auf OK.
- Eigene Audiodatei hochladen: Laden Sie eine aufgezeichnete Nachricht hoch, wählen Sie die Sprache und ändern Sie den aufgezeichneten Text, falls erforderlich. Klicken Sie auf Speichern.
- Optional: Um einen Hinweis hinzuzufügen, den Nutzer nicht überspringen können, klicken Sie auf Besonderen Hinweis hinzufügen und wählen Sie eine Option aus.
Sie könnten zum Beispiel hinzufügen: „Wir erhalten momentan sehr viele Anrufe.“ - Klicken Sie auf Fertig.
Schritt 3: Umgang mit Anrufen festlegen
Wählen Sie im Abschnitt Anrufbehandlung die Aktionen aus, die der Autoassistent ausführen soll, nachdem die Begrüßung abgespielt wurde.
Menüansagen abspielen
Erstellen Sie die Menüoptionen, aus denen Anrufer auswählen können.
- Geben Sie in das Feld Optionalen Einführungstext hinzufügen eine Nachricht ein, in der das Menü und seine Optionen erläutert werden.
Beispiel: „Bitte hören Sie genau zu, welche Möglichkeiten Sie haben, und wählen Sie dann die passende Menüoption aus.“
- Optional: Um eine andere Sprache als US-Englisch zu verwenden, klicken Sie auf en-US und wählen Sie eine aus der Liste aus.
- Geben Sie in das Feld Aufforderung für die Taste n hinzufügen ein, was passiert, wenn ein Anrufer die entsprechende Taste drückt.
Beispiel: „Wenn Sie mit dem technischen Support verbunden werden möchten, drücken Sie die Eins.“
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Optional: Wenn Sie die Nummer und die Taste für die Aufforderung ändern möchten, klicken Sie auf den Abwärtspfeil
und wählen Sie eine verfügbare Taste aus.
- Klicken Sie neben Aktion auswählen auf den Abwärtspfeil
| Weiter zu einem Untermenü | Der Anrufer wird an ein anderes Menü weitergeleitet. Sie müssen dieses Untermenü entsprechend einrichten. |
| Menü wiederholen | Der Einführungstext wird noch einmal abgespielt. |
| Nachricht abspielen | Die eingegebene Nachricht wird abgespielt. Außerdem müssen Sie auswählen, was danach passieren soll:
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| An Mailbox weiterleiten |
Spielen Sie eine von Ihnen eingegebene Nachricht ab und leiten Sie den Anruf an die Mailbox weiter. Sie können bis zu 10 E-Mail-Adressen eingeben, die die Mailboxnachricht empfangen sollen. |
| Anrufer durchstellen |
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- Optional: Klicken Sie auf Option hinzufügen, um weitere Menüoptionen hinzuzufügen.
- Optional: Um die Reihenfolge der Menüoptionen zu ändern, ziehen Sie neben einer Taste das Symbol
nach oben oder unten.
- Klicken Sie auf Fertig.
Anrufer durchstellen
Legen Sie fest, wohin die Anrufer durchgestellt werden sollen.
- Geben Sie im Feld Optionale Ankündigung eine Nachricht ein, die Anrufer hören, bevor sie durchgestellt werden.
Beispiel: "Bitte warten Sie, während wir Ihren Anruf an unsere Vertriebsabteilung weiterleiten."
- Optional: Um eine andere Sprache als US-Englisch zu verwenden, klicken Sie auf en-US und wählen Sie eine aus der Liste aus.
- Klicken Sie im Feld Art der Anrufweiterleitung auf den Abwärtspfeil
- Nutzer: Geben Sie die E-Mail-Adresse eines Nutzers in Ihrer Organisation ein, zu dem Sie Anrufer durchstellen möchten. Wenn Sie jemanden auswählen, der keine Telefonnummer hat, erhalten Sie eine Fehlermeldung.
- Autoassistent: Klicken Sie auf den Abwärtspfeil
- Telefonnummer: Geben Sie die Telefonnummer ein, an die Anrufer weitergeleitet werden sollen. Wenn sich der Anschluss nicht in den USA befindet, klicken Sie auf den Abwärtspfeil
An Mailbox weiterleiten
Richten Sie eine Mailbox für Anrufer ein.
Spielen Sie eine von Ihnen eingegebene Nachricht ab und leiten Sie den Anruf an die Mailbox weiter. Sie können bis zu 10 E-Mail-Adressen eingeben, die die Mailboxnachricht empfangen sollen.
Verbindung des Anrufers trennen
Der Autoassistent trennt die Verbindung des Anrufers, nachdem die Begrüßung abgespielt wurde.
Schritt 4: Arbeitszeit anpassen
Wenn Sie außerhalb der Öffnungszeiten angerufen werden, kann der Autoassistent eine alternative Begrüßung abspielen und den Anruf anders behandeln. Sie können auch Optionen für Feiertage festlegen, an denen Sie geschlossen haben.
Öffnungszeiten festlegen
- Klicken Sie links auf Öffnungszeiten bearbeiten.
- Wählen Sie unter Öffnungszeiten die Geschäftszeiten Ihrer Organisation aus:
- 24 Stunden pro Tag (Standardeinstellung): Der Autoassistent verwendet immer die von Ihnen festgelegten Standardoptionen. Die Optionen für Zeiträume außerhalb der Geschäftszeiten werden nicht angewandt.
- Benutzerdefinierte Öffnungszeiten: Wählen Sie die Öffnungszeiten Ihrer Organisation aus. Bei Anrufen, die außerhalb dieser Zeiten eingehen, werden die entsprechenden Optionen abgespielt.
- Klicken Sie auf Fertig.
Feiertagsbedingte Schließungen festlegen
- Klicken Sie im Feld Feiertagsbedingte Schließungen auf „Hinzufügen“
und wählen Sie den Tag aus, an dem Anrufer die Nachricht hören sollen.
- Optional: Wiederholen Sie die vorherige Aktion, um weitere Tage hinzuzufügen.
- Klicken Sie zum Schluss auf Fertig.
Aktion außerhalb der Öffnungszeiten festlegen
- Geben Sie in das Feld Aktion außerhalb der Öffnungszeiten die Ansage ein, die Anrufer außerhalb der normalen Öffnungszeiten oder bei feiertagsbedingten Schließungen hören.
Beispiel: „Wir haben von 09:00 bis 17:00 Uhr geöffnet. Bitte versuchen Sie es noch einmal während dieses Zeitraums.“
- Optional: Um eine andere Sprache als US-Englisch zu verwenden, klicken Sie auf en-US und wählen Sie eine Sprache aus der Liste aus.
- Optional: Wenn Sie eine weitere Ansage in einer anderen Sprache hinzufügen möchten, klicken Sie auf „Hinzufügen“
- Klicken Sie neben Aktion auswählen auf den Abwärtspfeil
| Verbindung des Anrufers trennen | Der Autoassistent trennt die Verbindung des Anrufers, nachdem die Nachricht abgespielt wurde. |
| An Mailbox weiterleiten |
Spielen Sie eine von Ihnen eingegebene Nachricht ab und leiten Sie den Anruf an die Mailbox weiter. Sie können bis zu 10 E-Mail-Adressen eingeben, die die Mailboxnachricht empfangen sollen. |
| Anrufer durchstellen |
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Klicken Sie auf Fertig.
Schritt 5: Autoassistenten testen
Nachdem Sie einen Autoassistenten erstellt oder bearbeitet haben, können Sie sich die Änderungen als Vorschau ansehen und anhören, bevor Sie sie übernehmen.
- Klicken Sie rechts unten auf Vorschau.
- Klicken Sie in der Eingabeaufforderung auf Anrufen.
Google Voice wird im Browser in einem neuen Tab geöffnet. Rechts wird ein Beispiel dafür abgespielt, wie Ihr Autoassistent eingehende Anrufe beantwortet. Dieser Bereich wird nach einer Minute wieder geschlossen.
- Wählen Sie eine Option aus:
- Wenn Sie den Autoassistenten testen möchten, klicken Sie auf „Wählen“
und wählen Sie die gewünschten Optionen aus.
- Wenn Sie die Einstellungen des Autoassistenten bearbeiten möchten, wiederholen Sie die vorherigen Schritte.
- Wenn Sie den Autoassistenten testen möchten, klicken Sie auf „Wählen“
Schritt 6: Autoassistenten veröffentlichen
Nachdem Sie den Autoassistenten getestet haben, veröffentlichen Sie ihn, um die vorherige Version zu ersetzen.
- Klicken Sie rechts unten auf Veröffentlichen.
- Wenn Sie eine Meldung zu Fehlern oder fehlenden Informationen bei der Einrichtung erhalten:
- Klicken Sie auf Schließen.
- Beheben Sie die Fehler.
- Veröffentlichen Sie den Assistenten noch einmal.
- Klicken Sie zur Bestätigung auf Veröffentlichen.
Schritt 7: Telefonnummern zuweisen
Hinweis: Um den Autoassistenten zu erreichen, müssen Sie ihm eine Voice-Nummer zuweisen, die noch keinem anderen Nutzer zugewiesen wurde.
- Klicken Sie links unter Telefonnummern auf Nummer zuweisen und wählen Sie eine Option aus:
- Neue Nummer zuweisen: Eine neue Nummer wird erstellt.
- Nummer übernehmen: Eine Ihrer vorhandenen Autoassistent-Nummern wird wiederverwendet.
- Vorhandene Nummer neu zuweisen: Lesen Sie dazu den Hilfeartikel Voice-Nummer neu zuweisen.
- Klicken Sie im Feld Land/Region auf den Abwärtspfeil
Wenn Sie einen Standort auswählen, der nicht zu Ihren Voice-Standorten gehört, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Weitere Informationen finden Sie unter Google Voice-Standorte hinzufügen.
- Geben Sie in das Feld Adresse (wie beim aktuellen Anbieter hinterlegt) die Adresse Ihrer Organisation ein.
Daraufhin wird eine verfügbare Voice-Nummer angezeigt.
- Optional: Wenn Sie eine andere Nummer verwenden möchten, klicken Sie auf Ändern
- Klicken Sie auf Zuweisen.
Ihre Änderungen werden automatisch während der Eingabe gespeichert.
