Informationen zur Nutzung von Räumen und Ressourcen

Sie haben die Möglichkeit, sich ganz einfach einen Überblick über die Nutzung Ihrer Räume und Ressourcen zu verschaffen. Das Dashboard für Raumstatistiken liefert Ihnen dazu Messwerte für Ihre Organisation. Beziehen Sie diese Informationen in Ihre Planung ein, um den Zeit- und Kostenaufwand bei der Raumverwaltung zu senken. 

Informationen im Dashboard 

Hier erhalten Sie Antworten auf die folgenden Fragen: 

  • Welche Räume werden am häufigsten genutzt?
  • Werden die Räume zu wenig oder zu viel genutzt?
  • Welche Raumgrößen sind am beliebtesten?
  • Welche Ausrüstung ist in den am häufigsten genutzten Räumen vorhanden? 
  • Was sind die besten Zeiten für Reparaturen und Wartungsarbeiten?

Hinweise

Zeitzonen festlegen

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Zeitzone für Ihre Ressourcen zu aktualisieren: als Bulk-Aktion mit einer API oder einzeln über Google Kalender. 

Bulk-Aktualisierung mit API 

Weitere Informationen finden Sie auf der englischsprachigen Seite zur Calendar API.

Aktualisierung über Google Kalender 

Für diese Aufgabe müssen Sie als Super Admin angemeldet sein. 

  1. Melden Sie sich mit Ihrem G Suite-Administratorkonto an und öffnen Sie Google Kalender
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger am linken Seitenrand auf Kalender hinzufügen.
  3. Klicken Sie auf "Hinzufügen"  und dann Ressourcen ansehen.
  4. Klicken Sie neben der Ressource, die Sie hinzufügen möchten, auf den Abwärtspfeil  und dann auf das Kästchen. Die Ressource wird jetzt in der Liste Einstellungen für meine Kalender angezeigt.
  5. Klicken Sie unter Einstellungen für meine Kalender auf die Ressource, um deren Einstellungen zu öffnen.
  6. Klicken Sie in den Kalender-Einstellungen unter Zeitzone auf den Abwärtspfeil  und wählen Sie die richtige Zeitzone aus.

Dashboard aufrufen

Wenn Sie das Dashboard für Raumstatistiken aufrufen möchten, benötigen Sie Administratorberechtigungen.  

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Gehen Sie auf der Startseite der Admin-Konsole zu Gebäude und Ressourcen und dann Raumstatistiken öffnen.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung Diensteinstellungen mit der benutzerdefinierten Rolle Raumstatistiken erforderlich.

  3. Klicken Sie auf Raumstatistiken öffnen

Umfang und Zeitraum im Dashboard anpassen 

Sie können im Dashboard einen Filter festlegen, um einen bestimmten Raum, ein Gebäude, eine Etage, die Raumkapazität oder Ausstattung aufzurufen. Außerdem lässt sich auch der angezeigte Zeitraum ändern. Stellen Sie beispielsweise einen Wochentagfilter ein, um sich Daten für die Wochentage, aber nicht für Samstag und Sonntag anzusehen.

Die Filter- und Zeitraumsteuerung wird oben im Dashboard angezeigt. Der Zeitraum steht ganz rechts und der Dashboard-Filter ist auf der linken Seite.  

Möchten Sie einen Filter festlegen, klicken Sie auf "Filter hinzufügen" , treffen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie dann auf Übernehmen. Die Änderungen werden sofort angezeigt.  

Möchten Sie den Zeitraum festlegen, klicken Sie auf den derzeitig angegebenen. Dadurch wird die Steuerung geöffnet. Nachdem Sie einen neuen Zeitraum ausgewählt haben, klicken Sie auf Übernehmen, um den Bericht zu aktualisieren.

Hinweise: 

  • Wenn Sie den Mauszeiger auf "Über diese Grafik" Hilfe in der oberen Ecke bewegen, können Sie wichtige Informationen zu jeder Grafik abrufen.
  • Es kann mindestens 12 Stunden dauern, bis die Daten zur Raumnutzung im Dashboard angezeigt werden.
  • Wenn Sie eine Ressource für ein Datum in der Vergangenheit buchen, wird sie im Dashboard nicht aufgezeichnet. Wenn Sie zum Beispiel am 27. Dezember 2018 eine Ressource für den 26. Dezember 2018 buchen, wird diese Buchung im Dashboard ignoriert.

Dashboard-Daten zur Analyse herunterladen 

Administratoren können zur weiteren Analyse Dashboard-Daten in einer Tabelle oder einem entsprechenden Format abrufen. Sie erhalten Buchungs- und Belegungsraten für Räume, wenn Sie rechts oben im Statistik-Dashboard auf "Herunterladen"  klicken. 

Die Daten werden in eine CSV-Datei exportiert. Diese zeigt die aktuelle Ansicht mit den Optionen für Filter und Zeiträume, die Sie im Dashboard ausgewählt haben. Legen Sie vor dem Herunterladen der Daten die Optionen für die Ressourcen und Zeitspannen fest, die Sie untersuchen möchten.   

Weitere Informationen

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