ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณจะอนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรแก้ไข Google เอกสาร ชีต และสไลด์ (ไฟล์ Google) ที่เก็บไว้ในระบบพื้นที่เก็บข้อมูลของบุคคลที่สามได้ เช่น Box
Google จะแคชข้อมูลไฟล์ที่เก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของบุคคลที่สามเป็นระยะเวลา 30 วัน เพื่อให้ผู้ใช้แก้ไขและทำงานร่วมกันได้ ขณะที่ระบบแคชข้อมูลไฟล์ เนื้อหาไฟล์เหล่านั้นจะเป็นไปตามข้อกำหนดของ Google ไฟล์ Google ที่เก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของบุคคลที่สามจะเป็นไปตามข้อกําหนดของบุคคลที่สาม
นอกจากนี้ไฟล์ Google ที่จัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของบุคคลที่สามยังจัดการ ควบคุม นำออก และส่งออกผ่านการควบคุมของผู้ให้บริการบุคคลที่สามเท่านั้น การควบคุมการจัดการไฟล์ของ Google ไดรฟ์ ซึ่งรวมถึงการควบคุมการเข้าถึง การรับรองตําแหน่งข้อมูล การป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) นโยบายการเก็บรักษาข้อมูลของห้องนิรภัย และการเข้าถึง API ไดรฟ์จะใช้ไม่ได้กับไฟล์ Google ที่เก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของบุคคลที่สาม
ให้ผู้ใช้แก้ไขไฟล์ Google ใน Box
- ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Box ให้เปิดใช้ Box เพื่อใช้งานร่วมกับ Google Workspace ดูวิธีเปิดการใช้งานร่วมกัน
- ตรวจสอบว่าการตั้งค่าการแชร์อนุญาตให้ผู้ใช้รับไฟล์จากผู้ใช้นอกโดเมนที่อนุญาตพิเศษดังนี้
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู
แอป
Google Workspace
- คลิกการตั้งค่าการแชร์
-
(ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่าเฉพาะกับผู้ใช้บางราย ให้เลือกหน่วยขององค์กร (มักใช้กับแผนกต่างๆ) หรือกลุ่มการกำหนดค่า (ขั้นสูง) ที่ด้านข้าง แสดงวิธีการ
การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- ในส่วนการแชร์ภายนอกองค์กร ให้เลือกช่องอนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรรับไฟล์จากผู้ใช้ภายนอกโดเมนที่อนุญาตพิเศษ
- คลิกบันทึก
-
ข้อกำหนดบัญชีผู้ใช้
-
หากองค์กรมีบัญชีการชำระเงินกับผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูล ผู้ใช้แต่ละรายจะต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google Workspace
-
อีเมลที่เชื่อมโยงกับบัญชีผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลของผู้ใช้และบัญชี Google Workspace ต้องตรงกัน เพิ่มอีเมลที่เชื่อมโยงกับบัญชีผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลของผู้ใช้เป็นอีเมลแทนในบัญชี Google Workspace เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลดังกล่าวนั้นตรงกัน ดูวิธีเพิ่มอีเมลแทนในคอนโซลผู้ดูแลระบบ
