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Sie können gebuchte Konferenzräume automatisch freigeben, wenn alle außer einem Nutzer die Besprechung in Google Kalender ablehnen. Die Einstellungen lassen sich dabei anpassen, sodass Sie bestimmte Räume und Nutzer von der Freigabe ausschließen können. Wenn ein Raum freigegeben wird, erhält der Organisator der Besprechung eine E-Mail-Benachrichtigung.
Tipp: Mithilfe des Dashboards für Raumstatistiken können Sie die Raumfreigaben für Ihre Organisation analysieren. Sie sehen dort die Gesamtzahl der freigegebenen Stunden für Konferenzräume sowie umgebuchte und nicht freigegebene Stunden. Weitere Informationen
Raumfreigabe aktivieren oder deaktivieren
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Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
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Gehen Sie in der Admin-Konsole auf das Dreistrich-Menü
Verzeichnis
Gebäude und Ressourcen
- Klicken Sie unter Räume für abgelehnte Termine werden freigegeben auf Ein oder Aus.
- Klicken Sie auf Speichern.
Räume oder Nutzergruppen von Raumfreigaben ausschließen
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Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“
- Klicken Sie auf den Ressourcennamen für den Raum.
- Klicken Sie im Abschnitt Raumeinstellungen auf den Abwärtspfeil
.
- Wählen Sie unter Von Raumfreigabe ausgenommen die Option Ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
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-
Gehen Sie in der Admin-Konsole auf das Dreistrich-Menü
- Klicken Sie im Abschnitt Globale Raumeinstellungen auf den Abwärtspfeil
- Klicken Sie unter Nutzergruppen von Raumfreigabe ausnehmen auf Gruppen bearbeiten.
- Geben Sie die Nutzergruppe ein und klicken Sie auf Speichern.
Probleme mit unerwünschten Raumfreigaben beheben
Sie können unerwünschte Raumfreigaben reduzieren, indem Sie Ausnahmen für Räume und Organisatoren festlegen. In Google Kalender erfolgt die Raumfreigabe automatisch anhand von logischen Kriterien. Letztlich ist aber Ihre Auswahl von Räumen und Nutzergruppen entscheidend.
Raumfreigabelogik des Kalenders
- Die Gäste lehnen die Besprechung weniger als zehn Minuten vor Beginn der Besprechung ab.
- Die Besprechung soll in den nächsten 30 Minuten stattfinden.
- Die Raumbelegung wird direkt im Kalender des Raums gebucht.
- Die Besprechung dauert länger als vier Stunden.
- Der Raum wurde zuvor freigegeben und dann für dieselbe Besprechung neu hinzugefügt.
- Abgesehen vom Organisator wurden keine Gäste eingeladen oder es wurden nur externe Gäste eingeladen.
- Die Besprechung wurde in einem sekundären Kalender gebucht.
- Der Raum ist groß bzw. für eine große Besprechung oder Veranstaltung gebucht.
Hinweis: Dies ist keine vollständige Liste der Faktoren für die Raumfreigabe. Die Kriterien können sich außerdem ändern.
Räume für die Freigabe auswählen
- Sie werden häufig von wichtigen Mitarbeitern verwendet, wie beispielsweise das private Zimmer des Firmenchefs.
- Sie werden für geschäftskritische Funktionen verwendet, beispielsweise Räume, die für Vorstellungsgespräche, Kundenbesprechungen oder besondere Veranstaltungen reserviert sind.
- Sie sind für die meisten Mitarbeiter nur eingeschränkt nutzbar.
- Sie werden von externen Gästen verwendet, die nicht zur Veranstaltung eingeladen sind.
Raumorganisatoren auswählen
- Besprechungen für VIP-Mitarbeiter erstellen,
- häufig Besprechungen für andere buchen, an denen sie aber nicht selbst teilnehmen,
- der Unternehmensspitze angehören oder
- geschäftskritische und nach außen gerichtete Besprechungen einrichten.
