ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณควบคุมได้ว่าจะเก็บประวัติการแชทให้กับผู้ใช้ในองค์กรหรือไม่ อีกทั้งยังกำหนดค่าเริ่มต้นและอนุญาตให้ผู้ใช้เปลี่ยนการตั้งค่าประวัติสำหรับการสนทนาแต่ละรายการได้ด้วย
สำคัญ: การตั้งค่าต่อไปนี้จะมีผลกับข้อความส่วนตัวและข้อความกลุ่ม ไม่ใช่ในพื้นที่ทำงาน โปรดดูวิธีเปิดประวัติสำหรับพื้นที่ทำงาน
การตั้งค่าประวัติการแชทสำหรับองค์กรจะอยู่ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าประวัติการแชท
หากต้องการเปิดหรือปิดประวัติการแชทขององค์กร ให้ทำตามวิดีโอหรือขั้นตอนด้านล่าง
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีที่มีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ (ไม่ใช่บัญชีที่ลงท้ายด้วย @gmail.com)
-
จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู
แอป
Google Workspace
- คลิกประวัติการแชท
- ในส่วนหน่วยขององค์กร ให้เลือกโดเมนหรือหน่วยขององค์กรที่ต้องการให้การตั้งค่ามีผล
-
เลือกเปิดหรือปิดประวัติ
-
หากเปิดประวัติการแชทไว้ คุณจะใช้ห้องนิรภัยควบคุมระยะเวลาการเก็บรักษาข้อความได้ ข้อความจะหายไปหลังจากครบระยะเวลาเก็บรักษาของห้องนิรภัย (หากตั้งค่าไว้)
-
หากปิดประวัติการแชท ระบบจะลบข้อความออกไปหลังจาก 24 ชั่วโมง ห้องนิรภัยไม่สามารถระงับ เก็บรักษา หรือค้นหาข้อความส่วนตัวที่ส่งไปพร้อมกับประวัติการแชทได้
- การปิดประวัติไม่ได้เป็นการซ่อนเนื้อหาจากการสแกนเพื่อตรวจหาข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือการละเมิด โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อ "รายละเอียดประวัติ" ด้านล่าง
-
- หากต้องการให้ผู้ใช้เปลี่ยนการตั้งค่าประวัติได้ ให้เลือกอนุญาตให้ผู้ใช้เปลี่ยนการตั้งค่าประวัติ
- คลิกบันทึก
รายละเอียดประวัติ
การเก็บรักษาข้อความระหว่างที่มีการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าประวัติ
การเปลี่ยนแปลงประวัติจะมีผลกับข้อความใหม่เท่านั้น เช่น
- หากเปิดประวัติการแชทไว้ในการสนทนา ระบบจะบันทึกเฉพาะข้อความใหม่เท่านั้น
- หากปิดประวัติการแชท ระบบจะยังคงบันทึกข้อความเก่าที่เคยบันทึกไว้ก่อนหน้านี้
คุณจะดูข้อมูลเกี่ยวกับการเก็บรักษาประวัติการแชทโดยเปิดหรือปิดประวัติได้ที่นี่
การตั้งค่าประวัติสำหรับผู้ใช้ในเขตข้อมูลอื่น
หากมีการบังคับเปิดประวัติ ผู้ใช้ในเขตข้อมูลอื่นจะแชทไม่ได้ (ประวัติจะถูกบังคับให้เปิดหากประวัติการแชทเปิดอยู่ และไม่ได้เลือกอนุญาตให้ผู้ใช้เปลี่ยนการตั้งค่าประวัติไว้) หากคุณอนุญาตให้ผู้ใช้เปลี่ยนการตั้งค่าประวัติ ระบบจะปิดประวัติโดยอัตโนมัติเมื่อผู้ใช้ที่มาจากเขตข้อมูลอื่นร่วมแชท
การตรวจสอบข้อความหากปิดใช้ประวัติอยู่
เมื่อปิดประวัติ ระบบจะบันทึกรายละเอียดของเหตุการณ์การแชทเพื่อให้ผู้ดูแลระบบเห็นว่ามีการแชทเกิดขึ้น แต่ผู้ดูแลระบบจะอ่านเนื้อหาจากแชทนั้นไม่ได้ เมื่อข้อความเชื่อมโยงกับเหตุการณ์เกี่ยวกับการป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) บันทึกเหตุการณ์เกี่ยวกับ DLP จะชี้ไปที่ข้อความนั้น และผู้ดูแลระบบจะดูข้อความได้จนกว่าระบบจะลบออกภายใน 24 ชั่วโมง หลังจากนั้น บันทึกเหตุการณ์จะเหลือเพียงข้อมูลบันทึกว่าข้อความนั้นถูกลบไปแล้ว
เมื่อประวัติปิดอยู่ ระบบอาจเก็บรักษาข้อความที่มีผู้เข้าร่วมจากภายนอกไว้นานกว่า 24 ชั่วโมง ในกรณีที่ผู้ใช้แจ้งว่ามีการละเมิด หรือข้อความได้รับการรายงานไปยัง Google ว่าเป็นสแปม ฟิชชิง หรือมัลแวร์