释放不使用的会议室

G Suite 商务版、G Suite 企业版和 G Suite 教育专用企业版均提供此功能。版本对比

启用会议室自动释放功能,即可释放已预订但不再需要的会议室。如果只剩一人没有拒绝会议,则系统会释放会议室。释放会议室后,系统会发送一封电子邮件通知。

会议室数据分析信息中心可帮助您分析单位的会议室释放情况。会议室数据分析信息中心会显示会议室释放小时总数、重新预订的小时数以及未能释放的小时数。

启用或停用会议室释放功能

您可以为一个或多个会议室启用或停用会议室自动释放功能。

  1. 登录您的Google 管理控制台

    请使用您的管理员帐号(不是以“@gmail.com”结尾的帐号)登录。

  2. 在管理控制台首页,转到建筑物和资源
  3. 会议室数据分析信息中心部分,点击打开
  4. 滚动到释放会议室部分,然后点击修改设置
  5. 点击资源名称以打开资源详细信息。
  6. 会议室设置部分,点击向下箭头
  7. 允许根据日历信息释放会议室更改为开启关闭
  8. 点击保存

解决会议室遭到错误释放的问题

经过周全的考虑,选择合适的会议室,以及利用自动释放功能排除的组织者的相关原理,您可以减少会议室遭到错误释放的频率。日历的会议室释放原理可能会对释放会议室有所影响,但是您所选的会议室和用户群组才是关键。

日历未释放会议室的情况

在以下会议情况下,日历不会释放会议室:
  • 邀请对象在会议开始前 10 分钟内拒绝会议
  • 会议设置为在 30 分钟内开始
  • 会议室是直接在会议室日历上预订的
  • 会议时间超过 3 小时
  • 已释放的会议室再次被同一场会议预订
  • 除了组织者之外,会议没有任何邀请对象
  • 会议是通过辅助日历预订的

注意:以上列表并未列出所有释放会议室的因素,且释放会议室的逻辑可能会发生变化。

选择要释放的会议室

Google 建议您为大多数会议室启用会议室自动释放功能,但以下情况除外:
  • 会议室经常被重要员工使用,例如首席执行官 (CEO) 的私人会议室
  • 会议室用于开展关键业务活动(招聘、客户会议或特殊活动)
  • 大多数员工都受限的会议室
  • 由未获邀参与活动的外部对象使用的会议室

选择会议室组织者

在会议室自动释放功能中排除以下用户:
  • 为 VIP 员工创建会议的用户
  • 经常为其他人预订会议但自己不参加的用户
  • 高层管理人员
  • 设置关键业务会议和对外会议的用户

在管理控制台中排除用户群组

要在会议室自动释放功能中移除用户,您需要拥有具备服务 > 日历群组 > 读取权限的管理员帐号。请参阅向用户分配管理员角色创建自定义管理员角色,了解相关说明。

  1. 登录您的Google 管理控制台

    请使用您的管理员帐号(不是以“@gmail.com”结尾的帐号)登录。

  2. 在管理控制台首页,转到建筑物和资源
  3. 全局会议室设置部分,点击向下箭头
  4. 排除用户群组下方,点击修改群组
  5. 输入相应的用户群组,然后点击保存

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