不要になった会議室の予約をキャンセルする

会議室の自動予約キャンセル機能を有効にすると、不要になった会議室の予約を取り消すことができます。参加辞退により参加者が 1 名だけになった場合に、会議室の予約がキャンセルされます。予約がキャンセルされると、メール通知が送信されます。

会議室インサイト ダッシュボードを利用すると、組織での会議室の予約キャンセル状況を効率的に分析することができます。会議室インサイト ダッシュボードには、予約がキャンセルされた時間、再予約された時間、予約がキャンセルされなかった時間の合計が表示されます。

この機能は、G Suite Business、G Suite Enterprise、G Suite Enterprise for Education でのみご利用いただけます。

会議室の予約キャンセルを有効または無効にする

任意の会議室(複数選択可)に対して、会議室の自動予約キャンセル機能を有効にします。

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[ビルディングとリソース]。
  3. 該当のリソース(複数選択可)の横にあるチェックボックスをオンにします。
  4. 上部の [編集] の横にある下矢印アイコン 下矢印 をクリックします。
  5. [カレンダーでの会議室の自動予約キャンセルを編集] をクリックします。
  6. 設定のステータスを [オン] または [オフ] に変更します。
  7. [適用] をクリックします。

会議室の予約が誤ってキャンセルされるのを防ぐ

会議室の予約キャンセル機能を適用しない会議室や主催者を慎重に選定することで、予約が誤ってキャンセルされる危険性を下げることができます。カレンダーでの会議室の予約キャンセル機能を便利に利用するには、会議室やユーザー グループの選定が鍵になります。

カレンダーの「会議室の予約キャンセル」ロジック

次のケースでは、会議室の予約が自動キャンセルされません。
  • 会議の開始まで 10 分未満というタイミングでゲストが参加を辞退した
  • 1 回限りの開催、かつ開始時刻まで 30 分以内の会議が設定されている
  • 会議が行われる会議室が、その会議室のカレンダーで直接予約されたものである
  • 会議の所要時間が 3 時間を超える
  • 以前に会議室の予約がキャンセルされたものの、その後同じ会議で使用するために再予約された
  • 会議に主催者以外のゲストがいない
  • 会議が予備カレンダーで予約されている

予約キャンセル機能を適用する会議室を選択する

大部分の会議室に対して予約の自動キャンセル機能を有効にすることをおすすめしますが、次のような会議室は対象外です。
  • 役員や重要なポストに就いている従業員が頻繁に使用する会議室

    例: CEO の個室

  • 業務上不可欠な目的で使用される会議室

    例: 面接、クライアントとの会議、特別な予定などのために予約された会議室

  • 大部分の従業員に対して利用制限がある会議室
  • 予定に招待されていない外部ゲストが使用する会議室

適用対象から外す会議主催者を選択する

以下に該当するユーザーは、会議室の自動予約キャンセルの対象から除外してください。
  • 役員や重要なポストに就いている従業員向けの会議を作成するユーザー
  • 他のユーザーのために頻繁に会議を予約するものの、自身は参加しないユーザー
  • 幹部クラスのユーザー
  • 業務上不可欠な、社外に向けた会議を設定するユーザー

管理コンソールでユーザー グループを除外する

会議室の自動予約キャンセルの対象からユーザーを除外するには、[サービス] > [カレンダー] および [グループ] > [読み取り] 権限のある管理者アカウントが必要です。ユーザーに管理者の役割を割り当てるカスタムの管理者の役割を作成するの手順をご覧ください。

  1. 管理コンソールのホームページで [ビルディングとリソース] をクリックします。
  2. [会議室の設定] で [適用対象外のユーザー グループ] をクリックします。
  3. [適用対象外のユーザー グループ] で [グループ名を追加] をクリックします。
  4. ユーザー グループを入力し、[保存] をクリックします。

関連リンク

会議室とリソースの使用状況を確認する

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