Google カレンダーで会議室とリソースの利用状況を確認する

Google カレンダーの会議室とリソースの利用状況を一目で把握できます。会議室情報ダッシュボードに、組織における会議室の利用状況を分析するための指標が表示されます。この情報を活用することで、時間や費用を効果的に節約する計画を立てることができます。

ダッシュボードで確認できる分析情報

ダッシュボードでは次のような内容を確認することができます。

  • 最もよく使用されている会議室は?
  • 使用頻度が非常に低いまたは高い会議室はないか?
  • 最も頻繁に使用されている会議室のサイズは?
  • どの機器を備えた会議室が頻繁に利用されているか?
  • 修理やメンテナンスの作業に最適な時間帯は?

始める前に

  • 各会議室にタイムゾーンを設定する - ダッシュボードにデータが正しく表示されるように、ローカルのタイムゾーンを更新します。
  • 会議室向けに体系化されたデータ形式を使用する - 会議室情報ダッシュボードには、リソース体系の指標のみが表示されます。 

    詳しくは、リソース体系への切り替えリソース体系の使用による影響をご覧ください。

タイム ゾーンを設定する

リソースのタイムゾーンを更新するには 2 つの方法があります。API を使用して一括更新する方法と、Google カレンダーで個別に設定する方法です。

API を使用して一括更新する

詳しくは、Calendar API をご覧ください。

Google カレンダーで個別に設定する

この操作を実施するには、特権管理者としてログインする必要があります。

  1. G Suite 管理者アカウントでログインし、Google カレンダーを開きます。
  2. 左側のバーで [他のカレンダー] にカーソルを合わせます。
  3. 追加アイコン "" 次に [リソースのブラウジング] をクリックします。
  4. 追加するリソースの横にある下矢印アイコン ""をクリックしてチェックボックスをオンにすると、そのリソースが [マイカレンダーの設定] リストに表示されます。
  5. [マイカレンダーの設定] でリソースをクリックして設定オプションを開きます。
  6. [タイムゾーン] の [カレンダー設定] で下矢印アイコン "" をクリックし、リストから適切なタイムゾーンを選択します。

ダッシュボードに移動する

会議室情報ダッシュボードを表示するには、会議室情報の権限が必要です。

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[ビルディングとリソース] 次に [会議室情報] を開きます

    アクセスするには、サービスの設定会議室情報のカスタムの役割を持つ管理者権限が必要です。

  3. [会議室情報を開く] をクリックします。

ダッシュボードでの表示範囲と期間を変更する

ダッシュボードにフィルタを設定することで、特定の会議室、ビルディング、階、収容人数、設備や機能を表示することができます。表示対象の期間を変更することもできます。たとえば、平日フィルタを設定すれば、土曜日と日曜日を除く平日のデータのみを確認できます。

フィルタと期間の設定はダッシュボードの上部に表示されます。期間は右端、ダッシュボード フィルタは左側にあります。 

フィルタを設定するには、フィルタを追加アイコン "" をクリックし、フィルタを選択して [適用] をクリックします。変更はすぐに反映されます。  

期間を設定するには、既存の期間をクリックして設定を開きます。新しい期間を選択したら、[適用] をクリックしてレポートを更新します。

注: 

  • 各グラフの重要な情報を確認するには、右隅にあるこのグラフについてアイコン "" をクリックします。
  • 会議室の利用状況データがダッシュボードに表示されるまでには、少なくとも 12 時間ほどかかります。
  • 過去の日付のリソースを予約した場合、ダッシュボードには記録されません。たとえば、2018 年 12 月 27 日に 2018 年 12 日 26 日のリソースを予約した場合、ダッシュボードではこの予約は無視されます。

分析用にダッシュボード データをダウンロードする

さらに詳しく分析するために、管理者はダッシュボード上のデータをスプレッドシートや表形式で確認することができます。会議室の予約率と占有率のデータをダウンロードするには、情報ダッシュボードの右端にあるダウンロード アイコン "" をクリックします。

ダッシュボードからデータが CSV ファイルとして書き出されます。ファイルには、フィルタで現在設定されているビューと、ダッシュボードで選択した期間に基づいてデータが記録されています。データをダウンロードする前に、調査するリソースや期間のオプションを必ず設定してください。  

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