Controlar quais dados disponibilizar no Work Insights

Edições compatíveis com este recurso: Frontline Plus; Enterprise Plus; Enterprise Essentials Plus. Comparar sua edição

Por ser administrador, você pode especificar quais dados de uso do Google Workspace estão disponíveis no painel do Work Insights.Somente usuários com os privilégios apropriados podem acessar o painel.

Antes de começar

Decidir quais dados serão disponibilizados no Work Insights

Para disponibilizar os dados dos usuários no painel do Work Insights, você precisa confirmar se a coleta de dados dessa ferramenta está ativada para eles. Por padrão, o Work Insights está ativado para toda a organização. No entanto, você pode escolher quais dados específicos quer coletar para o painel.

• Ativar ou desativar o Work Insights para determinadas unidades organizacionais. Se o Work Insights estiver ativado para uma unidade organizacional, os dados dos usuários dela estarão disponíveis no painel da ferramenta. Saiba mais sobre as unidades organizacionais.

• Ativar o Work Insights para grupos específicos. Você só precisará fazer isso se quiser filtrar dados por um grupo específico no painel do Work Insights e se todos os participantes do grupo ainda não estiverem em uma unidade organizacional com o Work Insights ativado.

Importante:

• Os dados são agregados: todos os dados dos usuários são agregados em equipes no painel do Work Insights. Não é possível ver os dados de um usuário individualmente.

• Os grupos têm precedência em relação às unidades organizacionais: por exemplo, se os usuários estiverem em uma unidade organizacional para a qual o Work Insights está desativado, mas também em um grupo para o qual ele está ativado, os dados desses usuários estarão disponíveis na ferramenta.

• Não é possível desativar a coleta de dados de usuários que não têm licenças do Frontline Plus ou Enterprise: se você desativar o Work Insights para uma unidade organizacional que contenha usuários sem o Google Workspace Frontline Plus ou Enterprise, o Work Insights vai continuar coletando dados desses usuários. No painel do Work Insights, esses dados aparecerão para qualquer unidade organizacional acima da que você desativou.

• Ativar o Work Insights não garante o acesso: ao ativar o Work Insights para uma unidade organizacional ou um grupo, você disponibiliza os dados dos participantes na ferramenta. Para os funcionários terem acesso ao Work Insights, é necessário atribuir privilégios a eles.

Decidir como você prefere filtrar os dados no Work Insights

Depois de escolher quais dados de usuários disponibilizar no Work Insights, é possível escolher como filtrar esses dados no painel. Você pode fazer isso pelos seguintes tipos de equipe:

• Unidades organizacionais em que você ativou o Work Insights
• Grupos que você permitiu no Admin Console

Observação: você pode fornecer a outros funcionários privilégios para filtrar dados por tipos específicos de equipe. Veja mais detalhes em Conceder acesso ao Work Insights.

Entender o tamanho mínimo da equipe para filtragem

Você só pode filtrar os dados de uma equipe separadamente no painel do Work Insights se ela tiver pelo menos dez membros. O tamanho mínimo da equipe ajuda a impedir que os dados de um único usuário sejam identificados. Se uma equipe não tiver o tamanho mínimo, ela não aparecerá no filtro no painel do Work Insights. No entanto, os dados dessa equipe serão incluídos nos dados agregados de todas as equipes acima dela na sua estrutura organizacional.

Por exemplo: suponha que você tenha uma unidade organizacional chamada Vendas com 20 usuários.Vendas tem uma unidade organizacional filha chamada Litoral com nove usuários. Você não verá a organização Litoral no filtro de equipe, mas os dados dessa organização serão incluídos nas métricas da unidade organizacional Vendas.

Etapa 1: ativar ou desativar o Work Insights para unidades organizacionais

1. Faça login com uma conta de admin no Google Admin Console.

   Se você não estiver usando uma conta de administrador, não poderá acessar o Admin Console.

2. Acesse Menu  Apps > Google Workspace > Work Insights.

   Exige o privilégio de administrador Configurações do serviço.

3. Clique em Status do serviço.
4. (Opcional) Para ativar ou desativar um serviço em uma unidade organizacional:

   1. Selecione a unidade organizacional à esquerda.
   2. Para mudar o status do serviço, selecione Ativado ou Desativado.
   3. Escolha uma opção:
      • Se o status do serviço estiver definido como Herdado e você quiser manter a configuração atualizada, mesmo que a configuração mãe seja alterada, clique em Substituir.
      • Caso o status do serviço esteja definido como Substituído, clique em Herdar para reverter e usar a configuração mãe ou clique em Salvar para manter a nova configuração, mesmo que a configuração mãe seja alterada.
        Saiba mais sobre estrutura organizacional.

Observação: pode levar até 72 horas para que as unidades organizacionais apareçam no painel do Work Insights.

Etapa 2: ativar o Work Insights para grupos (opcional)

Importante: você só precisa fazer essa etapa se quiser filtrar dados de um grupo específico no painel do Work Insights e se todos os membros dele ainda não estiverem em uma unidade organizacional para a qual a ferramenta está ativada.

Não é possível desativar o Work Insights para grupos. No entanto, se você ativar o Work Insights para um grupo, poderá remover ou cancelar o status "ativado".

1. Faça login com uma conta de admin no Google Admin Console.

   Se você não estiver usando uma conta de administrador, não poderá acessar o Admin Console.

2. Acesse Menu  Apps > Google Workspace > Work Insights.

   Exige o privilégio de administrador Configurações do serviço.

3. Clique em Status do serviço.
4. À esquerda, em Grupos, pesquise ou selecione um grupo.
5. À direita, ao lado de Status do serviço, marque a caixa Ativar.

   Ou, para remover o status "ativado" do grupo, desmarque a caixa Ativar.

6. Clique em Salvar.

Etapa 3: configurar a filtragem de grupos (opcional)

Para filtrar dados por grupos no painel do Work Insights, primeiro você precisa colocá-los na lista de permissões.

Para colocar grupos na lista de permissões do Work Insights, faça o seguinte:

Filtrar os dados de eventos de registro usando os Grupos do Google ajuda a criar estatísticas e aprimorar o desempenho, já que apenas os grupos selecionados são rastreados. Você precisa adicionar os grupos explicitamente à lista de permissões de grupos de filtragem, porque os resultados podem incluir informações sensíveis, como religião, gênero e outros dados. 

Os resultados só podem ser retornados para o grupo de filtragem a partir do momento em que o grupo é adicionado e até que seja removido. Os dados de eventos registrados e os eventos criados antes da adição do grupo não podem ser filtrados com ele.

Gerenciar a lista de permissões dos grupos de filtragem

1. Faça login com uma conta de admin no Google Admin Console.

   Se você não estiver usando uma conta de administrador, não poderá acessar o Admin Console.

2. No Admin Console, acesse a página Como filtrar grupos.
3. Clique em Adicionar grupos.
4. Digite os primeiros caracteres do nome ou endereço de e-mail de um grupo para pesquisar. Selecione o grupo quando encontrá-lo.
5. Para adicionar outro grupo, pesquise e selecione o grupo (opcional).
6. Quando terminar de selecionar os grupos, clique em Adicionar.
7. Opcional: para remover um grupo, clique em Remover grupo .
8. Clique em Salvar.

O Work Insights calcula dados para membros do grupo a partir do dia em que você adiciona o grupo, mas pode levar até 12 horas para os dados aparecerem no painel do Work Insights.

Próxima etapa

Depois de ativar o Work Insights, acesse Conceder acesso ao Work Insights.