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Puoi svincolare automaticamente le stanze prenotate quando tutte le persone, tranne una, rifiutano la riunione in Google Calendar. Puoi anche personalizzare lo svincolo ed escludere stanze e utenti specifici. Quando si svincola una stanza, l'organizzatore della riunione riceve una notifica via email.
Suggerimento: utilizza la Dashboard delle statistiche sulle stanze per analizzare gli svincoli delle sale nella tua organizzazione. Con questa dashboard, puoi visualizzare il numero totale di ore svincolate, le ore prenotate nuovamente e le ore non svincolate. Scopri di più
Attivare o disattivare lo svincolo delle sale
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Accedi alla Console di amministrazione Google.
Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).
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Nella Console di amministrazione, vai al Menu
Directory
Edifici e risorse
- Alla voce Le stanze vengono svincolate per gli eventi rifiutati, fai clic su On o Off.
- Fai clic su Salva.
Escludere stanze o gruppi di utenti dallo svincolo stanze
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Accedi alla Console di amministrazione Google.
Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).
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Nella Console di amministrazione, vai al Menu
- Fai clic sul nome della risorsa per la stanza.
- Nella sezione Impostazioni stanza, fai clic sulla Freccia giù
.
- Alla voce Esente da svincolo stanze, seleziona On.
- Fai clic su Salva.
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Accedi alla Console di amministrazione Google.
Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).
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Nella Console di amministrazione, vai al Menu
- Nella sezione Impostazioni globali della stanza, fai clic sulla Freccia giù
- In Escludi gruppi di utenti dallo svincolo stanze, fai clic su Modifica gruppi.
- Inserisci il gruppo di utenti e fai clic su Salva.
Correggere gli errori di svincolo delle stanze
Puoi ridurre il numero di svincoli indesiderati con eccezioni in base alle stanze e agli organizzatori. La logica di Google Calendar può aiutarti, ma la tua scelta di stanze e gruppi di utenti è fondamentale.
Situazioni in cui Calendar non consente di svincolare le stanze
- Gli invitati rifiutano la riunione meno di dieci minuti prima dell'inizio.
- La riunione ha luogo nei 30 minuti successivi.
- Una stanza viene prenotata direttamente nel relativo calendario.
- La riunione dura più di 4 ore.
- La stanza è stata precedentemente rimossa e poi aggiunta nuovamente per la stessa riunione.
- Non ci sono invitati a parte l'organizzatore o sono presenti invitati esterni.
- La riunione viene prenotata su un calendario secondario.
- La stanza è di grandi dimensioni o è prenotata per una riunione o un evento con molti partecipanti.
Nota: questo elenco non include tutti i fattori che possono causare lo svincolo di una stanza. Inoltre, la logica che governa lo svincolo stanze è soggetta a variazioni.
Scegliere le stanze da svincolare
- Sono utilizzate spesso dai dirigenti, ad esempio una stanza privata del CEO.
- Sono utilizzate per funzioni aziendali fondamentali (colloqui di lavoro, riunioni con i clienti o eventi speciali).
- Non sono accessibili alla maggior parte dei dipendenti.
- Vengono utilizzate da ospiti esterni non invitati all'evento.
Scegliere gli organizzatori della stanza
- Creano riunioni per i dipendenti VIP.
- Prenotano spesso riunioni per altre persone, ma non vi partecipano.
- Sono dirigenti di alto livello.
- Organizzano riunioni importanti per l'azienda e rivolte a un pubblico esterno.
