為使用者開啟或關閉即時通訊記錄

管理員可以控管是否要保留貴機構使用者的即時通訊記錄。您可以配置預設設定,也可以允許使用者變更每次對話的記錄設定。

  1. 登入您的 Google 管理控制台

    使用具備超級管理員權限的帳戶 (結尾不是 @gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台中,依序點選「選單」圖示 "" 接下來 ""「應用程式」接下來「Google Workspace」接下來「Google Chat」
  3. 按一下 [即時通訊記錄]
  4. 在「機構單位」底下,選取要套用設定的網域或機構單位。
  5. 開啟關閉記錄。

    • 如果您開啟記錄功能,即可使用保管箱控管訊息的保留時間。如果設定保管箱保留期限,訊息就會在該期限過後消失。

    • 如果您將記錄功能關閉,系統將在 24 小時後刪除您的訊息。對於在記錄設定關閉期間傳送的即時訊息,保管箱無法執行訴訟保留、資料保留和搜尋作業。

      關閉記錄功能並不會隱藏用來偵測機密資料或濫用行為的掃描內容。詳情請參閱下方的「記錄詳細資料」一節。
  6. 如要讓使用者變更自己的記錄設定,請勾選 [允許使用者變更自己的記錄設定]
     
  7. 按一下「儲存」

記錄詳細資料

  • 即時通訊記錄設定會套用到即時訊息和群組訊息。討論串聊天室的記錄功能一律會開啟,且這項設定無法變更。
  • 記錄設定變更僅適用於新訊息。也就是說,系統只會儲存您開啟即時通訊記錄後收發的新訊息;關閉即時通訊記錄時,系統仍會保留先前儲存的舊訊息。
  • 如果強制開啟記錄功能,其他資料地區中的使用者就無法進行即時通訊 (如果「即時通訊記錄」為「開啟」,但未選取「允許使用者變更自己的記錄設定」,系統就會強制開啟記錄功能)。如果您允許使用者自行變更記錄設定,當不同資料地區的使用者進行即時通訊時,系統會自動關閉記錄功能。
  • 如果關閉記錄功能,則除非訊息與資料遺失防護 (DLP) 事件相關聯,否則即時訊息的稽核報告不會回報即時訊息的資料。Chat 資料遺失防護事件的所有訊息都會記錄在稽核報告中,包括已關閉紀錄功能後傳送的訊息。資料遺失防護事件記錄會指向訊息,經過 24 小時後系統會刪除訊息,在此之前管理員都可以查看訊息。訊息遭刪除後,事件記錄依然會保留下來。
  • 如果關閉記錄功能,外部參與者寄送的郵件可能會保留超過 24 小時,前提是使用者將郵件標示為有濫用行為,或是使用者將郵件向 Google 回報,表示該郵件含有垃圾內容、網路釣魚或惡意軟體。
即使關閉即時通訊記錄,仍可能有使用者保存了另一份對話記錄。舉例來說,可能曾有使用者將訊息轉寄至 Gmail,或是使用第三方用戶端儲存訊息。

相關主題

這對您有幫助嗎?
我們應如何改進呢?

還有其他問題嗎?

登入即可獲得其他支援選項,快速解決您的問題

搜尋
清除搜尋內容
關閉搜尋
Google 應用程式
主選單
搜尋說明中心
false
false
true
73010
false
false