Rastrear o uso de salas e recursos no Google Agenda

Veja rapidamente como as salas e os recursos do Google Agenda estão sendo usados. O painel "Insights da sala" tem métricas para você analisar como a organização usa o espaço. Aproveite essas informações no seu planejamento para poupar tempo e reduzir custos.

Insights exibidos no painel

Com o painel, é possível responder a perguntas como estas:

  • Quais são as salas mais usadas?
  • Suas salas são reservadas com pouca ou muita frequência?
  • Quais são os tamanhos de sala mais procurados?
  • Qual equipamento faz uma sala ser mais procurada?
  • Quais são os melhores horários para programar reparos e manutenção?

Antes de começar

Definir fusos horários

Existem duas maneiras de atualizar o fuso horário dos seus recursos: usar a API para fazer atualizações em massa ou individualmente no Google Agenda.

Usar a API para fazer atualizações em massa

Para mais detalhes, veja Calendar API.

Configurar individualmente no Google Agenda

Para realizar essa tarefa, você precisa fazer login como um superadministrador.

  1. Faça login com sua conta de administrador do G Suite e abra o Google Agenda.
  2. Na barra lateral esquerda, aponte para Outras agendas.
  3. Clique em Adicionar "" e depois Procurar recursos.
  4. Ao lado do recurso que você quer adicionar, clique na seta para baixo "" e marque a caixa de seleção. Ele aparecerá na lista Configurações das minhas agendas.
  5. Em Configurações das minhas agendas, clique no recurso para abrir as opções de configuração.
  6. Na seção Configurações da agenda, em Fuso horário, clique na seta para baixo "" e selecione o fuso horário correto na lista.

Acessar seu painel

Você precisa ter privilégios específicos para ver o painel "Insights da sala".

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Edifícios e recursose depoisAbrir Insights da sala.

    É necessário ter o privilégio de administrador Configurações do serviço com a função personalizada Insights da sala.

  3. Clique em Abrir insights da sala.

Alterar o escopo e o período do painel

Você pode definir um filtro no painel para ver uma sala, um edifício, um andar, uma capacidade ou um recurso. Também é possível alterar o período exibido. Por exemplo, defina um filtro de dia da semana para ver só os dados dos dias úteis (ocultando os dos sábados e domingos).

Os controles de filtro e período aparecem na parte superior do painel. O período aparece à direita, e o filtro do painel fica à esquerda.  

Para definir um filtro, clique em Adicionar um filtro "", marque as opções e clique em Aplicar. As alterações aparecerão imediatamente.  

Para definir o período, clique no atual para abrir os controles. Após selecionar um novo período, clique em Aplicar para atualizar o relatório.

Observações:

  • Para ver informações importantes de cada gráfico, posicione o cursor em Sobre este gráfico "" no canto superior.
  • Pode levar pelo menos 12 horas para que os dados de uso da sala apareçam no painel.
  • Se você reservar um recurso para uma data no passado, o painel não o registrará. Por exemplo, se você reservar um recurso para o dia anterior à data atual, o painel ignorará a reserva.

Fazer o download de dados do painel para análise

Os administradores podem ver os dados do painel no formato de planilha ou tabela para analisar depois. Para fazer o download das taxas de reserva e ocupação das salas, clique em Fazer download "" na parte superior direita do painel "Insights".

O painel exporta dados para um arquivo CSV. Ele mostra a visualização que você definiu usando as opções de filtro e período selecionadas no painel. Antes de fazer o download dos dados, defina as opções dos recursos e períodos que você quer analisar.   

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