Puedes gestionar el acceso a los servicios de Google que no se muestran en la consola de administración y que, por tanto, no tienen un control de activación o desactivación individual.
Antes de empezar
Los servicios que no se pueden activar ni desactivar individualmente tienen ciertas peculiaridades que debes tener en cuenta:
- Solo se pueden activar o desactivar todos a la vez, es decir, no se pueden controlar por separado.
- El acceso a estos servicios se puede gestionar para todos los usuarios o para unidades organizativas específicas.
- Si no tienes claro si es conveniente desactivar estos servicios en tu organización, puedes probar a desactivarlos primero solo en una unidad organizativa o en varias. Después, espera unos días para comprobar si los usuarios pueden acceder a todos los servicios que necesitan.
- Cuando desactivas estos servicios, los datos de los usuarios no se eliminan. Si quieres que tus usuarios conserven los datos que puedan tener de los servicios que vas a desactivar, ponte de acuerdo con ellos para exportar sus datos con Google Takeout antes de desactivar los servicios. Consulta más información en el artículo Activar o desactivar Google Takeout para los usuarios.
- Si, más adelante, un servicio obtiene un control de activación o desactivación en la consola de administración, conservará su estado en ese momento (activado o desactivado).
- Solo en las ediciones de Google Workspace for Education: los usuarios menores de 18 años no pueden usar estos servicios con sus cuentas de Google Workspace for Education, aunque este ajuste esté activado. Consulta más información en el artículo Controlar por edad el acceso a los servicios de Google. Si alguno de estos servicios se activa o desactiva en la consola de administración más adelante, se desactivará en los centros de enseñanza primaria y secundaria.
Activar o desactivar los servicios
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
Aplicaciones
Servicios adicionales de Google.
- En el mensaje situado en la parte superior de la página, haz clic en Cambiar.
- Elige cómo quieres restringir los servicios y sigue los pasos de abajo en función de tus preferencias: Activar o desactivar los servicios para todos los usuarios de tu organización
Activar o desactivar los servicios para usuarios de una unidad organizativa específica
- En el panel izquierdo, asegúrate de que esté seleccionada la opción Configuración de todas las unidades organizativas.
- Elige si activar o desactivar los servicios en todas las cuentas de usuario.
- Haz clic en Guardar.
- En el panel de la izquierda, selecciona la unidad organizativa que quieras.
- Elige si activar o desactivar los servicios para los usuarios.
- Haz clic en Prevalecer para que este ajuste no cambie aunque se modifique el de la unidad organizativa superior.
- Si el estado de la unidad organizativa ya es Prevalece, elige una de estas opciones:
- Heredar: el ajuste pasa a ser el de la unidad organizativa superior.
- Guardar: se mantiene el nuevo ajuste (incluso si se modifica el de la unidad organizativa superior).
El nuevo ajuste puede tardar hasta 48 horas en aplicarse.
Consejo: Si desactivas estos servicios, te recomendamos que comuniques la política de tu organización a los usuarios.
Decidir si se restringe el acceso
Motivos para restringir el acceso a los servicios
Algunos servicios de Google no incluyen un ajuste para activarlos o desactivarlos de forma individual en la consola de administración, y Google puede lanzar nuevos servicios en cualquier momento. Estos son algunos de los motivos por los cuales puede interesarte restringir el acceso de los usuarios a estos servicios desde su cuenta de Google gestionada:
- Política de empresa: es posible que tu organización requiera controlar el acceso de los usuarios a servicios desde su cuenta de Google gestionada por la organización.
- Normativas del sector: es posible que tu organización esté sujeta a normativas del sector que requieran control administrativo sobre los datos de los usuarios.
- Restricciones de los centros educativos: es posible que tu centro educativo deba restringir el acceso a algunos servicios por cuestiones de política o por carecer de la aprobación de los padres para que los usen los alumnos.
Consecuencias de restringir el acceso de los usuarios a los servicios
- Si desactivas los servicios de Google que no se controlan por separado, los usuarios no podrán usar ciertos servicios que podrían serles útiles. En caso de que ya los estuvieran utilizando, restringir el acceso podría entorpecer su trabajo.
- Si los usuarios intentan iniciar sesión en un servicio cuyo acceso se ha restringido, generalmente se les redirige a una página donde se indican los motivos por los que el servicio no está disponible.
