查看会议室和资源的使用情况

会议室数据分析信息中心会提供贵单位空间使用情况的分析指标,让您轻松快速地了解会议室和资源的使用情况。借助此类信息,您可以为节省时间及降低费用进行相应规划。

信息中心提供的数据分析

信息中心可帮助您了解以下信息:

  • 哪些会议室最常使用?
  • 您会议室的使用率是偏低还偏高?
  • 多大的会议室最常使用?
  • 哪些设备可提高会议室使用率?
  • 什么时段最适合安排会议室的维修和保养工作?

准备工作

设置时区

您可以通过以下两种方式更新资源的时区:使用 API 批量更新,或在 Google 日历中逐一更新时区。

使用 API 批量更新

有关详情,请参阅 Calendar API

在 Google 日历中逐一设置

您必须以超级用户身份登录,才能执行此任务。

  1. 使用您的 G Suite 管理员帐号登录并打开 Google 日历
  2. 在左侧边栏中,将光标指向添加同事的日历
  3. 点击“添加”图标 添加 然后 浏览资源
  4. 在您要添加的资源旁边,点击向下箭头 向下箭头,然后选中对应的复选框。相应资源随即会显示在您的我的日历设置列表中。
  5. 我的日历设置中,点击相应资源,打开设置选项。
  6. 日历设置下方的时区中,点击向下箭头 向下箭头,从列表中选择正确的时区。

转到信息中心

要查看会议室数据分析信息中心,您必须具备会议室数据分析相关权限

  1. 登录您的 Google 管理控制台

    请使用您的管理员帐号(帐号的后半部分不是“@gmail.com”)登录。

  2. 在管理控制台首页,转到建筑物和资源 然后 打开“会议室数据分析”页面

    您可能需要点击底部的更多控件,才能看到“建筑物和资源”。

    需要拥有服务设置管理员权限,以及会议室数据分析自定义角色。

  3. 点击打开“会议室数据分析”页面

更改信息中心显示信息的范围和时间段

您可以在信息中心内设置过滤器以查看特定会议室、建筑物、楼层、容纳人数或设施的相关信息。此外,您还可以更改显示的时间段。例如,设置工作日过滤器,仅查看工作日的数据,而不显示周六和周日的数据。

过滤器和日期范围控件显示在信息中心的顶部。日期范围控件位于最右侧,而信息中心过滤器位于左侧。

如要设置过滤器,请点击“添加过滤器”图标 添加,选择所需选项,然后点击应用。系统会立即显示您的更改。

如要设置日期范围,请点击当前日期范围以打开控件。选择新的日期范围后,请点击应用以更新报告。

注意事项: 

  • 会议室使用情况数据最长可能需要 12 小时才会在信息中心内显示。
  • 如果您为过去的某个日期预订资源,信息中心将不会记录相关数据。举例来说,如果今天是 2018 年 12 月 27 日,而您为 2018 年 12 月 26 日预订资源,信息中心将会忽略这项预订。

下载信息中心数据以便进行分析

管理员或许会想以电子表格或表格格式查看信息中心数据,以便进一步分析。如要下载会议室的预订和入座率数据,请点击数据分析信息中心右上角的“下载”图标 下载

信息中心会以 CSV 文件的形式导出数据。您使用在信息中心内选择的过滤器和日期范围选项后呈现的视图就是该 CSV 文件中显示的内容。因此,在下载数据之前,请务必先根据要了解的资源和时间范围设置相关选项。

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