管理員可以控管是否要保留貴機構使用者的即時通訊記錄，包括調整預設設定，以及允許使用者變更每次對話的記錄設定。
重要事項：以下做法適用於即時訊息和群組訊息，不適用於聊天室。瞭解如何開啟聊天室記錄功能。
貴機構的即時通訊記錄設定位於 Google 管理控制台。進一步瞭解即時通訊的記錄設定。
如要為貴機構開啟或關閉即時通訊記錄，請按照以下影片或步驟操作。
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在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
「應用程式」
「Google Workspace」
- 按一下「即時通訊記錄」。
- 在「機構單位」之下，選取要套用設定的網域或機構單位。
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選取「開啟」或「關閉」，指定是否開啟記錄。
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如果您開啟記錄功能，即可使用保管箱控管訊息的保留時間。如果設定保管箱保留期限，訊息就會在該期限過後消失。
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如果您將記錄功能關閉，系統將在 24 小時後刪除您的訊息。對於在記錄功能關閉期間傳送的即時訊息，保管箱無法執行訴訟保留、資料保留和搜尋作業。
- 即使關閉記錄功能，系統仍能掃描訊息內容，偵測機密資料或濫用行為。如需更多資訊，請參閱下方的「記錄詳細資料」一節。
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- 如要讓使用者變更自己的記錄設定，請勾選「允許使用者變更自己的記錄設定」。
- 按一下「儲存」。
詳細記錄
變更記錄設定對於訊息保留作業的影響
記錄設定變更僅適用於新訊息。例如：
- 如果在對話中開啟即時通訊記錄，系統只會儲存新訊息。
- 如果關閉即時通訊記錄，先前儲存的舊訊息仍會保留。
如果想瞭解在開啟或關閉記錄功能後，系統會如何保留即時通訊記錄，請參閱這篇文章。
記錄設定對不同資料地區的使用者有何影響
如果強制開啟記錄功能，使用者就無法與位於不同資料地區的對象進行即時通訊(若「即時通訊記錄」處於「開啟」狀態，但未選取「允許使用者變更自己的記錄設定」，就會發生這種情況)。假如您允許使用者變更自己的記錄設定，當他們與不同資料地區的對象進行即時通訊，記錄功能就會自動關閉。
記錄功能關閉時的訊息稽核方式
關閉記錄功能後，系統會記錄即時通訊事件的詳細資料，讓管理員查看即時通訊的發生情形。不過，管理員無法查看即時通訊的內容。如果訊息與資料遺失防護 (DLP) 事件相關聯，DLP 事件記錄會指出相關訊息，管理員可以在訊息遭刪除前查看 (訊息會保留 24 小時)。訊息刪除後，事件記錄會保留一筆訊息已刪除的記錄。
記錄功能關閉時，如果使用者檢舉和外部參與者之間傳送的訊息存在濫用行為，或是有人向 Google 檢舉這類訊息涉及垃圾內容、網路釣魚或惡意軟體，那麼這類訊息可能會保留超過 24 小時。
即使關閉即時通訊記錄，使用者仍可能另外儲存對話記錄。舉例來說，可能曾有使用者將訊息轉寄至 Gmail，或是使用第三方用戶端儲存訊息。
