不要になった会議室の予約をキャンセルする

この機能は、G Suite Business、G Suite Enterprise、G Suite Enterprise for Education でご利用いただけます。各エディションの比較

会議室の自動予約キャンセル機能を有効にすると、不要になった会議室の予約を取り消すことができます。参加辞退により参加者が 1 名だけになった場合に、会議室の予約がキャンセルされます。予約がキャンセルされると、メール通知が送信されます。

会議室情報ダッシュボードを利用すると、組織での会議室の予約キャンセル状況を効率的に分析することができます。会議室情報ダッシュボードには、予約がキャンセルされた時間、再予約された時間、予約がキャンセルされなかった時間の合計が表示されます。

会議室の予約キャンセルを有効または無効にする

任意の会議室(複数選択可)に対して、会議室の自動予約キャンセル機能を有効または無効にできます。

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[ビルディングとリソース]。
  3. [会議室情報ダッシュボード] で [開く] をクリックします。
  4. [会議室の予約キャンセル] までスクロールし、[設定を編集] をクリックします。
  5. リソース名をクリックしてリソースの詳細を表示します。
  6. [会議室の設定] で下矢印アイコン をクリックします。
  7. [カレンダーでの会議室の自動予約キャンセルを許可] を [オン] または [オフ] に変更します。
  8. [保存] をクリックします。

会議室の予約が誤ってキャンセルされるのを防ぐ

会議室の予約キャンセル機能を適用しない会議室や主催者を慎重に選定することで、予約が誤ってキャンセルされる危険性を下げることができます。カレンダーでの会議室の予約キャンセル機能を便利に利用するには、会議室やユーザー グループの選定が鍵になります。

カレンダーでの会議室の予約キャンセル ロジック

次の場合は、会議室の予約が自動キャンセルされません。
  • 会議の開始まで 10 分未満というタイミングでゲストが参加を辞退した
  • 開始まで 30 分以内の会議が設定されている
  • 会議室の予約がその会議室のカレンダーで直接行われた
  • 会議の所要時間が 3 時間を超える
  • 以前に会議室の予約がキャンセルされたものの、その後同じ会議で使用するために再予約された
  • 会議に主催者以外のゲストがいない
  • 会議が予備カレンダーで予約されている

注: 以上は会議室の予約キャンセル要因の完全なリストではありません。また、会議室の予約キャンセル ロジックは変更される場合があります。

予約キャンセル機能を適用する会議室を選択する

大部分の会議室に対して予約の自動キャンセル機能を有効にすることをおすすめしますが、次のような会議室は対象外です。
  • 重役が頻繁に使用する会議室(CEO の個室など)。
  • 業務上不可欠な目的で使用される会議室(面接、クライアントとの会議、特別な予定などのために予約された会議室)
  • 大部分の従業員に対して利用制限がある会議室
  • 予定に招待されていない外部ゲストが使用する会議室

適用対象から外す会議主催者を選択する

以下に該当するユーザーは、会議室の自動予約キャンセルの対象から除外してください。
  • 役員や重要なポストに就いている従業員向けの会議を作成するユーザー
  • 他のユーザーのために頻繁に会議を予約するものの、自身は参加しないユーザー
  • 幹部クラスのユーザー
  • 業務上不可欠な、社外に向けた会議を設定するユーザー

管理コンソールでユーザー グループを除外する

会議室の自動予約キャンセルの対象からユーザーを除外するには、[サービス] > [カレンダー] および [グループ] > [読み取り] 権限のある管理者アカウントが必要です。ユーザーに管理者ロールを割り当てるまたはカスタムの管理者ロールを作成するの手順をご覧ください。

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[ビルディングとリソース]。
  3. [会議室の全般設定] で下矢印アイコン をクリックします。
  4. [適用対象外のユーザーグループ] で [グループを編集] をクリックします。
  5. ユーザー グループを入力し、[保存] をクリックします。

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