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使用 Google 日历结构化资源

Google 建议您使用结构化的格式定义日历资源。结构化资源信息包括有关资源位置、容纳人数或设备的信息。Google 日历会根据这些数据提供有关会议室和资源的更多详细信息，从而有助于用户选择最符合其需要的资源。为了充分利用 Google 日历的新功能和增强功能，请定义结构化的资源。

非结构化资源（旧资源）仅使用以下字段：

  • 资源 ID
  • 名称
  • 说明

如果您的资源仅设置了这些字段，则表示这是旧资源。在 2017 年 10 月 17 日之前创建资源都可能是旧资源。

结构化资源的优势

将数据改成结构化格式需要花费更多功夫，但这些付出是值得的。当您为资源采用结构化格式后，用户可以：

将资源转换为结构化格式

将资源转换为结构化格式后，就可以充分利用 Google 日历日后推出的增强功能。如果您使用结构化资源，用户就可以在预订会议室和其他日历设施时获得最佳体验。

了解变化、测试和通知

使用结构化资源信息可改变用户与日历互动的方式。我们建议您使用以下方法针对这些变化做好准备：

  • 分析当前资源的管理方式，了解改用结构化格式会给用户体验带来什么改变。
  • 先在测试环境中使用结构化资源，看看会有什么变化。备份当前的资源信息。
  • 更新内部应用和第三方软件，例如使用自定义命名惯例的应用。
  • 告知用户新的操作方式和变化，并控制变化的推进。

用户体验的变化

当您在公司采用新的结构化格式后，用户会看到以下变化。

搜索结果的变化

之前

资源以较长的资源名称显示

之后

资源信息会以井然有序的方式显示

会议室和非会议室显示方式的变化

会议室（“会议室”类别）
  1. 资源名称
  2. 建筑物
  3. 楼层和分区
  4. 容纳人数
  5. A/V 功能

 

非会议室（“其他”类别）
  1. 资源名称
  2. 建筑物
  3. 楼层和分区
  4. 容纳人数
  5. 资源类型
  6. 音视频设施（如果有）

资源显示方式的变化

当您将鼠标指向某一资源时，会看到额外的详细信息：

 

会议室（“会议室”类别）


非会议室（“其他”类别）

资源顺序的变化

2017 年 10 月 17 日之前

之前，会议室列表的分组依据是资源名称。举例来说，系统以前是根据前缀列出会议室，而不是依据更有助于决定应使用哪项资源的信息。如果您有很多会议室均以某个前缀（例如 CH-ZRHA）开头，那么这些会议室都会按此前缀分为一组。

资源名称示例：

CH-ZRHA-FavoriteRoom’1 [Phone, VC]

CH-ZRHA-SecondFavoriteRoom’1 [Phone, VC]

US-SFO-RoominSFO’2 [Phone, VC]

按前缀分组：

其中建筑物为 ZRH-OfficeA 和 SFO-OfficeB

2017 年 10 月 17 日之后

根据您创建的建筑物分组。非会议室和会议室资源则会按其建筑物节点分组。

自动生成的新名称示例：

ZRH-OfficeA-1-FavoriteRoom (4) [Phone, VC]

ZRH-OfficeA-1-SecondFavoriteRoom (2) [Phone, VC]

SFO-OfficeB-RoominSFO (2) [Phone, VC]

其中建筑物为 ZRH-OfficeA 和 SFO-OfficeB

按建筑物名称分组：

楼层的命名和显示顺序如下：

建筑物中的楼层以数字顺序显示。例如：

  • 楼层“1”排在楼层“2”之前
  • 由于“2”排在“s”之前，所以楼层“12th”位于楼层“1st”之前

要以正确顺序显示楼层，请使用数字对楼层命名，例如“01”、“02”、…、“12”

资源名称和显示方式的变化

对于旧资源，Google 推荐使用具体的资源名称格式。添加超过 10 个带有“-”的资源后，系统就会自动创建资源层次结构。如果某个标题组中的资源超过 100 个，那么系统就会将该标题组拆分为多个子标题。

使用结构化资源信息后，Google 命名惯例将成为标准，并利用各资源字段来创建自动生成的名称。当资源名称、资源类型或说明以外的任何资源字段更新时，系统都会创建自动生成的名称。

  • [建筑物] - [楼层] - [会议室名称] -（[房间容纳人数]）- [音频和视频功能]
  • [（资源类型）] - [建筑物] - [楼层] - [会议室名称]（[房间容纳人数]）- [音频和视频功能]

自动生成的名称具有以下优点：

  • 让资源名称格式在单位内保持一致。
  • 自动更新会议室详细信息（例如容纳人数增加，或者新增或更改设施时）。
  • 通过名称便可轻松了解任何会议室或资源的属性。

自动生成的新名称会显示在以下位置：

参与者名单

在日历活动的参与者名单中，自动生成的新资源名称格式会取代旧资源名称。

网页版和移动版的“地点”字段

在日历活动的“地点”字段中，自动生成的新资源名称格式会取代旧资源名称。

移动设备上的通知

在移动设备或网页版的通知中，自动生成的新名称格式会取代旧资源名称。

转换资源、设施和建筑物

更新资源的方式有以下三种：

使用 CSV 文件更改资源

如果您充当的管理员角色有权管理分配给您账号的建筑物和资源，请按照以下步骤更新单位的资源。    

第 1 步：在管理控制台中下载 CSV 文件

首先，请以 CSV 文件的形式下载资源信息。

  1. 登录您的 Google 管理控制台。

    请使用您的管理员帐号（不是以“@gmail.com”结尾的帐号）登录。

  2. 在管理控制台中，依次点击“菜单”图标  接着点击  目录 接着点击 建筑物和资源。
  3. 打开资源管理。
  4. 点击“下载”图标  接着点击 下载。
  5. 保存 CSV 文件。

第 2 步：将 CSV 数据导入至电子表格

下载 CSV 文件后，请将其导入至一个电子表格。

  1. 打开一个空白的 Google 表格，然后转到文件 > 导入。
  2. 找到已下载的 CSV 文件，然后点击选择。
  3. 在“导入”窗口根据需要进行选择，然后点击导入数据。

第 3 步：修改电子表格中的资源

检查电子表格中的信息，并注意不符合要求的空白字段，然后根据使用的格式表格中的建议进行更新。

注意：请不要修改资源 ID，否则系统会创建一个全新的资源，而不会更新现有资源。

修改电子表格

  1. 使用您在以上步骤中创建的电子表格。
  2. 根据需要修改其中的字段。  

    重要提示：如要在电子表格中标识设施，您需要在设施名称前加上 #。例如，#白板。

  3. 修改完成后，将电子表格保存为 CSV 文件。

电子表格示例

资源 ID*

资源名称*

资源类别*

资源类型

楼层名称*

容纳人数*

建筑物 ID*
123 礼堂 会议室   1 40 81
234 张伟的工作空间 其他 休息室 4 5 82

*必填

可供用户查看的说明

说明

#白板

#电话
  由 admins@<我的公司名称>.com 管理 TRUE TRUE
请张伟的助手预订 由 admins@<我的公司名称>.com 管理 FALSE FALSE

第 4 步：上传修改后的 CSV 文件

电子表格修改完毕后，您就可以将更改上传到 Google 日历了。

  1. 登录您的 Google 管理控制台。

    请使用您的管理员帐号（不是以“@gmail.com”结尾的帐号）登录。

  2. 在管理控制台中，依次点击“菜单”图标  接着点击  目录 接着点击 建筑物和资源。
  3. 打开资源管理。
  4. 将光标指向“添加”图标 ，然后点击“上传”图标 。
  5. 点击附加 CSV 文件，然后按照提示附加 CSV 文件。
  6. 点击上传。

使用的格式

修改电子表格时，请使用以下格式。

所有资源的格式

您在日历中创建的资源应采用以下格式。

属性名称 说明 示例
资源 ID*

您创建资源时，Google 为您生成的唯一的资源标识符。

（请勿修改或移除现有资源的 ID）

 28AF38E
资源名称*

简短的会议室名称。

（建议的字符数上限：45）

 Beehive room
建筑物 ID* 此处的建筑物 ID 必须与您为资源所在的建筑物所指定的“建筑物 ID”完全一致。 SF-MAIN
资源类别*

会议室：用于召开会议的资源，可以像电话亭一样小。

其他：并非用于召开会议的资源，例如 Jamboard、自行车或公司车辆。

类别未知：不符合结构化格式要求的资源。

（对于新资源，请使用“会议室”和“其他”）

 会议室
资源类型 现有字段。当“资源类别”设置为“其他”时，此字段将作为前缀添加到自动生成的名称，帮助用户区分非会议室与会议室。这也有助于细化资源类型，例如自行车、车辆、哺乳室或显微镜。 自行车
楼层名称*

此处的楼层名称必须与您为建筑物定义的楼层中某一层的名称相同。

（建议的字符数上限：15）

 10
容纳人数* 会议室的建议容纳人数。必须是正整数。 4
楼层分区

表明会议室在楼层的哪个分区。

（建议的字符数上限：15）

 A
可供用户查看的说明 可供用户在会议室详细信息中查看的会议室描述，格式不限。注意：此说明仅在预订资源时显示。在您选择资源或保存活动后，系统将不再显示此说明。 电话分机号 #4119
说明 会议室或资源的可选说明，您可以在管理控制台中查看并作为参考。

room-admins@example.com 的每位成员都有权预订会议室

东侧建筑物
#设施

设施是会议室或资源的属性或设备，例如：

  • 音频设施：#电话
  • 视频设施：#VC、#思科会议设备。
  • 其他设施：#白板、#无障碍、#外部邀请对象。
 TRUE
自动生成的名称 只读。当资源类别设置为“会议室”或“其他”时，系统会自动生成该名称。 SF-MAIN-Beehive Room (4) [VC]

*必填

建筑物格式

您在日历中创建的建筑物应采用以下格式。

属性名称 说明 示例
建筑物 ID* 此处的建筑物 ID 必须与您为建筑物定义的“建筑物 ID”完全一致。 SF-MAIN
建筑物名称 建筑物的显示名称 San Francisco HQ
地址* 建筑物的地址信息。请参阅建筑物地址格式。 678 Lafayette Ave
Suite 2B

Graha Bumi Surabaya Lt. V
Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128

雨竜郡秩父別町秩父別4105
 
楼层* 不同楼层应以英文逗号分隔，并从低层到高层按升序排列。 大厅, M, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
说明 建筑物的可选说明，可供您在管理控制台中查看并参考。 东侧建筑物
坐标

建筑物的纬度和经度

 40.730610,
-73.935242

*必填

管理旧资源

如果您决定不将所有资源都转换为结构化资源，请确保旧资源遵循一定资源命名规则，以便轻松识别和使用这些资源。

会议室资源

会议室建议命名格式：

[城市缩写] - [建筑物] - [楼层] - [会议室名称] -（[房间容纳人数]）- [音频和视频功能]

示例：

纽约市 - 14 - 12 - 会议室 (15) VC

此会议室位于纽约市 14 号大楼的第 12 层，名称为“会议室”。可容纳人数为 15 人，并且拥有视频会议设备。

其他资源

为了将所有其他类型的资源与会议室资源区分开来，我们建议您采用以下格式：

[（资源类型）] - [城市缩写] - [建筑物名称] - [楼层或位置信息] - [音频和视频设施]
 

此格式表示所有非会议室资源均以“（”开头，这样就不会与会议室资源混淆。理想情况下，所有非会议室资源均显示在资源列表的底部。

非会议室资源示例 说明
（自行车）- 伦敦 - 43 - 大厅 - 自行车 - 1 此自行车位于伦敦 43 号大楼的大厅。这是“自行车 1”，而不是“自行车 2”或“自行车 3”。
（车辆）- 洛杉矶 - 普锐斯 - 主 - 北 - 4 此车位于洛杉矶。这是一辆停在主楼 4 号停车场北停车区的普锐斯轿车。

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