Edisi yang didukung untuk fitur ini: Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan Education Plus; G Suite Business. Bandingkan edisi
Anda dapat otomatis membebaskan ruang rapat yang dipesan saat sebagian besar orang menolak rapat di Google Kalender. Anda juga dapat menyesuaikan pembebasan ruang dan mengecualikan ruang serta pengguna tertentu agar tidak dibebaskan. Saat ruang dibebaskan, penyelenggara rapat akan menerima notifikasi email.
Tips: Gunakan Dasbor Analisis Ruang guna membantu menganalisis pembebasan ruang untuk organisasi Anda. Dengan dasbor ini, Anda dapat melihat jumlah total jam untuk ruang yang dibebaskan, yang dipesan ulang, dan yang belum dibebaskan. Pelajari lebih lanjut
Mengaktifkan atau menonaktifkan pembebasan ruang
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
Direktori
Gedung dan fasilitas
- Untuk Ruang dibebaskan untuk acara yang ditolak, klik Aktif atau Nonaktif.
- Klik Simpan.
Mengecualikan ruang atau grup pengguna dari pembebasan ruang
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
- Klik nama fasilitas untuk ruang.
- Di bagian Setelan ruang, klik Panah bawah
.
- Untuk Kecualikan dari pembebasan ruang, pilih Aktif.
- Klik Simpan.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
- Di bagian Setelan ruang global, klik Panah bawah
- Untuk Kecualikan grup pengguna dari pembebasan ruang, klik Edit grup.
- Masukkan grup pengguna, lalu klik Simpan.
Memperbaiki pembebasan ruang yang tidak diinginkan
Anda dapat mengurangi pembebasan ruang yang tidak diinginkan dengan mengecualikan ruang dan penyelenggara. Google Kalender menyertakan logika untuk membantu mengurangi pembebasan ruang yang tidak diinginkan, tetapi pemilihan ruang dan grup pengguna Anda sangatlah penting.
Beberapa situasi saat Kalender tidak dapat membebaskan ruang
- Tamu menolak undangan kurang dari 10 menit sebelum rapat dimulai.
- Rapat dibuat untuk diselenggarakan dalam waktu 30 menit ke depan.
- Ruang dipesan langsung di kalender ruang.
- Rapat berlangsung lebih dari 4 jam.
- Ruang ini dapat menampung lebih dari 20 orang.
- Ruang telah dibebaskan sebelumnya, lalu ditambahkan kembali ke rapat yang sama.
- Tidak ada tamu selain penyelenggara atau ada tamu eksternal.
- Rapat dipesan di kalender sekunder.
- Ruang berukuran besar, atau dipesan untuk rapat atau acara besar.
Catatan: Daftar di atas bukanlah daftar lengkap penyebab ruang tidak dibebaskan, dan logika pembebasan ruang dapat berubah.
Memilih ruang yang ingin dibebaskan
- Sering digunakan oleh karyawan penting, seperti ruangan pribadi CEO.
- Digunakan untuk fungsi bisnis yang penting (perekrutan, rapat dengan klien, atau acara khusus).
- Dibatasi untuk sebagian besar karyawan.
- Digunakan oleh tamu eksternal yang tidak diundang ke acara.
Memilih pengelola ruang
- Membuat rapat untuk karyawan VIP.
- Sering memesan rapat untuk orang lain tetapi tidak hadir.
- Merupakan eksekutif di level tinggi.
- Menyiapkan rapat bisnis yang penting dan melibatkan pihak eksternal.
